În calitate de colector de fonduri, învățați cum să organizați o licitație silențioasă de succes. Tocmai când credeți că știți cum să o faceți, tendințele se schimbă, apar noi articole la modă, donatorii caută ceva diferit, tehnologia evoluează și multe altele. Așadar, vă adaptați.
Alicitațiile silențioase sunt una dintre cele mai populare modalități prin care organizațiile nonprofit implică invitații și strâng bani la evenimentele de strângere de fonduri. Există o varietate de moduri de a organiza o licitație silențioasă, dar dacă vă amintiți punctele cheie de mai jos, veți avea succes.
1. Recrutarea și instruirea voluntarilor pentru licitația ta silențioasă
Atenție la cine recrutați pentru a organiza licitația ta silențioasă. Voluntarii care se ocupă de procurarea obiectelor pentru licitație au de gând să livreze? Au ei conexiunile de care aveți nevoie pentru a asigura obiectele must-have sau experiențele pe care le doresc donatorii dumneavoastră?
Apoi, trebuie să vă gândiți la ziua propriu-zisă a licitației silențioase. Voluntarii care au spus că vor ajuta la casă vor fi acolo, sau pe ringul de dans? Sunt acești voluntari extrovertiți și vor încuraja invitații la eveniment să liciteze la licitație?
2. Cum să instruiți voluntarii licitației silențioase
Nu numai că este esențial ca voluntarii licitației silențioase să se prezinte pentru a ajuta la maximizarea licitației silențioase, ci și ca aceștia să știe ce au de făcut. Instruirea voluntarilor dvs. este o componentă importantă înainte de orice eveniment, mai ales dacă folosiți un software pentru licitații silențioase.
Academia de instruire online a companiei GiveSmart este disponibilă pentru toți partenerii noștri non-profit, la orice nivel de serviciu. Echipa noastră de licitații silențioase cu servicii complete sosește înainte de evenimentul dvs. pentru a vă ajuta să configurați zona de check-in, să instruiți invitații cu privire la software, să furnizați echipamente și să asigurați coerența între site-ul dvs. de licitații silențioase și articolele de licitație disponibile la eveniment.
De asemenea, instruirea îi învață pe voluntari și pe angajați cum să utilizeze platforma GiveSmart, astfel încât aceștia să poată licita și dona în numele invitaților care ar putea avea nevoie de asistență.
3. Cum să solicitați donații pentru licitația dvs. silențioasă
În plus față de voluntarii din seara evenimentului, probabil că vă veți baza pe unii voluntari pentru a obține donații pentru licitația dvs. silențioasă. Pe măsură ce începeți să vă planificați licitația silențioasă, este important să decideți cine va solicita o anumită valoare a obiectelor de licitație.
Aceste obiective ar trebui să fie definite în mod clar, astfel încât voluntarii și personalul să fie trași la răspundere pentru îndeplinirea unui catalog de licitație care vă va ajuta să vă atingeți obiectivele de strângere de fonduri.
De asemenea, merită să discutați despre ce obiecte sau experiențe doresc și îi interesează pe donatorii dumneavoastră, deoarece acest lucru îi va ghida pe solicitanții de donații și, în cele din urmă, va duce la o activitate de licitație mai intensă. Obiectele foarte căutate vor crește sumele pe care donatorii sunt dispuși să le liciteze, în comparație cu obiectele (cum ar fi cardurile cadou) care au o valoare stabilită.
Licitația dvs. silențioasă ar trebui să fie alcătuită în întregime din donații, dacă este posibil. Uneori, organizațiile vor utiliza companii de consignație atunci când nu pot face rost de articole care sunt mai greu de obținut (de exemplu, bilete la Hamilton sau pachete de vacanță exclusive).
Recomandăm să adoptați o abordare strategică atunci când încorporați articole de consignație. Este important să înțelegeți structura de prețuri a companiei de consignație și măsura în care articolele lor sunt dorite de donatori. În unele cazuri, articolele de licitație în consignație pe care le oferiți pot atrage un public nou la eveniment.
Înțelegerea a ceea ce doresc donatorii este esențială atunci când se organizează o licitație silențioasă de succes.
În timp ce vă adresați comunității dvs. pentru donații pentru licitația silențioasă, puteți activa, de asemenea, formularul de donații de articole de pe site-ul dvs. GiveSmart. Acest formular accelerează colectarea de informații de la donatori și adaugă automat articolele în coada de așteptare pentru ca administratorii să le încarce în catalogul licitației. Folosirea tehnologiei în acest mod permite trimiterea ușoară a articolelor la licitație și încărcarea imaginilor mobile din mers, pe măsură ce importați articolele.
4. Cum să vă promovați licitația silențioasă
Promovarea licitației silențioase înainte de eveniment este o modalitate excelentă de a-i entuziasma pe invitați cu privire la articole și la evenimentul în sine. Dacă este prima dată când folosiți un software de licitație mobilă, este important să-i anunțați pe invitați că vor licita de pe telefoanele lor, astfel încât să-și amintească să le aducă la eveniment.
Platforma de licitație silențioasă a lui GiveSmart vă permite să comunicați cu invitații prin e-mail sau mesaj text, astfel încât puteți utiliza această caracteristică pentru a vă promova licitația silențioasă înainte de eveniment. De asemenea, puteți deschide licitația înainte de începerea evenimentului pentru a implica donatorii în licitații prealabile.
Licitația înainte de eveniment este benefică pentru că îi obișnuiește pe invitați cu platforma mobilă, îi entuziasmează pentru eveniment și îi implică în licitație, permițându-vă să începeți seara evenimentului cu bani deja strânși!
5. Găzduirea licitației silențioase online
Găzduirea licitației online cu licitație mobilă le permite donatorilor să participe de oriunde, așa că este o idee excelentă să vă promovați articolele de licitație și pagina de donații prin intermediul rețelelor sociale. Organizația dvs., personalul și voluntarii ar trebui să împărtășească cu toții licitația pe Facebook, Twitter, Instagram și orice alte platforme pe care sunt activi.
Aceasta va încuraja oamenii din afara grupului dvs. tipic de donatori să doneze, deoarece licitația va ajunge la noi audiențe pe rețelele sociale. Poate că prietenii dvs. din întreaga țară doresc să susțină o organizație în care sunteți implicat sau cunosc exact persoana care se va răsfăța cu acel tricou semnat pentru o cauză bună.
6. Cum să configurați un eveniment de licitație silențioasă
Este benefic să aveți o pagină de pornire pentru evenimentul dvs. de licitație silențioasă la care oaspeții pot veni pentru itinerariul evenimentului, bilete, informații de contact, detalii despre licitație și multe altele. O pagină de destinație pentru evenimentul dvs. vă pregătește pentru succes pe măsură ce oaspeții, donatorii și voluntarii caută mai multe informații.
GiveSmart oferă organizațiilor un hub pentru a vinde bilete, sponsorizări, a face donații, a licita obiecte, a cumpăra marfă, a procesa plăți și a rula rapoarte. Pentru procesarea plăților și realizarea de rapoarte, este foarte bine să aveți o soluție de ticketing care se integrează cu licitația dvs. astfel încât invitații să fie nevoiți să se conecteze și să plătească o singură dată.
Întocmirea fizică a licitației în ziua evenimentului este la fel de importantă ca și cea digitală de luat în considerare. Modul în care vă expuneți articolele de licitație va avea un impact direct asupra performanței acestora. Iată câteva lucruri pe care trebuie să le luați în considerare:
- Țineți cont de locație și de spațiu în timp ce vă gândiți la locul unde se vor amesteca invitații.
- Puneți licitația la vedere.
- Asigurați-vă că există spațiu pentru a parcurge articolele de licitație.
- Imprimați foile de afișare cu un font lizibil.
- Pentru experiențe sau certificate, puteți tipări o foaie de afișare personalizabilă direct de pe site-ul dvs. GiveSmart în loc să rescrieți toate informațiile care există deja în catalogul de licitație.
7. Desfășurarea evenimentului de licitație silențioasă
În ziua evenimentului, zona de licitație ar trebui să fie un punct de atracție, iar aici intră în joc personalul sau voluntarii de licitație silențioasă. Este important ca aceștia să îi încurajeze pe invitați să se plimbe prin zona de licitație și să răsfoiască articolele pe măsură ce sosesc și se îndreaptă spre bar.
Dacă invitații doresc să liciteze, îi puteți îndruma către mesajul text de bun venit pe care l-au primit la sosire, vă puteți oferi să plaseze o ofertă în numele lor sau să le oferiți instrucțiuni suplimentare privind licitația, dacă este necesar.
Pe măsură ce evenimentul continuă, utilizați Centrul de mesaje pentru a comunica cu invitații pe parcursul serii. Anunțați-i când este timpul să se așeze la cină. Reamintiți-le că este posibil ca unele articole să nu aibă încă oferte. Întrebați-i dacă au verificat minunatul pachet de vacanță. Anunțați-i când urmează să înceapă programul sau dați-le un avertisment de timp pe măsură ce licitația se apropie de final.
Voluntarii și personalul care acționează ca asistenți de licitație ar trebui să continue să sprijine oaspeții pe tot parcursul evenimentului, dincolo de ora de cocktail, verificând dacă au nevoie de asistență pentru licitații sau donații.
8. Impactul unui vizual de licitație
În timp ce evenimentul este în curs de desfășurare, puteți proiecta un vizual de licitație pe un perete sau pe un ecran de proiecție care se va actualiza în timp real pe măsură ce vin ofertele. Acest lucru stârnește competiția în sală și actualizează invitații cu privire la locul în care se află ofertele pe măsură ce ceasul licitației continuă să scadă. O imagine similară a unei donații sau a unui termometru poate fi afișată în timpul unei promisiuni digitale sau a unei donații prin SMS, astfel încât toată lumea să poată urmări cum se adună donațiile. Este o modalitate excelentă de a crea entuziasm în sală și de a încuraja donațiile de toate mărimile să fie făcute.
9. Cum să vă încheiați licitația silențioasă
Este o idee bună să stabiliți o oră de încheiere a licitației, deoarece creează un sentiment de urgență și este interesant pentru invitați să fie încă la eveniment atunci când află că sunt câștigători. Când licitația se încheie, trimiteți un mesaj text câștigătorilor prin intermediul Centrului de mesaje.
Filtrând și direcționând câștigătorii către zona de plată, veți accelera procesul de plată și veți elimina aglomerația de la sfârșitul serii. Oaspeții vor ști dacă au câștigat sau nu și nu va fi nevoie să bombardeze zona de casierie întrebând despre câștigătorii licitației.
10. Urmărirea invitaților după o licitație silențioasă
Notele de mulțumire și chitanțele fiscale sunt importante de trimis după un eveniment. Cu toate acestea, donatorii de toate vârstele spun că primirea unui raport de impact este cel mai important mesaj de urmărire pe care trebuie să îl primească, potrivit studiului Community Brands’ Donor Experience Study. Donatorii vor să știe cum contribuția lor a avut un impact direct asupra misiunii pe care o servește organizația dumneavoastră – ei vor să vadă că au ajutat să facă o diferență.
11. Furnizarea de chitanțe
Pentru scopuri financiare și fiscale, chitanțele sunt o necesitate. Platforma GiveSmart trimite automat chitanțe donatorilor și cumpărătorilor de bilete după ce o plată este procesată pe site-ul unui eveniment. Numai această caracteristică economisește echipelor de dezvoltare ore de muncă și grija compilării și trimiterii manuale a chitanțelor.
12. Cum să evaluați succesul licitației silențioase
După ce evenimentul a fost spus și făcut, este important să vă uitați în urmă și să vedeți cât de bine s-au descurcat articolele de licitație. Iată câteva lucruri pe care ar trebui să le luați în considerare:
- Câți dintre invitații dvs. au participat la licitație?
- Cine au fost cei mai activi ofertanți
- Care a fost ROI-ul dvs.
13. Raportarea post-eveniment și planificarea pentru anul viitor
Raportarea post-eveniment este importantă, deoarece planificați pentru anul viitor. Tabloul de bord al evenimentelor GiveSmart oferă informații în timp real pentru licitații, utilizatori și finanțe.
Centrul Rapoarte este locul în care administratorii organizației pot descărca o varietate de rapoarte în format Excel, CSV și PDF.
Aceste rapoarte includ:
- Solduri neplătite
- Oferte de licitație silențioasă
- Donații
- Comenzi de bilete
- Atenți
- Rafle
- Articole de ocazie și multe altele.
Concluzie
Achizițiile silențioase sunt o modalitate excelentă de a implica donatorii, de a oferi experiențe unice, de a strânge bani și de a crea entuziasm pentru misiunea organizației dumneavoastră. Acordarea atenției cuvenite fiecărei faze a procesului asigură un succes maxim și un stres minim în momentul în care utilizați o licitație în cadrul campaniei dvs. de strângere de fonduri.
Vă invităm să explorați produsele noastre, să programați o demonstrație gratuită sau să ne contactați pentru orice curiozitate, întrebare sau dacă doriți să vorbiți cu cineva din echipa noastră din zona dvs.
- Autor
- Postări recente
- Campionii strângerii de fonduri… și unde îi poți găsi. – 24 martie 2021
- 7 sfaturi despre cum să construiești o strategie de sensibilizare eficientă – 10 martie 2021
- Ghidul de strângere de fonduri pentru turneele de golf – 16 februarie 2021
.