To makro ma zarówno nowe cechy, jak i poprawioną funkcjonalność.
Pierwszym usprawnieniem jest to, że numer początkowy usuwanego zakresu (#1) jest zawsze wstępnie wypełniony. W miarę usuwania numerów z listy numerów (#7), numer początkowy ulega zmianie. Odliczanie liczby pozostałych (#6) ma poprawioną dokładność.
Poważnym usprawnieniem jest eksport raportu przenumerowania. W poprzedniej wersji kliknięcie przycisku Eksportuj powodowało wyeksportowanie raportu jako pliku .txt do katalogu Zbiory danych EditTools, a nazwa pliku była wybierana za użytkownika. Zostało to zmienione.
Proces eksportowania pozwala teraz na ustawienie informacji „nagłówka”, który pojawia się na każdym raporcie. Kliknięcie przycisku Eksportuj nagłówek pliku (#3) otwiera okno dialogowe Konserwacja informacji o nagłówku:
Tutaj wprowadzasz swoje informacje identyfikujące (#8). Tekst nagłówka, który będzie się pojawiał w każdym raporcie przenumerowania odnośników, jest pokazany w punkcie #9. Kliknij przycisk Zapisz (#10), aby zapisać informacje. Informacje w nagłówku pozostaną, dopóki ich nie zmienisz; nie ma potrzeby wprowadzania ich od nowa przy każdym projekcie.
Kiedy klikniesz Eksportuj (#4), otworzy się następujące okno dialogowe:
Górne pole (#11) zawiera informacje o ścieżce i nazwie pliku. Obecne informacje są informacjami dla ostatnio eksportowanego raportu. Kliknąć przycisk Nowy, aby podać nowe miejsce zapisu i nazwę pliku oraz wybrać format pliku: .txt, .doc lub .docx. W dolnym polu (#12) wprowadź informacje o projekcie, na przykład „Smith on Rabbits Chapter 98A”. Informacje o projekcie, wraz z datą utworzenia raportu, pojawią się poniżej nagłówka raportu.
Kolejną nową cechą tego makra jest 7 przycisków tekstowych (#2 powyżej). Są to konfigurowalne przyciski, które pozwalają na utworzenie standardowego tekstu, który jest wstawiany do pola Renumer (#A). Jak widać na powyższym obrazku, pierwsze 4 przyciski zostały dostosowane, a 3 dolne nie.
Aby dostosować (lub zmienić) przycisk, kliknij prawym przyciskiem myszy na przycisk, aby otworzyć okno dialogowe Niestandardowy przycisk. W polu Tekst przycisku (#13) wpisz krótki tytuł, który ma się pojawić na powierzchni przycisku (przykład, zobacz wyżej dostosowane przyciski). W polu tekstowym (#14) wpisz tekst, który ma być wyświetlany po naciśnięciu przycisku. Następnie kliknij przycisk Aktualizuj (#15).
Aby użyć wstępnie napisanego tekstu, kliknij na numer referencyjny, który ma zostać zmodyfikowany (#16), tak aby został wpisany w polu Oryginał. Następnie umieść kursor w polu Renumber, czyniąc to pole pustym. Kliknij na przycisk z tekstem, który chcesz wprowadzić (#17). Tekst pojawi się w polu Renumber. Kliknij przycisk Modyfikuj (#18), aby wprowadzić go do głównego pola Renumber (#A).
Tak pojawia się w polu Renumber:
Chociaż nie jest to w pełni widoczne, to jest to tekst, który pojawi się w Raporcie dla klienta: „dane niepublikowane – usunięte z listy referencyjnej i wstawione jako parentetyczne w tekście”.
Ostatnia zmiana wprowadzona do Sprawdzania kolejności numerów referencyjnych ma na celu przyspieszenie i ułatwienie zmiany numeracji. Teraz po kliknięciu na numer oryginału, który ma być przenumerowany, pole Renumer jest automatycznie wypełniane kolejnym numerem. Przy pierwszej zmianie numeracji trzeba ręcznie wprowadzić numer (#19), co uruchamia wewnętrzny licznik makra i pokazuje się następny numer kolejny (#20). Następnie, aby zmienić numerację, kliknij na numer oryginalny i jeżeli sugerowany numer kolejny jest poprawny, kliknij na przycisk Modyfikuj (#21).
Śledzenie zmiany numeracji odnośników
Oryginalne wydanie tego makra zapewniało metodę sprawdzania, czy odnośniki są wywoływane w odpowiedniej kolejności. Nowością jest dodanie możliwości śledzenia zmiany numeracji odnośników. Jak widać na poniższym rysunku, pojawiło się kilka nowych funkcji. (Nie jest pokazany nowy dodatek z ostatniej chwili – przycisk Idź do.)
Pierwszą z nich jest obszar do śledzenia bieżącego i nowego numeru (#1 i #2). Oryginalny numer i jego nowy numer są wprowadzane w #3, a przycisk Modyfikuj jest klikany, aby wprowadzić numery w odpowiednich polach w #1 i #2. Jeśli #5 jest zaznaczony, przenumerowane pozycje są automatycznie usuwane z oryginalnej listy (#9); jeśli nie jest zaznaczony, musisz usunąć numer ręcznie. Kolejny numer renumeracji jest widoczny pod #4. Przy przenumerowywaniu odsyłaczy dobrym rozwiązaniem w relacjach z klientem jest stworzenie listy przenumerowanej, którą można przekazać klientowi, aby korektor mógł z niej skorzystać (a także zachować kopię w archiwum edytowanych plików na wypadek, gdyby w przyszłości pojawiły się pytania). Korzystając z #6, możesz wyeksportować listę przenumerowania do standardowego pliku .txt. Istnieje domyślny plik (Reference Num Order Renumbered List.txt), który jest zapisywany w folderze EditTools Datasets, ale można go nazwać specjalnie dla danego projektu (np. Gossey Laughter Reference Renumbering.txt) i zapisać w wybranym przez siebie folderze, np. w tym samym folderze, w którym znajdują się edytowane pliki projektu.
Nowością jest również możliwość usunięcia zakresu numerów (#7) z listy podstawowej (#9). Na przykład, jeśli autor zaznaczył, że wywołanie zawiera odwołania od 10 do 25, możesz usunąć wszystkie te numery z głównej listy (#9) za jednym razem, a nie po kolei, używając tej funkcji (#7). Licznik (#8) również uległ zmianie. Teraz pokazuje zarówno oryginalną liczbę, jak i pozostałą liczbę.
Nie pokazano, że w ostatniej chwili dodano przycisk Idź do. Pojawia się on nad licznikami (#8). Jego główne zastosowanie to dokumenty, które mają dużą liczbę odwołań. Zamiast przewijać listę numerów w dół (#9), klikamy przycisk Idź do i wpisujemy numer, do którego chcemy przejść. Jest to narzędzie tylko do nawigacji.
Następujące obrazy pokazują niektóre z tych funkcji w działaniu. Pierwszą z nich jest zmiana numeracji.
Renumeracja rozpoczyna się od zlokalizowania numeru oryginalnego, czyli numeru, który ma zostać zmieniony. Oryginalny numer, tak jak widnieje w rękopisie (tzn. numer przed zmianą), znajduje się w lewej kolumnie (#10). Numer ten należy następnie wpisać w polu Oryginał pod numerem #11. Numery można wprowadzać na dwa sposoby. Oryginalny numer można wprowadzić klikając na numer w #10, co spowoduje jego automatyczne wprowadzenie do pola Original w #11, lub można ustawić kursor w polu Original w #11 i ręcznie wprowadzić numer. Następnie wpiszesz nowy numer – czyli numer, na który ma zostać zmieniony – w polu Renumber w #11. W tym przykładzie zmienimy numer referencji 5 na referencję 1 (#11). Zwróć też uwagę na #12, który pokazuje numery referencyjne 1 i 5 na oryginalnej liście numerów zamówień. Ponieważ nie kliknęliśmy jeszcze przycisku Modyfikuj (#11), w polu Następna renumeracja nadal widnieje 0 (#13).
Po kliknięciu przycisku Modyfikuj (#11) okno dialogowe zmienia się. Zmieniony numer pojawia się w głównym polu obok oryginalnego numeru (patrz #14). Dzięki temu możemy spojrzeć na to okno dialogowe i ustalić, które numery uległy zmianie i na jakie. Aby przypomnieć nam, że następna zmiana numeru to 2, pod #15 pojawia się 2. A ponieważ opcja Usuń numer (#5) była zaznaczona, numer 1 został automatycznie usunięty z oryginalnej listy zamówień (#16).
Załóżmy, że referencja 2 jest poprawnie ponumerowana; można ją opuścić lub kliknąć na nią, aby usunąć ją z oryginalnej listy numerów. Kolejną wywoływaną referencją powinna być 3, ale zamiast niej jest 7. Wpisujemy więc 7 w polu Original i 3 w polu Renumber i klikamy Modify (#11). Rezultat jest taki, jak pokazano tutaj:
Ponownie, oryginalne i nowe numery są widoczne w polu Renumber (#17), a następny numer Renumber to 4 (#18). A ponieważ opcja Usuń numer była zaznaczona, numer 3 został usunięty z listy Zamówień Referencyjnych (#19) – ale nie numer 2, który musi być usunięty przez kliknięcie na nim.
Zauważ, że Liczby w #20 nie zmieniły się w stosunku do oryginalnych numerów. Jest to spowodowane tym, że nie usunęliśmy ręcznie numeru z listy Reference Order (#19). Kiedy klikniemy na 2, aby go usunąć (#21), licznik zaktualizuje się automatycznie (#22), jak pokazano tutaj:
Po zakończeniu pracy z plikiem możesz wyeksportować listę renumeracji, klikając przycisk Eksport (#23). Kopię możesz zachować w swojej dokumentacji i wysłać do klienta. Plik jest eksportowany jako plik .txt i jest to prosty plik, jak pokazano tutaj:
Plik jest automatycznie oznaczany jako „Lista renumeracji numerów referencyjnych” (#24) i automatycznie zapisywany w katalogu EditTools Datasets. Możesz zmienić nazwę i lokalizację (#23). Powstaje lista pokazana powyżej. Dwie kolumny numerów (#26) są identyfikowane przez nagłówek (#25), przy czym numery na lewo od przecinka to oryginalne numery referencyjne, a numery na prawo od przecinka to numery przenumerowane. W tym przykładzie przenumerowane zostały wszystkie odnośniki z wyjątkiem odnośnika 7. Plik .txt można wysłać do klienta do wykorzystania przez korektora.
The Original Reference # Order Check Macro
Upewnienie się, że numerowane odnośniki są przywoływane w kolejności w dokumencie, może być trudnym zadaniem, zwłaszcza jeśli jest ich dużo. Większość edytorów używa długopisu i papieru do śledzenia odsyłaczy. EditTools oferuje teraz inną opcję śledzenia odwołań: Reference # Order Check.
Reference # Order Check znajduje się na wstążce EditTools w podmenu References (A) (B), gdzie jest wymieniony jako Ref # Order Check.
Kliknięcie opcji Ref # Order Check (B) powoduje wyświetlenie okna dialogowego dla makra, pokazanego tutaj:
Jeżeli pracujesz jednocześnie nad wieloma projektami, możesz śledzić referencje w każdym z nich, zapisując listę numerów referencyjnych każdego projektu w osobnym pliku, a następnie otwierając ten plik podczas następnej pracy nad konkretnym projektem (#1).
Aby uzupełnić listę numerów referencyjnych, wpisz ostatni numer referencyjny w dokumencie w polu # referencji (#2) i kliknij przycisk Aktualizuj listę (#3). Na przykład, jeśli w dokumencie ostatni numer referencyjny to 123, wpisujemy 123 w polu # referencji (#2), a następnie Aktualizuj listę (#3). Numery od 1 do 123 pojawią się w polu wyświetlania (#4).
Jeśli dokument posiada referencje „a,b” (np. 57a, 62a, 62b, 62c), możesz dodać je do listy za pomocą funkcji Wstaw (#5). W polu Wartość do wstawienia wpisujemy wartość „a,b”, a następnie wskazujemy numer, przed którym ma być wstawiona (pole Wstaw przed) lub numer, za którym ma być wstawiona (pole Wstaw po) na liście. Numer „a,b” pojawi się wtedy na liście. Na przykład, aby wstawić 62b, wpisujemy 62b w polu Wartość do wstawienia, a następnie 62c w polu Wstaw przed lub 63 w polu Wstaw po – zakładając, że na liście mamy już wpisane 62a, ale nie 62c. Aby wprowadzić liczbę, kliknij Insert (#5).
Licz (#6) podaje całkowitą liczbę odwołań i, podobnie jak w przypadku innych makr EditTools, masz możliwość Zapisz, Zapisz & Zamknij lub Zamknij (#7) okno dialogowe.
Załóżmy, że w naszym przykładowym dokumencie jest 117 odwołań. Kliknęlibyśmy na Ref # Order Check (B powyżej), aby otworzyć nasze okno dialogowe, w którym wpisalibyśmy 117 (#8) i kliknęlibyśmy Update List (#9).
Kliknięcie Update List powoduje zaludnienie pola listy numerów referencyjnych (#9).
Jeżeli lista referencji zawiera również referencję o numerze 102a, numer ten można dodać do listy, wpisując numer w polu Wartość do wstawienia (#10) i wpisując albo 103 w polu Wstaw przed (#11), albo 102 w polu Wstaw po (#12), a następnie klikając przycisk Wstaw (#13).
Jak pokazano tutaj, numer 102a jest wprowadzany automatycznie (strzałka). Kliknięcie przycisku Zapisz &Zamknij (#14) powoduje zapisanie listy numerów.
Po ponownym otwarciu okna Sprawdzanie kolejności numerów referencyjnych pojawia się zapisana lista numerów (jak pokazuje włączenie numeru 102a w naszym przykładzie), a licznik wyświetla teraz całkowitą liczbę numerów referencyjnych jako 118 (#16), co stanowi nasze pierwotne 117 plus dodanie numeru 102a.
W fragmencie naszego przykładowego dokumentu, wywołania referencyjne zostały podświetlone. Pierwszym wywołanym odnośnikiem jest 1 (#17), z którym już dawno się zetknęliśmy; następnym jest 43 (#17).
Spojrzenie na okno dialogowe Kontrola kolejności odnośników # mówi nam, że 43 jest kolejnym numerem odnośnika, który powinien być wywołany (#20), więc klikamy pojedynczo na numer 43 w polu numeru (#20), aby usunąć go z listy. To spowoduje przesunięcie numeru 44 na górę listy (#21), wskazując, że jest to następny oczekiwany do znalezienia w dokumencie numer.
Jednakże następny numer referencyjny w naszym dokumencie to 47 (patrz #18 powyżej), a nie oczekiwany 44 (#21). To mówi nam, że odsyłacze 44, 45 i 46 nie są przywoływane w kolejności numerów lub mogą nie być w ogóle przywoływane w dokumencie. Jako redaktorzy podjęlibyśmy kolejne niezbędne kroki, aby poradzić sobie z tym problemem.
Kilka innych punktów: Używając naszego przykładu, jeśli Zapisz & Zamknij Reference # Order Check w tym momencie (po tym, jak 43 zostało usunięte z pola numeru) i ponownie otwórz Reference # Order Check, twoja lista numerów nadal zaczyna się od 44 jako pierwszego numeru (#22), ale twój licznik (#23) wskazuje teraz liczbę numerów pozostałych na liście numerów. Jeśli po prostu zapiszesz, plik zostanie zapisany, ale licznik (#23) się nie zmieni. Licznik zmienia się, gdy plik jest odświeżany w wyniku jego zamknięcia i ponownego otwarcia.
Wreszcie, numery można usuwać z pola numerycznego w dowolnej kolejności; wystarczy kliknąć na numer. Jeśli przypadkowo usuniesz numer, wstaw go ponownie, korzystając z procedury opisanej powyżej dla wstawiania numeru (od #10 do #14).