În fiecare zi comunicați cu colegii, potențialii clienți, șeful dvs. și cu oricine altcineva prin e-mail în limba engleză.
Chiar dacă nu v-au întâlnit niciodată în persoană, aceștia își fac judecăți despre dvs. pe baza e-mailurilor dvs. Acest lucru vă face să vă simțiți nervos?
Sunteți mereu îngrijorat că faceți o greșeală în e-mailul dumneavoastră?
Sau că nu folosiți cuvintele potrivite?
Astăzi vă voi arăta 4 lucruri pe care le faceți greșit și cum să vă remediați greșelile.
Greșeala #1) Salutul tău este nepotrivit
Salutul tău ar trebui să se potrivească cu relația ta cu persoana respectivă.
Scrii unui coleg de afaceri?
Unui prieten?
Unui mentor?
Asigură-te că deschizi e-mailul cu tonul potrivit.
Pentru un coleg de afaceri, potențial client sau șef:
Bună ziua (nume),
(nume),
Dragă (nume),
Pentru un prieten puteți fi mai dezinvolt:
Hey (nume),
Hi (nume),
Greșeala nr. 2) Treceți prea repede la subiect
În cultura americană, este mai bine să nu treceți direct la mesaj decât dacă sunteți în mijlocul unei serii de e-mailuri de tip „dus-întors”.
Întotdeauna încep cu un „mulțumesc”. Spun „mulțumesc pentru e-mailul dumneavoastră” dacă răspund la e-mailul altcuiva. Spun „mulțumesc pentru timpul acordat (astăzi/săptămâna trecută/luni)” dacă am petrecut timp cu persoana respectivă înainte de a scrie e-mailul.
De asemenea, de multe ori este mai bine să nu treci direct la subiectul specific.
În schimb, fă un comentariu de genul: ” Sper că ziua ta merge bine”. „Sper că ai avut un weekend plăcut”. „Sper că aveți o săptămână minunată.”
sau
Puteți să le adresați o întrebare rapidă despre ceva ce se întâmplă în viața lor sau la serviciu, cum ar fi „Cum merge noul tău proiect?”
După una sau două replici de „small talk” puteți trece la subiectul principal al e-mailului, dar nu înainte.
Greșeala nr. 3) Nu vă organizați e-mailurile sau ideile
În SUA este considerat nepoliticos să irosești timpul cuiva.
E-mailul este cea mai mare pierdere de timp dintre toate.
Dacă spui mai mult decât trebuie sau dacă nu-ți faci textul scurt sau concis, oamenii se vor supăra pe tine.
Utilizați bullet points, folosiți numere, folosiți spații.
Nu folosiți un limbaj lung sau înflorit.
Dreptați-vă direct la subiect.
Utilizați vocea activă în loc de vocea pasivă.
Greșeala nr. 4) Nu le spuneți oamenilor ce ar trebui să facă
În afaceri și în viața personală din SUA, este important să fiți clar și direct spre finalul e-mailului.
Ce anume vreți ca persoana să facă după ce a citit e-mailul dumneavoastră?
Până când ar trebui să facă acest lucru?
De asemenea, dacă includeți un apel la acțiune, este posibil să nu îl formulați corect. Iată câteva modalități excelente de a spune persoanei ce doriți să facă:
.