Blanket Purchase Agreements

En GSA Schedule BPA är ett avtal som upprättas av en statlig köpare med en Schedule-entreprenör för att fylla upprepade behov av varor eller tjänster (FAR 8.405-3). BPA gör det lättare för entreprenören och köparen att fylla återkommande behov med kundens specifika krav i åtanke, samtidigt som man utnyttjar köparens fulla köpkraft genom att dra nytta av kvantitetsrabatter, spara administrativ tid och minska pappersarbetet. BPA är fördelaktigt för:

Schedule BPA:s: Till din tjänst

Governmentwide Schedule BPAs

Hur skiljer sig Schedule BPAs åt?

Etablering av Schedule BPAs

BPA Set Asides

Open Market Items

Governmentwide Schedule BPAs

GSA förvaltar flera BPAs som är tillgängliga för alla federala myndigheter. Dessa BPA:s har upprättats för att konsolidera ett specifikt behov som identifierats bland de statliga myndigheterna.

• Federal Strategic Sourcing Initiative BPAs
  • Wireless FSSI
  • Janitorial and Sanitation Supplies
  • Maintenance, Repair, och drift
• IT och tjänster
  • Identitetsskyddstjänster
  • Salesforce
  • Mjukvaruköpsavtal (f.d. SmartBUY)
    • Mjukvaruavtal
    • Avtal om programvara för databashantering
    • Avtal om programvara för företagsledning (EMS)
    • Avtal om programvara för informationssäkring
• Resor, Transport och logistik
  • Nödlogi

Tillbaka till början

Hur skiljer sig BPA:s från andra avtal?

Skillnaden mellan ”traditionella” Blanket Purchase Agreements (BPA) och BPA som upprättats inom ramen för GSA Schedules Program är att ”traditionella” BPA omfattas av kraven i FAR Part 13. FAR Part 13 är inte tillämplig på BPA enligt GSA Schedules med undantag för FAR 13.303-2(c), där det anges att ”BPA kan upprättas med GSA Federal Supply Schedule-entreprenörer…”, FAR 8.405-3 anger att beställande verksamheter kan upprätta BPA enligt vilket Schedule-kontrakt som helst för att fylla återkommande behov.

Tänk på fördelarna med att använda GSA Schedules: besparingar i fråga om kostnader, tid och administrativt arbete, samt flexibilitet, öppenhet och kontroll över upphandlingen.

Med utgångspunkt i dessa fördelar bör man överväga om man ska upprätta BPAs – och hur många BPAs man ska upprätta – och bedöma olika faktorer som är specifika för myndigheten, men som bland annat omfattar följande:

• Kravenas omfattning och komplexitet;
• Frekvensen/totalt antal förväntade krav som ska ställas inom ramen för BPA(s) – inklusive alla tänkta användare/beställningsaktiviteter;
• Fördelarna med löpande konkurrens och behovet av att regelbundet jämföra flera tekniska tillvägagångssätt eller priser;
• Den administrativa kostnaden för BPA:s jämfört med andra avtal. Möjligheten att upprätta och använda beställningsförfaranden som är ännu snabbare och enklare än de nya beställningsförfarandena i schemat, och
• De tekniska kvalifikationerna hos de tillgängliga entreprenörerna i schemat.

Best Procurement Approach Determination and Schedule BPAs

FAR 17.5, Interagency Acquisition, kräver att byråerna ska utarbeta ett beslut om bästa upphandlingsmetod när de använder sig av en annan byrås kontrakt. Detta krav gäller för beställningar enligt Schedule som överstiger 550 000 dollar i värde, och inkluderar beställningar mot Schedule BPAs.

Tillbaka till början

Etablering av Schedule BPAs

När en köpare upprättar Schedule BPAs med en eller flera tilldelningar måste han eller hon följa de förfaranden som beskrivs i FAR 8.405-3. Resultatet är att köparen i allmänhet begär in minst, och får offerter från, tre källor och söker prissänkningar innan ett GSA Schedule BPA upprättas.

Om köparen endast begär in en källa (dvs. en ”enda källa”), måste den beställande verksamheten motivera sitt agerande i enlighet med FAR 8.405-6, Limited Sources Justification and Approval (motivering och godkännande av begränsade källor). När köparen fastställer ett BPA med ”enda källa” har köparen begränsat övervägandet av antalet entreprenörer som skulle kunna få både BPA och de resulterande beställningarna. Därför måste köparen uppfylla kraven på begränsade källor och godkännande i FAR 8.405-6 vid tilldelningen av BPA.

Villkor

När man upprättar ett BPA enligt schemaläggning, överförs alla villkor i kontraktet enligt schemaläggning till BPA. Köparna kan inte ändra eller skräddarsy villkoren i Schedule-kontraktet, men kan lägga till villkor på myndighetsnivå och lokala villkor som inte strider mot villkoren i Schedule-kontraktet.

De bestämmelser och klausuler som vanligen läggs till behandlar sådana ämnen som organisatoriska intressekonflikter och godkännande av underleverantörer eller nyckelpersoner. Andra överväganden på ordernivå kan omfatta snabbare leveranstider och prisrabatter.

När det finns en fråga om huruvida ytterligare villkor för GSA Schedule BPA står i konflikt med GSA Schedule-kontraktet bör köparen kontakta GSA:s kontraktsansvarige.

Godkännande av BPA med en enda tilldelning

Ingen BPA med en enda tilldelning med ett beräknat värde som överstiger 112 miljoner dollar, inklusive eventuella optioner, får tilldelas såvida inte myndighetschefen skriftligen fastställer att:

• Orderingarna som förväntas inom ramen för BPA:n är så integrerat relaterade att endast en enda källa rimligen kan utföra arbetet;
• BPA:n föreskriver endast beställningar till fast pris, vilket inkluderar:
  • Produkter eller tjänster (specifika uppgifter som ska utföras) med priser som fastställs i BPA; och
  • Endast en källa är kvalificerad och kapabel att utföra arbetet till ett rimligt pris för regeringen, eller så är det nödvändigt i allmänhetens intresse att tilldela BPA till en enda källa för exceptionella omständigheter.

Tidsbegränsningar

BPA:s med flera tilldelningar får inte vara längre än fem år, men kan göra det för att uppfylla programkrav (FAR 8.405-3(d)(1)).

Ett BPA med en enda tilldelning får inte vara längre än ett år, men kan ha upp till fyra ettåriga optioner.

En Schedule-entreprenör kan tilldelas ett BPA som sträcker sig längre än den nuvarande löptiden för dess Schedule-kontrakt (eller ett BPA som innehåller optioner som sträcker sig längre än den nuvarande löptiden för Schedule-kontraktet) om det finnsoptionsperioder kvar på Schedule-kontraktet som, om de utnyttjas, täcker BPA:s genomförandeperiod, inklusive eventuell(a) option(er).

Alla beställningar som utfärdas (inklusive dess beställningsoptioner) mot ett befintligt BPA innan BPA:s löptid löper ut kommer att ha sin egen genomförandeperiod (inklusive beställningsoptioner). Den ska slutföras (inklusive eventuella beställningsoptioner) i enlighet med schemakontraktets FAR-klausul 52.216-22(d), där det står,

”Varje beställning som utfärdas under detta kontrakts giltighetstid och som inte slutförs inom den perioden ska slutföras av entreprenören inom den tid som anges i beställningen. Kontraktet ska reglera entreprenörens och regeringens rättigheter och skyldigheter med avseende på den beställningen i samma utsträckning som om beställningen hade slutförts under kontraktets giltighetstid, under förutsättning att entreprenören inte är skyldig att göra några leveranser enligt detta kontrakt efter slutförandet av kundbeställningen, inklusive optioner, 60 månader efter det att grundkontraktets beställningsperiod har löpt ut.”

Beställningsplacering

När en köpare upprättar ett BPA mot ett GSA Schedule-kontrakt uppfyller beställningar som görs inom ramen för BPA kraven på fullständig och öppen konkurrens enligt 1984 års Competition in Contracting Act (CICA) när GSA Schedule BPA-beställningsförfaranden följs enligt 8.405-3(c).

Årlig översyn

Köparen ska genomföra en årlig översyn av GSA Schedule BPA för att avgöra om:

• Det underliggande Schedule-kontraktet fortfarande är i kraft
• BPA:n representerar fortfarande det bästa värdet
• Beskattade kvantiteter/mängder har överskridits och ytterligare prissänkningar kan erhållas.

Köparen ska dokumentera resultaten av sin översyn.

Tillbaka till början

BPA Set Asides

Efter köparens gottfinnande kan BPA:s reserveras för följande typer av småföretag:

• Små företag
• 8(a)-företag (myndigheterna måste samarbeta med SBA för att slutföra anbuds- och acceptansprocessen)
• HUBZone små företag
• Service-disabled veteran-owned small businesses
• Economically disadvantaged women owned small businesses
• Women-owned small businesses eligible under Women-Owned Small Business Program

Förfarandena i 8.405-3 måste följas för BPA set asides. Marknadsundersökningar kommer att ge information om huruvida tre eller fler Schedule-innehavare inom en av de angivna kategorierna av småföretag kan tillhandahålla de nödvändiga produkterna och/eller tjänsterna.

Alternativt kan den beställande verksamheten ta hänsyn till socioekonomisk status när den identifierar entreprenörer som ska övervägas eller konkurrensutsättas för tilldelning av en beställning eller ett BPA. Den beställande verksamheten bör åtminstone överväga, om tillgängligt, minst ett litet företag, ett litet företag som ägs av veteraner, ett litet företag som ägs av veteraner med funktionsnedsättning, ett litet företag i HUBZone, ett litet företag som ägs av kvinnor eller ett litet missgynnat företag (FAR 8.405-5).

Om ett BPA är reserverat för andra typer av småföretag måste dokumentationen i akten innehålla marknadsundersökningar som utförts tillsammans med de Schedules som övervägts för tilldelning.

Order Set-Aside Under Non Set-Aside BPA

Om BPA:s med flera tilldelningar upprättas utan användning av set-asides, kan beställningar inom ramen för dessa BPA:s vara set-aside så länge som vederbörligt meddelande gavs vid tilldelningen av BPA:s om att den beställande verksamheten, efter eget gottfinnande, kan genomföra set-aides. När beställningsverksamheterna lägger upp beställningar med set-aside mot BPA:

När de lägger upp beställningar med set-aside mot BPA:

• Existerande BPA:s med flera tilldelningar, eller BPA:s som upprättats utan att de potentiella BPA-innehavarna i förväg underrättats om att beställningar kan läggas upp med set-aside under BPA:s, bör inte ha set-aside-ordrar. Förfaranden för att placera order mot BPA:s kommer från FAR 8.405-3(c) och kräver att den beställande verksamheten ger ”rättvisa möjligheter” till alla BPA-innehavare.
• Nya etablerade BPA:s med flera tilldelningar kan använda orderutjämning i följande fall:
  1. BPA:s förfrågningsunderlag anger klart och tydligt att köparen/inköparna kan bestämma sig för att utjämning av arbets- eller leveransorder, i enlighet med de beställningsrutiner som ingår i BPA:s förfrågningsunderlag och i enlighet med FAR 8.405-3(c).405-3(c)(2), och
  2. Det finns tillräcklig konkurrens mellan BPA-innehavarna så att de resulterande beställningarna av uppgifter eller leveranser till fullo uppfyller de ovan nämnda kraven. Det enklaste sättet att uppfylla dessa krav är att upprätta ett mer än tillräckligt antal BPA:s för att täcka bredden och djupet av de förväntade leveransbeställningarna för uppgiftsbeställningarna, och minst tre källor kommer att vara livskraftiga konkurrenter för varje uppgiftsbeställning eller leveransbeställning, eller
  3. Köparen har på ett korrekt sätt dokumenterat att han eller hon har begränsat överväganden i enlighet med kraven i FAR 8.405-6 och genererat en motivering för begränsade källor.

Tillbaka till början

Open Market Items

I enlighet med villkoren i GSA Schedule-kontrakten har entreprenörerna möjlighet att lämna in förfrågningar om att lägga till leveranser eller tjänster som ligger inom räckvidden för deras befintliga kontrakt. Köparna kan således kontakta leverantörerna för att begära att varor på den öppna marknaden som ingår i deras GSA Schedule-kontrakt läggs till.

Varormer på den öppna marknaden kallas också för tillfälliga varor, varor som inte ingår i kontraktet, varor som inte ingår i Schedule-kontraktet och som inte kan läggas till i kontraktet. I enlighet med FAR 8.402(f) kan en inköpsansvarig för administrativ bekvämlighet lägga till artiklar som inte ingår i GSA Schedule-kontraktet – dvs. artiklar på den öppna marknaden – till ett GSA Schedule BPA eller en enskild uppdrags- eller leveransbeställning endast om:

• Alla tillämpliga inköpsföreskrifter som avser inköp av artiklar som inte ingår i GSA Schedule-kontraktet har följts (t.ex, publicering (FAR del 5), krav på konkurrens (FAR del 6), förvärv av kommersiella varor (FAR del 12), kontraktsmetoder (FAR delarna 13, 14 och 15) och program för småföretag (FAR del 19));
• Den upphandlande kontraktsansvarige har fastställt att priserna för de artiklar som inte ingår i GSA Schedule-kontraktet är rättvisa och rimliga;
• Artiklarna är tydligt märkta på beställningen som artiklar som inte ingår i GSA Schedule-kontraktet; och
• Alla klausuler som är tillämpliga på artiklar som inte ingår i GSA Schedule-kontraktet finns med i beställningen.

Back to Top