Funcția SharePoint Connect to Outlook este un exemplu stelar de integrare strânsă între SharePoint și alte produse Microsoft. Deși SharePoint 2013 oferă chiar mai multă integrare decât înainte, Connect to Outlook a făcut parte din SharePoint încă de la început. Ce beneficii oferă această caracteristică ușor de utilizat? Prin conectarea Calendarelor și a altor caracteristici SharePoint la Outlook, puteți naviga și chiar edita și crea elemente din Outlook. Acest lucru vă permite să lucrați cu aceste elemente fără a deschide site-ul SharePoint.
Lucrați cu Calendare, Contacte și Sarcini cu SharePoint Connect to Outlook
În afară de poșta electronică, cele trei zone cele mai frecvent utilizate din Outlook sunt Calendare, Contacte și Sarcini. Aceste caracteristici au liste corespunzătoare în SharePoint. Prin urmare, pare de la sine înțeles că fiecare dintre aceste Liste din SharePoint poate fi conectată la zona lor corespunzătoare din Outlook. Dacă utilizatorul are permisiunea de citire pe lista din SharePoint, atunci va putea să navigheze și să deschidă elementele din Outlook la fel ca în SharePoint. Dacă are permisiuni de Contributor în SharePoint, va putea, de asemenea, să editeze, sau chiar să creeze sau să șteargă elementele din Outlook. Oricare ar fi permisiunile pe care le au în SharePoint, vor avea permisiunile corespunzătoare atunci când lucrează cu acea Listă în Outlook.
Pentru a crea conexiunea:
- Accesați Lista dorită pe un site SharePoint (de exemplu, un Calendar). În panglica List (Listă), faceți clic pe butonul Connect to Outlook (Conectare la Outlook).
- În funcție de setările browserului dumneavoastră, este posibil să primiți o casetă de dialog din partea browserului care vă întreabă dacă doriți să permiteți acest tip de conexiune. Faceți clic pe butonul Allow.
Pentru a vizualiza Calendarul în Outlook:
- Navigați în Outlook (sau deschideți Outlook dacă nu este deja deschis). Este posibil să primiți o casetă de dialog din Outlook care să vă întrebe dacă doriți să permiteți conexiunea. Faceți clic pe Faceți clic pe Da.
- Calendarul SharePoint va fi adăugat la grupul Alte calendare din bara de navigare din stânga a Calendarului Outlook. Puteți vizualiza Calendarul bifând căsuța de lângă numele său; debifați căsuța pentru a-l ascunde.
SCOPUL BUNUS: Vedeți Calendarul SharePoint combinat cu calendarul personal, sau cu alte calendare, utilizând Modul suprapunere. Acesta nu adaugă evenimentele SharePoint la calendarul dvs., dar vă permite să vedeți toate evenimentele într-o singură grilă de calendar.
Să urmați aceiași pași pentru a conecta Listele de contacte SharePoint la Contactele Outlook sau Sarcini SharePoint la Sarcini Outlook. (NOTĂ: În SharePoint Server 2013 cu MySites activat, caracteristica se numește Sync to Outlook, iar aceasta este o caracteristică de sincronizare adevărată. MySite-ul dvs. va conține o listă principală a tuturor sarcinilor dvs. din toate site-urile și inclusiv a sarcinilor din Outlook.)
SharePoint Connect to Outlook funcționează, de asemenea, cu forumuri de discuții, biblioteci și multe altele
Mulți utilizatori știu despre utilizarea SharePoint Connect to Outlook pentru a vizualiza și a lucra cu elemente din Calendare, Contacte și Sarcini. Cu toate acestea, ceea ce este adesea trecut cu vederea este capacitatea de a utiliza această caracteristică pentru alte Liste și chiar Biblioteci.
Vederea Folder din Outlook este locul unde mergeți pentru a vedea toate Listele SharePoint (și Bibliotecile) la care sunteți conectat. Vedeți nu numai Calendarele, Listele de sarcini și Listele de contacte, ci și orice altă Listă sau Bibliotecă SharePoint. Titlul fiecărei conexiuni va începe cu numele sitului sau subsitutului în care se află Lista, urmat de numele Listei sau Bibliotecii respective. Din nou, orice permisiuni pe care le aveți pentru acea Listă în SharePoint se vor transfera în Outlook.
Pentru mai multe informații despre lucrul cu Calendarele SharePoint, consultați postările mele anterioare de pe blog Color-Code Events on a SharePoint Calendar și SharePoint Calendar Overlay with a Library or Other List. Rămâneți pe recepție pentru postări suplimentare despre Calendarele SharePoint.
PremierPoint Solutions oferă o serie de cursuri de instruire SharePoint, atât la nivel începător, cât și la nivel intermediar. În plus, avem o opțiune economică SharePoint CBT pentru cei care preferă un curs video în ritm propriu.
.