Athens, Ga. – Biroul registratorului Universității din Georgia a lansat recent un nou sistem electronic de solicitare și urmărire, care oferă servicii îmbunătățite și o eficiență sporită pentru studenții și absolvenții care au nevoie de transcrierile lor UGA.
Noul program e-transcript, care este alimentat de Avow Systems Inc., permite oricărui student sau absolvent cu un număr de identificare 810 să solicite un PDF certificat al transcrierilor lor, trimis fie către ei înșiși, fie către o terță parte – fie către un viitor angajator, fie către o altă școală sau colegiu. Studenții și absolvenții care au primit un număr 810 se pot conecta la noul sistem.
„Înainte de a lansa serviciul de transcriere electronică, le ceream studenților și absolvenților noștri să ne trimită o scrisoare pe suport de hârtie prin care să solicite trimiterea transcrierilor, apoi procesam cererea în biroul nostru și trimiteam prin poștă o transcriere pe suport de hârtie destinatarului”, a declarat Jan Hathcote, registrator pentru UGA. „Întregul proces dura aproximativ două săptămâni, uneori mai mult, în funcție de timpul necesar pentru ca cererea să ajungă la poștă și pentru ca poșta de retur să ajungă la destinație.”
În toamna anului trecut, în urma noii numiri a lui Hathcote în funcția de registrator în vara anului 2011, biroul ei a reușit să încorporeze primul pas în procesul de transcriere electronică pentru ca utilizatorii să trimită o solicitare printr-un formular online, iar o transcriere pe hârtie era generată de biroul registratorului și trimisă prin poșta americană de primă clasă către destinatar.
„Acest lucru a accelerat procesul cu câteva zile la început, dar procesul încă nu era atât de eficient pe cât ne-am imaginat”, a spus Hathcote. „Am vrut să oferim un serviciu mult mai eficient, care să fie mult mai eficient, menținând în același timp securitatea și fiabilitatea.”
La 1 mai, Hathcote și personalul său au putut face următorul pas în furnizarea unui proces electronic complet integrat. În parteneriat cu Avow Systems Inc., o companie de servicii de livrare de documente autentice, noul sistem de transcriere electronică permite solicitantului să comande transcrierea online și să primească un PDF certificat în câteva minute, reducând timpul de predare cu câteva zile. PDF-ul certificat permite doar utilizatorilor autentificați – acei utilizatori desemnați de persoana care solicită transcriptul – să se conecteze și să acceseze transcriptul studentului.
„Am avut un student care a venit la biroul nostru și care avea nevoie de transcriptul său pentru un interviu de angajare două zile mai târziu. Am putut să-i furnizăm transcriptul în format electronic în câteva minute”, a declarat Hathcote, „și a putut să trimită transcriptul simultan, într-un format PDF securizat și certificat, și persoanei care îi susținea interviul.”
Un serviciu suplimentar inclus de Avow oferă capabilități de urmărire, astfel încât utilizatorul să cunoască locația exactă a transcriptului. Acest lucru ameliorează anxietatea de a ști dacă înregistrările au fost trimise și primite în mod corespunzător. De asemenea, permite studenților să atașeze documente suplimentare, cum ar fi CV-uri, scrisori de recomandare și cereri de înscriere, împreună cu transcrierile lor.
Pentru mai multe informații și pentru a plasa comenzi de transcrieri electronice, consultați http://www.reg.uga.edu/transcripts.
.