Jako fundraiser uczysz się, jak prowadzić udaną cichą aukcję. Gdy już myślisz, że masz to opanowane, trendy się zmieniają, pojawiają się nowe, gorące przedmioty, darczyńcy szukają czegoś innego, technologia ewoluuje i wiele więcej. Cicha aukcja to jeden z najpopularniejszych sposobów, w jaki organizacje non-profit angażują gości i zbierają pieniądze podczas imprez fundraisingowych. Istnieje wiele sposobów na prowadzenie cichej aukcji, ale jeśli pamiętasz o poniższych punktach, na pewno odniesiesz sukces.
1. Rekrutacja i szkolenie wolontariuszy na cichą aukcję
Uważaj na to, kogo zatrudniasz do prowadzenia cichej aukcji. Czy wolontariusze, którzy pozyskują przedmioty na aukcję, są w stanie je dostarczyć? Czy mają kontakty, których potrzebujesz, aby zabezpieczyć niezbędne przedmioty lub doświadczenia, których oczekują darczyńcy?
Następnie musisz pomyśleć o samym dniu cichej aukcji. Czy wolontariusze, którzy powiedzieli, że pomogą z kasą, będą tam lub na parkiecie? Czy ci wolontariusze są otwarci i będą zachęcać gości do licytowania na aukcji?
2. Jak szkolić wolontariuszy cichej aukcji
Nie tylko to jest kluczowe, że Twoi wolontariusze pokazują się, aby pomóc zmaksymalizować cichą aukcję, ale że wiedzą, co mają robić. Szkolenie wolontariuszy jest ważnym elementem poprzedzającym każde wydarzenie, zwłaszcza jeśli korzystasz z oprogramowania do obsługi cichych aukcji.
Akademia szkoleniowa online firmy GiveSmart jest dostępna dla wszystkich naszych partnerów non-profit, na każdym poziomie usług. Nasz zespół ds. aukcji cichych z pełnym zakresem usług przyjeżdża przed imprezą, aby pomóc w przygotowaniu strefy odprawy, przeszkolić gości w zakresie oprogramowania, zapewnić sprzęt i zapewnić spójność między stroną internetową aukcji cichych a przedmiotami aukcyjnymi dostępnymi podczas imprezy.
Szkolenie uczy również wolontariuszy i pracowników, jak korzystać z platformy GiveSmart, aby mogli licytować i przekazywać darowizny w imieniu gości, którzy mogą potrzebować pomocy.
3. Jak pozyskiwać darowizny na cichą aukcję
Oprócz wolontariuszy biorących udział w nocnej imprezie, będziesz prawdopodobnie polegać na kilku wolontariuszach pozyskujących darowizny na cichą aukcję. Kiedy zaczynasz planować cichą aukcję, ważne jest, aby zdecydować, kto będzie zabiegał o określoną wartość przedmiotów aukcyjnych.
Cele te powinny być jasno określone, aby wolontariusze i pracownicy byli odpowiedzialni za wypełnienie katalogu aukcyjnego, który pomoże Ci osiągnąć cele fundraisingowe.
Warto również przedyskutować, jakich przedmiotów lub doświadczeń oczekują darczyńcy i jakimi są zainteresowani, ponieważ będzie to wskazówką dla osób zabiegających o darowizny i ostatecznie doprowadzi do zwiększenia aktywności licytacyjnej. Bardzo poszukiwane przedmioty zwiększają kwoty, które darczyńcy są skłonni wylicytować, w porównaniu z przedmiotami (takimi jak karty podarunkowe), które mają określoną wartość.
Twoja cicha aukcja powinna w miarę możliwości składać się w całości z darowizn. Czasami organizacje wykorzystują firmy konsygnacyjne, gdy nie mogą zdobyć przedmiotów, które są trudniejsze do zdobycia (np. bilety na Hamiltona lub ekskluzywne pakiety wakacyjne).
Przy włączaniu przedmiotów konsygnacyjnych zalecamy podejście strategiczne. Ważne jest, aby zrozumieć strukturę cenową firmy konsygnacyjnej i stopień, w jakim jej przedmioty są pożądane przez darczyńców. W niektórych przypadkach oferowane przez Ciebie przedmioty mogą przyciągnąć do wydarzenia nową publiczność.
Zrozumienie potrzeb darczyńców jest kluczem do stworzenia udanej cichej aukcji.
Docierając do swojej społeczności w celu uzyskania darowizn na cichą aukcję, możesz również włączyć formularz darowizny na swojej stronie GiveSmart. Formularz ten przyspiesza zbieranie informacji od darczyńców i automatycznie dodaje przedmioty do kolejki dla administratorów w celu przesłania ich do katalogu aukcji. Wykorzystanie technologii w ten sposób pozwala na łatwe przesyłanie przedmiotów na aukcję i mobilne przesyłanie obrazów podczas importowania przedmiotów.
4. Jak promować cichą aukcję
Promocja cichej aukcji przed wydarzeniem to świetny sposób, aby goście byli podekscytowani przedmiotami i samym wydarzeniem. Jeśli po raz pierwszy korzystasz z mobilnego oprogramowania do licytacji, ważne jest, aby poinformować gości, że będą licytować na swoich telefonach, aby pamiętali o zabraniu ich na imprezę.
Platforma aukcji cichej GiveSmart umożliwia komunikację z gośćmi za pośrednictwem poczty e-mail lub wiadomości tekstowych, więc możesz wykorzystać tę funkcję do promowania cichej aukcji przed imprezą. Możesz również otworzyć aukcję przed rozpoczęciem imprezy, aby zaangażować darczyńców w licytację wstępną.
Oferta przed imprezą jest korzystna, ponieważ przyzwyczaja gości do platformy mobilnej, podnieca ich do udziału w imprezie i zachęca do licytacji, dzięki czemu możesz rozpocząć imprezę z już zebranymi pieniędzmi!
5. organizowanie cichej aukcji online
Uruchomienie aukcji online z mobilną licytacją pozwala darczyńcom uczestniczyć w niej z dowolnego miejsca, dlatego świetnym pomysłem jest promowanie przedmiotów aukcyjnych i strony z darowiznami w mediach społecznościowych. Twoja organizacja, pracownicy i wolontariusze powinni udostępnić aukcję na Facebooku, Twitterze, Instagramie i innych platformach, na których są aktywni.
Zachęci to ludzi spoza typowej puli darczyńców do wpłacania datków, ponieważ aukcja dotrze do nowych odbiorców w sieciach społecznościowych. Być może Twoi znajomi z całego kraju chcą wesprzeć organizację, w którą jesteś zaangażowany, lub znają osobę, która kupi podpisaną koszulkę na szczytny cel.
6. Jak skonfigurować cichą aukcję
Dla cichej aukcji korzystne jest posiadanie strony głównej, na której goście mogą zapoznać się z planem imprezy, biletami, informacjami kontaktowymi, szczegółami aukcji i innymi informacjami. Strona docelowa dla Twojego wydarzenia jest nastawiona na sukces, ponieważ goście, darczyńcy i wolontariusze szukają więcej informacji.
GiveSmart zapewnia organizacjom centrum sprzedaży biletów, sponsorów, darowizn, licytacji, zakupu towarów, przetwarzania płatności i prowadzenia raportów. Do przetwarzania płatności i raportowania warto mieć rozwiązanie do sprzedaży biletów, które integruje się z aukcją, dzięki czemu goście muszą zalogować się i zapłacić tylko raz.
W dniu wydarzenia fizyczna konfiguracja aukcji jest równie ważna, co cyfrowa. Sposób, w jaki wyeksponujesz przedmioty na aukcji, będzie miał bezpośredni wpływ na ich skuteczność. Oto kilka rzeczy do rozważenia:
- Pamiętaj o lokalizacji i przestrzeni, myśląc o miejscach, w których goście będą się mieszać.
- Umieść aukcję w zasięgu wzroku.
- Zapewnij miejsce do przeglądania przedmiotów aukcyjnych.
- Drukuj arkusze wyświetlania czytelną czcionką.
- W przypadku doświadczeń lub certyfikatów możesz wydrukować dostosowywalny arkusz bezpośrednio z witryny GiveSmart, zamiast przepisywać wszystkie informacje, które już istnieją w katalogu aukcyjnym.
7. Prowadzenie cichej aukcji
W dniu wydarzenia obszar aukcji powinien być punktem kulminacyjnym i to właśnie w tym miejscu pracownicy lub wolontariusze zajmujący się cichą aukcją wkraczają do gry. Ważne jest, aby zachęcali gości do poruszania się po obszarze aukcji i przeglądania przedmiotów, gdy przybywają i kierują się do baru.
Jeśli goście chcieliby licytować, możesz skierować ich do powitalnej wiadomości tekstowej, którą otrzymali po przybyciu, zaoferować złożenie oferty w ich imieniu lub zapewnić dalsze instrukcje dotyczące licytacji, jeśli to konieczne.
Podczas trwania imprezy wykorzystaj Centrum wiadomości do komunikowania się z gośćmi przez cały wieczór. Daj im znać, kiedy nadejdzie czas, aby usiąść do kolacji. Przypomnij im, że niektóre przedmioty mogą nie mieć jeszcze ofert. Zapytaj, czy sprawdzili już wspaniały pakiet wakacyjny. Powiedz im, kiedy rozpocznie się program lub daj im ostrzeżenie o zbliżającym się zakończeniu aukcji.
Wolontariusze i pracownicy działający jako asystenci licytacji powinni nadal wspierać gości podczas całego wydarzenia, poza godziną koktajlu, sprawdzając, czy potrzebują pomocy w licytacji lub przekazaniu darowizny.
8. Wpływ wizualizacji licytacji
Jak wydarzenie jest w toku, możesz wyświetlić wizualizację licytacji na ścianie lub ekranie projekcyjnym, który będzie aktualizowany w czasie rzeczywistym w miarę napływu ofert. Wzbudza to współzawodnictwo w pomieszczeniu i informuje gości o tym, gdzie znajdują się oferty, gdy zegar aukcji wciąż się kurczy. Podobną wizualizację darowizny lub termometru można wyświetlić podczas cyfrowego składania zobowiązań lub wysyłania SMS-ów, aby wszyscy mogli obserwować napływające darowizny. To świetny sposób na zbudowanie podekscytowania w sali i zachęcenie do przekazywania darowizn każdej wielkości.
9. Jak zakończyć cichą aukcję
Dobrym pomysłem jest wyznaczenie czasu zakończenia aukcji, ponieważ tworzy to poczucie pilności i jest ekscytujące dla gości, którzy nadal są na imprezie, gdy dowiadują się, że są zwycięzcami. Po zakończeniu aukcji wyślij wiadomość tekstową do zwycięzców za pośrednictwem Centrum Wiadomości.
Filtrowanie i kierowanie zwycięzców do strefy kas przyspieszy proces kasowy i wyeliminuje tłok pod koniec wieczoru. Goście będą wiedzieć, czy wygrali, i nie będą musieli bombardować kasy pytaniami o zwycięzców aukcji.
10. Kontakt z gośćmi po zakończeniu cichej aukcji
Kartki z podziękowaniami i kwity podatkowe są ważne, aby wysłać je po zakończeniu imprezy. Jednak według badań przeprowadzonych przez Community Brands Donor Experience Study, darczyńcy w każdym wieku twierdzą, że otrzymanie raportu o skutkach jest najważniejszą wiadomością, jaką powinni otrzymać. Darczyńcy chcą wiedzieć, w jaki sposób ich datki bezpośrednio wpłynęły na misję, której służy Twoja organizacja – chcą widzieć, że pomogli coś zmienić.
11. Dostarczanie pokwitowań
Dla celów finansowych i podatkowych, pokwitowania są koniecznością. Platforma GiveSmart automatycznie wysyła pokwitowania do darczyńców i nabywców biletów po dokonaniu płatności na stronie wydarzenia. Już sama ta funkcja oszczędza zespołom programistów godzin pracy i kłopotów związanych z ręcznym zestawianiem i wysyłaniem pokwitowań.
12. Jak ocenić sukces cichej aukcji
Po zakończeniu imprezy ważne jest, aby spojrzeć wstecz i zobaczyć, jak dobrze spisały się przedmioty aukcyjne. Oto kilka rzeczy, które powinieneś rozważyć:
- Ilu gości wzięło udział w aukcji?
- Kto był najbardziej aktywnym licytatorem
- Jaki był Twój zwrot z inwestycji?
13. Raportowanie po imprezie i planowanie na następny rok
Raportowanie po imprezie jest ważne przy planowaniu na następny rok. Pulpit nawigacyjny GiveSmart Event Dashboard zapewnia wgląd w czasie rzeczywistym w aukcje, użytkowników i finanse.
Koncentrator raportów to miejsce, w którym administratorzy organizacji mogą pobierać różne raporty w formatach Excel, CSV i PDF.
Raporty te obejmują:
- Niezapłacone salda
- Ciche oferty aukcyjne
- Dotacje
- Zamówienia biletów
- Uczestnicy
- Rafle
- Istotne przedmioty, i więcej.
Podsumowanie
Ciche aukcje to świetny sposób na zaangażowanie darczyńców, zapewnienie wyjątkowych doświadczeń, zebranie pieniędzy i zbudowanie entuzjazmu dla misji Twojej organizacji. Zwrócenie należytej uwagi na każdą fazę procesu zapewnia maksymalny sukces i minimalny stres podczas korzystania z aukcji w fundraiserze.
Zapraszamy do zapoznania się z naszymi produktami, zaplanowania bezpłatnej demonstracji lub skontaktowania się z nami w przypadku jakichkolwiek ciekawostek, pytań lub jeśli chciałbyś porozmawiać z kimś z naszego zespołu w Twojej okolicy!
- Autor
- Recent Posts
- Mistrzowie fundraisingu… i gdzie ich znaleźć. – 24 marca, 2021
- 7 wskazówek, jak zbudować skuteczną strategię pomocy zewnętrznej – 10 marca, 2021
- Przewodnik dla fundraiserów organizujących turnieje golfowe – 16 lutego, 2021
.