Ordonanța Seattle Paid Sick and Safe Time crește nevoia de urmărire a angajaților

Antecedentele legilor privind concediul medical din Washington

Seattle a fost cu mulți ani înaintea statului Washington în ceea ce privește adoptarea unei legi privind concediul medical și de siguranță plătit (PSST). Fiind primul stat în care a fost adoptată o lege privind concediul medical, Seattle a stabilit tendința pentru timpul de concediu medical și de siguranță în tot statul. Legea a intrat în vigoare la 1 septembrie 2012. Cu toate acestea, în 2016 au avut loc schimbări semnificative pentru concediul medical plătit în municipalitățile locale din Washington, iar în noiembrie alegătorii au făcut mai multe schimbări.

Washington Concediu plătit pentru concediu medical și de siguranță

În 2016, alegătorii din statul Washington au adoptat o inițiativă privind concediul medical plătit. Noua lege intră în vigoare la 1 ianuarie 2018. În plus, mai multe orașe, inclusiv Tacoma, SeaTac și Spokane, au adoptat deja legi privind concediul medical pentru orașele lor. Legile fiecărui oraș variază, dar acest articol va aborda ordonanțele privind concediul medical din Seattle și principalele diferențe dintre Seattle și ordonanțele privind concediul medical din orașele învecinate. Scopul este de a ajuta angajatorii să se conformeze mai bine cu legile privind ocuparea forței de muncă și de a-i ajuta să evite amenzile și penalitățile costisitoare.

Ordonanța din Seattle privind concediul medical și timpul plătit (PSST) Prezentare generală

Conform legilor PSST din Seattle, numărul de zile de concediu medical și de timp de siguranță diferă, în funcție de mărimea angajatorilor. Angajatorii sunt clasificați ca angajatori de nivel 1, 2 și 3, în funcție de numărul de angajați cu normă întreagă.

Angajatorii de nivelul 1 au între 5 și 49 de angajați cu normă întreagă și trebuie să acorde angajaților 1 oră pentru fiecare 40 de ore lucrate, până la un minim de 40 de ore pe an.

Angajatorii de nivelul doi au între 50 și 249 de angajați cu normă întreagă și trebuie să acorde angajaților o oră pentru fiecare 40 de ore lucrate, dar trebuie să asigure un plafon minim de 56 de ore pe an. Acest lucru se datorează presupunerii că angajatorii mai mari sunt mai puțin afectați de timpul liber al angajaților decât angajatorii mai mici.

Angajatorii de nivelul trei au 250 sau mai mulți angajați cu normă întreagă și trebuie să acorde o oră de concediu medical pentru fiecare 30 de ore lucrate. Plafonul minim pentru angajatorii de nivel trei este de 72 de ore pe an. Fiecare nivel de angajator trebuie să permită angajatului să reporteze până la limita de acumulare în anul următor. Angajatorii din primul nivel trebuie să permită angajaților să reporteze până la 40 de ore pe an, în timp ce angajatorii din al doilea nivel trebuie să permită 56 de ore, iar cei din al treilea nivel trebuie să permită până la 72 de ore pe an.

Nivelul angajatorului: # Număr de angajați	Acumularea și utilizarea concediului medical
Nivelul 1: 5-49 de angajați	1 oră pentru fiecare 40 de ore lucrate până la 40 de ore în fiecare an
Nivelul 2: 50-249 de angajați	1 oră pentru fiecare 40 de ore lucrate, până la 56 de ore în fiecare an
Nivelul 3: 250+ angajați	1 oră pentru fiecare 30 de ore lucrate până la 72 de ore în fiecare an.

este important de reținut că nu există un plafon pentru ratele de acumulare în fiecare an, ci doar pentru rata de utilizare. Un angajat de nivel 1 poate fi plafonat la utilizarea a 40 de ore de concediu medical într-un an, dar poate acumula de fapt 50 de ore. Aceasta înseamnă că poate transfera cele 10 ore suplimentare în anul următor. Același angajat poate fi în continuare limitat la un total de 40 de ore în anul următor, dar poate acumula ore suplimentare peste limita maximă și le poate transfera în anul următor.

Cine este acoperit de Ordonanța privind concediul medical și de siguranță

Toți angajații care sunt angajați sau lucrează în limitele orașului Seattle și care lucrează cel puțin 240 de ore într-un an sunt acoperiți de legea privind concediul medical. Aceasta include angajații cu normă întreagă, cu fracțiune de normă și cei cu bază ocazională. Angajații care fac telemuncă în Seattle și care se opresc în Seattle ca parte a activității lor sunt, de asemenea, acoperiți.

Excepții de la ordonanța din Seattle

Legile privind concediul medical și timpul de siguranță se aplică tuturor angajaților, lucrătorilor legali, lucrătorilor ilegali, lucrătorilor staționați în afara orașului Seattle care lucrează totuși ocazional în Seattle, angajaților temporari și altor angajați. Există câteva excepții de la lege, inclusiv pentru angajații guvernamentali federali, de stat și județeni. Angajații care lucrează sau fac telemuncă în afara orașului Seattle sunt, de asemenea, exceptați de la lege, la fel ca și angajații care călătoresc prin Seattle. Studenții înscriși într-un program de muncă-studiu nu sunt incluși în lege. În cele din urmă, angajații care lucrează în Seattle pentru mai puțin de 240 de ore pe parcursul anului nu sunt acoperiți. Voluntarii nu sunt, de asemenea, acoperiți de lege. 240 de ore reprezintă puțin peste 6 săptămâni cu normă întreagă.

Angajații sindicali pot renunța la drepturile lor la timp de boală și de siguranță în cadrul unui contract colectiv de muncă. Cu toate acestea, persoanele fizice nu pot.

Utilizări permise în cadrul PSST

Timpurile de boală și de siguranță plătite pot fi utilizate din trei motive principale. În primul rând, angajații pot folosi acest timp pentru a se ajuta pe ei înșiși sau un membru al familiei pentru a se îngriji de o boală sau pentru îngrijire preventivă. În al doilea rând, poate fi folosit pentru ca supraviețuitorii violenței domestice, ai agresiunii sexuale sau ai hărțuirii să caute asistență, În al treilea rând, poate fi folosit atunci când locul de muncă sau școala unui copil este închisă de un funcționar public pentru a limita expunerea la agenți infecțioși, toxine biologice sau materiale periculoase.

• Boală mentală sau fizică, rănire sau stare de sănătate: pentru a diagnostica, îngriji sau obține tratament. Aceasta include îngrijirea preventivă.
• În cazul în care locul de muncă al angajatului a fost închis sau școala sau locul de îngrijire a unui copil a fost închis de un funcționar public pentru a limita expunerea la agenți infecțioși, toxine biologice sau materiale periculoase.
• Din motive legate de violență domestică, agresiune sexuală sau hărțuire care afectează angajatul sau un membru al familiei
• Toate aceste motive sunt aplicabile pentru nevoia angajatului sau pentru ca angajatul să ajute un membru al familiei cu aceste nevoi.

Membri de familie acceptați pentru timp de boală și de siguranță

Seattle folosește aceleași relații de familie acceptate definite de statul Washington. Washingtonul definește relațiile admise între membrii de familie atât într-un document din 2003, cât și în noua lege privind concediul medical din statul Washington. Există două diferențe principale. În conformitate cu noua lege privind concediul medical, statul recunoaște toate relațiile biologice, adoptive, adoptive, de plasament, vitregă, tutela legală, in loco parentis și părinte de facto. Acest lucru este indiferent de vârsta copilului. Aceste relații sunt atât pentru părinți, cât și pentru copii. Acest lucru este diferit de unele ordonanțe locale, care permit relațiile cu copiii doar dacă aceștia au sub 18 ani. Relațiile care sunt incluse în lege includ copilul, părintele, soțul/soția, partenerul domestic înregistrat, bunicul, nepotul și fratele. Unele dintre ordonanțele locale, inclusiv cea din Tacoma, au definiții mai largi ale relațiilor în cadrul definițiilor relațiilor de familie.

• Copil
• Părinte
• Bunic
• Bunic
• Bunic
• Sibling
• Soț
• Partener domestic înregistrat

În plus, Seattle permite, de asemenea, ca membrii gospodăriei să fie luați în considerare pentru utilizarea concediului medical. Tacoma a împrumutat aceeași definiție de la Seattle atunci când au fost adoptate legile lor privind concediul medical.

Definiția membrilor gospodăriei

Membrul gospodăriei include, pe lângă soți și parteneri casnici, foști soți și foști parteneri casnici. Sunt incluse și persoanele care au un copil în comun, chiar dacă nu locuiesc împreună. Legea recunoaște, de asemenea, adulții înrudiți prin sânge sau căsătorie, adulții care locuiesc împreună sau care au locuit împreună în trecut. În plus, persoanele în vârstă de 16 ani care au avut sau au o relație de întâlnire și care locuiesc sau au locuit împreună în trecut sunt incluse, la fel ca și părinții vitregi, copiii vitregi și bunicii, precum și nepoții.

• Fost soți și foști parteneri casnici
• Persoane cu un copil în comun
• Persoane adulte înrudite prin sânge sau căsătorie
• Adulți care locuiesc sau care au locuit anterior împreună
• Colegii de cameră care au 16 ani sau mai mult (Nu este definit în mod specific în Ordonanța Tacoma)

Urmărirea orelor angajaților este importantă

Întreprinderile sunt obligate să urmărească orele angajaților. Acest lucru este valabil pentru angajații considerați „angajați pe bază ocazională” care lucrează în principal în afara orașului Seattle, dar a căror activitate îi aduce în și prin limitele orașului Seattle. Urmărirea orelor angajaților este esențială deoarece angajatorii sunt obligați să notifice un angajat ocazional, odată ce acesta a lucrat în Seattle timp de 240 de ore în cursul acelui an calendaristic, că acum este eligibil pentru a începe să acumuleze concediu medical plătit. Actualizările din 2016 ale legii prevăd acum că, odată ce un angajat ocazional atinge pragul de 240 de ore, cele 240 de ore de eligibilitate se iau în considerare pentru acumularea de timp de concediu medical și de siguranță. O altă modificare din 2016 a legii prevede că, odată ce un angajat cu utilizare ocazională se califică pentru timp de boală și de siguranță, acesta rămâne eligibil pentru concediu medical plătit pe toată durata angajării sale. Aceasta este o schimbare față de regula anterioară, care acorda eligibilitate doar pentru anul următor. În cele din urmă, anul calendaristic a fost modificat pentru a reflecta orice perioadă de 12 luni pentru eligibilitate. Angajatorilor li se permite să delege angajatului urmărirea orelor lucrate în Seattle. Trebuie să existe un sistem prin care angajatul să raporteze aceste ore angajatorului.

În plus, angajații sunt obligați să păstreze toate înregistrările și raportările privind angajații lor, timpul lucrat și concediul plătit timp de trei ani, în loc de doi ani ca până acum. Urmărirea internă a salarizării și a beneficiilor este dificilă fără un bun sistem de salarizare. Acest lucru este cu atât mai important cu cât cerințele privind fișa de pontaj și contabilitatea angajaților sunt specifice și diferă în funcție de tipul de angajat și de nivelul angajatorului.

Angajaților li se poate cere să folosească timpul de boală și de siguranță în intervale de 1 oră.

.

	Angajator mic Nivelul unu	Angajator mijlociu Nivelul doi	Angajator mare Nivelul trei
Echivalent normă întreagă (FTE)	5-…49 FTE	50-249 FTE	250+ FTE
Acumularea timpului de concediu medical și de siguranță plătit	1 oră la 40 de ore	1 oră la 40 de ore	1 oră la 30 de ore
Orele neutilizate care pot fi reportate (Pe an)	40 de ore	56 de ore	72 de ore. 108 Ore pentru angajatorii cu PTO.
Excepții la Ordonanța Seattle	Angajați federali și de stat, stagiari neplătiți, stagiari, voluntari și contractori independenți	Angajați federali și de stat, stagiari neplătiți, stagiari, voluntari și contractori independenți	Angajați federali și de stat, stagiari neplătiți, stagiari, voluntari, voluntari, și contractori independenți
Deznădejde	Nu este inclusă	Nu este inclusă	Nu este inclusă
M vreme nefavorabilă	Nu este inclusă	Nu este inclusă	Nu este inclusă
Definiția unui an	Anul de prestație, Orice 12 luni în care se acordă prestații	Anul de prestații, Orice 12 luni în care se acordă prestații	Anul de prestații, Orice 12 luni în care se acordă prestații
Angajat care lucrează ocazional	Care angajat care lucrează în Seattle 240 de ore sau mai mult într-un an de prestații.	Care angajat care lucrează în Seattle 240 de ore sau mai mult într-un an de prestații.	Care angajat care lucrează în Seattle 240 de ore sau mai mult într-un an de prestații.

Calcularea echivalentului cu normă întreagă

Angajatorii trebuie să utilizeze toate orele angajaților pentru a calcula echivalentul cu normă întreagă. Aceasta include angajații cu normă întreagă și cu fracțiune de normă, angajații temporari și angajații care lucrează în afara orașului Seattle. Angajatorul trebuie să adune toate orele lucrate de angajați pe parcursul anului și să împartă acest număr la 40. Apoi, angajatorul ar trebui să ia acel număr și să-l împartă la 52 (săptămânile din an). Astfel, angajatorul va obține media echivalentă cu normă întreagă a numărului total de angajați și va ști pentru ce nivel se califică. Angajatorii trebuie să numere toți angajații lor, chiar și pe cei care lucrează în afara statului.

Perioada de probă, orele suplimentare și angajații scutiți

Angajații încep să acumuleze concediu medical și la prima lor dată de angajare. Cu toate acestea, angajatorii pot restricționa utilizarea timpului de boală și de siguranță pentru primele 180 de zile de angajare. Există o restricție inclusă în ordonanță pentru angajatorii de nivel 1 și 2 care permite angajatorilor să restricționeze utilizarea concediului medical plătit în primii 2 ani de la angajare. Aceasta înseamnă că noii angajați pot fi restricționați în ceea ce privește utilizarea sau acumularea de timp de concediu medical și de concediu de odihnă în primii 2 ani de angajare.

Angajații care lucrează ore suplimentare continuă să acumuleze timp de concediu medical și de siguranță pentru orele lor suplimentare. Cu toate acestea, acest lucru nu se aplică angajaților scutiți. Se presupune că angajații scutiți lucrează pe baza unei săptămâni de 40 de ore și nu acumulează concediu medical suplimentar peste 40 de ore pe săptămână.

Banca de concedii medicale

Angajații care părăsesc locul de muncă și se întorc la același angajator își păstrează concediul medical timp de șapte luni. Dacă sunt reintegrați de către angajatorul lor în termen de șapte luni, tot timpul de concediu medical și de concediu de odihnă acumulat anterior și eligibil trebuie să le fie reintrodus. În plus, perioada anterioară de angajare se ia în considerare pentru eligibilitatea lor de a utiliza timpul de concediu medical și de concediu de odihnă. În cazul în care angajatul a respectat cele 180 de zile de angajare sau perioada de așteptare de 2 ani, sau o parte din perioada de așteptare, tot timpul lucrat anterior este luat în considerare în timpul total lucrat.

Coordonarea cu alte politici de concediu plătit

Compania care oferă alte tipuri de concediu plătit, inclusiv timp liber plătit, concediu personal sau alte tipuri de concediu, nu trebuie să ofere concediu suplimentar pentru a satisface Ordonanța din Seattle privind concediul medical și de siguranță, cu condiția ca acest concediu să fie la fel de generos sau mai generos decât concediul necesar. Concediul plătit trebuie să poată fi utilizat pentru motivele prevăzute în lege și trebuie să fie acordat la o rată de acumulare egală sau mai bună decât rata de acumulare obligatorie, în funcție de mărimea nivelului companiei.

Încărcare frontală

Timpurile de concediu medical și de odihnă trebuie să fie urmărite, iar angajații trebuie să fie notificați cu privire la ratele de acumulare și de utilizare în fiecare perioadă de plată. Cu toate acestea, în cazul în care angajatorul alege să le ofere angajaților, la începutul anului, un număr minim de ore de concediu medical și de concediu de odihnă la începutul anului, nu trebuie să îi notifice pe angajați în fiecare perioadă de plată cu privire la rata de acumulare. De fapt, nu trebuie să urmărească rata de acumulare. În plus, angajatorii care își încarcă anticipat orele de concediu medical și de concediu de odihnă nu trebuie să reporteze orele acumulate și neutilizate în anul următor.

Anunț prealabil

Angajații pot fi obligați să notifice utilizarea previzibilă a concediului medical cu cel puțin 10 zile înainte, cu excepția cazului în care angajatorii au o politică care prevede un termen mai scurt. În cazul în care angajatorul are o politică care necesită o notificare în avans și angajatul uită să notifice angajatorul, atunci angajatorul poate refuza utilizarea concediului medical atâta timp cât nu există alți factori atenuanți. Atunci când concediul este imprevizibil, angajatul trebuie să notifice angajatorul de îndată ce este rezonabil.

Documentație

Angajaților care își iau 3 sau mai multe zile consecutive de concediu medical li se poate cere de către angajator să prezinte dovada că concediul medical a fost folosit pentru un motiv acceptabil. Acesta poate fi un aviz de închidere pentru închiderea publică a unei școli sau a unui loc de îngrijire. Poate fi, de asemenea, o notă a furnizorilor de asistență medicală, un raport al poliției, o dovadă din partea instanței, o documentație de la un avocat, un avocat, un membru al clerului sau o declarație scrisă a angajatului. Este vital ca angajatorii să mențină în continuare dreptul la viață privată și la confidențialitate. În cazul în care angajatorul nu oferă asigurare de sănătate angajatului, atunci angajatorul trebuie să suporte 50% din costul documentației solicitate.

Angajatorii nu pot solicita documente pentru concedii mai mici de 3 zile, cu excepția cazului în care există un model clar și documentat de abuz.

Notificarea angajatorului și represaliile

Angajatorii trebuie să le ofere angajaților o notificare cu privire la drepturile lor în temeiul ordonanței. Acest lucru ar putea include afișarea unui poster la locul de muncă, furnizarea unei notificări noilor angajați sau includerea informațiilor într-un manual al angajatului. În plus, angajatorii trebuie să notifice angajații în fiecare talon de salariu.

În plus, angajații sunt protejați împotriva represaliilor pentru că își folosesc sau încearcă să își folosească drepturile prevăzute de lege. Acest lucru nu îi împiedică pe angajatori să îi sancționeze pe angajații care folosesc sau abuzează de concediul medical. Aceasta îi protejează pe angajații care utilizează în mod legitim timpul de concediu medical și de siguranță. Biroul pentru drepturi civile din Seattle (SOCR) supraveghează respectarea și aplicarea legii.

Răspundere pentru nerespectarea noilor legi privind ocuparea forței de muncă

Penalitățile și despăgubirile pot fi aspre. Angajatorii care încalcă noile legi se pot confrunta cu sancțiuni, amenzi și rambursarea concediilor medicale. Reparațiile pot include până la doi ani de plată retroactivă, valoarea beneficiilor pierdute, onorarii de avocat și o amendă pentru daune emoționale de până la 10.000 de dolari. În plus, angajatorul se poate confrunta cu un proces privat.

Reținerea înregistrărilor

În plus față de urmărirea timpului de lucru al angajaților, angajatorii trebuie să păstreze o înregistrare timp de trei ani pentru respectarea timpului de concediu medical și de siguranță. Aceasta este o perioadă extinsă față de perioada de păstrare de doi ani cerută anterior. Aceasta include urmărirea timpului de boală și de siguranță acumulat și utilizat de angajați, precum și a orelor lucrate de aceștia. Existența unui sistem automatizat de evidență a timpului poate fi o componentă vitală a aspectului de păstrare a înregistrărilor. În plus, ceasurile de pontaj GPS pot înregistra automat când angajații care lucrează ocazional în Seattle.

Politica națională privind concediul medical

La nivel național, nu există legi care să impună concediul medical. Ordonanța din Seattle privind timpul de concediu medical nu include concediul de îngrijire după naștere, ci doar pentru implicații medicale. Cu toate acestea, FMLA, (Family and Medical Leave Act) impune concediu medical neplătit cu protecția locului de muncă pentru angajații din Seattle care îndeplinesc anumite cerințe. Angajații trebuie să fi fost la angajatorii lor pentru cel puțin 12 luni anterior. Angajatorii din Seattle care au 50 de angajați sau mai mult pe o rază de 75 de mile sunt obligați să onoreze FMLA. Angajatorii mai mici nu sunt obligați să ofere concediu FMLA.

Conformitatea cu legile orașului Seattle și cu legile naționale privind timpul și prezența

Este mai important ca oricând, atât pentru angajatorii mari, cât și pentru cei mici, să dispună de instrumente care să îi ajute să urmărească orele de lucru ale angajaților și să fie capabili să furnizeze rapoarte în ceea ce privește cardurile de pontaj ale angajaților. Companiile de salarizare trebuie să furnizeze instrumente software care pot funcționa atât pentru afacerile lor mai mari, cât și pentru cele mai mici din Seattle. În plus față de ordonanțele din Seattle privind orele de boală și orele plătite, există multe alte legi specifice statului în ceea ce privește cardul de timp și beneficiile angajaților. Aceste legi au amenzi și penalități masive aplicate pentru companiile care încalcă reglementările.

Companii de salarizare își pot proteja clienții prin oferirea unui software de pontaj și prezență precis, care să furnizeze rapoartele corespunzătoare și să mențină retenția. Acest lucru va asigura că clienții lor nu plătesc amenzile și penalitățile pe care alte întreprinderi sunt susceptibile să le plătească. SwipeClock oferă atât instrumentele de timp și prezență, cât și software-ul de gestionare a forței de muncă pentru ca angajatorii să urmărească și să furnizeze rapoartele care dovedesc că respectă legile statului. SwipeClock colaborează cu companii de salarizare și firme de contabilitate pentru a oferi soluții de pontaj și de gestionare a forței de muncă care ajută întreprinderile să rămână în conformitate cu reglementările federale și de stat. Unul dintre cele mai importante aspecte ale conformității este capacitatea de a furniza rapoartele necesare privind angajații, beneficiile și orele lucrate din punct de vedere al auditului. Furnizorii de servicii de salarizare au nevoie de o abordare simplistă a unui singur software care poate servi atât corporațiilor lor mici, cât și celor mari. SwipeClock poate oferi o singură soluție pentru contabili care să urmărească și să creeze rapoartele necesare pentru clienții lor.

Lăsați SwipeClock să vă ajute

Fabricanții care au angajați în Seattle, Tacoma, SeaTac sau în alte părți din Washington ar putea fi nevoiți să respecte mai multe ordonanțe municipale contradictorii care definesc legile privind acumularea și utilizarea concediului medical. În plus, aceste întreprinderi trebuie să respecte, de asemenea, legile federale privind orele suplimentare, Family Leave Medical Act și orice alte legi naționale sau locale care sunt adoptate. SwipeClock oferă o gamă completă de instrumente de gestionare a forței de muncă și de urmărire a timpului care pot ajuta întreprinderile să respecte mai ușor legile locale și naționale. Înregistrările sunt păstrate fără efort timp de ani de zile, iar acumulările sunt urmărite automat și raportate angajaților în conformitate cu legile statului și ale orașului. În plus, cu ceasurile de pontaj GEO, întreprinderile pot urmări fără efort timpul lucrat în anumite orașe pentru a asigura conformitatea.

Resurse suplimentare:

Ordonanța privind timpul liber plătit pentru boală și timp de siguranță a orașului Seattle. 2016. Retrieved from ://www.seattle.gov/Documents/Departments/CivilRights/psst-faq.pdf

Orr, Dylan. Paid Sick Sick and Safe TIme Ordinance (în engleză). Biroul pentru standarde de muncă. 2016. http://www.seattle.gov/laborstandards/ordinances/paid-sick-and-safe-time

SeaTac Paid Sick Leave Laws for Hospitality and Transportation Workers

Spokane Earned Sick and Safe Time Ordinance

Tacoma Paid Leave Ordinance

Washington State Sick Leave Law

Washington’s Sick Leave Laws Comparison Chart

Written by Annemaria Duran. Ultima actualizare la 7 februarie, 2017

.