Catering Faktura är ett dokument som hjälper både cateringfirman och kunden att skapa, fakturera (cateringfirman) och betala (kunden) för ett speciellt evenemang. Cateraren/pastorerna går igenom evenemanget och vilken typ av evenemang kunden vill skapa. Cateraren samlar sedan in en deposition (vanligtvis en icke återbetalningsbar deposition) för att säkra alla aspekter av evenemanget och meddelar kunden det datum då resten av beloppet måste betalas i sin helhet (vanligtvis strax innan evenemanget äger rum). Fakturan innehåller all nödvändig information om priser och tjänster samt ett bifogat dokument som samlar alla kundens önskade betalningsuppgifter.
- Förser kunderna med en specificerad förteckning över tjänster och kostnader och anger betalningsvillkor.
- Fungerar både som en sammanfattning av arbetet och en formell skriftlig begäran om betalning, och bör betraktas som ett viktigt dokument i alla cateringjobb.
Steg för steg: Hur man cateringar ett evenemang
Klienterna handlar ofta flera cateringfirmor innan de väljer vem de ska anlita. När en cateringfirma får en förfrågan bör de ta det som ett tillfälle att bevisa sina kunskaper genom att ställa rätt frågor och visa att de behärskar yrket.
För att kunna formulera en uppskattning behövs några grundläggande uppgifter: Finns det ett allmänt prisintervall som kunden har i åtanke? Kommer alkohol att serveras? Behövs det andra tjänster? Beroende på omständigheterna kan matberedningen göras antingen på plats eller på distans; service på plats är vanligtvis att föredra, men kan kosta mer.
Tag upp antalet personer och ge en offert
Med ett förväntat antal personer och några kritiska evenemangsspecifikationer bör cateringfirman ge en skriftlig offert. Kom ihåg att det kan finnas möjlighet till förhandling, så ett förslag till tjänster bör inte levereras i slutgiltiga termer. Om en kund är missnöjd med föreslagna parametrar kan offerten ändras genom att ändra menyn eller serviceplanen.
Offerten bör också innehålla betalningsvillkor. Kommer det att krävas en förskottsdeposition? När ska slutbetalningen ske? Hur är det med justeringar av den ursprungliga offerten till följd av prisändringar eller andra variabler?
Förbered personal och mat
Att förbereda sig för ett evenemang innebär mer än att bara samla ihop ingredienser eller förbereda rätter. Framgångsrik catering bygger på noggranna förberedelser av personalen. Teamets medlemmar bör vara klara över sina ansvarsområden när de går in. Vissa cateringföretag använder till och med programvaror som CaterPro, Event Master eller andra för att skapa diagram över planlösningar, kartlägga arbetsflöden och allmänt förbereda hela teamet för evenemanget.
Leverera service på ett professionellt sätt
God mat kan inte kompensera för en bristfällig service. Utförandet ska vara minutiöst, oavsett hur ”kräsen” kunden är.
Fyller och levererar cateringfaktura med slutjusteringar
När du är redo att begära betalning ska du leverera fakturan till kunden. Vissa ändringar i slutet av timmen kan vara nödvändiga, till exempel om priserna för viktiga ingredienser har ändrats eller om antalet anställda har reviderats uppåt.