Funkcja SharePoint Connect to Outlook jest doskonałym przykładem ścisłej integracji pomiędzy SharePoint i innymi produktami Microsoft. Podczas gdy SharePoint 2013 oferuje jeszcze więcej integracji niż wcześniej, funkcja Connect to Outlook jest częścią SharePointa od samego początku. Jakie korzyści oferuje ta łatwa w użyciu funkcja? Dzięki połączeniu Kalendarzy i innych funkcji SharePointa z Outlookiem, możesz przeglądać, a nawet edytować i tworzyć elementy z poziomu Outlooka. Pozwala to na pracę z tymi elementami bez otwierania witryny SharePoint.
Praca z kalendarzami, kontaktami i zadaniami z SharePoint Connect to Outlook
Oprócz poczty elektronicznej, trzy najczęściej używane obszary Outlooka to Kalendarze, Kontakty i Zadania. Te funkcje mają odpowiadające im Listy w SharePoint. Dlatego wydaje się, że nie ma problemu, aby każda z tych list w SharePoint mogła być połączona z odpowiadającym jej obszarem Outlooka. Jeśli użytkownik ma uprawnienia Odczyt na liście w SharePoint, będzie mógł przeglądać i otwierać elementy w Outlooku tak samo, jak w SharePoint. Jeśli ma uprawnienia Współużytkownika w SharePoint, będzie mógł również edytować, a nawet tworzyć i usuwać elementy w Outlooku. Jakiekolwiek uprawnienia mają w SharePoint, będą mieli odpowiednie uprawnienia podczas pracy z tą listą w Outlooku.
Aby utworzyć połączenie:
- Przejdź do żądanej listy w witrynie SharePoint (na przykład, Kalendarz). Na wstążce Lista kliknij przycisk Połącz z programem Outlook.
- W zależności od ustawień przeglądarki może zostać wyświetlone okno dialogowe przeglądarki z pytaniem, czy chcesz zezwolić na ten typ połączenia. Kliknij przycisk Zezwalaj.
Aby wyświetlić Kalendarz w programie Outlook:
- Przejdź do programu Outlook (lub otwórz program Outlook, jeśli nie jest jeszcze otwarty). Może pojawić się okno dialogowe programu Outlook z pytaniem, czy chcesz zezwolić na połączenie. Kliknij Kliknij Tak.
- Kalendarz SharePoint zostanie dodany do grupy Inne kalendarze w lewym pasku nawigacji Kalendarza Outlooka. Możesz zobaczyć Kalendarz, zaznaczając pole obok jego nazwy; odznacz pole, aby go ukryć.
WSKAZÓWKA DODATKOWA: Zobacz Kalendarz SharePoint połączony z twoim osobistym kalendarzem lub innymi kalendarzami, używając trybu Overlay. To nie dodaje wydarzeń SharePointa do twojego kalendarza, ale pozwala zobaczyć wszystkie wydarzenia w pojedynczej siatce kalendarza.
Postępuj w ten sam sposób, aby połączyć Listy Kontaktów SharePointa z twoimi Kontaktami Outlooka lub Zadania SharePointa z Zadaniami Outlooka. (UWAGA: W SharePoint Server 2013 z włączoną funkcją MySite, funkcja ta nazywa się Sync to Outlook i jest to prawdziwa funkcja synchronizacji. Twój MySite będzie zawierał główną listę wszystkich twoich zadań w witrynach, w tym zadań w Outlooku.)
SharePoint Connect to Outlook działa również z Forami dyskusyjnymi, Bibliotekami i innymi
Wielu użytkowników wie o używaniu SharePoint Connect to Outlook do przeglądania i pracy z elementami w Kalendarzach, Kontaktach i Zadaniach. To, co jest często pomijane, to możliwość użycia tej funkcji dla innych List, a nawet Bibliotek.
Widok Folderu w Outlooku jest miejscem, gdzie możesz zobaczyć wszystkie Listy (i Biblioteki) SharePointa, do których jesteś podłączony. Widzisz nie tylko Kalendarze, Listy zadań i Listy kontaktów, ale każdą inną Listę lub Bibliotekę SharePoint. Tytuł każdego połączenia będzie zaczynał się od nazwy witryny lub podwitryny, w której znajduje się lista, a następnie nazwy konkretnej listy lub biblioteki. Ponownie, wszelkie uprawnienia, jakie masz do tej Listy w SharePoint przeniosą się do Outlooka.
Więcej informacji na temat pracy z kalendarzami SharePoint, zobacz moje poprzednie posty na blogu Kodowanie kolorami zdarzeń w kalendarzu SharePoint i Nakładanie kalendarza SharePoint z biblioteką lub inną listą. Stay tuned for additional posts on SharePoint Calendars.
PremierPoint Solutions oferuje szereg kursów szkoleniowych SharePoint, zarówno na poziomie początkującym jak i średniozaawansowanym. Dodatkowo, posiadamy ekonomiczną opcję SharePoint CBT dla tych, którzy woleliby samouczącą się klasę wideo.
.