Gdy twoje cykle inwentaryzacyjne i fizyczne liczenie zapasów nie są dokładne, jest to problem. Zbyt dużo zapasów więzi nadmiar kapitału, który może być stosowany do finansowania innych obszarów działalności lub spłacić dług. Zbyt mało zapasów może oznaczać więcej out-of-stocks i zranić sprzedaży.
Dokładne inwentaryzacji jest kluczem do prognozowania, zarządzania magazynem, logistyki, i zwraca zarządzanie. To wpływa na prawie każdy aspekt działalności z operacji magazynowych i kosztów do zdolności do realizacji zamówień prawidłowo i na czas. Błędy mogą mieć efekt falowy, który może trwać przez lata.
Czym jest cykliczny licznik zapasów i fizyczny licznik zapasów?
Zależnie od procedur liczenia zapasów, można przeprowadzić fizyczne liczenie zapasów, okresowe liczenie cykliczne lub oba.
Liczenie cykliczne
Liczenie cykliczne jest jedną z najbardziej popularnych procedur liczenia zapasów. Zamiast liczyć cały zapas za jednym razem, firmy liczą pewną liczbę pozycji w magazynie. Liczenie cykliczne jest statystyczną techniką próbkowania. Liczenie niektórych pozycji jest używany jako odniesienie dla reszty magazynu.
Jest to podobne do sposobu firmy ankietowania pracy. Biorą one reprezentatywną próbkę opinii ludzi na dany temat, aby zmierzyć postawy w szerszym kontekście. Zliczanie rowerzystów pokazuje migawkę z określonych miejsc. Wykorzystując te informacje, firmy mogą określić, czy inwentarz jest dokładny w badanych miejscach i użyć tego jako przewodnika dla innych obszarów.
Jeśli inwentarz jest wyłączony w liczeniach rowerowych, prawdopodobnie znajdziesz te same nieścisłości w innych obszarach. Podobnie, jeśli liczenie cykliczne pokazuje, że inwentarz jest dokładny, jest bardziej prawdopodobne, aby mieć dokładne liczenia w całym magazynie.
Liczenie cykliczne może być wykonane jako część codziennego przepływu pracy bez wyłączania całego magazynu. Z czasem można przeprowadzić liczenie cykliczne w każdym obszarze zapasów. Aby zmaksymalizować wartość audytu i zminimalizować ból fizycznego liczenia, zalecamy wykonanie co najmniej czterech pełnych liczeń cyklicznych w roku.
Fizyczne liczenia inwentaryzacji
Fizyczne liczenia inwentaryzacji są wykonywane przez liczenie każdej pozycji w całej inwentaryzacji. Liczba ta jest używana do dopasowania się z zapisów inwentaryzacyjnych, aby wyeliminować wszelkie nieścisłości. Jest to czasochłonny i pracochłonny proces.
Branie fizycznego liczenia zapasów może być również trudne do zrobienia dokładnie bez zamykania całej operacji. Jak liczenia są wykonywane, nowe zapasy mogą przybyć lub niektóre z bieżących zapasów mogą być shipped out.
Dlaczego liczenia zapasów są ważne?
Procedury liczenia zapasów są do rozliczenia rozbieżności między ilościami powinieneś mieć i ilości, które są fizycznie obecne w magazynie. Jest to szczególnie ważne dla sprzedawców eCommerce.
Jeśli liczniki zapasów nie są zsynchronizowane z dostępnymi produktami na rynkach online, możesz nie być w stanie zrealizować zamówień. Dla wielokanałowych sprzedawców bez zintegrowanego systemu zarządzania zapasami, może być bardzo łatwo dostać się z toru z liczenia zapasów, gdy sprzedajesz na wielu platformach, które mają indywidualny system raportowania.
Większość firm ma problemy z liczeniem zapasów
Przeciętna operacja detaliczna w Stanach Zjednoczonych ma dokładny stan zapasów na zaledwie 63% swoich zapasów, według GS1 US Apparel i General Merchandise Initiative, konsorcjum detalistów, dystrybutorów i dostawców. To dużo potencjalnie utraconych przychodów lub błędnie umieszczonych zapasów.
Niedokładne inwentaryzacje prowadzą do nadmiernej sprzedaży i wyczerpania zapasów. Ponad 30% firm doświadczyło sytuacji, w których sprzedają przedmioty, które pokazały jako w magazynie, ale nie były w stanie być zlokalizowane w ramach zapasów. To może powodować logistyczne koszmary dla sprzedawców i pozostawić klientów sfrustrowanych.
Accurate Inventory Improves Margins
Just zarządzanie zapasami dokładnie poprawi rentowność. Zmniejszenie liczby stock-outs i overstocks może obniżyć całkowite koszty zapasów o 10%.
Jak zrobić Inventory Counts
Większość operacji detalicznych są wymagane przez albo ich zasad rachunkowości lub zasad podatkowych do prowadzenia inwentaryzacji counts. Może to oznaczać podjęcie fizycznego liczenia zapasów w celu zapewnienia dokładnych zapisów dla organów podatkowych lub w celu upewnienia się, że księgi rachunkowe odzwierciedlają aktualną wartość zapasów.
Czy prowadzisz liczenia cyklu, fizyczne liczenia zapasów, lub kombinacji, Stowarzyszenie Zarządzania Łańcuchem Dostaw zaleca wdrożenie pętli zwrotnej liczenia:
Pętla sprzężenia zwrotnego liczenia
- Oceń obecny stan integralności zapasów i ustal docelowe poziomy dokładności
- Przeprowadź liczenie
- Śledź wariancje i zbadaj pierwotne przyczyny
- Wdrożenie działań w celu poprawy poziomu dokładności
- Porównanie bieżących liczb i wyznaczenie docelowych poziomów dokładności
.
To się nazywa pętla sprzężenia zwrotnego liczenia, ponieważ po zakończeniu kroku 5 nadchodzi czas powrotu do kroku 1.
Oto niektóre z najlepszych praktyk dla procedur liczenia zapasów w celu przeprowadzenia fizycznego liczenia zapasów i liczenia cykli inwentaryzacyjnych.
Najlepsze praktyki liczenia cykli inwentaryzacyjnych
* Aby z powodzeniem wdrożyć te najlepsze praktyki, wykorzystaj zespół ds. sukcesu klienta SkuVault jako swoje źródło.
Przestrzeganie tych najlepszych praktyk liczenia cykli magazynowych może uczynić ten proces bardziej efektywnym:
- Twój zakład powinien zaplanować liczenie cykli tak, aby było ono częścią normalnych operacji zakładu.
- Zaplanuj liczenie cykli często. Im większa częstotliwość liczenia cyklicznego, tym większa będzie dokładność inwentaryzacji i mniejsze będą odpisy inwentaryzacyjne. Wiele operacji magazynowych przeprowadza liczenie cykliczne codziennie w różnych obszarach magazynu każdego dnia.
- Najbardziej efektywnym sposobem przeprowadzania liczenia cyklicznego, zamiast liczenia losowego, jest klasyfikowanie pozycji w grupy A, B i C. To ma sens, aby spędzić najwięcej czasu robi liczenia cyklu z zapasów, które reprezentują najwyższą wartość.
- Grupa A kompromisów zapasów, które stanowią 70-80% całkowitej wartości zapasów
- Grupa B stanowi kolejne 10-15% wartości zapasów
- Grupa C reprezentuje dolną 10-5% wartości zapasów
- Jeśli trzeba dokonać szybkich korekt do dokładności zapasów, skupić swoją uwagę na A. Zazwyczaj A’s będzie stanowić około 20-25% całkowitej SKU, ale zapewniają najwyższy zwrot. Ponadto, jeśli można zidentyfikować braki w tych grupach, to prawdopodobnie można zidentyfikować pierwotną przyczynę rozbieżności, które mogą być stosowane do wszystkich grup.
- Przydzielenie dedykowanych zespołów liczenia cykli pozwala firmie szkolić kilka osób do wykonywania tych zadań. Wielkość zespołu będzie zależeć od wielkości i złożoności zapasów firmy. Duża organizacja może mieć zespół liczenia cykli składający się z kilku pełnoetatowych pracowników. Jednak mniejsza organizacja może mieć tylko dwóch pracowników, którzy wykonują liczenie cykliczne przez niewielką część dnia pracy.
- Liczenie cykliczne powinno odbywać się metodycznie w całym magazynie, tak aby wszystkie produkty były liczone przynajmniej raz na kwartał.
- Dwie oddzielne osoby powinny liczyć produkty, gdy jest to możliwe. Przed zapisaniem korekt należy dokonać ślepego porównania ich liczeń. Wszelkie rozbieżności należy przejrzeć.
- Przed wykonaniem liczenia cyklicznego wszystkie otwarte transakcje, takie jak odbiór, wysyłka, WIP, powinny zostać zamknięte dla pozycji wybranych do liczenia cyklicznego.
- Błędom można zapobiec, badając źródła błędów. Istotne jest, aby zidentyfikować i naprawić wszelkie procesy lub problemy szkoleniowe, które powodują błędy inwentaryzacji.
- Należy śledzić metryki dokładności zapasów w czasie. Ponadto, można ustawić cele dla dokładności zapasów. Znając swoje numery i śledzenie poprawy (lub spadki) może pomóc zidentyfikować, gdzie systemy działają (lub nie).
- Liczenie cykli powinno być wykonane na początku dnia, zanim operacje obiektu rozpoczęły się w pełnym rozkwicie lub na koniec dnia po operacje zostały zamknięte.
- Proces liczenia cykli powinien być dobrze zdefiniowany i udokumentowany.
- Oddziel proces liczenia cykli od ewidencjonowania zapasów, aby zapewnić dokładność.
Najlepsze praktyki liczenia zapasów
* Aby z powodzeniem wdrożyć te najlepsze praktyki, wykorzystaj zespół ds. sukcesu klienta SkuVault jako swoje źródło.
Najlepsze praktyki w zakresie liczenia fizycznego lub inwentaryzacji fizycznej mogą poprawić skuteczność liczenia fizycznego:
- Powinieneś przeprowadzić próbne liczenie na etapie planowania liczenia fizycznego, aby dokładnie oszacować wymagany czas i zasoby.
- Poinformuj dostawców, klientów i produkcję o harmonogramie liczenia fizycznego, aby można było z wyprzedzeniem wprowadzić wszelkie korekty dostaw.
- Przeprowadź fizyczne liczenie wolno rotujących jednostek SKU na kilka dni przed faktycznym liczeniem, aby zminimalizować czas, w którym placówka musi zostać zamknięta w celu przeprowadzenia spisu z natury.
- Przed przystąpieniem do fizycznego liczenia pozbądź się wszystkich wadliwych i przestarzałych zapasów, aby skrócić czas poświęcony na ten proces.
- Nie wyświetlaj wartości ekonomicznych ilości jednostek SKU podczas liczenia. Ponieważ liczone są wszystkie zapasy, nie mają one znaczenia dla liczenia fizycznego.
- Wyznaczone obszary liczenia stanowią podstawę do przydzielania zespołów liczących oraz monitorowania postępu inwentaryzacji.
- Upewnij się, że posiadasz odpowiedni sprzęt, jak również wszelkie specjalistyczne urządzenia dostępne dla zespołów liczących.
- Pewnie przeszkol swój personel w zakresie czynności związanych z liczeniem fizycznym, aby zapewnić sprawny przebieg liczenia.
- W zasadzie operacje powinny zostać całkowicie wstrzymane na czas liczenia. Przynajmniej ruch materiałów powinien być ograniczony do minimum i dobrze udokumentowany, aby zapewnić, że pozycje nie zostaną policzone podwójnie lub, odwrotnie, całkowicie pominięte.
- Jeśli nie jesteś w stanie wstrzymać operacji na czas fizycznego liczenia, upewnij się, że masz dobrze zdefiniowany system, w jaki sposób będziesz obsługiwać zmiany w inwentarzu po dokonaniu fizycznego liczenia.
- Personel systemowy powinien być dostępny w celu uzyskania wsparcia, jeśli problemy systemowe zostaną napotkane podczas działań związanych z fizycznym liczeniem.
- Oddzielić proces liczenia spisu z natury i rejestracji inwentarza w celu zapewnienia dokładności.
Przykłady z prawdziwego świata dotyczące znaczenia liczenia spisów
W tej chwili w magazynach znajduje się rekordowa liczba części i produktów. Bank Rezerwy Federalnej śledzi prywatne zapasy i szacuje, że jest więcej niż 674 miliardów dolarów sezonowo towarów siedzących w magazynach i sklepach. Kiedy zapasy nie są sprzedawane, może to prowadzić do pileup zapasów, wiązanie kapitału, który mógłby być używany do innych rzeczy.
Gdy liczniki zapasów nie są dokładne, wszystkie rodzaje rzeczy może pójść źle. Walmart przyznaje, że stracił 3 miliardy dolarów na sprzedaży w ciągu jednego roku. W tym samym czasie zapasy rosły w szybszym tempie niż sprzedaż. Słabe śledzenie doprowadziło do nadmiernych zapasów i braków magazynowych.
Nike stracił więcej prawie 100 milionów dolarów z powodu złego zarządzania zapasami. Best Buy nie był w stanie dostarczyć zamówienia z listopada i grudnia przed Bożym Narodzeniem jednego roku, gdy ich zapasów w magazynie dostał z whack z jego online liczenia rynku. Ralph Lauren zobaczył jej zyski spadają 50% i wartości akcji spadek o 16 miliardów dolarów z powodu awarii zarządzania zapasami.
Niedokładne inwentaryzacji jest więcej niż tylko frustrujące. Jest to kosztowne.
Wspólne pytania dotyczące liczenia zapasów
Oto niektóre z najczęstszych pytań, które organizacje mają na temat liczenia zapasów:
Jak często powinieneś liczyć swoje zapasy?
Krótka odpowiedź brzmi: tak często, jak to możliwe. Pełny cykl liczenia wszystkich zapasów powinien być przeprowadzany co najmniej raz na kwartał, chociaż wiele magazynów przeprowadza codzienne liczenie cykliczne dla strategicznych sekcji, aby uniknąć konieczności liczenia dużych ilości na koniec kwartału. Fizyczne liczenie powinno być wykonane co najmniej raz w roku.
Kiedy powinienem policzyć moje zapasy?
Dobrze, że liczenie zapasów powinno nastąpić, gdy operacje kończą się na koniec dnia lub przed ich rozpoczęciem. Jeśli musisz przeprowadzić inwentaryzację podczas kontynuowania operacji, musisz mieć system na miejscu, aby rozliczyć nowo przybyłe towary lub pozycje wybrane do wysyłki.
Czy mogę użyć kogokolwiek do liczenia zapasów?
Możesz, ale nie jest to zalecane. Większość operacji magazynowych ma zespoły liczące lub osoby, które zostały przeszkolone w zakresie procedur i są monitorowane pod kątem dokładności. Należy wprowadzić mechanizm śledzenia, aby upewnić się, że zespoły liczą dokładnie.
Czy potrzebuję systemu zarządzania magazynem / systemu zarządzania zapasami?
Można to wszystko robić ręcznie i śledzić w programie Excel, ale ryzyko błędów jest znaczne. System zarządzania magazynem (WMS) i system zarządzania zapasami (IMS) znacznie poprawią Twoją dokładność i pozwolą Ci tworzyć rozbudowane raporty na żądanie. Ponadto system IMS zsynchronizuje się z rynkami internetowymi i zintegruje z platformami do składania zamówień, sprzedaży i wysyłki, zapewniając bezproblemową obsługę.
Jak SkuVault pomaga w liczeniu cykli
Funkcja audytu SkuVault pozwala Ci dodawać lub usuwać produkty z danej lokalizacji, jak również masowo przenosić produkty z jednej lokalizacji do drugiej, drukować wszystkie produkty w danej lokalizacji i wykonywać kompletne przeliczanie wszystkich produktów w danej lokalizacji, gdzie po prostu skanujesz istniejące pozycje, zastępując je nowymi SKU.
Po przeliczeniu SkuVault generuje raport z audytu, który pokazuje rozbieżności między tym, co powinieneś mieć w magazynie, a tym, co faktycznie w nim masz. A w połączeniu z naszymi raportami transakcji i śledzeniem użytkowników, łatwo jest sprawdzić, co poszło nie tak i kto jest za to odpowiedzialny.
Raport liczenia cykli
Raport liczenia cykli SkuVault pozwala Ci oznaczyć lokalizacje jako „policzone”. Umożliwia to uruchomienie raportu w celu wyszukania lokalizacji, które nie zostały wcześniej policzone i pozwala Ci być bardziej wydajnym poprzez brak wielokrotnego liczenia lokalizacji.
Większe liczenie cykli oznacza mniej liczenia fizycznego, co oznacza mniej roboczogodzin i większą sprzedaż. Co więcej, niechlujna inwentaryzacja to niedokładna inwentaryzacja, a niedokładna inwentaryzacja prowadzi do:
- Oversells
- Undersells
- Stock leżący wokół magazynu, który nie jest wymieniony na Twoich kanałach online
- Deadstock
Dobrze przeprowadzony cykl i program liczenia fizycznego może prowadzić do znacznego obniżenia kosztów operacyjnych i kosztów utrzymania zapasów. Zwiększenie dokładności zapasów może zmniejszyć poziom zapasów bezpieczeństwa. W rezultacie zmniejsza to koszty utrzymania zapasów.
Wniosek
Przestrzeganie najlepszych praktyk w zakresie procedur liczenia zapasów może poprawić dokładność. Liczenie cykli i fizyczne liczenie zapasów może pomóc w utrzymaniu zapasów na rękę w synchronizacji z tym, co jest w sklepie, czy to online na swojej stronie internetowej, online na wielu rynkach, lub w fizycznym sklepie.