7 tidshanteringsaktiviteter som ger bättre resultat

Tidshantering är en färdighet. Och precis som alla andra färdigheter kan du förbättra den. Och det är då tidshanteringsaktiviteter kommer till nytta.

De hjälper dig att vässa dina tidshanteringsfärdigheter. Och så blir du mer produktiv med din tid och stark balans mellan arbete och privatliv.

Låt oss vara ärliga:

Många av oss önskar att vi kunde tagga några extra timmar på klockan.

Men sanningen är att vi bara har 24 timmar på dygnet för att uppfylla våra personliga mål och yrkesmässiga mål.

Och vi ägnar bara en liten del av den tiden åt vår arbetsdag. Du måste vara produktiv och få saker gjorda under denna korta tidsram.

Och därför klagar vi på att vi inte har tillräckligt med tid:

• ”Jag slutför aldrig mina uppgifter för dagen” (här är min rekommenderade att-göra-listaformat)
• ”Mina medarbetare avbryter mig alltid” (så du får aldrig en chans att slutföra Deep Work)
• ”Jag slösar bort mycket tid på meningslösa möten”
• ”Jag spenderar mycket tid varje dag på att hantera e-post” (så här kan du förvandla det till en GTD Gmail och e-postproduktivitet)
• ”Även om jag gör massor av saker, känner jag aldrig att jag gör framsteg” (Produktivitet = meningsfullt arbete + framsteg)

Låter det bekant?

Inte konstigt att tidshantering är den viktigaste färdigheten att lära sig och behärska.

Hur utvecklar man då goda färdigheter i tidshantering?

Ett bra sätt att lära sig att bli effektivare på jobbet är att använda tidshanteringsaktiviteter.

De 7 mest effektiva tidshanteringsaktiviteterna som du kan öva på egen hand och tillsammans med kollegor

Att lära sig nya färdigheter genom att spela spel kan vara mycket mer effektivt. Och det är roligare än att leta efter utbildningsresurser som hjälper dig att behärska en ny uppgift.

Vill du bli mer produktiv och hantera din tid bättre?

Här är de 7 bästa tidshanteringsaktiviteterna som du kan använda för att förbättra dina tidshanteringsfärdigheter.

1. $86 400

Vi kallar den här första tidshanteringsaktiviteten $86 400.

Det är en utmärkt övning för att förstå vikten av att använda tiden klokt.

Du kan spela på egen hand eller med en grupp kollegor.

Här är reglerna:

• Alla har 86 400 dollar att spendera
• Du kan göra vad som helst med de här pengarna, förutom att multiplicera din nuvarande summa
• Du måste spendera dem inom en dag. Annars förlorar du dem
• Och du kan inte sätta in mer pengar per dag

Nu:

Föreslå ditt team att skriva ner hur de skulle spendera sina 86 400 dollar.

När alla har gjort klart sin lista, samla teamet och diskutera varför och hur de spenderade pengarna.

Som du har gissat vid det här laget handlar den här tidsstyrningsaktiviteten inte om pengar.

Varje dag har 86 400 sekunder och hur du väljer att spendera dem gör stor skillnad.

Vad händer när du närmar dig din tid med den här mentaliteten?

Du kan bättre hantera dina dagliga aktiviteter och få ut mesta möjliga av de saker som du väljer att ägna dig åt.

Skriv ner den här påminnelsen och förvara den i närheten av din arbetsplats, så att du kommer ihåg den dagligen.

2. Att fylla burken ”Mayo Jar” (aka The Jar of Life)

Detta spel fokuserar mer på användningen av tid än bara på värdet av tiden.

Du behöver:

• En stor burk för varje deltagare
• Material som stora stenar, grus och vatten

Nu:

Beordra ditt lag att fylla burken med alla material.

Målet? Att försöka få ner allt i burken.

Alla som spelar spelet kommer att lägga vissa saker i sin burk impulsivt.

De kanske fyller den först med vatten och grus och lämnar lite eller inget utrymme för de stora stenarna.

Det enda sättet att fylla majonnäsburken med alla material? Genom att sätta stenarna först, gruset sedan och vattnet sist.

Här kommer lärdomen:

Tänk på din burk som om det vore din dag och dina material som om de vore dina uppgifter.

Ditt dagliga mål är att komma fram till hur du bäst placerar varje föremål i ett begränsat utrymme. Och du vill få allt att fungera sammanhängande.

Klipporna representerar de viktigaste uppgifterna. Dina mål för hela livet. Dina grodor. Det du måste få gjort för att förbättra ditt arbete och din karriär. Även utan stenarna och sanden skulle burken fortfarande vara full och ditt arbete skulle fortfarande ha en mening.

Stenarna är de andra sakerna i ditt arbete. De är mindre uppgifter eller projekt men ger ändå ett mervärde till ditt arbete.

Slutligt är vattnet de oviktiga sakerna. De betyder inte mycket för ditt liv som helhet. Tillbringa lite tid med dem.

Om du börjar med att lägga sand i burken kommer du inte att ha plats för stenar eller småstenar.

Detta gäller även för de saker du släpper in i ditt liv.

Hantera stenarna först, de riktigt viktiga sakerna. Sätt dina prioriteringar, för allt annat är bara vatten.

Du kan inte göra stora saker om du distraheras av små saker.

3. Den stora bilden Blind pussellösning

Pussel är en utmärkt teambuildingövning. Rätt använda är de också en av de bästa tidshanteringsövningarna också.

För den här övningen ska du sätta dig med ett team av personer och låta någon välja från en låda med pussel.

Se inte på bilden på framsidan. Släng i stället alla bitar i det område där ni arbetar och sätt igång.

Du kan göra vissa framsteg efter att du har börjat. Men chansen är stor att du kommer att kämpa en hel del medan du försöker lägga pusslet.

Ta en stund för att tänka efter och fråga:

”Vad är det som saknas här?”

När du har tvingat dig själv att kämpa, letar du upp toppen av pussellådan. Så snart alla ser hur pusslet ska se ut blir det mycket lättare att sätta ihop det.

Den viktigaste behållningen av det här spelet? Saker är mycket svårare att göra utan anvisningar eller den större bilden.

Det samma händer när du sätter dig ner för att göra ett arbete utan mål för dagen eller utan en lista över prioriteringar. Du arbetar i blindo, vilket är ineffektivt och gör det besvärligt att få resten av dina uppgifter gjorda.

Istället bör du ta dig den tid du behöver för att skapa en lista över uppgifter innan du börjar arbeta.

Här är ett enkelt system. Ställ dig själv följande frågor:

• ”Vilka uppgifter måste du göra?”
• ”Hur lång tid kommer det att ta dig att göra uppgifterna?”
• ”Hur kan du bli effektivare i uppgifterna?”

Och du kommer att kunna lära dig bättre hantering och öka din produktivitet.

4. Minututmaningen

Du behöver ett team av personer för den här tidshanteringsövningen. Den här kommer att lära dig en hel del om hur du uppfattar tid och hur det påverkar din arbetsdag.

Samlas med en grupp och låt alla i gruppen blunda, utom en person. Denna person står vid sidan om och håller koll på tiden.

Sätt en timer och be varje individ att blunda och sätta sig ner när de tror att en minut har gått.

Som du kanske redan har gissat kommer inte alla att sätta sig ner vid samma tidpunkt. Istället kan alla deltagare sätta sig ner vid olika tidpunkter.

Vad detta lär oss är att vår tidsuppfattning kan skilja sig mycket från den faktiska tidens gång. Vissa uppgifter kan ta mycket längre tid än vad vi tror, vilket kan få hela vårt schema att spåra ur.

Detta utmanar alla att tänka på hur de använder sin tid. Och kanske kommer de att upptäcka att de inte använder den så effektivt som de tror.

5. Öde ö

Vid någon tidpunkt i ditt liv kan du ha fått frågan:

”Om du var strandsatt på en öde ö och bara kunde ta med dig tre saker, vad skulle du ta med dig?”

Detta spel ger denna fråga en liten twist.

Samla ihop en grupp människor och låt dem alla föreställa sig att de har fastnat på en öde ö.

Nu:

Sätt en tidsgräns. Ge alla två minuter på sig att skriva ner saker som de skulle behöva ta med sig till ön. Förklara att de kommer att få poäng för nödvändiga föremål och inga poäng för icke nödvändiga föremål.

För många kan den här typen av spel vara en chock. Varför?

Om du inte är van vid att hantera din tid kan det vara en utmaning att räkna ut dina prioriteringar och hur de kan fungera till din fördel på en begränsad tid.

Detta spel tvingar alla spelare att inte bara tänka på vad de skulle behöva, utan också på hur de kan få fler poäng inom den tid som krävs.

Detta liknar mycket ditt yrkesliv.

Om du bara har nio timmar på dig att ta hand om dina uppgifter och du måste se till att du får ut mesta möjliga värde av de uppgifter du väljer att göra, kommer du att vara mycket noggrannare med hur du använder dina timblock och väljer dina uppgifter.

Detta kommer också att hjälpa dig att identifiera distraktioner – som sociala medier – som kan hindra dig från att få ut mesta möjliga värde.

Allt arbete tillför trots allt inte allt värde till ditt liv.

6. Hitta spader esset

För det här spelet om tidsplanering behöver ni bara två personer och en ledare för att spela det.

Här är reglerna:

• Låt ledaren ge varje spelare två kortlekar.
• Då instruerar du alla spelare att vända på kortleken och slå esset när de har hittat det.
• Målet är att hitta alla ess snabbare än den andra spelaren.

Men här är vad spelarna inte kommer att veta:

En kortlek har blandats så att det har blivit helt slumpmässigt att hitta esset. Men den andra kortleken har organiserats så att alla ess ligger högst upp i kortleken.

När spelarna börjar spelet kommer det att stå klart att spelaren med den organiserade kortleken har en orättvis fördel jämfört med spelaren med den blandade kortleken.

Se till att denna föreställning ifrågasätts eftersom detta är avgörande för att se till att syftet med spelet erkänns.

Säg till spelarna att föreställa sig att dessa kortlekar var scheman.

• En spelare har ett schema som är helt slumpmässigt. Och det innebär att de måste gå igenom hela kortleken för att nå sitt mål
• Men den andra spelaren, å andra sidan, har ett schema som har organiserats ordentligt. Och det innebär att de kommer till de viktigaste målen först

Tidshanteringsaktiviteter handlar inte om att vinna och förlora. Men det finns fördelar med att se till att du har ett ordentligt organiserat schema för dina dagliga uppgifter

Och nu kan dina teammedlemmar tillämpa den här lektionen på sitt yrkesliv och förbättra hur de använder sin tid

7. Den blinda polygonen

Vi har ofta ganska mycket tid på oss att förbereda oss för vissa uppgifter. Men ibland kastas vi oförberedda in i enskilda projekt eller grupparbeten.

Denna aktivitet för tidshantering är ett utmärkt undervisningsverktyg för dessa situationer.

I det här spelet har du en ledare och många spelare som går in i en liten grupp.

Varje spelare har bindel för ögonen och har en längd av ett rep. De måste organisera detta rep i en viss form som ledaren anger.

Ledaren ska också sätta en timer för gruppen.

Här är reglerna:

• Ingen får ta av sig bindeln
• Varje person måste röra vid repet hela tiden

Låt gruppen gå och forma sin form. Chansen är stor att alla spelare blir förvirrade och har svårt att forma formen.

Men efter att ha avslutat den första leken kan du spela om den ett par gånger till. På så sätt kan de komma på hur de bättre kan ta sig an uppgiften.

Detta spel tvingar spelarna att analysera hur väl de klarar av uppgifterna inom en given tidsgräns.

Under det första spelet får de panik och presterar dåligt som resultat. Men när de väl behöver organisatoriska och analytiska färdigheter för att prestera bättre kommer de att komma på nya och bättre sätt att få jobbet gjort.

Vill du utmana dig själv och andra?

Detta är ett utmärkt spel för att lära ut tidshantering, teambuilding, analytiska färdigheter, ledarskapsförmåga, problemlösningsförmåga och produktivitet.

Aktiviteter för tidshantering: Här är de viktigaste resultaten från tidshanteringsaktiviteterna ovan:

1. Tiden är begränsad. Du har bara så mycket tid på en dag. Var uppmärksam på hur mycket tid du har och använd den tiden för att nå dina mål.
2. Organisation är nyckeln till framgång. En snabb prestation är inte alltid en utmärkt prestation. Om du vill få ut det mesta av din tid måste du lära dig att organisera och prioritera dina uppgifter. Annars riskerar du att slösa tid och få lite gjort.
3. Du bör alltid leta efter bättre sätt att utföra dina uppgifter. Det finns alltid sätt att bli effektivare. Fråga dig själv: ”Finns det ett effektivare sätt att göra det här på? Denna färdighet kommer att hjälpa dig att hantera större arbetsuppgifter och förbättra din prestation.

Använd dessa tidshanteringsaktiviteter för att förbättra din egen och ditt teams prestationer.

Vill du förbättra dina tidshanteringsfärdigheter ytterligare? Lär dig mer med mina tidshanteringstekniker och tidshanteringsstrategier.