Ett brev med krav på återbetalning är en formell skriftlig begäran om återbetalning av betalning för en vara eller tjänst. Det riktas till handlaren och bör innehålla grundläggande uppgifter om transaktionen, anledningen till varför återbetalning begärs och förväntningar på återbetalning.
- Vad ska man inkludera?
- Hur man kräver återbetalning
- Exempel – brev med krav på återbetalning
- Relaterade blanketter
Vad ska ingå?
Syftet med det här brevet är att fastställa viktiga fakta och ställa tydliga krav. Det bör ange:
- Vad köptes, när och för hur mycket?
- Varför återbetalning begärs
- Frist för återbetalning
- Hur återbetalningen ska utfärdas
Om det har gjorts tidigare förfrågningar kan det i detta brev också redogöras för eventuella framtida åtgärder som kommer att vidtas om återbetalningen inte utfärdas.
Hur man begär återbetalning
Nedan följer fem (5) steg för att få återbetalning för en betald tjänst eller vara.
Steg 1 – Läs återbetalningspolicyn
Det ”finstilta” är viktigt. Läs igenom handlarnas publicerade återbetalningspolicy för att få en uppfattning om landskapet.
Inte alla handlare har återbetalningspolicy. En säljare kan inte bara hävda i efterhand att det fanns en policy; även om det fanns en spelar det ingen roll om villkoren inte tydligt förmedlades vid tidpunkten för transaktionen.
Om handlaren inte har någon formell returpolicy kommer troligen delstatens lagstiftning att diktera konsumentens rättigheter. Men kom ihåg att även strikta regler om ”ingen återbetalning” inte nödvändigtvis kan verkställas om de levererade varorna eller tjänsterna var defekta, farliga eller på annat sätt inte överensstämde med vad som annonserats.
Steg 2 – Hitta kvittot
Dokumentation är avgörande. Misströsta dock inte om originalkvittot har försvunnit – om köpet gjordes med kredit- eller betalkort bör en säkerhetskopia finnas tillgänglig via din banks kontosammanfattningssida online.
Steg 3 – Redogör för skälen till återbetalningen
Förklara varför du vill ha en återbetalning, men se till att ditt skäl faller inom ramen för återbetalningspolicyn. Var varan eller tjänsten inte som den beskrevs? Fanns det en defekt i produkten? Ju mer objektiv och kontrollerbar frågan är, desto bättre.
Steg 4 – Begär betalning/kredit
Var specifik i kravbrevet. Ange det totala belopp som krävs, tidsfristen för att utfärda denna återbetalning och hur återbetalningen ska tillhandahållas. Se till att handlaren får brevet och följ upp vid behov.
Timing är allt när det gäller begäran om återbetalning – så ju tidigare efter den ursprungliga transaktionen begäran om återbetalning görs, desto bättre.
Steg 5 – Ytterligare åtgärder
Tyvärr vägrar vissa handlare fortfarande att ge efter. Om en återbetalning inte har utfärdats inom den angivna tidsfristen kan det vara dags att ta saken till nästa nivå.
Det finns flera sätt att trappa upp jakten på återbetalning:
- Föra ett konsumentklagomål hos den statliga åklagarmyndigheten
- Kontakta Better Business Bureau (BBB) eller den lokala handelskammaren
- Lämna ett negativt omdöme om handlaren på nätet
- Söka skadestånd i en domstol för mindre skadeståndsanspråk
Exempel på ett brev med krav på återbetalning
Mars 21, 2017
Kära Mark Hoffer,
Detta brev fungerar som en formell begäran om återbetalning av 99 dollar.99 – den summa som betalades till ditt företag, Squeaky Cleaners, för hushållsrengöring den 3 mars 2017.
Ditt företag annonserar en ”100 % nöjdhetsgaranti” för kunderna, tryckt på det reklamvykort som skickades till mitt hem. Tyvärr var jag missnöjd med kvaliteten på tjänsten. Er personal rengjorde inte grundligt mitt badrum på första våningen, och jag hittade skospår på golven i köket och matsalen efter att ert team hade åkt.
Vänligen återbetala det här saldot till det kreditkort som användes för att göra den första betalningen senast den 1 april 2017.
Om jag inte får full återbetalning senast detta datum har jag inget annat val än att lämna in ett konsumentklagomål till delstatens allmänna åklagarmyndighet.
Skickligt,
John Delacruz
Relaterade formulär
Personal Property Demand Letter – För att begära återlämnande av personlig egendom.