Imaginați-vă că construiți o casă. Trebuie să ridici pereții înainte de a-i putea zugrăvi. Vopsirea pereților depinde de faptul că pereții sunt construiți.
Proiectele, la fel ca în viața reală, nu se întâmplă într-un vid și au propriile seturi de dependențe și constrângeri, indiferent de industrie. Găsirea unei activități sau a unei sarcini de proiect izolate este aproape imposibilă, deoarece proiectele sunt interconectate în mod inerent.
Mulți manageri consideră că identificarea și gestionarea dependențelor în managementul de proiect este una dintre cele mai importante și mai consecvente sarcini.
Ce sunt dependențele de proiect?
Dependențele în managementul de proiect se ocupă de gestionarea și programarea sarcinilor de proiect, păstrând în același timp secvențele și cerințele acestora în minte. Dacă sarcina B necesită finalizarea sarcinii A, atunci vom spune că sarcina B este dependentă de sarcina A. Acest lucru poate părea simplu acum, dar în proiectele complexe cu mai multe sarcini interdependente, lucrurile pot deveni dezordonate.
Cele ce urmează sunt câțiva dintre termenii importanți legați de dependențele din managementul de proiect.
Constrângeri
În managementul de proiect, dependențele și constrângerile merg mână în mână. Constrângerile proiectului sunt restricțiile sau limitele în care managerul trebuie să rămână în timpul realizării proiectului. Cele trei constrângeri majore ale oricărui proiect sunt
- costul
- timpul
- domeniul de aplicare al proiectului.
Oriceori, dependențele în proiecte apar din cauza anumitor constrângeri din proiect. De exemplu, dacă echipa dvs. își poate permite doar un singur dezvoltator de software, atunci sarcinile în care aveți nevoie de un dezvoltator vor fi dependente unele de altele.
Lead and Lag
Lead este un concept unic care se aplică doar relațiilor „de la sfârșit la început”, mai multe detalii despre acesta mai târziu. Acesta se referă la timpul cu care sarcinile următoare sunt accelerate în raport cu sarcinile precedente. În timp ce relația FtS cere ca sarcinile următoare să nu poată începe înainte de terminarea sarcinilor precedente, managerii de proiect aplică timpii de devansare pentru a reduce timpul total al proiectului.
Lag nu este restricționat de tipul de relație. El se referă la timpul de întârziere între sarcini atunci când nu sunt utilizate resurse. Deși nu este de dorit, timpul de întârziere este uneori necesar pentru a asigura finalizarea proiectului. Atunci când zugrăviți o cameră, timpul suplimentar necesar pentru a o lăsa să se usuce înainte de a începe să agățați tablourile este timpul de decalaj.
Calea critică
Clanțul de activități continue care duc la finalizarea unui proiect este calea critică a proiectului. Dacă oricare dintre sarcinile din calea critică întârzie, întregul proiect va fi întârziat în același timp, cu excepția cazului în care o altă sarcină critică este finalizată înainte de timp pentru a o compensa.
Gestionați mai bine dependențele cu Kissflow Project
Tipuri de dependențe în managementul proiectelor
Dependențele pot fi de diferite tipuri, deoarece factorii interni și externi le pot afecta. În cele ce urmează sunt prezentate câteva dintre principalele categorii de dependențe de proiect.
1. Dependențe logice
Cunoscute și sub denumirea de dependențe cauzale. Aceste dependențe sunt o parte inerentă a proiectului și nu pot fi evitate. Sarcinile caracterizate ca fiind dependențe logice folosesc de obicei ieșirea sarcinilor precedente ca intrare, astfel încât nu le puteți rula în paralel.
Considerați că proiectul dumneavoastră este coacerea unui tort. Nu puteți începe procesul decât dacă aveți toate ingredientele de care aveți nevoie.
2. Dependențe de resurse
Această dependență își are originea într-o constrângere de proiect, deoarece se referă la disponibilitatea resurselor partajate. Dacă două sarcini necesită aceeași resursă pentru finalizare, atunci ele vor depinde de finalizarea celeilalte.
3. Dependențe preferențiale
Aceste dependențe depind, în general, de membrii echipei, de alte părți interesate și de practicile industriale. Dependențele preferențiale apar atunci când sarcinile sunt programate pentru a urma practicile standard dezvoltate.
În cele mai multe cazuri, proiectul poate concura chiar dacă ignorați dependențele preferențiale din sarcinile dumneavoastră, dar vor exista unele probleme de calitate.
4. Dependențe externe
Nu contează cât de mult planificați, există lucruri care vor scăpa de sub controlul dumneavoastră. Unele sarcini depind de factori externi, iar managerii de proiect nu pot face nimic pentru a le influența progresul. Pentru a face față acestor dependențe, este recomandat să aveți un plan de rezervă.
Pot avea loc întârzieri din partea furnizorilor sau alte circumstanțe neprevăzute care vă pot afecta progresul. Un bun manager de proiect întocmește întotdeauna câteva planuri de urgență, astfel încât totul să continue să funcționeze fără probleme chiar și în fața adversităților.
5. Dependențe între echipe
Acesta este un eveniment comun în organizațiile mari. Uneori, mai multe echipe lucrează la un singur proiect complex și se bazează una pe cealaltă pentru a finaliza proiectul la timp.
Învățați cum poate fi realizat eficient managementul timpului în cadrul unui proiect.
Înțelegerea dependențelor sarcinilor într-un proiect
Înțelegerea și identificarea relației dintre dependențe în managementul sarcinilor este o parte importantă a fișei de post a unui manager de proiect. În cele ce urmează sunt prezentate relațiile dintre cele patru tipuri de dependențe ale sarcinilor în managementul proiectelor.
- De la sfârșit la început (FtS): Sarcina B nu poate începe până când sarcina B nu este finalizată. De exemplu, trebuie să asamblați pizza înainte de a o strecura în cuptor.
- Finish to finish (FtF): Sarcina A se poate termina numai atunci când se termină Sarcina B. În dezvoltarea de software, echipa de asigurare a calității găsește și raportează erorile (Sarcina A), iar echipa de inginerie le remediază (Sarcina B). În acest caz, testarea este finalizată numai atunci când se termină remedierea erorilor.
- Start to start (StS): Sarcina B nu poate începe înainte ca sarcina A să înceapă. Atunci când se toarnă asfalt pe drum, acesta trebuie imediat nivelat, deoarece se usucă rapid. Așadar, sarcinile de turnare a asfaltului și de nivelare a drumului trebuie să înceapă împreună.
- Start to finish (StF): Sarcina B trebuie să înceapă pentru ca sarcina A să fie finalizată. Luați în considerare postul unui agent de securitate. Un paznic de noapte nu va fi eliberat până când paznicul de dimineață nu preia comanda.
Cum să gestionați dependențele în managementul de proiect
Similar cu multe alte provocări în managementul de proiect, nu există o modalitate ca la carte de a face față dependențelor. Modul în care le veți gestiona depinde de cerințele și condițiile proiectului în cauză.
Cu toate acestea, există câteva lucruri comune pe care toți managerii le fac pentru a gestiona cu succes dependențele în proiectele lor.
Identificați și vizualizați
Este important să identificați și să înregistrați toate dependențele în timpul planificării proiectului. În caz contrar, veți risca să complicați lucrurile, deoarece, fără o gestionare adecvată a sarcinilor, șansele ca proiectul dumneavoastră să reușească devin mici.
Vizualizarea datelor vă poate ajuta în recunoașterea dependențelor. Acesta este locul unde instrumente precum diagramele Gantt sunt utile. Planșele Kanban funcționează, de asemenea, foarte bine, dar va trebui să le configurați cu etichete.
Angajați-vă cu părțile interesate
Managerii trebuie să ia la bord părțile interesate de proiect, astfel încât toți cei implicați să rămână pe aceeași pagină. Trebuie să vă asigurați că părțile interesate înțeleg dependențele majore și modul în care fiecare dintre ele va afecta proiectul.
Realizați un jurnal de risc
Înțelegerea dependențelor proiectului sunt excelente pentru reducerea riscurilor. Odată ce ați identificat toate dependențele, este timpul să știți cum vor afecta proiectul dacă ceva nu merge bine. Cele mai multe proiecte sunt, de obicei, vulnerabile din cauza dependențelor externe asupra cărora nu aveți niciun control.
Multe constrângeri au, de asemenea, anumite riscuri asociate cu ele, așa că va trebui să fiți pregătit și pentru ele. Odată ce ați identificat și enumerat toate listele, este timpul să reduceți impactul lor asupra proiectului dvs.
Faceți planuri de urgență
Simplu cunoașterea dependențelor și a riscurilor nu este suficientă. Trebuie să vă asigurați că, chiar dacă ceva nu merge bine, proiectul rămâne pe drumul cel bun și se finalizează cu succes. Gestionarea adecvată a riscurilor proiectului vă permite să economisiți timp prețios și să intrați în modul de „control al daunelor” imediat ce lucrurile încep să meargă spre sud.
Crearea de tampoane pentru a minimiza efectul dependențelor este, de asemenea, o strategie de atenuare excelentă pentru a vă asigura finalizarea cu succes a proiectului la timp.
Să rămâneți la curent cu Kissflow Project
Dacă sunteți un manager de proiect instruit sau vi s-a impus managementul de proiect, va trebui să vă bazați pe tehnologie pentru a finaliza treaba. Kissflow Project face ca gestionarea proiectelor să fie simplă și intuitivă pentru toată lumea. Software-ul de gestionare a proiectelor bazat pe cloud vine cu funcții integrate, cum ar fi gestionarea sarcinilor și urmărirea în timp real, pentru a vă ajuta să faceți față tuturor provocărilor cu care se poate confrunta un manager de proiect.
Nu contează dacă sunteți la fața locului sau lucrați de acasă, în izolare, veți fi întotdeauna la curent cu lucrurile cu Kissflow Project, cu acces live și disponibilitate cross-platform. Înscrieți-vă pentru Kissflow Project și începeți să îl utilizați gratuit.
.