Acorduri de achiziție generală

Un GSA Schedule BPA este un acord stabilit de un cumpărător guvernamental cu un contractant Schedule pentru a satisface nevoi repetitive de bunuri sau servicii (FAR 8.405-3). Acordurile BPA facilitează contractantul și cumpărătorul să satisfacă nevoi recurente având în vedere cerințele specifice ale clientului, utilizând în același timp întreaga putere de cumpărare a cumpărătorului, profitând de reducerile de cantitate, economisind timp administrativ și reducând birocrația. BPA-urile sunt benefice pentru:

Schedule BPA: La dispoziția dumneavoastră

Governmentwide Schedule BPAs

Cum diferă Schedule BPAs?

Stabilirea Schedule BPAs

BPA Set Asides

Open Market Items

Governmentwide Schedule BPAs

GSA gestionează mai multe BPAs care sunt disponibile pentru toate agențiile federale. Aceste BPA-uri au fost stabilite pentru a consolida o nevoie specifică identificată în cadrul agențiilor guvernamentale.

• Federal Strategic Sourcing Initiative BPAs
  • Fireless FSSI
  • Furnituri de curățenie și salubritate
  • Întreținere, reparații, și operațiuni
• IT și servicii
  • Servicii de protecție a identității
  • Salesforce
  • Acorduri de achiziție de software (fost SmartBUY)
    • Acorduri de achiziție de software

    .

    • Acorduri software de gestionare a bazelor de date
    • Acorduri software de gestionare a întreprinderilor (EMS)
    • Acorduri software de asigurare a informației
• Călătorii, Transport și logistică
  • Găzduire de urgență

Înapoi sus

În ce fel sunt diferite acordurile BPA cu program?

Diferența dintre acordurile de achiziție globală (Blanket Purchase Agreements – BPA) „tradiționale” și BPA-urile stabilite în cadrul programului GSA Schedules este că BPA-urile „tradiționale” fac obiectul cerințelor din FAR partea 13. Partea 13 din FAR nu se aplică BPA-urilor din GSA Schedule, cu excepția FAR 13.303-2(c), care prevede că „BPA-urile pot fi stabilite cu contractanții GSA Federal Supply Schedule…”, FAR 8.405-3 prevede că activitățile de comandă pot stabili BPA-uri în cadrul oricărui contract Schedule pentru a satisface nevoile recurente.

Considerați avantajele utilizării GSA Schedules: economii de costuri, timp și efort administrativ, plus flexibilitate, transparență și control al achiziției.

Începând cu aceste avantaje, luați în considerare dacă să stabiliți BPA-uri – și câte BPA-uri să stabiliți – și evaluați diverși factori specifici agenției, dar incluzând:

• Amploarea și complexitatea cerinței (cerințelor);
• Frecvența/numărul total de cerințe preconizate a fi plasate în cadrul AAP-urilor – inclusiv toți utilizatorii preconizați/activitățile de comandă;
• Beneficiile unei concurențe continue și necesitatea de a compara periodic mai multe abordări tehnice sau prețuri;
• Costul administrativ al AAP-urilor față de cel al AAP-urilor. capacitatea de a stabili și de a utiliza proceduri de comandă care sunt și mai rapide și mai simplificate de noile proceduri de comandă din Schedule; și
• Calificările tehnice ale contractantului (contractanților) din Schedule disponibil(i).

Determinarea celei mai bune abordări în materie de achiziții publice și BPA-urile din Schedule

FAR 17.5, Interagency Acquisition, impune agențiilor să pregătească o Determination of Best Procurement Approach (Determinare a celei mai bune abordări în materie de achiziții publice) atunci când utilizează contractul unei alte agenții. Această cerință se aplică comenzilor din Schedule care depășesc valoarea de 550.000 de dolari și include comenzile din Schedule BPA.

Înapoi sus

Stabilirea de Schedule BPA

Când se stabilesc Schedule BPA-uri cu atribuire unică sau multiplă, un cumpărător trebuie să urmeze procedurile descrise în FAR 8.405-3. Rezultatul este că, în general, cumpărătorul solicită cel puțin trei surse și primește oferte de preț de la acestea și caută reduceri de preț înainte de a stabili un GSA Schedule BPA.

Dacă cumpărătorul solicită o singură sursă (adică o „sursă unică”), activitatea de comandă trebuie să își justifice acțiunea în conformitate cu FAR 8.405-6, Limited Sources Justification and Approval. La stabilirea unui BPA „sursă unică”, cumpărătorul a limitat luarea în considerare a numărului de contractanți care ar putea primi atât BPA, cât și comenzile rezultate. Prin urmare, cumpărătorul trebuie să respecte cerințele privind sursele limitate și aprobarea prevăzute în FAR 8.405-6 în momentul atribuirii BPA.

Termeni și condiții

La stabilirea unui BPA de tip „Schedule”, toți termenii și condițiile contractului de tip „Schedule” se transferă la BPA. Cumpărătorii nu pot modifica sau adapta termenii și condițiile contractului Schedule, dar pot adăuga termeni și condiții la nivel de agenție și la nivel local care nu intră în conflict cu termenii și condițiile contractului Schedule.

Dispozițiile și clauzele adăugate în mod obișnuit abordează subiecte precum conflictele de interese organizaționale și aprobarea subcontractanților sau a personalului cheie. Alte considerente la nivel de comandă pot include termene de livrare mai rapide și reduceri de preț.

Când există o întrebare cu privire la faptul dacă termenii suplimentari ai GSA Schedule BPA intră în conflict cu contractul GSA Schedule, cumpărătorul trebuie să contacteze ofițerul de contractare al GSA.

Aprobarea BPA cu atribuire unică

Niciun BPA cu atribuire unică cu o valoare estimată mai mare de 112 milioane de dolari, inclusiv orice opțiuni, nu poate fi atribuit decât dacă șeful agenției stabilește în scris că:

• Comenzile preconizate în cadrul BPA sunt atât de strâns legate între ele încât numai o singură sursă poate efectua în mod rezonabil lucrările;
• BPA prevede numai comenzi cu preț fix ferm, care includ:
  • Produse sau servicii (sarcini specifice care urmează să fie executate) cu prețuri stabilite în BPA; și
  • Doar o singură sursă este calificată și capabilă să execute lucrările la un preț rezonabil pentru guvern sau este necesar, în interesul public, să se atribuie BPA unei singure surse pentru circumstanțe excepționale.

Limitări de timp

Achizițiile de achiziții publice cu atribuiri multiple nu trebuie să aibă o durată mai mare de cinci ani, dar pot face acest lucru pentru a îndeplini cerințele programului [FAR 8.405-3(d)(1)].

Un BPA cu o singură atribuire nu trebuie să aibă o durată mai mare de un an, dar poate avea până la patru opțiuni de un an.

Un contractant din Schedule poate primi un BPA care se extinde dincolo de durata actuală a contractului său din Schedule (sau un BPA care conține opțiuni care se extind dincolo de durata actuală a contractului din Schedule) dacă există perioade de opțiune rămase în contractul din Schedule care, dacă sunt exercitate, acoperă perioada de execuție a BPA, inclusiv orice opțiune (opțiuni).

Care comandă emisă (inclusiv opțiunile sale de comandă) împotriva unui BPA existent înainte ca BPA să expire va avea propria sa perioadă de execuție (inclusiv opțiunile de comandă). Aceasta va fi finalizată (inclusiv orice opțiuni de comandă) în conformitate cu clauza FAR 52.216-22(d) a Contractului Schedule, care prevede,

„Orice comandă emisă în timpul perioadei de valabilitate a prezentului contract și care nu este finalizată în această perioadă va fi finalizată de către contractant în termenul specificat în comandă. Contractul reglementează drepturile și obligațiile contractantului și ale guvernului în ceea ce privește comanda respectivă în aceeași măsură ca și cum comanda ar fi fost finalizată în perioada de valabilitate a contractului, cu condiția ca contractantul să nu fie obligat să efectueze nicio livrare în temeiul prezentului contract după finalizarea comenzii clientului, inclusiv a opțiunilor, la 60 de luni de la expirarea perioadei de comandă a contractului de bază.”

Punerea comenzilor

Când un cumpărător stabilește un BPA în raport cu un contract GSA Schedule, comenzile plasate în cadrul BPA îndeplinesc cerințele Competition in Contracting Act of 1984 (CICA) pentru o concurență deplină și deschisă atunci când procedurile de comandă BPA din GSA Schedule BPA sunt respectate la 8.405-3(c).

Revizuirea anuală

Acumpărătorul efectuează o revizuire anuală a GSA Schedule BPA pentru a determina dacă:

• Contractul Schedule subiacent este încă în vigoare
• BPA reprezintă în continuare cea mai bună valoare
• Cantitățile/montanții estimați au fost depășiți și pot fi obținute reduceri suplimentare de preț.

Acumpărătorul va documenta rezultatele revizuirii sale.

Back to Top

BPA Set Asides

La discreția cumpărătorului, BPA-urile pot fi puse deoparte pentru următoarele tipuri de întreprinderi mici:

• Întreprinderi mici
• Firme 8(a) (agențiile trebuie să colaboreze cu SBA pentru a finaliza procesul de ofertare și acceptare)
• Întreprinderi mici de tip HUBZone
• Veteranii cu dizabilități de serviciu.întreprinderi mici deținute de veterani de război
• Întreprinderi mici deținute de femei dezavantajate din punct de vedere economic
• Întreprinderi mici deținute de femei eligibile în cadrul Programului pentru întreprinderi mici deținute de femei

Procedurile din 8.405-3 trebuie să fie urmate pentru rezervările BPA. Cercetarea de piață va furniza informații cu privire la posibilitatea ca trei sau mai mulți titulari de liste din cadrul uneia dintre categoriile de întreprinderi mici menționate să poată furniza produsele și/sau serviciile solicitate.

În mod alternativ, activitățile de comandă pot lua în considerare statutul socioeconomic atunci când identifică contractanții pentru a fi luați în considerare sau pentru a concura pentru atribuirea unei comenzi sau a unui BPA. Cel puțin, activitățile de comandă ar trebui să ia în considerare, dacă este disponibil, cel puțin un contractant de tip Schedule pentru întreprinderi mici, întreprinderi mici deținute de veterani, întreprinderi mici deținute de veterani cu dizabilități, întreprinderi mici HUBZone, întreprinderi mici deținute de femei sau întreprinderi mici dezavantajate (FAR 8.405-5).

Dacă un BPA este rezervat pentru alte tipuri de întreprinderi mici, documentația din dosar trebuie să includă cercetarea de piață efectuată împreună cu Schedules luate în considerare pentru atribuire.

Comandă de comisionare în cadrul BPA fără comisionare

În cazul în care BPA cu atribuiri multiple sunt stabilite fără utilizarea de comenzi de comisionare, comenzile din cadrul acestor BPA pot fi comisionate, atâta timp cât, la momentul atribuirii BPA, a fost transmisă o notificare corespunzătoare cu privire la faptul că activitatea de comandă poate, la discreția sa, să efectueze comisionări. Atunci când se plasează comenzi de rezervă în cadrul APP, activitățile de comandă trebuie să respecte următoarele îndrumări:

Când se stabilesc comenzi de rezervă în cadrul APP, avem următoarele îndrumări:

• PAP-urile existente cu atribuiri multiple sau APP-urile care au fost stabilite fără notificarea prealabilă a potențialilor deținători de APP-uri că se pot stabili comenzi de rezervă în cadrul APP-urilor, nu trebuie să aibă comenzi de rezervă. Procedurile de plasare a comenzilor în cadrul BPA-urilor provin din FAR 8.405-3(c) și impun ca activitatea de comandă să ofere „șanse echitabile” tuturor titularilor de BPA-uri.
• BPA-urile cu atribuiri multiple nou-înființate pot utiliza comenzi rezervate în cazul în care:
  1. În cererea de ofertă pentru BPA se precizează în mod clar că achizitorul/cumpărătorii pot decide să rezerve comenzi pentru sarcini sau comenzi de livrare, astfel cum se descrie în procedurile de comandă cuprinse în cererea de ofertă pentru BPA și în conformitate cu FAR 8.405-3(c).405-3(c)(2); și
  2. Există o concurență suficientă între titularii BPA astfel încât comenzile de sarcini sau de livrare rezultate să respecte pe deplin cerințele de reglementare menționate mai sus. Cel mai simplu mod de a respecta aceste cerințe este de a stabili un număr mai mult decât adecvat de BPA-uri pentru a acoperi amploarea și profunzimea comenzilor de livrare a sarcinilor sau a comenzilor de livrare preconizate, iar cel puțin trei surse vor fi concurenți viabili pentru fiecare sarcină sau comandă de livrare; sau
  3. Acumpărătorul a documentat în mod corespunzător restricționarea considerațiilor în conformitate cu cerințele din FAR 8.405-6, și a generat o justificare privind sursele limitate.

Înapoi sus

.

Open Market Items

În conformitate cu termenii contractelor GSA Schedule, contractanții au posibilitatea de a depune cereri pentru a adăuga bunuri sau servicii care se încadrează în domeniul de aplicare al contractelor lor existente. Astfel, cumpărătorii pot contacta contractanții Schedule pentru a solicita ca articolele de pe piața liberă care se încadrează în domeniul de aplicare să fie adăugate la contractele lor GSA Schedule.

Articolele de pe piața liberă sunt, de asemenea, cunoscute sub numele de articole accidentale, articole necontractuale, articole care nu fac parte din Schedule și articole care nu se încadrează în domeniul de aplicare al Schedule al contractantului și nu pot fi adăugate la contract. În conformitate cu FAR 8.402(f), pentru comoditate administrativă, un ofițer de contractare cumpărător poate adăuga articole care nu se regăsesc în contractul GSA Schedule – de exemplu, articole de pe piața liberă – la un GSA Schedule BPA sau la o comandă individuală sau la un ordin de livrare numai dacă:

• Au fost respectate toate reglementările aplicabile în materie de achiziții referitoare la achiziționarea articolelor care nu se regăsesc în contractul GSA Schedule (de ex, publicitatea (FAR partea 5), cerințele privind concurența (FAR partea 6), achiziționarea de articole comerciale (FAR partea 12), metodele de contractare (FAR părțile 13, 14 și 15) și programele pentru întreprinderi mici (FAR partea 19));
• Ofițerul contractant cumpărător a stabilit că prețurile pentru articolele care nu se regăsesc în contractul GSA Schedule sunt corecte și rezonabile;
• Articolele sunt etichetate în mod clar pe comandă ca fiind articole care nu se regăsesc în contractul GSA Schedule; și
• Toate clauzele aplicabile articolelor care nu se regăsesc în contractul GSA Schedule sunt incluse în comandă.

Back to Top