Wyobraź sobie, że budujesz dom. Musisz postawić ściany, zanim będziesz mógł je pomalować. Malowanie ścian jest uzależnione od tego, czy ściany są zbudowane.
Projekty, tak jak prawdziwe życie, nie dzieją się w próżni i mają własne zestawy zależności i ograniczeń niezależnie od branży. Znalezienie odizolowanej działalności projektowej lub zadania jest prawie niemożliwe, ponieważ projekty są z natury wzajemnie powiązane.
Wielu menedżerów uważa identyfikację i obsługę zależności w zarządzaniu projektami za jedno z najważniejszych i najbardziej konsekwentnych zadań.
Czym są zależności w projekcie?
Zależności w zarządzaniu projektami dotyczą zarządzania i planowania zadań projektowych, pamiętając o ich sekwencji i wymaganiach. Jeśli zadanie B wymaga ukończenia zadania A, to powiemy, że zadanie B jest zależne od zadania A.Może to teraz brzmi prosto, ale w złożonych projektach z kilkoma współzależnymi zadaniami, sprawy mogą się skomplikować.
Następnie podajemy niektóre z ważnych terminów związanych z zależnościami w zarządzaniu projektami.
Wytyczne
W zarządzaniu projektami, zależności i ograniczenia idą w parze. Ograniczenia projektu są ograniczeniami lub granicami, w których kierownik musi pozostać podczas realizacji projektu. Trzy główne ograniczenia każdego projektu to
- koszt
- czas
- zakres projektu.
Czasami, zależności w projektach zdarzają się z powodu pewnych ograniczeń w projekcie. Na przykład, jeśli twój zespół może sobie pozwolić tylko na jednego programistę, wtedy zadania, w których potrzebujesz programisty, będą zależne od siebie.
Lead and Lag
Lead jest unikalną koncepcją, która ma zastosowanie tylko do relacji „od końca do początku”, więcej na ten temat później. Odnosi się ono do czasu, o który kolejne zadania zostają przyspieszone w stosunku do zadań poprzedzających. Podczas gdy relacja FtS wymaga, aby kolejne zadania nie mogły rozpocząć się przed zakończeniem zadań poprzedzających, kierownicy projektów stosują czasy realizacji w celu skrócenia całkowitego czasu trwania projektu.
Lag nie jest ograniczony przez rodzaj relacji. Odnosi się do opóźnienia czasowego między zadaniami, gdy żadne zasoby nie są w użyciu. Choć niepożądany, czas opóźnienia jest czasami konieczny, aby zapewnić ukończenie projektu. Kiedy malujesz pokój, dodatkowy czas wymagany do wyschnięcia zanim zaczniesz wieszać swoje obrazy to czas opóźnienia.
Ścieżka krytyczna
Łańcuch ciągłych działań, które prowadzą do ukończenia projektu to ścieżka krytyczna projektu. Jeśli jakiekolwiek zadanie na ścieżce krytycznej zostanie opóźnione, cały projekt zostanie opóźniony o ten sam czas, chyba że inne zadanie krytyczne zostanie ukończone przed czasem, aby to nadrobić.
Zarządzaj lepiej swoimi zależnościami za pomocą Kissflow Project
Typy zależności w zarządzaniu projektami
Zależności mogą być różnego rodzaju, ponieważ mogą na nie wpływać czynniki wewnętrzne i zewnętrzne. Poniżej przedstawiono niektóre z głównych kategorii zależności projektowych.
1. Zależności logiczne
Znane również jako zależności przyczynowe. Zależności te są nieodłącznym elementem projektu i nie da się ich uniknąć. Zadania charakteryzujące się logiczną zależnością zazwyczaj używają danych wyjściowych poprzednich zadań jako danych wejściowych, więc nie można ich wykonywać równolegle.
Pomyśl o pieczeniu ciasta jako o swoim projekcie. Nie możesz rozpocząć procesu, jeśli nie masz wszystkich składników, których potrzebujesz.
2. Zależności od zasobów
Ta zależność pochodzi z ograniczeń projektu, ponieważ dotyczy dostępności wspólnych zasobów. Jeśli dwa zadania wymagają tego samego zasobu do ukończenia, wtedy będą zależne od ukończenia drugiego.
3. Zależności preferencyjne
Zależności te generalnie zależą od członków zespołu, innych interesariuszy i praktyk przemysłowych. Preferencyjne zależności powstają, gdy zadania są zaplanowane tak, aby podążać za opracowanymi standardowymi praktykami.
W większości przypadków, projekt może konkurować, nawet jeśli zignorujesz preferencyjne zależności w swoich zadaniach, ale będą pewne problemy z jakością.
4. Zewnętrzne zależności
Niezależnie od tego, jak bardzo planujesz, są rzeczy, które na pewno będą poza twoją kontrolą. Niektóre zadania są zależne od czynników zewnętrznych i kierownicy projektów nie mogą zrobić nic, aby wpłynąć na ich postęp. Aby poradzić sobie z tymi zależnościami, zaleca się posiadanie planu awaryjnego.
Opóźnienia ze strony dostawców lub inne nieprzewidziane okoliczności mogą mieć miejsce, co może wpłynąć na Twój postęp. Dobry kierownik projektu zawsze przygotowuje pewne plany awaryjne, aby wszystko działało sprawnie nawet w obliczu przeciwności losu.
5. Zależności między zespołami
Jest to częste zjawisko w dużych organizacjach. Czasami nad jednym, złożonym projektem pracuje wiele zespołów, które polegają na sobie nawzajem, aby ukończyć projekt na czas.
Dowiedz się, jak skutecznie zarządzać czasem w projekcie.
Zrozumienie zależności między zadaniami w projekcie
Zrozumienie i zidentyfikowanie relacji między zależnościami w zarządzaniu zadaniami jest ważną częścią zakresu obowiązków kierownika projektu. Poniżej przedstawiono relacje czterech typów zależności między zadaniami w zarządzaniu projektami.
- Finish to start (FtS): Zadanie B nie może się rozpocząć, dopóki zadanie B nie zostanie ukończone. Na przykład, musisz złożyć swoją pizzę zanim wsuniesz ją do pieca.
- Zakończ, aby zakończyć (FtF): Zadanie A może zakończyć się tylko wtedy, gdy zakończy się zadanie B. W tworzeniu oprogramowania, zespół QA znajduje i zgłasza błędy (zadanie A), a zespół inżynierów je naprawia (zadanie B). W tym przypadku, testowanie jest zakończone tylko wtedy, gdy poprawki błędów są zakończone.
- Od początku do początku (StS): Zadanie B nie może rozpocząć się przed rozpoczęciem zadania A. Po wylaniu asfaltu na drogę, musi on być natychmiast wyrównany, ponieważ szybko wysycha. Tak więc, zadania wylania Asfaltu i wyrównania drogi muszą rozpocząć się razem.
- Start do końca (StF): Zadanie B musi się rozpocząć, aby zadanie A mogło zostać ukończone. Rozważmy stanowisko ochroniarza. Strażnik nocny nie zostanie zwolniony z pracy, dopóki nie przejmie jej strażnik poranny.
Jak zarządzać zależnościami w zarządzaniu projektami
Podobnie jak w przypadku wielu innych wyzwań w zarządzaniu projektami, nie ma podręcznikowego sposobu radzenia sobie z zależnościami. To, jak sobie z nimi poradzisz, zależy od wymagań i warunków danego projektu.
Jednakże istnieją pewne wspólne rzeczy, które wszyscy menedżerowie robią, aby z powodzeniem radzić sobie z zależnościami w swoich projektach.
Identyfikacja i wizualizacja
Ważne jest, aby zidentyfikować i zarejestrować wszystkie zależności podczas planowania projektu. W przeciwnym razie ryzykujesz, że sprawy się skomplikują, ponieważ bez odpowiedniego zarządzania zadaniami szanse na powodzenie projektu stają się niewielkie.
Wizualizowanie danych może pomóc w rozpoznaniu zależności. W tym celu przydają się narzędzia takie jak wykresy Gantta. Tablice Kanban również działają świetnie, ale będziesz musiał skonfigurować je z etykietami.
Współpraca z interesariuszami
Menedżerowie muszą wziąć interesariuszy projektu na pokład, aby każdy zaangażowany pozostał na tej samej stronie. Musisz upewnić się, że interesariusze rozumieją główne zależności i jak każda z nich wpłynie na projekt.
Zrób dziennik ryzyka
Zrozumienie zależności projektowych jest świetne do ograniczania ryzyka. Po zidentyfikowaniu wszystkich zależności, nadszedł czas, abyś wiedział jak wpłyną one na Twój projekt, jeśli coś pójdzie nie tak. Większość projektów są zazwyczaj podatne na zewnętrzne zależności, że nie masz kontroli nad.
Wiele ograniczeń również mają pewne ryzyko związane z nimi, więc trzeba będzie być przygotowanym na nich, jak również. Po zidentyfikowaniu i spisaniu wszystkich list, nadszedł czas, aby zmniejszyć ich wpływ na projekt.
Zrób plany awaryjne
Sama znajomość zależności i ryzyka nie wystarczy. Musisz zapewnić, że nawet jeśli coś pójdzie nie tak, projekt pozostanie na dobrej drodze i zakończy się sukcesem. Właściwe zarządzanie ryzykiem projektu pozwala zaoszczędzić cenny czas i przejść do trybu „kontroli szkód”, gdy tylko sprawy zaczynają iść na południe.
Tworzenie buforów w celu zminimalizowania skutków zależności jest również świetną strategią łagodzącą, która zapewnia pomyślne zakończenie projektu na czas.
Pozostań na szczycie dzięki Kissflow Project
Czy jesteś wyszkolonym kierownikiem projektu, czy też zarządzanie projektem zostało Ci narzucone, będziesz musiał polegać na technologii, aby wykonać zadanie. Kissflow Project sprawia, że zarządzanie projektami jest proste i intuicyjne dla każdego. Oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami jest wyposażone w zintegrowane funkcje, takie jak zarządzanie zadaniami i śledzenie w czasie rzeczywistym, aby pomóc w radzeniu sobie ze wszystkimi wyzwaniami, z jakimi może spotkać się kierownik projektu.
Nie ma znaczenia, czy jesteś na miejscu, czy pracujesz w domu w odosobnieniu, zawsze będziesz na szczycie dzięki dostępowi na żywo do Kissflow Project i dostępności międzyplatformowej. Zapisz się do Kissflow Project i zacznij korzystać z niego za darmo.
.