Athens, Ga. – University of Georgia Office of the Registrar niedawno uruchomił nowy elektroniczny wniosek i system śledzenia, który zapewnia lepszą obsługę i zwiększoną wydajność dla studentów i absolwentów potrzebujących ich transkryptów UGA.
Nowy program e-transcript, który jest zasilany przez Avow Systems Inc, pozwala każdemu studentowi lub absolwentowi z numerem identyfikacyjnym 810 zażądać certyfikowanego pliku PDF swoich transkryptów wysłanych do siebie lub do strony trzeciej – do przyszłego pracodawcy lub innej szkoły lub uczelni. Studenci i absolwenci, którzy otrzymali numer identyfikacyjny 810 mogą zalogować się do nowego systemu.
„Przed uruchomieniem usługi e-transkryptów, wymagaliśmy od naszych studentów i absolwentów wysłania nam listu na papierze z prośbą o przesłanie ich transkryptów, następnie przetwarzaliśmy ich prośbę w naszym biurze i wysyłaliśmy papierowy transkrypt do odbiorcy”, powiedziała Jan Hathcote, rejestrator UGA. „Cały proces trwał około dwóch tygodni, czasem dłużej, w zależności od tego, ile czasu zajęło dostarczenie wniosku pocztą i dotarcie poczty zwrotnej do miejsca przeznaczenia.”
Ostatniej jesieni, po nowym powołaniu Hathcote jako rejestratora w lecie 2011 roku, jej biuro było w stanie włączyć pierwszy krok w procesie e-transkryptu dla użytkowników, aby wysłać wniosek za pośrednictwem formularza online, a papierowy transkrypt został wygenerowany przez biuro rejestratora i wysłany pocztą pierwszej klasy w USA do odbiorcy.
„To przyspieszyło proces o kilka dni na pierwszym końcu, ale proces nadal nie był tak wydajny, jak sobie wyobrażaliśmy”, powiedziała Hathcote. „Chcieliśmy zapewnić lepsze usługi, które byłyby znacznie bardziej wydajne przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa i niezawodności. 1 maja, Hathcote i jej pracownicy byli w stanie zrobić kolejny krok w kierunku zapewnienia w pełni zintegrowanego procesu elektronicznego. Dzięki współpracy z Avow Systems Inc, firmą świadczącą usługi dostarczania autentycznych dokumentów, nowy system e-transkryptu pozwala wnioskodawcy na zamówienie transkryptu online i otrzymanie certyfikowanego PDF w ciągu kilku minut, skracając czas realizacji o kilka dni. Certyfikowany PDF pozwala tylko uwierzytelnionym użytkownikom – tym wyznaczonym przez osobę składającą wniosek o transkrypt – zalogować się i uzyskać dostęp do transkryptu studenta.
„Mieliśmy studenta, który przyszedł do naszego biura i potrzebował swojego transkryptu na rozmowę o pracę dwa dni później. Byliśmy w stanie dostarczyć mu jego transkrypt drogą elektroniczną w ciągu kilku minut,” powiedział Hathcote, „a on był w stanie wysłać swój transkrypt jednocześnie w bezpiecznym, certyfikowanym formacie PDF do osoby, która przeprowadzała z nim rozmowę kwalifikacyjną.”
Dodatkowa usługa zawarta w Avow zapewnia możliwości śledzenia, dzięki czemu użytkownik zna dokładną lokalizację transkryptu. Zmniejsza to niepokój związany z wiedzą, czy zapisy zostały wysłane i otrzymane odpowiednio. Pozwala to również studentom na dołączenie dodatkowych dokumentów, takich jak życiorys, listy referencyjne i aplikacje wraz z ich transkryptami.
Więcej informacji i możliwość składania zamówień na e-transkrypty, patrz http://www.reg.uga.edu/transcripts.
.