Komunikujesz się ze współpracownikami, potencjalnymi klientami, swoim szefem i wszystkimi innymi każdego dnia za pomocą poczty elektronicznej w języku angielskim.
Nawet jeśli nigdy nie spotkali Cię osobiście, wyrabiają sobie o Tobie zdanie na podstawie Twoich e-maili. Czy to cię denerwuje?
Czy zawsze martwisz się, że popełniasz błąd w swoim emailu?
Albo, że nie używasz właściwych słów?
Dzisiaj pokażę ci 4 rzeczy, które robisz źle i jak naprawić swoje błędy.
Błąd #1) Twoje powitanie jest nieodpowiednie
Twoje powitanie powinno pasować do relacji z daną osobą.
Czy piszesz do kolegi z pracy?
Przyjaciela?
Mentora?
Upewnij się, że otwierasz e-mail odpowiednim tonem.
Dla kolegi z pracy, potencjalnego klienta lub szefa:
Hi (imię),
(imię),
Drogi (imię),
Dla przyjaciela możesz być bardziej swobodny:
Hej (imię),
Hi (imię),
Błąd #2) Zbyt szybko przechodzisz do sedna
W kulturze amerykańskiej lepiej nie przeskakiwać od razu do wiadomości, chyba że jesteś w środku serii maili back-and-forth.
Ja zawsze zaczynam od „dziękuję”. Mówię „dziękuję za twój email”, jeśli odpowiadam na czyjś email. Mówię „dziękuję za twój czas (dzisiaj/ w zeszłym tygodniu/ w poniedziałek)”, jeśli spędziłem czas z daną osobą przed napisaniem e-maila.
Często lepiej jest nie przechodzić od razu do konkretnego tematu.
Zamiast tego dodaj komentarz w stylu: „Mam nadzieję, że twój dzień przebiega dobrze”. „Mam nadzieję, że miałeś miły weekend.” „Mam nadzieję, że masz wspaniały tydzień.”
lub
Możesz zadać im szybkie pytanie o coś, co dzieje się w ich życiu lub w pracy, takie jak „Jak idzie twój nowy projekt?”
Po jednej lub dwóch liniach „small talk” możesz przejść do głównego punktu swojego e-maila, ale nie wcześniej.
Błąd nr 3) Nie organizujesz swoich e-maili lub pomysłów
W USA uważa się, że marnowanie czyjegoś czasu jest niegrzeczne.
Email jest największą stratą czasu ze wszystkich.
Jeśli powiesz więcej niż musisz lub jeśli nie sprawisz, że twój tekst będzie krótki i zwięzły, ludzie będą się na ciebie złościć.
Używaj wypunktowań, numerów, spacji.
Nie używaj długiego lub kwiecistego języka.
Przejdź od razu do rzeczy.
Używaj głosu czynnego zamiast biernego.
Błąd #4) Nie mówisz ludziom, co powinni zrobić
W biznesie i w życiu osobistym w USA, ważne jest, aby być jasne i bezpośrednie pod koniec e-maila.
Co dokładnie chcesz, aby dana osoba zrobiła po przeczytaniu Twojego emaila?
Do kiedy powinna to zrobić?
Jeżeli zawierasz wezwanie do działania, być może nie sformułowałeś go poprawnie. Oto kilka świetnych sposobów, aby powiedzieć osobie, co chcesz, aby zrobiła:
.