Updated 9 a.m. Dec. 24: Ten post został zaktualizowany, aby wyjaśnić, kto jest wyłączony z prawa.
Z przejściem Senate Bill 454 i podpisem gubernatora, Oregon w tym roku stał się czwartym stanem, aby wymagać od pracodawców do zapewnienia płatnego zwolnienia chorobowego.
Zaczynając od 1 stycznia 2016, prawo wymaga od pracodawców z 10 lub więcej pracowników, aby dać im co najmniej 40 godzin płatnego zwolnienia chorobowego – zasadniczo, pięć dni w roku. Pracodawcy z dziewięcioma lub mniejszą liczbą pracowników muszą zapewnić 40 godzin bezpłatnego czasu chorobowego.
W Portland, próg jest niższy. Pracodawcy z sześcioma lub więcej pracownikami muszą zapewnić płatny urlop, podczas gdy ci z pięcioma lub mniej muszą zaoferować bezpłatny czas chorobowy. Ustawodawcy wyrzeźbili wyjątek dla Portland, które uchwaliło własne rozporządzenie o zwolnieniu lekarskim dwa lata wcześniej, i skutecznie anulowali prawo Eugene, które miało wejść w życie 1 lipca i dotyczyłoby wszystkich pracodawców, niezależnie od wielkości.
Nowe prawo dotyczy zarówno pracodawców sektora prywatnego, jak i publicznego, ale nie obejmuje rządu federalnego. Zdecydowana większość siły roboczej w Oregonie jest objęta prawem, co oznacza, że pracownicy pełnoetatowi, niepełnoetatowi, tymczasowi i sezonowi będą gromadzić czas chorobowy.
Chociaż grupy biznesowe generalnie sprzeciwiały się nowemu mandatowi, zwolennicy powiedzieli, że szczególnie pomoże to pracownikom o niskich zarobkach, powołując się na badania, które wykazały, że prawie połowa pracowników sektora prywatnego w Oregonie nie zarabia dni chorobowych.
Statut czyni ograniczone wyjątki dla niezależnych wykonawców, niektórych uczestników programu szkolenia zawodowego i programu work-study oraz osób zatrudnionych przez rodzica, małżonka lub dziecko.
Wraz z dołączeniem Oregonu do Kalifornii, Connecticut i Massachusetts, The Oregonian/OregonLive zwrócił się do dwóch lokalnych prawników zorientowanych w prawie pracy po więcej szczegółów.
Następnie znajduje się zredagowana rozmowa z Shenoa Payne, prawnikiem z Portland, który reprezentuje pracowników, i Jillian Pollock, prawnikiem z Lake Oswego, który reprezentuje pracodawców.
Q. Jak duże jest to nowe prawo?
Payne: Jest to spore rozszerzenie, ponieważ dotyczy wszystkich pracodawców w całym stanie, nie tylko Portland.
Pollock: Myślę, że to bardzo dużo zmienia. Nawet ci pracodawcy, którzy już posiadają politykę urlopową muszą ją zweryfikować, aby upewnić się, że jest ona zgodna z nowymi przepisami.
Jeśli chodzi o księgowość, nie sądzę, aby było to duże obciążenie. Jest to śledzenie ile godzin czasu chorobowego pracownik nabył i śledzenie ile godzin chorobowych wykorzystał.
Jillian Pollock (z lewej) i Shenoa Payne.
Q. Kto jest uprawniony do otrzymania płatnego czasu chorobowego?
Payne: Każdy pracownik, który pracował dla kwalifikującego się pracodawcy przez co najmniej 91 dni kalendarzowych może wykorzystać czas chorobowy, który został zgromadzony. Jeśli jesteś obecnym pracownikiem w dniu 1 stycznia, możesz zacząć używać swojego zwolnienia lekarskiego od razu po jego naliczeniu. Nalicza się je w wymiarze jednej godziny za każde przepracowane 30 godzin lub 1,3 godziny za każde przepracowane 40 godzin. Pracodawca może zdecydować, który z nich ma zastosowanie.
Składka chorobowa może być pobierana w przyrostach godzinowych, chyba że nałożyłoby to na pracodawcę nadmierne utrudnienia, w którym to przypadku na pracodawcy spoczywa ciężar wykazania tego.
Pollock: To jest tylko podłoga. Mniejszy pracodawca zawsze może zaoferować płatny czas chorobowy i może chcieć to zrobić, aby przyciągnąć i zatrzymać pracowników.
Q. Na co może być przeznaczony płatny czas chorobowy? Payne: Płatny czas chorobowy lub bezpłatny czas chorobowy może być przeznaczony na choroby fizyczne lub psychiczne, urazy lub wizyty lekarskie w celu leczenia lub opieki profilaktycznej.
Może być przeznaczony na własny stan zdrowia lub opiekę nad członkiem rodziny z którymkolwiek z tych stanów.
Pollock: Może być również stosowany w niektórych sytuacjach związanych z przemocą w relacjach domowych – stalkingiem i napaścią seksualną. Jeśli masz sytuację, w której pracownik jest ofiarą przemocy domowej i musi spotkać się z organami ścigania, udać się na rozprawę sądową lub skorzystać z poradnictwa dla ofiar, pracownik może wykorzystać czas chorobowy. Pracownicy mogą go również wykorzystać, jeśli mają chore dziecko w domu, a dziecko nie może zostać samo.
Seminaria na temat czasu chorobowego dla pracodawców
Biuro Pracy i Przemysłu przeprowadzi serię ogólnostanowych seminariów na początku 2016 roku dla pracodawców, którzy chcą dowiedzieć się o nowym prawie Oregonu dotyczącym czasu chorobowego.
Seminaria od stycznia do marca wyjaśnią szczegóły rozszerzonych zabezpieczeń uchwalonych przez Legislaturę 2015. W sumie 26 dwugodzinnych sesji zaplanowano w 19 miastach od 6 stycznia do 16 marca.
Rejestracja wynosi $25 od osoby. Pracodawcy mogą zarezerwować miejsce wysyłając e-mail do agencji na adres
Though lokalizacje spotkań są nadal zabezpieczone, szczegóły dotyczące dni, godzin i miast są dostępne na stronie agencji
. Więcej informacji: (971) 673-0824.
Q. Co definiuje członka rodziny?
Payne: „Członek rodziny” zgodnie z nowym prawem jest zdefiniowany tak samo, jak zgodnie z Oregon Family Medical Leave Act – obejmuje małżonków, rodziców i dzieci (biologiczne, adopcyjne lub przybrane), dziadków i wnuki, teściów i każdego, za kogo pracownik ma prawną odpowiedzialność rodzicielską.
Q. Kiedy wymagana jest weryfikacja medyczna, aby wziąć płatny czas chorobowy? To nigdy nie jest wymagane. Ale pracodawca może poprosić o weryfikację medyczną, jeśli pracownik używał czasu chorobowego przez cztery lub więcej zaplanowanych dni pracy.
Payne: Pracodawca może poprosić o weryfikację medyczną, ale pracodawca musi zapłacić za wszelkie koszty związane z tą weryfikacją medyczną. Pracodawca może również wymagać weryfikacji medycznej, jeśli pracownik nadużywa czasu chorobowego – na przykład, jeśli istnieje wzór nieobecności lub nadużywania.
Pracodawca może również zażądać weryfikacji medycznej, jeśli pracownik nie dostarczy powiadomienia. Jeśli czas choroby jest przewidywalny, tak jak w przypadku wizyty lekarskiej, powinieneś dać rozsądne powiadomienie. Jeśli obudzisz się chory, powinieneś dać powiadomienie tak szybko jak to możliwe.
Q. Jak oceniasz to, jak dobrze obie strony — pracodawcy i pracownicy — są przygotowani na nowe prawo?
Payne: Nie mam takiego poczucia. Mam nadzieję, że pracodawcy są edukowani na temat swoich obowiązków, ponieważ jeśli nie są, pracownik może wnieść sprawę do Bureau of Labor and Industries za niezapewnienie czasu chorobowego lub jeśli pracodawca odwetuje się na pracowniku za żądanie czasu chorobowego. Pracodawcy naprawdę muszą zrozumieć swoje obowiązki a pracownicy muszą zrozumieć swoje prawa.
Pollock: W mojej praktyce, widzieliśmy zróżnicowane reakcje. Mały procent, może 20 procent, byli świadomi, że Legislatura patrzyła na uchwalenie ustawy o płatnym lub bezpłatnym urlopie chorobowym, więc nie byli zaskoczeni, kiedy ustawa została uchwalona. Niektórzy, znowu około 20 procent, byli całkowicie zaskoczeni, gdy po raz pierwszy dowiedzieli się o tym w ciągu ostatniego miesiąca lub dwóch. Większość była w środku – wiedzieli, że coś było w toku, ale nie wiem, czy to wpłynie na ich działalność.
Wyszedłem do miejsca pracy klienta w tym tygodniu i myślę, że wszyscy pracownicy wiedzieli, że było nowe prawo dla ich korzyści, ale naprawdę nie wiem, jak ekspansywny to było. Zaczęłam przeglądać listę dopuszczalnych powodów korzystania z płatnego czasu chorobowego i byli zaskoczeni tym, jak szeroki jest to zakres.
Q. Czego obawiają się pracodawcy?
Pollock: Pojawiły się trzy główne obszary obaw:
Koszty. W jaki sposób wpłynie to na wyniki finansowe. Dla tych pracodawców, którzy już oferują jakąś formę płatnego zwolnienia lekarskiego, jest to mniejszy problem. Dla mniejszych lub średnich pracodawców, szczególnie tych bez dużej marży zysku, są oni głęboko zaniepokojeni kosztami.
Administracja. Jak mam zamiar to śledzić? Jakiego rodzaju system jest mi potrzebny? Czy potrzebuję dodatkowej pomocy, aby to zrobić, czy jest już ktoś z personelu, kto może sobie z tym poradzić? Że pracownicy, którzy nie są chorzy wezmą płatny czas chorobowy jako urlop lub co tam jeszcze.
Q. Co może zrobić pracodawca, jeśli pracownik ma „kaca w poniedziałek rano” – powiedzmy, po świętowaniu Super Bowl?
Pollock: Pracodawcy muszą edukować swoich pracowników na temat dopuszczalnego wykorzystania czasu chorobowego. Pracodawcy muszą mieć pisemną politykę przeciwko nadużywaniu czasu chorobowego. A jeśli pracodawca podejrzewa, że pracownik nadużywa czasu chorobowego, bardzo pomocna jest dokumentacja pokazująca, że pracownik wychodził z pracy z powodu choroby w każdy piątek przez ostatnie pięć razy lub przez ostatnie dwa miesiące – lub ma tendencję do chorowania w dni, kiedy Uniwersytet Oregonu gra mecz futbolowy.
Pracodawca musi spotkać się z pracownikiem i udzielić mu porady, w zależności od sytuacji.
Q. Czy są jakieś obszary zamieszania, o których słyszysz? Jakieś mity lub błędne wyobrażenia?
Payne: Myślę, że jest zamieszanie wokół tego, co dzieje się z wcześniejszymi prawami w Portland i Eugene. Ludzie przyzwyczaili się do posiadania tych lokalnych praw, a teraz prawo stanowe je unieważni, gdy wejdzie w życie.
Pollock: Otrzymuję wiele pytań dotyczących sposobu obliczania czasu choroby. Zgodnie ze statutem, istnieją dwie metody naliczania czasu chorobowego: naliczanie czasu chorobowego w miarę upływu czasu pracy na podstawie liczby przepracowanych godzin. Albo istnieje front-loading, gdzie pracodawca przydziela pewną liczbę godzin na początku roku, może 40. Dostaję wiele pytań dotyczących tych dwóch opcji. To, która z nich jest lepsza, zależy od firmy.
Q. Co słyszysz od klientów? I co im mówisz?
Payne: Nie słyszę niczego szczególnego. Mogę powiedzieć, że od dawna istnieje zapotrzebowanie na tego rodzaju ustawę, zwłaszcza dla rodzin niepełnych. Nie stać ich po prostu na wzięcie wolnego, aby zająć się swoimi dziećmi. To prawo będzie stanowić dla nich ogromną różnicę.
Pollock: Większość pracodawców zaakceptowała nowe prawo i po prostu patrzy na najlepsze sposoby, aby to zadziałało dla ich biznesu. Mam mniejszą grupę pracodawców, którzy są bardziej zdenerwowani. Czują, że jest to niepotrzebne prawo, jeśli już zapewniają czas chorobowy swoim pracownikom i czują, że jest to tylko kolejny poziom regulacji i biurokracji.
Przeglądałem sporo polityk zatrudnienia i musiałem wprowadzić poprawki do prawie wszystkich z nich, aby upewnić się, że są zgodne z nowym prawem.
Całkiem sporo polityk pozwoliło pracownikowi na wykorzystanie urlopu na wakacje lub własną chorobę, ale niekoniecznie dla członków rodziny. Inne zasady pozwalały pracownikowi gromadzić czas chorobowy, ale nie pozwalały mu na przeniesienie niewykorzystanego czasu chorobowego.
Ogólnie rzecz biorąc, pracodawca musi teraz pozwolić pracownikowi na przeniesienie naliczonego, niewykorzystanego czasu chorobowego z jednego roku na następny. Pracodawca może ustalić pewne ograniczenia – maksymalny limit to 80 godzin – a także może ograniczyć pracownika do wykorzystania tylko 40 godzin rocznie.
Q. Co się stanie, jeśli pracodawca nie zastosuje się do przepisów? Jakie środki odwoławcze przysługują pracownikowi? Pracownik może złożyć skargę do pracodawcy wewnętrznie poprzez dział zasobów ludzkich lub może złożyć skargę do Bureau of Labor and Industries, które ma uprawnienia do przeprowadzenia dochodzenia i nałożenia kary cywilnej za nieprzestrzeganie przepisów. W pewnych sytuacjach, jeśli pracownik uważa, że był dyskryminowany lub odwet za używanie lub pytanie o czas choroby, może złożyć pozew cywilny.
Payne: Ogólnie rzecz biorąc, jeśli osoba podejmuje działania do BOLI, nie są one reprezentowane przez adwokata. BOLI ma prawo do podjęcia kilku działań, w tym oceny kary cywilnej, która może przekroczyć $1,000, jeśli naruszenie jest umyślne.
Pozew cywilny może być również skutecznym sposobem egzekwowania prawa. Czasami przynosi dodatkowe zagrożenie egzekwowania prawa. Jeśli pracownik stracił zarobki lub był odwetem, powództwo cywilne może być lepszym sposobem na egzekwowanie prawa. Zależy to od tego, czy danej osobie odmówiono zwolnienia lekarskiego, czy też doznała ona bardziej ekstremalnej formy odwetu – utraty pracy lub możliwości zatrudnienia, a czasem nękania za domaganie się praw wynikających z ustawy.
Q. Końcowe przemyślenia?
Payne:
Pracownicy federalni są wyłączeni na mocy prawa. Prawo może również nie mieć zastosowania do pracowników związkowych w ograniczonych okolicznościach.
Pollock: To prawo nie odejdzie. Pracodawcy muszą zająć się zmianami w swoich zasadach lub przyjąć nowe zasady teraz, a pracownicy powinni dowiedzieć się, jakie są ich nowe prawa.
— George Rede
[email protected]
503-294-4004
@georgerede
.