În piața de afaceri modernă, sunteți condiționat să priviți spre viitor. Cu toții suntem. Și acesta este un lucru care poate îngreuna navigarea cu succes în Affordable Care Act (ACA), deoarece nu este suficient să priviți doar spre viitor atunci când vine vorba de conformitatea dvs. cu ACA.
Pentru a vă conforma legii, în multe cazuri trebuie, de asemenea, să vă uitați în trecut pentru a determina eligibilitatea ACA a angajaților dvs.
Măsurarea precisă a eligibilității a devenit din ce în ce mai importantă, deoarece evaluările de penalități ale IRS se pot ridica la milioane de dolari. Și, așa cum am învățat în blogul nostru anterior, penalitățile se acumulează lunar și se pot acumula rapid pentru fiecare an în care nu sunteți în conformitate.
Când este necesară măsurarea
În conformitate cu dispozițiile privind responsabilitatea partajată a angajatorului din ACA, marii angajatori trebuie să ofere o acoperire de sănătate care să îndeplinească cerințele de acoperire minimă esențială (MEC) pentru 95% dintre angajații lor cu normă întreagă sau să fie expuși unor posibile penalități. Sună destul de ușor, dar când vine vorba de ceea ce constituie un angajat cu normă întreagă, răspunsul poate părea destul de complicat.
În conformitate cu legea, un angajat cu normă întreagă este cel care are o medie de 30 sau mai multe ore de serviciu pe săptămână sau 130 de ore pe lună. Acesta poate fi un calcul ușor pentru angajații care au un program stabil. Dar pentru angajații cu program variabil, măsurarea eligibilității nu este întotdeauna la fel de simplă.
În calitate de angajator, compania dvs. poate determina statutul de normă întreagă al angajaților dvs. prin numărarea orelor de serviciu ale fiecărui angajat folosind una dintre cele două metode de măsurare a „echivalenței”: lunară și retrospectivă. Astăzi ne vom concentra asupra metodei de măsurare „look-back”.
Ce este metoda „look-back”?
Când utilizează metoda „look-back”, un angajator „se uită înapoi” la orele de serviciu anterioare pentru a determina statutul de normă întreagă pentru o perioadă de timp viitoare. Altfel spus, metoda „look-back” este o abordare pentru determinarea statutului de normă întreagă prin urmărirea orelor de lucru ale angajaților pe o perioadă de timp stabilită și apoi prin calcularea numărului mediu de ore lucrate în acea perioadă pentru a determina statutul de normă întreagă.
Există trei părți esențiale ale măsurătorilor „look-back”:
1. Perioada de măsurare
Perioada de măsurare este perioada pentru care angajatorul „privește înapoi” la orele istorice de serviciu. Perioada de măsurare retrospectivă poate fi cuprinsă între 3 și 12 luni. Angajatorilor li se permite să aleagă lungimea perioadei de măsurare retrospectivă atâta timp cât aceasta este conformă cu standardele minime și maxime de măsurare.
Există două tipuri de perioade de măsurare: Măsurarea inițială pentru noii angajați și Măsurarea standard pentru angajații în curs.
Perioada de măsurare inițială: Angajați noi
Pentru a măsura eligibilitatea pentru noii angajați, trebuie să luați în considerare dacă se așteaptă în mod rezonabil ca angajatul să lucreze mai mult de 30 de ore pe săptămână. În caz afirmativ, angajatului și persoanelor aflate în întreținerea acestuia trebuie să li se ofere acoperire în termen de 90 de zile de la angajare.
Dacă nu se poate stabili în mod rezonabil că noul angajat va lucra peste 30 de ore pe săptămână, atunci angajatul poate fi clasificat ca fiind un angajat cu program variabil. În acest caz, veți începe să urmăriți orele de lucru pe parcurs. Pentru noii angajați cu program variabil și pentru angajații sezonieri, puteți utiliza o perioadă de analiză retrospectivă cuprinsă între 3 și 12 luni, care începe la orice dată între prima perioadă de plată în care sunt înregistrate orele angajatului și prima zi a primei luni care urmează datei de începere a activității. Dacă orele angajatului ating sau depășesc o medie de 130 de ore pe lună cu normă întreagă pe parcursul perioadei inițiale de măsurare, se va stabili că acesta este „cu normă întreagă” și, prin urmare, este eligibil pentru acoperire pe toată perioada de stabilitate ulterioară – chiar dacă orele sale sunt reduse în timpul perioadei de stabilitate.
Perioada de măsurare standard: Angajați în curs de desfășurare
Perioadele de măsurare standard sunt utilizate pentru angajații în curs de desfășurare, adică un angajat care a lucrat o perioadă de măsurare standard completă. În acest caz, angajatorii trebuie să se uite literalmente în urmă pentru a calcula media orelor de muncă de-a lungul perioadei de măsurare. Dacă angajatul are o medie de 130 de ore sau mai mult pe lună, angajatul este considerat cu normă întreagă și este eligibil pentru beneficii în conformitate cu ACA.
În timp ce un angajator poate avea perioade de măsurare standard diferite pentru diferite categorii de angajați (categoriile diferite sunt limitate la cele descrise în 54.4980H-3(d)(1)(v)), perioadele de măsurare și determinarea eligibilității trebuie să se facă pe o bază uniformă și consecventă pentru toți angajații din aceeași categorie.
Vezi un exemplu.
Exemplu: Să presupunem că un angajator utilizează o perioadă de măsurare standard de 12 luni începând cu 1 noiembrie 2018. Ca atare, angajații în curs de desfășurare sunt măsurați de la 1 noiembrie 2018 până la 31 octombrie 2019 din anul următor pentru a determina eligibilitatea pentru începutul anului de plan 1 ianuarie 2020.
Pentru a calcula orele pentru angajații în curs de desfășurare, faceți o medie a orelor de lucru de-a lungul perioadei de analiză retrospectivă. În acest exemplu, angajatul nostru a lucrat un total de 1 596 de ore, rezultând o medie de 133 de ore pe lună.
Pentru că orele lucrate sunt mai mari decât cele 130 de ore necesare, se stabilește că angajatul este cu normă întreagă și eligibil.
2. Perioada de așteptare
A doua parte a măsurării retrospective include o perioadă de așteptare administrativă înainte ca beneficiile de asistență medicală să fie implementate. Această perioadă nu poate fi mai mare de 90 de zile și este opțională pentru angajatori.
Exemplu: După ce angajații sunt măsurați de la 1 noiembrie până la 31 octombrie, compania utilizează o perioadă de așteptare de 61 de zile (1 noiembrie – 31 decembrie). În această perioadă, angajatorul prelungește ofertele de acoperire pentru persoanele identificate ca fiind cu normă întreagă și acordă timp pentru ca angajatul să facă selecția beneficiilor și să se înscrie pentru o acoperire care intră în vigoare la 1 ianuarie.
3. Perioada de stabilitate
Cea de-a treia componentă este o perioadă de stabilitate, perioada de acoperire „blocată” pentru angajații care sunt determinați ca fiind cu normă întreagă în timpul unei perioade de măsurare inițială sau standard. Perioada de stabilitate nu poate fi mai scurtă decât perioada de măsurare și trebuie să aibă o durată cuprinsă între 6 și 12 luni. Adesea, are aceeași durată ca și perioada de măsurare.
Este important de reținut că, dacă orele de lucru ale angajatului ating sau depășesc media de normă întreagă (130 de ore pe lună) pe durata perioadei de măsurare, acesta va fi considerat un angajat ACA „cu normă întreagă” și, prin urmare, va fi eligibil pentru acoperire pe toată durata perioadei de stabilitate ulterioare – chiar dacă orele sale sunt reduse în timpul perioadei de stabilitate.
Exemplu: Deoarece angajatul nostru de exemplu a lucrat un număr mediu de ore care a fost mai mare de 130, trebuie să i se ofere beneficii pentru perioada de stabilitate 1 ianuarie 2020 – 31 decembrie 2020.
Puncte finale de luat în considerare
Înainte de a încheia, iată câteva considerații finale cu privire la metodele de măsurare „look-back”.
IRS a declarat că metoda de măsurare „look-back” nu poate fi utilizată pentru a calcula numărul de angajați cu normă întreagă în scopul determinării statutului de Angajator Mare Aplicabil. Aceste metode de calcul pot fi găsite pe site-ul IRS. În schimb, aceasta poate fi utilizată doar pentru a determina:
- Cărora angajatorul trebuie să le ofere o acoperire minimă esențială pentru a evita o plată de răspundere partajată de angajator; și
- Cuantumul oricărei obligații potențiale pentru o plată de răspundere partajată de angajator.
Cum vă poate ajuta Health e(fx)
În timp ce toate acestea pot părea complicate, Health e(fx) vă poate ajuta să vă simplificați procesul de măsurare a metodei de evaluare retrospectivă prin intermediul soluțiilor noastre Health e(fx) Employer Solutions.
Health e(fx) Enterprise™ urmărește toate orele de serviciu prestate pentru toți angajații din cadrul organizației dvs. și automatizează măsurătorile de evaluare retrospectivă pentru populația dvs. de angajați, atât pentru angajații în curs, cât și pentru cei noi. Vă furnizăm un raport care detaliază numărul mediu de ore lucrate pe parcursul unei perioade de măsurare standard și statutul de eligibilitate rezultat pentru fiecare angajat din organizația dumneavoastră. Rezultatul este o soluție care vă oferă o înțelegere precisă a considerațiilor companiei dvs. cu privire la look-back, oricând aveți nevoie de ea. Astfel încât să puteți continua să priviți înainte pentru afacerea dvs.
.