När dina inventeringscykelräkningar och fysiska inventeringsräkningar inte är korrekta är det ett problem. För mycket inventarier binder upp överskottskapital som skulle kunna användas för att finansiera andra delar av verksamheten eller betala av skulder. För lite lager kan leda till fler lageruppdateringar och skada försäljningen.
En korrekt inventering är nyckeln till prognostisering, lagerhantering, logistik och returhantering. Den påverkar nästan alla aspekter av din verksamhet, från lagerverksamhet och kostnader till din förmåga att uppfylla beställningar korrekt och i tid. Misstag kan få en spridningseffekt som kan pågå i flera år.
Vad är en inventeringscykelräkning och en fysisk inventeringsräkning?
Avhängigt av dina rutiner för inventeringsräkning kan du utföra fysiska inventeringsräkningar, periodiska cykelräkningar eller både och.
Cykelräkningar
Cykelräkning är en av de populäraste rutinerna för inventeringsräkning. Istället för att räkna hela lagret vid ett tillfälle räknar företagen ett antal artiklar i lagret. Cykelräkning är en statistisk provtagningsteknik. Räkningen av vissa artiklar används som referens för resten av lagret.
Det liknar det sätt på vilket opinionsundersökningsföretag arbetar. De tar ett representativt urval av människors åsikter om ämnen som ett sätt att mäta attityder i ett bredare sammanhang. Cykelräkningar tar en ögonblicksbild av specificerade platser. Med hjälp av denna information kan företagen avgöra om inventeringen är korrekt på de undersökta platserna och använda den som vägledning för andra områden.
Om din inventering inte stämmer i cykelräkningarna kommer du troligen att hitta samma felaktigheter i andra områden. På samma sätt, om cykelräkningarna visar att din inventering är korrekt, är det mer sannolikt att du har korrekta räkningar i hela lagret.
Cykelräkningar kan göras som en del av det dagliga arbetsflödet utan att stänga ner hela lagret. Med tiden kan du cykla igenom varje lagerområde. För att maximera värdet av revisionen och minimera smärtan av den fysiska räkningen rekommenderar vi att du utför minst fyra fullständiga cykelräkningar per år.
Fysiska inventeringsräkningar
Fysiska inventeringsräkningar görs genom att räkna varje artikel i hela lagret. Denna räkning används för att jämföra med inventarieförteckningarna för att eliminera eventuella felaktigheter. Det är en tidskrävande och arbetskrävande process.
Det kan också vara svårt att göra en fysisk inventering av lagret på ett korrekt sätt utan att stänga av hela verksamheten. När räkningar utförs kan ny inventering anlända eller en del av det nuvarande lagret skickas ut.
Varför är inventeringsräkningar viktiga?
Inventeringsräkningsprocedurer är till för att redovisa avvikelser mellan de kvantiteter som du borde ha och de kvantiteter som fysiskt finns i ditt lager. Detta är särskilt viktigt för e-handelsförsäljare.
Om lagerräkningarna inte stämmer överens med dina tillgängliga produkter på online-marknadsplatser kan det hända att du inte kan uppfylla beställningar. För säljare som säljer på flera kanaler utan ett integrerat lagerhanteringssystem kan det vara mycket lätt att komma ur spår med lagerräkningar när du säljer på flera plattformar som har individuella rapporteringssystem.
De flesta företag har problem med lagerräkningar
Den genomsnittliga detaljhandelsverksamheten i USA har en korrekt lagerräkning av endast 63 % av sitt lager, enligt GS1 US Apparel and General Merchandise Initiative, ett konsortium av detaljhandlare, distributörer och leverantörer. Det är en hel del potentiellt förlorade intäkter eller felplacerade lager.
Orkundsförteckning leder till överförsäljning och slut på lager. Mer än 30 % av företagen har upplevt situationer där de har sålt varor som de visade som lagerförda men som inte kunde hittas i lagret. Detta kan orsaka logistiska mardrömmar för säljarna och göra kunderna frustrerade.
En noggrann inventering förbättrar marginalerna
Enbart en noggrann hantering av din inventering förbättrar din lönsamhet. Att minska antalet lageruttag och överlager kan sänka de totala lagerkostnaderna med 10 %.
Hur man gör lagerräkningar
De flesta detaljhandelsverksamheter är skyldiga att genomföra lagerräkningar enligt antingen sina redovisningsregler eller skatteregler. Detta kan innebära att man gör en fysisk räkning av inventarierna för att ge korrekta uppgifter till skattemyndigheterna eller för att se till att bokföringsböckerna återspeglar det aktuella värdet på inventarierna.
Oavsett om du utför cykelräkningar, fysiska inventeringsräkningar eller en kombination rekommenderar Association for Supply Chain Management att du genomför en återkopplingsslinga för räkningar:
Redovisningsåterkopplingssling
- Bedöm det aktuella läget för lagerintegritet och fastställer målnivåerna för noggrannhet
- Uppför din räkning
- Spåra avvikelser och undersök de grundläggande orsakerna
- Medföra åtgärder för att förbättra noggrannhetsnivån
- Genomföra de nuvarande siffrorna och sätta upp noggrannhetsnivåerna som mål
Det kallas en återkopplingsslinga för att när du har avslutat steg 5 är det dags att återgå till steg 1.
Här är några av de bästa metoderna för inventeringsräkningsprocedurer för att genomföra fysiska inventeringsräkningar och inventeringscykelräkningar.
Bästa metoder för inventeringscykelräkning
* För att implementera de här bästa metoderna på ett framgångsrikt sätt kan du använda SkuVaults kundsuccessteam som din resurs.
Följandet av dessa bästa metoder för inventeringscykelräkning kan göra processen mer effektiv:
- Din anläggning bör schemalägga cykelräkning så att den blir en del av anläggningens normala verksamhet.
- Planera cykelräkning ofta. Ju högre frekvens av cykelräkning, desto högre blir noggrannheten i inventeringen och desto lägre blir avskrivningarna av inventarier. Många lagerverksamheter gör cykelräkningar dagligen genom att räkna i olika delar av lagret varje dag.
- Istället för att göra slumpmässiga räkningar är det effektivaste sättet att göra cykelräkningar att klassificera artiklar i A-, B- och C-grupper. Det är vettigt att lägga mest tid på att göra cykelräkningar med den inventering som representerar det högsta värdet.
- Grupp A komprometterar inventering som utgör 70-80 % av ditt totala inventeringsvärde
- Grupp B står för de nästkommande 10-15 % av inventeringsvärdet
- Grupp C representerar de nedersta 10-5 % av inventeringsvärdet
- Om du måste göra snabba justeringar för att förbättra inventeringens noggrannhet, fokusera på A-grupperna. Typiskt sett står A:s för ungefär 20-25 % av dina totala SKU:er men ger den högsta avkastningen. Om du dessutom kan identifiera brister i dessa grupper är det troligt att du kan identifiera grundorsaken till avvikelser som kan tillämpas på alla grupper.
- Opgiften av dedikerade cykelräkningsteam gör det möjligt för företaget att utbilda flera personer för att utföra dessa uppgifter. Storleken på teamet kommer att vara beroende av storleken och komplexiteten hos ett företags inventarier. En stor organisation kan ha ett cykelräkningsteam bestående av flera heltidsanställda. En mindre organisation kan dock ha så få som två anställda som utför cykelräkningar under en liten del av sin arbetsdag.
- Cykelräkningarna bör röra sig metodiskt genom hela lagret så att alla produkter räknas minst en gång per kvartal.
- Två separata personer bör räkna produkterna när det är möjligt. En blind jämförelse av deras räkningar bör göras innan justeringar registreras. Eventuella avvikelser bör granskas.
- Innan cykelräkning utförs bör alla öppna transaktioner, t.ex. mottagning, frakt, WIP, vara avslutade för de artiklar som valts ut för cykelräkning.
- Du kan förebygga fel genom att undersöka felkällor. Det är viktigt att identifiera och åtgärda alla processer eller utbildningsproblem som orsakar inventeringsfel.
- Du bör spåra mätvärden för inventeringsnoggrannhet över tid. Du kan också sätta upp mål för inventeringsnoggrannhet. Genom att känna till dina siffror och följa förbättringar (eller minskningar) kan du identifiera var systemen fungerar (eller misslyckas).
- Cykelräkning bör göras i början av dagen innan verksamheten i anläggningen har börjat i full gång eller i slutet av dagen efter att verksamheten har avslutats.
- Processen för cykelräkning bör vara väldefinierad och dokumenterad.
- Separera processen för cykelräkning och inventeringsregistrering för att säkerställa noggrannhet.
Bästa metoder för fysisk inventeringsräkning
* För att implementera dessa bästa metoder på ett framgångsrikt sätt kan du använda SkuVaults team för kundupplevelserfarenhet som din resurs.
Bästa metoder för fysisk räkning eller fysisk inventering kan förbättra effektiviteten av fysisk räkning:
- Du bör utföra en provräkning under planeringsfasen av den fysiska räkningen för att noggrant uppskatta den tid och de resurser som krävs.
- Informera leverantörer, kunder och produktion bör om schemat för den fysiska räkningen så att eventuella justeringar av utbudet kan göras i förväg.
- Gör fysisk räkning av långsamtgående SKU några dagar innan den faktiska räkningen äger rum för att minimera den tid som anläggningen måste stängas av för den fysiska inventeringen.
- För att genomföra den fysiska räkningen ska du göra dig av med alla defekta och föråldrade lager, så att den tid som går åt till denna process minskas.
- Visa inte de ekonomiska värdena för SKU-kvantiteterna under räkningen. Eftersom du räknar allt lager är det irrelevant för den fysiska räkningen.
- Designerade räkningsområden är grunden för tilldelningen av räkningsgrupper och för övervakningen av inventeringens framskridande.
- Säkerställ att du har rätt utrustning, liksom specialutrustning, tillgänglig för dina räkningsgrupper.
- Säkerställ att du utbildar din personal i fysiska räkningsaktiviteter för att se till att räkningen fortskrider smidigt.
- Idealfallet bör verksamheten upphöra helt och hållet för räkningen. Åtminstone bör materialets förflyttning minimeras och dokumenteras väl för att säkerställa att artiklarna inte dubbelräknas eller tvärtom utelämnas helt och hållet.
- Om du inte kan stoppa verksamheten för en fysisk räkning, se till att du har ett väldefinierat system för hur du ska hantera ändringar i inventarierna efter att den fysiska räkningen har gjorts.
- Systempersonal bör vara tillgänglig för stöd om systemproblem uppstår under den fysiska räkningen.
- Separera processen för fysisk inventeringsräkning och inventeringsregistrering för att säkerställa noggrannhet.
Realvärldsexempel på vikten av inventeringsräkningar
Det finns ett rekordstort antal reservdelar och produkter som ligger på lagren just nu. Federal Reserve Bank spårar privata lager och uppskattar att det finns mer än 674 miljarder dollar i säsongsjusterade varor som ligger i lager och butiker. När lager inte säljs kan det leda till lageruppbyggnad, vilket binder kapital som skulle kunna användas till annat.
När lagerräkningarna inte är korrekta kan alla möjliga saker gå fel. Walmart erkänner att man förlorade 3 miljarder dollar i försäljning under ett år. Samtidigt ökade dess lager i snabbare takt än försäljningen. Dålig spårning ledde till över- och slutlager.
Nike förlorade mer nästan 100 miljoner dollar på grund av felaktig lagerhantering. Best Buy kunde inte leverera beställningar från november och december före jul ett år när lagret inte stämde överens med antalet varor på marknaden online. Ralph Lauren fick se sin vinst sjunka med 50 % och aktievärdet minska med 16 miljarder dollar på grund av brister i lagerhanteringen.
Orkundsförklarade lager är mer än bara frustrerande. Det är dyrt.
Högre vanliga frågor om lagerräkningar
Här är några av de vanligaste frågorna som organisationer har om lagerräkningar:
Hur ofta ska du räkna ditt lager?
Det korta svaret är så ofta som möjligt. En fullständig cykelräkning av all din inventering bör göras minst en gång per kvartal, även om många lagerverksamheter gör dagliga cykelräkningar för strategiska sektioner för att undvika att behöva räkna stora mängder i slutet av kvartalet. Fysiska räkningar bör göras minst en gång per år.
När ska jag räkna mitt lager?
I själva verket bör dina lagerräkningar ske när verksamheten upphör i slutet av dagen eller innan den börjar. Om du måste inventera medan verksamheten pågår måste du ha ett system för att redovisa nyinkomna varor eller varor som plockats för leverans.
Kan jag använda någon för att räkna inventarierna?
Du kan göra det, men det är inte tillrådligt. De flesta lagerverksamheter har räkningsgrupper eller personer som har utbildats i rutiner och övervakas för att se till att de är korrekta. Du bör ha en spårningsmekanism på plats för att säkerställa att dina team räknar korrekt.
Behövs det ett lagerhanteringssystem/lagerhanteringssystem?
Du kan göra allt för hand och spåra det i Excel, men risken för fel är stor. Ett lagerhanteringssystem (WMS) och ett lagerhanteringssystem (IMS) kommer att dramatiskt förbättra din noggrannhet och göra det möjligt för dig att göra robusta rapporter på begäran. Dessutom synkroniserar ett IMS med online-marknadsplatser och integrerar med dina beställnings-, försäljnings- och leveransplattformar för en sömlös upplevelse.
Hur SkuVault hjälper till med cykelräkning
SkuVaults granskningsfunktion gör det möjligt för dig att lägga till eller ta bort produkter från en plats, samt att bulkflytta produkter från en plats till en annan, skriva ut alla produkter på en plats och utföra en fullständig omräkning av alla produkter på en plats, där du helt enkelt skannar över de befintliga artiklarna och ersätter dem med de nya SKU:erna.
Efter en omräkning genererar SkuVault en granskningsrapport som visar avvikelserna mellan vad du borde ha i lager och vad du faktiskt har i lager. Och tillsammans med våra transaktionsrapporter och användarspårning är det enkelt att se vad som gick fel och vem som är ansvarig.
Rapportering av cykelräkning
SkuVaults rapportering av cykelräkning gör att du kan markera platser som ”räknade”. Detta gör att du kan köra rapporten för att söka efter platser som inte har räknats tidigare och gör att du kan vara mer effektiv genom att inte räkna om platser flera gånger.
Ökat antal cykelräkningar innebär färre fysiska räkningar, vilket innebär färre arbetstimmar och mer försäljning. Dessutom är en rörig inventering en felaktig inventering, och en felaktig inventering leder till:
- Överförsäljning
- Undersäljning
- Lager som ligger runt om i lagret och som inte är listat i dina online-kanaler
- Döda lager
Ett väl genomfört program för cykelräkning och fysisk räkning kan leda till betydande minskningar av drifts- och lagerhållningskostnader. Ökad noggrannhet i lagerhållningen kan minska säkerhetslagren. Som ett resultat av detta minskar kostnaderna för lagerhållning.
Slutsats
Följande av bästa praxis för rutiner för inventeringsräkning kan förbättra din noggrannhet. Cykelräkningar och fysiska inventeringsräkningar kan hjälpa dig att hålla ditt lager i synk med vad som finns i din butik, oavsett om det är online på din webbplats, online på flera marknadsplatser eller i din fysiska butik.