Factura de catering este un document care va ajuta atât firma de catering, cât și clientul în crearea, facturarea (firma de catering) și plata (clientul) unui eveniment special. Furnizorul (furnizorii de catering) va (vor) trece în revistă evenimentul și ce fel de eveniment ar dori clientul să creeze. Furnizorul va colecta apoi un depozit (de obicei nerambursabil) pentru a asigura toate aspectele evenimentului de catering și va comunica clientului data la care restul trebuie să fie plătit integral (de obicei, chiar înainte ca evenimentul să aibă loc). Factura va furniza toate informațiile necesare privind prețurile și serviciile, precum și un document atașat care va colecta toate informațiile de plată preferate de client. 
- Furnizează clienților o listă detaliată a serviciilor și costurilor și specifică condițiile de plată.
- Servește atât ca un rezumat al lucrării, cât și ca o cerere formală scrisă de plată și ar trebui să fie considerat un document esențial în orice lucrare de catering.
Pas cu pas: Cum să organizezi un eveniment
Clienții cumpără adesea mai multe firme de catering înainte de a alege pe cine să angajeze. Atunci când un furnizor de catering primește o solicitare, ar trebui să o ia ca pe o oportunitate de a-și dovedi abilitățile, punând întrebările potrivite și demonstrând stăpânirea meseriei.
Câteva detalii de bază sunt necesare pentru a formula o estimare: Există un interval general de preț pe care clientul îl are în minte? Se va servi alcool? Sunt necesare și alte servicii auxiliare? În funcție de circumstanțe, pregătirea mâncării poate fi făcută fie la fața locului, fie de la distanță; serviciul la fața locului este de obicei preferabil, dar poate costa mai mult.
Tăiați numărul de persoane și oferiți o ofertă
Cu un număr de persoane estimat și câteva specificații critice ale evenimentului, firma de catering ar trebui să furnizeze o ofertă scrisă. Amintiți-vă că poate exista potențial de negociere, așa că o propunere de servicii nu ar trebui să fie livrată în termeni finali. Dacă un client este nemulțumit de parametrii sugerați, oferta poate fi modificată prin schimbarea meniului sau a planului de servicii.
Oferta ar trebui să specifice și condițiile de plată. Va fi necesar un depozit în avans? Când trebuie efectuată plata finală? Cum rămâne cu ajustările la oferta inițială ca răspuns la schimbările de preț sau la alte variabile?
Pregătiți personalul și mâncarea
Pregătirea pentru un eveniment înseamnă mai mult decât strângerea ingredientelor sau pregătirea mâncărurilor. Un catering de succes se bazează pe o pregătire atentă a personalului. Membrii echipei ar trebui să știe clar care sunt responsabilitățile lor la început. Unii furnizori de servicii de catering folosesc chiar și programe software, cum ar fi CaterPro, Event Master sau altele, pentru a diagrama planurile de etaj, pentru a cartografia fluxul de lucru și, în general, pentru a pregăti întreaga echipă pentru eveniment.
Furnizați servicii într-un mod profesionist
Mâncarea bună nu poate compensa orice serviciu lipsit de strălucire. Execuția trebuie să fie meticuloasă, indiferent de cât de „pretențios” ar fi clientul.
Completați și livrați factura de catering cu ajustările finale
Când sunteți gata să solicitați plata, livrați factura clientului. Unele modificări de ultimă oră pot fi necesare, dacă, de exemplu, prețurile ingredientelor critice s-au schimbat sau dacă numărul de persoane a fost revizuit în sus.
.