Beroenden i projektledning – en komplett guide

Föreställ dig att du bygger ett hus. Du måste sätta upp väggarna innan du kan måla dem. Att måla väggarna är beroende av att väggarna byggs upp.

Projekt, precis som i det verkliga livet, sker inte i ett vakuum och har sina egna uppsättningar av beroenden och begränsningar oavsett bransch. Att hitta en isolerad projektaktivitet eller uppgift är nästan omöjligt eftersom projekt i sig är sammankopplade.

Många chefer anser att identifiering och hantering av beroenden inom projektledning är en av de viktigaste och mest betydelsefulla uppgifterna.

Vad är projektaberoenden?

Beroenden inom projektledning handlar om att hantera och schemalägga projektuppgifter samtidigt som man har deras sekvenser och krav i åtanke. Om uppgift B kräver att uppgift A fullbordas säger vi att uppgift B är beroende av uppgift A. Detta kanske låter enkelt just nu, men i komplexa projekt med flera uppgifter som är beroende av varandra kan det bli rörigt.

Nedan följer några av de viktiga termerna som har med beroenden i projektledning att göra.

Begränsningar

I projektledning går beroenden och begränsningar hand i hand. Projektbegränsningar är de begränsningar eller gränser inom vilka ledaren måste hålla sig när han/hon genomför projektet. De tre största begränsningarna i ett projekt är

• kostnad
• tid
• projektets omfattning.

Ibland uppstår beroenden i projekt på grund av vissa begränsningar i projektet. Om ditt team till exempel bara har råd med en enda mjukvaruutvecklare kommer de uppgifter där du behöver en utvecklare att vara beroende av varandra.

Ledning och eftersläpning

Ledning är ett unikt begrepp som bara kan tillämpas på relationer som går från början till slut, mer om det senare. Det avser den tid med vilken de efterföljande uppgifterna påskyndas i förhållande till de föregående uppgifterna. Medan FtS-relationen kräver att de efterföljande uppgifterna inte kan påbörjas innan de föregående uppgifterna är avslutade, tillämpar projektledare ledtider för att minska projektets totala tid.

Lag är inte begränsat av typen av relation. Det avser tidsfördröjningen mellan uppgifter när inga resurser används. Även om det är oönskat är fördröjningstiden ibland nödvändig för att säkerställa att projektet slutförs. När du målar ett rum är den extra tid som krävs för att låta det torka innan du börjar hänga dina tavlor fördröjningstiden.

Kritisk väg

Den kedja av kontinuerliga aktiviteter som leder till att ett projekt slutförs är projektets kritiska väg. Om någon aktivitet i den kritiska vägen försenas kommer hela projektet att försenas med samma tid om inte en annan kritisk aktivitet färdigställs i förväg för att kompensera för detta.

Typer av beroenden i projekthantering

Beroenden kan vara av olika typer eftersom interna och externa faktorer kan påverka dem. Följande är några av de viktigaste kategorierna av projektberoenden.

1. Logiska beroenden

Också kända som kausala beroenden. Dessa beroenden är en inneboende del av projektet och kan inte undvikas. Uppgifter som kännetecknas av logiska beroenden använder vanligtvis resultatet av de föregående uppgifterna som indata, så du kan inte köra dem parallellt.

Konsumerera att baka en tårta som ditt projekt. Du kan inte starta processen om du inte har alla ingredienser du behöver.

2. Resursberoenden

Detta beroende har sitt ursprung i en projektbegränsning eftersom det handlar om tillgången till delade resurser. Om två uppgifter kräver samma resurs för att slutföras är de beroende av att den andra uppgiften slutförs.

3. Preferentiella beroenden

Dessa beroenden beror i allmänhet på teammedlemmarna, andra intressenter och industriell praxis. Preferentiella beroenden uppstår när uppgifter planeras för att följa utvecklade standardrutiner.

I de flesta fall kan projektet konkurrera även om du ignorerar de preferentiella beroendena i dina uppgifter, men det kommer att finnas vissa kvalitetsproblem.

4. Externa beroenden

Oavsett hur mycket du planerar så finns det saker som du inte kan kontrollera. Vissa uppgifter är beroende av externa faktorer och projektledare kan inte göra något för att påverka deras framsteg. För att hantera dessa beroenden rekommenderas det att ha en reservplan.

Förseningar från leverantörerna eller andra oförutsedda omständigheter kan inträffa som kan påverka dina framsteg. En bra projektledare gör alltid några beredskapsplaner så att allt fortsätter att löpa smidigt även vid motgångar.

5. Beroenden mellan olika team

Detta är en vanlig företeelse i stora organisationer. Ibland arbetar flera team med ett enda, komplext projekt och de är beroende av varandra för att slutföra projektet i tid.

Förståelse av uppgiftsberoenden i ett projekt

Förståelse och identifiering av förhållandet mellan beroenden i uppgiftshanteringen är en viktig del av en projektledares arbetsbeskrivning. Nedan beskrivs relationerna mellan fyra typer av uppgiftsberoenden i projektledning.

• Finish to start (FtS): Uppgift B kan inte påbörjas förrän uppgift B är slutförd. Du måste till exempel sätta ihop din pizza innan du sätter in den i ugnen.

• Finish to finish (FtF): Uppgift A kan bara avslutas när uppgift B avslutas. Vid programvaruutveckling hittar och rapporterar kvalitetssäkringsteamet fel (uppgift A) och ingenjörsteamet åtgärdar dem (uppgift B). I det här fallet är testningen avslutad först när felrättningarna är klara.
• Start to start (StS): Uppgift B kan inte starta innan uppgift A startar. När asfalt hälls på vägen måste den omedelbart jämnas ut eftersom den torkar snabbt. Uppgifterna att hälla asfalt och utjämna vägen måste alltså börja samtidigt.

• Start till slut (StF): Uppgift B måste påbörjas för att uppgift A ska kunna slutföras. Tänk på tjänsten som säkerhetsvakt. En nattvakt blir inte avlöst förrän morgonvakten tar över.

Hur man hanterar beroenden i projektledning

I likhet med många andra utmaningar i projektledning finns det ingen lärobok för hur man hanterar beroenden. Hur du hanterar dem beror på kraven och förutsättningarna för det aktuella projektet.

Det finns dock några gemensamma saker som alla chefer gör för att framgångsrikt hantera beroenden i sina projekt.

Identifiera och visualisera

Det är viktigt att identifiera och registrera alla beroenden under projektplanen. Annars riskerar du att göra saker och ting komplicerade eftersom chanserna för att ditt projekt ska lyckas blir små utan en ordentlig uppgiftshantering.

Visualisering av data kan hjälpa dig att känna igen beroenden. Det är här som verktyg som Gantt-diagram är praktiska. Kanban-planer fungerar också utmärkt, men du måste konfigurera dem med etiketter.

Samarbeta med intressenter

Ledare måste ta med sig projektets intressenter så att alla inblandade håller sig på samma sida. Du måste se till att intressenterna förstår de viktigaste beroendena och hur var och en av dem kommer att påverka projektet.

Gör en risklogg

En förståelse för projektens beroenden är bra för att minska riskerna. När du har identifierat alla beroenden är det dags för dig att veta hur de kommer att påverka projektet om något går fel. De flesta projekt är vanligtvis sårbara på grund av externa beroenden som du inte har någon kontroll över.

Många begränsningar har också vissa risker som är förknippade med dem, så du måste vara beredd på dem också. När du har identifierat och listat alla listor är det dags att minska deras inverkan på ditt projekt.

Gör beredskapsplaner

Det räcker inte att bara känna till beroendena och riskerna. Du måste se till att även om något går fel så håller projektet sig på rätt spår och avslutas framgångsrikt. Med korrekt projektriskhantering kan du spara värdefull tid och gå in i ”skadekontroll”-läge så snart saker och ting börjar gå åt helvete.

Skapa buffertar för att minimera effekten av beroenden är också en bra begränsningsstrategi för att se till att projektet slutförs i tid.

Håller du koll på saker och ting med Kissflow Project

Oavsett om du är en utbildad projektledare eller om du har fått projektledning på halsen, måste du förlita dig på teknik för att slutföra jobbet. Kissflow Project gör projekthantering enkel och intuitiv för alla. Den molnbaserade projektledningsprogramvaran har integrerade funktioner som uppgiftshantering och spårning i realtid för att hjälpa dig att hantera alla utmaningar som en projektledare kan ställas inför.

Det spelar ingen roll om du är på plats eller om du arbetar isolerat hemifrån, du kommer alltid att ha koll på saker och ting med Kissflow Project live-åtkomst och plattformsoberoende tillgänglighet. Registrera dig för Kissflow Project och börja använda det gratis.