W nowoczesnym rynku biznesowym, jesteś uwarunkowany, aby patrzeć w przyszłość. Wszyscy jesteśmy. I to jest jedna rzecz, która może utrudnić pomyślne poruszanie się po ustawie Affordable Care Act (ACA), ponieważ nie wystarczy tylko patrzeć w przyszłość, jeśli chodzi o zgodność z ACA.
Aby zachować zgodność z prawem, w wielu przypadkach trzeba również spojrzeć w przeszłość, aby określić kwalifikowalność pracowników do ACA.
Dokładny pomiar kwalifikowalności staje się coraz ważniejszy, ponieważ kary IRS mogą wynosić miliony dolarów. I jak dowiedzieliśmy się w naszym poprzednim blogu, kary naliczane są co miesiąc i mogą szybko kumulować się za każdy rok, w którym nie spełniasz wymogów.
Kiedy pomiar jest potrzebny
Pod rządami Employer Shared Responsibility Provisions of the ACA, duzi pracodawcy muszą oferować pokrycie zdrowotne, które spełnia wymogi Minimum Essential Coverage (MEC) dla 95% ich pełnoetatowych pracowników lub być narażeni na możliwe kary. Brzmi to dość łatwo, ale jeśli chodzi o to, co stanowi pełnoetatowego pracownika, odpowiedź może wydawać się dość skomplikowana.
Podług prawa, pełnoetatowy pracownik to taki, który średnio 30 lub więcej godzin pracy w tygodniu lub 130 godzin w miesiącu. To może być łatwe do obliczenia dla pracowników, którzy mają stały harmonogram. Ale dla pracowników o zmiennym czasie pracy, pomiar kwalifikowalności nie zawsze jest tak prosty.
Jako pracodawca, Twoja firma może określić status pełnoetatowego pracownika poprzez liczenie godzin pracy każdego pracownika przy użyciu jednej z dwóch metod pomiaru „równoważności”: miesięcznej i wstecznej. Dzisiaj skoncentrujemy się na metodzie wstecznej.
Co to jest metoda wsteczna?
Przy użyciu metody wstecznej pracodawca „patrzy wstecz” na poprzednie godziny pracy, aby określić status pełnego etatu w przyszłym okresie czasu. Innymi słowy, metoda przeglądania wstecz jest podejściem do określania statusu pełnego etatu poprzez śledzenie godzin pracy pracownika w określonym okresie czasu, a następnie obliczanie średniej liczby godzin przepracowanych w tym okresie w celu określenia statusu pełnego etatu.
Są trzy krytyczne części pomiarów przeglądania wstecz:
1. Okres pomiaru
Okres pomiaru jest okresem, dla którego pracodawca „patrzy wstecz” do historycznych godzin pracy. Okres pomiaru wstecz może wynosić od 3 do 12 miesięcy. Pracodawcy mogą wybrać długość okresu pomiaru tak długo, jak jest to zgodne z minimalnymi i maksymalnymi standardami pomiaru.
Istnieją dwa rodzaje okresów pomiaru: Pomiar początkowy dla nowych pracowników i Pomiar standardowy dla pracowników zatrudnionych na bieżąco.
Okres pomiaru początkowego: Nowi pracownicy
Aby zmierzyć kwalifikowalność dla nowo zatrudnionych, należy rozważyć, czy można się spodziewać, że pracownik będzie pracował więcej niż 30 godzin tygodniowo. Jeśli tak, pracownikowi i osobom pozostającym na jego utrzymaniu należy zaoferować pokrycie w ciągu 90 dni od zatrudnienia.
Jeśli nie można racjonalnie ustalić, że nowy pracownik będzie pracował ponad 30 godzin tygodniowo, wówczas pracownik może zostać sklasyfikowany jako pracownik o zmiennym wymiarze godzin. W takim przypadku, należy rozpocząć śledzenie godzin pracy na zasadzie „od początku do końca”. W przypadku nowych pracowników o zmiennym wymiarze godzin oraz pracowników sezonowych, można zastosować okres wsteczny wynoszący od 3 do 12 miesięcy, który rozpoczyna się w dowolnym dniu pomiędzy pierwszym okresem rozliczeniowym, w którym odnotowano godziny pracy pracownika, a pierwszym dniem pierwszego miesiąca następującego po dacie rozpoczęcia pracy. Jeśli liczba godzin pracownika spełnia lub przekracza średnią 130 godzin miesięcznie w pełnym wymiarze czasu pracy w początkowym okresie pomiaru, zostanie on uznany za pracownika „pełnoetatowego” i tym samym będzie kwalifikował się do objęcia go ubezpieczeniem przez cały kolejny okres stabilizacji – nawet jeśli liczba godzin pracy zostanie zmniejszona w okresie stabilizacji.
Standardowy okres pomiaru: Pracownicy w toku
Standardowe okresy pomiaru są używane dla pracowników w toku, co oznacza pracownika, który przepracował jeden pełny standardowy okres pomiaru. W tym przypadku, pracodawca musi dosłownie spojrzeć wstecz, aby uśrednić godziny pracy w całym okresie pomiaru. Jeśli pracownik przepracuje średnio 130 lub więcej godzin miesięcznie, jest on uznawany za pełnoetatowego i kwalifikuje się do świadczeń zgodnie z ACA.
Pomimo, że pracodawca może mieć różne standardowe okresy pomiaru dla różnych kategorii pracowników (różne kategorie są ograniczone do tych opisanych w 54.4980H-3(d)(1)(v)), okresy pomiaru i określenie kwalifikowalności muszą być dokonywane na jednolitych i spójnych zasadach dla wszystkich pracowników w tej samej kategorii.
Przyjrzyjrzyjrzyj się przykładowi.
Przykład: Załóżmy, że pracodawca używa 12-miesięcznego standardowego okresu pomiaru rozpoczynającego się 1 listopada 2018 r. W związku z tym trwający pracownicy są mierzeni od 1 listopada 2018 r. do 31 października 2019 r. następnego roku w celu określenia kwalifikowalności do rozpoczęcia 1 stycznia 2020 r., Rok planowy.
Aby obliczyć godziny dla trwających pracowników, uśredniasz godziny pracy w całym okresie patrzenia wstecz. W tym przykładzie, nasz pracownik przepracował łącznie 1596 godzin, co daje średnią 133 godzin miesięcznie.
Ponieważ liczba przepracowanych godzin jest większa niż wymagane 130 godzin, pracownik jest uznany za pełnoetatowego i kwalifikującego się.
2. Okres oczekiwania
Druga część pomiaru retrospektywnego obejmuje administracyjny okres oczekiwania przed wdrożeniem świadczeń opieki zdrowotnej. Okres ten nie może być dłuższy niż 90 dni i jest opcjonalny dla pracodawców.
Przykład: Po dokonaniu pomiaru pracowników od 1 listopada do 31 października, firma wykorzystuje okres oczekiwania wynoszący 61 dni (1 listopada – 31 grudnia). W tym czasie pracodawca rozszerza oferty pokrycia dla osób zidentyfikowanych jako pełnoetatowe i daje pracownikowi czas na dokonanie wyboru świadczeń i zapisanie się na pokrycie obowiązujące od 1 stycznia.
3. Okres stabilności
Trzecim składnikiem jest okres stabilności, czyli okres pokrycia dla pracowników, którzy zostali określeni jako pełnoetatowi podczas początkowego lub standardowego okresu pomiaru. Okres stabilizacji nie może być krótszy niż okres pomiaru i musi wynosić od 6 do 12 miesięcy. Często jest on tej samej długości co okres pomiaru.
Ważne jest, aby zauważyć, że jeśli godziny pracownika spełniają lub przekraczają średnią pełnego etatu (130 godzin miesięcznie) w czasie trwania okresu pomiaru, będzie on uważany za pracownika ACA „pełnoetatowego” i dlatego kwalifikuje się do pokrycia przez cały kolejny okres stabilności – nawet jeśli jego godziny są zmniejszone podczas okresu stabilności.
Przykład: Ponieważ nasz przykładowy pracownik przepracował średnią liczbę godzin większą niż 130, należy zaoferować mu świadczenia w okresie stabilności od 1 stycznia 2020 r. do 31 grudnia 2020 r.
Końcowe punkty rozważań
Zanim zakończymy, oto kilka końcowych uwag dotyczących metod pomiaru wstecz.
Urząd Skarbowy stwierdził, że metoda pomiaru wstecz nie może być stosowana do obliczania liczby pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze godzin w celu określenia statusu Dużego Pracodawcy. Te metody obliczeniowe można znaleźć na stronie internetowej IRS. Zamiast tego może być używana tylko do określenia:
- Dla kogo pracodawca musi zaoferować minimalne pokrycie niezbędne do uniknięcia płatności wspólnej odpowiedzialności pracodawcy; i
- Wysokość jakiejkolwiek potencjalnej odpowiedzialności za płatność wspólnej odpowiedzialności pracodawcy.
Jak Health e(fx) może pomóc
Choć wszystko to może wydawać się skomplikowane, Health e(fx) może pomóc uprościć proces pomiaru metody look-back dzięki naszym rozwiązaniom Health e(fx) Employer Solutions.
Health e(fx) Enterprise™ śledzi wszystkie przepracowane godziny usług dla wszystkich pracowników w Twojej organizacji i automatyzuje pomiary metody look-back dla Twoich populacji pracowników, zarówno dla obecnych, jak i nowych pracowników. Dostarczamy Państwu raport wyszczególniający średnią liczbę godzin przepracowanych w trakcie standardowego okresu pomiaru i wynikający z tego status kwalifikowalności dla każdego pracownika w Państwa organizacji. W rezultacie otrzymujesz rozwiązanie, które daje Ci dokładne zrozumienie uwarunkowań wstecznych Twojej firmy, kiedy tylko tego potrzebujesz. Dzięki temu możesz nadal patrzeć w przyszłość dla swojej firmy.