Când numărătorile ciclului de inventariere și numărătorile fizice ale inventarului nu sunt exacte, este o problemă. Prea multe stocuri blochează capitalul în exces care ar putea fi folosit pentru a finanța alte domenii ale afacerii sau pentru a plăti datoriile. Un stoc prea mic poate însemna mai multe ieșiri din stoc și poate afecta vânzările.
Inventarul precis este esențial pentru previziuni, gestionarea depozitului, logistică și gestionarea retururilor. Acesta afectează aproape fiecare aspect al operațiunii dvs., de la operațiunile și costurile depozitului până la capacitatea dvs. de a îndeplini comenzile corect și la timp. Greșelile pot avea un efect de propagare care ar putea dura ani de zile.
Ce este o numărare ciclică a inventarului și o numărare fizică a inventarului?
În funcție de procedurile dvs. de numărare a inventarului, puteți efectua numărarea fizică a inventarului, numărarea ciclică periodică sau ambele.
Numărarea ciclică
Numărarea ciclică este una dintre cele mai populare proceduri de numărare a inventarului. În loc de a număra întregul inventar la un moment dat, întreprinderile numără un număr de articole din depozit. Numărarea ciclică este o tehnică de eșantionare statistică. Numărarea anumitor articole este folosită ca referință pentru restul depozitului.
Este similar cu modul de lucru al companiilor de sondaje. Acestea iau un eșantion reprezentativ de opinii ale oamenilor despre subiecte ca o modalitate de a măsura atitudinile într-un context mai larg. Numărătorile de bicicliști iau o imagine instantanee a unor locații specificate. Folosind aceste informații, întreprinderile pot determina dacă inventarul este corect în locațiile analizate și pot folosi acest lucru ca un ghid pentru alte zone.
Dacă inventarul dvs. este greșit în numărătorile ciclice, probabil că veți găsi aceleași inexactități în alte zone. În mod similar, dacă numărătorile ciclice arată că inventarul dvs. este exact, este mai probabil să aveți numărători exacte în tot depozitul.
Conturile ciclice pot fi efectuate ca parte a fluxului de lucru zilnic fără a închide întregul depozit. În timp, puteți parcurge ciclic fiecare zonă de inventariere. Pentru a maximiza valoarea auditului și pentru a reduce la minimum durerea numărătorii fizice, vă recomandăm să efectuați cel puțin patru numărători ciclice complete pe an.
Contări fizice ale inventarului
Conturile fizice ale inventarului se fac prin numărarea fiecărui articol din întregul inventar. Această numărătoare este folosită pentru a se potrivi cu registrele de inventar pentru a elimina orice inexactitate. Este un proces consumator de timp și de forță de muncă intensivă.
Realizarea unei numărători fizice a inventarului poate fi, de asemenea, dificil de realizat cu acuratețe fără a opri întreaga operațiune. Pe măsură ce se efectuează numărătorile, pot sosi noi stocuri sau o parte din stocul actual poate fi expediat.
De ce sunt importante numărătorile de inventar?
Procedurile de numărare a inventarului au rolul de a ține cont de discrepanțele dintre cantitățile pe care ar trebui să le aveți și cantitățile care sunt prezente fizic în depozitul dumneavoastră. Acest lucru este deosebit de important pentru vânzătorii de comerț electronic.
Dacă numărătoarea stocurilor nu se sincronizează cu produsele dvs. disponibile pe piețele online, este posibil să nu puteți onora comenzile. Pentru vânzătorii multi-canal fără un sistem integrat de gestionare a inventarului, poate fi foarte ușor să vă abateți de la numărătoarea stocurilor atunci când vindeți pe mai multe platforme care au un sistem de raportare individual.
Majoritatea companiilor au probleme cu numărătoarea stocurilor
Operațiunea medie de vânzare cu amănuntul din Statele Unite are o numărătoare de inventar precisă pentru doar 63% din stocul său, potrivit GS1 US Apparel and General Merchandise Initiative, un consorțiu de comercianți cu amănuntul, distribuitori și furnizori. Aceasta reprezintă o mulțime de venituri potențial pierdute sau de stocuri rătăcite.
Inventarul incorect duce la supravânzări și la epuizări de stocuri. Mai mult de 30% dintre întreprinderi s-au confruntat cu situații în care au vândut articole pe care le arătau ca fiind în stoc, dar care nu au putut fi localizate în cadrul inventarului. Aceste situații pot provoca coșmaruri logistice pentru vânzători și pot lăsa clienții frustrați.
Inventarul precis îmbunătățește marjele
Doar gestionarea precisă a inventarului vă va îmbunătăți profitabilitatea. Reducerea numărului de ieșiri din stoc și a stocurilor excedentare poate scădea costurile totale ale inventarului cu 10%.
Cum să efectuați numărătorile de inventar
Majoritatea operațiunilor de vânzare cu amănuntul sunt obligate fie de normele lor contabile, fie de normele fiscale să efectueze numărători de inventar. Acest lucru poate însemna efectuarea unei numărători fizice a inventarului pentru a furniza înregistrări exacte pentru autoritățile fiscale sau pentru a se asigura că registrele contabile ale afacerii reflectă valoarea curentă a inventarului.
Dacă efectuați numărători ciclice, numărători fizice ale inventarului sau o combinație, Asociația pentru Managementul Lanțului de Aprovizionare recomandă implementarea unei bucle de feedback de numărare:
Bucla de feedback de numărare
- Evaluați starea actuală a integrității inventarului și stabiliți nivelurile de acuratețe vizate
- Conduceți numărătoarea
- Să urmăriți variațiile și să investigați cauzele principale
- Implementați acțiuni pentru a îmbunătăți nivelul de acuratețe
- Comparați cifrele actuale și stabiliți nivelurile de acuratețe țintă
.
Se numește o buclă de feedback de numărare deoarece, atunci când finalizați etapa 5, este timpul să reveniți la etapa 1.
Iată câteva dintre cele mai bune practici pentru procedurile de numărare a inventarului pentru efectuarea numărătorii fizice și a numărătorii ciclice a inventarului.
Bune practici pentru numărarea ciclică a inventarului
* Pentru a implementa cu succes aceste bune practici, utilizați ca resursă echipa de succes a clienților SkuVault.
Să urmați aceste cele mai bune practici pentru numărarea ciclului de inventariere poate face procesul mai eficient:
- Instalația dvs. ar trebui să programeze numărarea ciclului pentru a face parte din operațiunile normale ale instalației.
- Programați numărarea ciclului frecvent. Cu cât frecvența de numărare a ciclurilor este mai mare, cu atât mai mare va fi acuratețea inventarului și mai mici vor fi scăderile de inventar. Multe operațiuni de depozitare efectuează zilnic numărători ciclice în diferite zone ale depozitului în fiecare zi.
- În loc să se facă numărători aleatorii, cel mai eficient mod de a efectua numărători ciclice este clasificarea articolelor în grupe A, B și C. Este logic să petreceți cel mai mult timp făcând numărătorile ciclice cu inventarul care reprezintă cea mai mare valoare.
- Grupa A compromite inventarul care reprezintă 70-80% din valoarea totală a inventarului dumneavoastră
- Grupa B reprezintă următoarele 10-15% din valoarea inventarului
- Grupa C reprezintă ultimele 10-5% din valoarea inventarului
- Dacă trebuie să faceți ajustări rapide în ceea ce privește acuratețea inventarului dumneavoastră, concentrați-vă atenția asupra celor din grupa A. De obicei, A-urile vor reprezenta aproximativ 20-25% din totalul SKU-urilor dumneavoastră, dar oferă cel mai mare randament. De asemenea, dacă puteți identifica deficiențe în aceste grupe, este probabil să puteți identifica cauza principală a discrepanțelor care poate fi aplicată tuturor grupelor.
- Asignarea unor echipe dedicate de numărare a ciclurilor permite companiei să formeze mai multe persoane pentru a îndeplini aceste sarcini. Dimensiunea echipei va depinde de mărimea și complexitatea inventarului unei companii. O organizație mare ar putea avea o echipă de numărare a ciclurilor formată din mai mulți angajați cu normă întreagă. Cu toate acestea, o organizație mai mică ar putea avea doar doi angajați care să efectueze numărătorile ciclice pentru o mică parte din ziua lor de lucru.
- Către numărătorile ciclice ar trebui să se deplaseze metodic în tot depozitul, astfel încât toate produsele să fie numărate cel puțin o dată pe trimestru.
- Două persoane separate ar trebui să numere produsele atunci când este posibil. Ar trebui să se facă o comparație oarbă a numărătorii lor înainte de a se înregistra ajustările. Orice discrepanță ar trebui să fie revizuită.
- Înainte de numărarea ciclică, toate tranzacțiile deschise, cum ar fi recepția, expedierea, WIP, ar trebui să fie închise pentru articolele care sunt selectate pentru numărarea ciclică.
- Puteți preveni erorile prin investigarea surselor de eroare. Este esențial să identificați și să remediați orice procese sau probleme de formare care cauzează erori de inventariere.
- Ar trebui să urmăriți parametrii de precizie a inventarului în timp. De asemenea, puteți stabili obiective pentru acuratețea inventarului. Cunoscându-vă cifrele și urmărind îmbunătățirile (sau scăderile) vă poate ajuta să identificați unde sistemele funcționează (sau eșuează).
- Contorizarea ciclului ar trebui să se facă la începutul zilei, înainte ca operațiunile instalației să fi început în plină desfășurare sau la sfârșitul zilei, după ce operațiunile s-au încheiat.
- Procesul de numărare ciclică ar trebui să fie bine definit și documentat.
- Separați procesul de numărare ciclică și cel de înregistrare a inventarului pentru a asigura acuratețea.
Bune practici pentru numărarea fizică a inventarului
* Pentru a implementa cu succes aceste bune practici, utilizați echipa de succes a clienților SkuVault ca resursă.
Cele mai bune practici de numărare fizică sau de inventariere fizică pot îmbunătăți eficiența numărării fizice:
- Ar trebui să efectuați o numărătoare simulată în timpul etapei de planificare a numărării fizice pentru a estima cu exactitate timpul și resursele necesare.
- Informați furnizorii, clienții și producția ar trebui să despre programul de numărare fizică, astfel încât orice ajustare a aprovizionării să poată fi făcută în avans.
- Realizați numărarea fizică a SKU-urilor cu mișcare lentă cu câteva zile înainte de numărarea propriu-zisă, pentru a minimiza timpul în care instalația trebuie să fie închisă pentru inventarierea fizică.
- Înainte de a întreprinde numărarea fizică, eliminați toate stocurile defecte și învechite, astfel încât timpul petrecut pentru acest proces să fie redus.
- Nu afișați valorile economice ale cantităților SKU în timpul numărării. Din moment ce numărați toate stocurile, acestea sunt irelevante pentru numărarea fizică.
- Zonele de numărare desemnate reprezintă baza pentru alocarea echipelor de numărare și pentru monitorizarea progresului inventarului.
- Asigurați-vă că aveți la dispoziție echipamentul adecvat, precum și orice dispozitive specializate, pentru echipele de numărare.
- Asigurați-vă că vă instruiți personalul în activitățile de numărare fizică pentru a asigura buna desfășurare a numărătorii.
- În mod normal, operațiunile ar trebui să înceteze complet pentru numărare. Cel puțin, mișcarea materialelor ar trebui să fie redusă la minimum și bine documentată pentru a se asigura că articolele nu sunt numărate de două ori sau, dimpotrivă, omise cu totul.
- Dacă nu puteți întrerupe operațiunile pentru o numărătoare fizică, asigurați-vă că aveți un sistem bine definit pentru modul în care veți gestiona modificările aduse inventarului după efectuarea numărătorii fizice.
- Personalul de sistem ar trebui să fie disponibil pentru asistență în cazul în care sunt întâmpinate probleme de sistem în timpul activităților de numărare fizică.
- Separați procesul de numărare fizică a inventarului și cel de înregistrare a inventarului pentru a asigura acuratețea.
Exemple din lumea reală privind importanța inventarierii
Există un număr record de piese și produse care se află în depozite în acest moment. Federal Reserve Bank urmărește stocurile private și estimează că există peste 674 de miliarde de dolari de bunuri ajustate sezonier care stau în depozite și magazine. Atunci când inventarul nu este vândut, poate duce la acumularea de stocuri, imobilizând capital care ar putea fi folosit pentru alte lucruri.
Când numărătorile de stocuri nu sunt precise, tot felul de lucruri pot merge prost. Walmart recunoaște că a pierdut 3 miliarde de dolari în vânzări pentru un an. În același timp, stocul său a crescut într-un ritm mai rapid decât vânzările. Urmărirea defectuoasă a dus la suprastocuri și epuizări de stocuri.
Nike a pierdut mai mult de aproape 100 de milioane de dolari din cauza gestionării defectuoase a inventarului. Best Buy a fost în imposibilitatea de a livra comenzile din noiembrie și decembrie înainte de Crăciun, într-un an, atunci când inventarul lor în stoc a devenit necorespunzător cu numărătoarea de pe piața sa online. Ralph Lauren și-a văzut profiturile scăzând cu 50% și valoarea acțiunilor scăzând cu 16 miliarde de dolari din cauza eșecurilor în gestionarea inventarului.
Inventarul incorect este mai mult decât frustrant. Este costisitor.
Întrebări comune despre inventariere
Iată câteva dintre cele mai frecvente întrebări pe care organizațiile le au despre inventariere:
Cât de des ar trebui să vă numărați inventarul?
Răspunsul scurt este cât de des posibil. O numărătoare ciclică completă a tuturor stocurilor dvs. ar trebui făcută cel puțin o dată pe trimestru, deși multe operațiuni de depozitare fac numărători ciclice zilnice pentru secțiuni strategice pentru a evita să fie nevoite să numere cantități mari la sfârșitul trimestrului. Numărătorile fizice ar trebui făcute cel puțin o dată pe an.
Când ar trebui să-mi număr inventarul?
În mod normal, numărătorile de inventar ar trebui să aibă loc atunci când operațiunile încetează la sfârșitul zilei sau înainte de începerea lor. Dacă trebuie să faceți inventarul în timp ce operațiunile continuă, trebuie să aveți un sistem pentru a contabiliza mărfurile nou sosite sau articolele selectate pentru expediere.
Pot folosi pe oricine pentru a număra inventarul?
Puteți, dar nu este recomandat. Majoritatea operațiunilor de depozitare au echipe de numărare sau persoane care au fost instruite cu privire la proceduri și sunt monitorizate pentru acuratețe. Ar trebui să dispuneți de un mecanism de urmărire pentru a vă asigura că echipele dvs. numără cu acuratețe.
Am nevoie de un sistem de gestionare a depozitului/sistem de gestionare a inventarului?
Puteți face totul manual și urmări în Excel, dar riscul de erori este semnificativ. Un sistem de gestionare a depozitului (WMS) și un sistem de gestionare a inventarului (IMS) vă va îmbunătăți în mod dramatic acuratețea și vă va permite să faceți rapoarte solide la cerere. De asemenea, un IMS se va sincroniza cu piețele online și se va integra cu platformele dvs. de comandă, vânzări și expediere pentru o experiență perfectă.
Cum vă ajută SkuVault la contorizarea ciclului
Funcția de audit a SkuVault vă permite să adăugați sau să eliminați produse dintr-o locație, precum și să mutați în bloc produse dintr-o locație în alta, să imprimați toate produsele dintr-o locație și să efectuați o renumărare completă a tuturor produselor dintr-o locație, în care pur și simplu scanați peste articolele existente, înlocuindu-le cu noile SKU-uri.
După o renumărare, SkuVault generează un raport de audit, care arată discrepanțele dintre ceea ce ar trebui să aveți în stoc și ceea ce aveți efectiv în stoc. Și, combinat cu rapoartele noastre de tranzacții și cu urmărirea utilizatorilor, este simplu să vezi ce a mers prost și cine este responsabil.
Raportarea numărării ciclurilor
Raportarea numărării ciclurilor de la SkuVault vă permite să marcați locațiile ca fiind „Numărate”. Acest lucru vă permite să rulați raportul pentru a căuta locații care nu au fost numărate anterior și vă permite să fiți mai eficienți prin faptul că nu renumărați locațiile de mai multe ori.
Creșterea numărului de cicluri înseamnă mai puține numărători fizice, ceea ce înseamnă mai puține ore de muncă și mai multe vânzări. Mai mult, un inventar dezordonat este un inventar inexact, iar un inventar inexact duce la:
- Vânzări excedentare
- Vânzări excedentare
- Stocuri care zac prin depozit și care nu sunt listate pe canalele dvs. online
- Stocuri moarte
Un program de numărare fizică și ciclică bine executat poate duce la reduceri semnificative ale costurilor operaționale și de păstrare a stocurilor. Creșterea acurateței inventarului poate reduce nivelul stocurilor de siguranță. Ca urmare, acest lucru reduce costurile de păstrare a stocurilor.
Concluzie
Să urmați cele mai bune practici pentru procedurile de numărare a stocurilor vă poate îmbunătăți acuratețea. Numărătorile ciclice și numărătorile fizice ale inventarului vă pot ajuta să vă mențineți inventarul disponibil în sincronie cu ceea ce se află în magazinul dvs. indiferent dacă este online pe site-ul dvs. web, online pe mai multe piețe sau în magazinul dvs. fizic.