7 tidsstyringsaktiviteter, der vil give bedre resultater

Tidsstyring er en færdighed. Og som alle andre færdigheder kan du forbedre den. Og det er her, at tidsstyringsaktiviteter er nyttige.

De hjælper dig med at skærpe dine tidsstyringsfærdigheder. Og så bliver du mere produktiv med din tid og får en stærk balance mellem arbejde og privatliv.

Lad os være ærlige:

Mange af os ville ønske, at vi kunne sætte et par ekstra timer på uret.

Men sandheden er, at vi kun har 24 timer i døgnet til at opfylde vores personlige mål og professionelle mål.

Og vi bruger kun en lille del af den tid på vores arbejdsdag. Du er nødt til at være produktiv og få tingene gjort i den korte tidsramme.

Og derfor klager vi over, at vi ikke har tid nok:

• “Jeg bliver aldrig færdig med mine to-dos for dagen” (her er min anbefalede til-do-listeformat)
• “Mine kolleger afbryder mig altid” (så du får aldrig en chance for at færdiggøre Deep Work)
• “Jeg spilder en masse tid på meningsløse møder”
• “Jeg bruger en masse tid hver dag på at behandle e-mails” (her er hvordan du omdanner det til en GTD Gmail og e-mail-produktivitet)
• “Selvom jeg gør mange ting, føler jeg aldrig, at jeg gør fremskridt” (Produktivitet = meningsfuldt arbejde + fremskridt)

Lyder det bekendt?

Det er ikke underligt, at tidsstyring er den vigtigste færdighed at lære og mestre.

Så hvordan udvikler du gode tidsstyringsfærdigheder?

En god måde at lære at blive mere effektiv på arbejdet er ved at bruge tidsstyringsaktiviteter.

De 7 mest effektive tidsstyringsaktiviteter, som du kan øve dig på egen hånd og sammen med kolleger

Det kan være langt mere effektivt at lære nye færdigheder ved at spille spil. Og det er sjovere end at lede efter træningsressourcer, der kan hjælpe dig med at mestre en ny opgave.

Vil du blive mere produktiv og styre din tid bedre?

Her er de 7 bedste tidsstyringsaktiviteter, du kan bruge til at forbedre dine tidsstyringsevner.

1. $86.400

Vi kalder denne første tidsstyringsaktivitet for $86.400.

Det er en glimrende øvelse til at forstå vigtigheden af at bruge tiden fornuftigt.

Du kan spille alene eller med en gruppe kolleger.

Her er reglerne:

• Alle har 86.400 dollars at bruge
• Du kan gøre hvad som helst med disse penge, bortset fra at gange deres nuværende sum
• Du skal bruge dem inden for en dag. Ellers mister du dem
• Og du kan ikke sætte flere penge i banken om dagen

Nu:

Lad dit team skrive ned, hvordan de ville bruge deres 86.400 dollars.

Når alle har udfyldt deres liste, samler du dit team og diskuterer, hvorfor og hvordan de har brugt pengene.

Som du allerede har gættet, handler denne tidsstyringsaktivitet ikke om penge.

Hver dag har 86.400 sekunder, og hvordan du vælger at bruge dem, gør en verden til forskel.

Hvad sker der, når du nærmer dig din tid med denne mentalitet?

Du kan bedre styre dine daglige aktiviteter og få mest muligt ud af de ting, som du vælger at forfølge.

Skriv denne påmindelse ned og opbevar den i nærheden af din arbejdsplads, så du husker den dagligt.

2. Fyld krukken “Mayo-krukken” (også kaldet Livets krukke)

Dette spil fokuserer mere på brugen af tiden end blot på værdien af tiden.

Du skal bruge:

• En stor krukke til hver deltager
• Materialer såsom store sten, grus og vand

Nu:

Beder du dit hold om at fylde krukken med alle materialerne.

Målet? At forsøge at få alt i krukken.

Alle, der spiller spillet, kommer til at putte visse ting i deres krukke impulsivt.

De fylder den måske først med vand og grus og efterlader kun lidt eller ingen plads til de store sten.

Den eneste måde at fylde mayokrukken med alle materialerne på? Ved at sætte stenene først, gruset derefter og vandet til sidst.

Her er læren:

Tænk på din krukke, som om det var din dag, og dine materialer, som om de var dine opgaver.

Din daglige mål er at finde ud af, hvordan du bedst placerer hver enkelt genstand i et begrænset rum. Og du ønsker at få det hele til at fungere sammenhængende.

Klipperne repræsenterer de vigtigste opgaver. Dine livstidsmål. Dine frøer. Det, du skal få gjort for at forbedre dit arbejde og din karriere. Selv uden stenene og sandet ville krukken stadig være fuld, og dit arbejde ville stadig have mening.

Kstenene er de andre ting i dit arbejde. De er mindre opgaver eller projekter, men de tilføjer stadig værdi til dit arbejde.

Til sidst er vandet de uvæsentlige ting. De betyder ikke meget for dit liv som helhed. Brug lidt tid på dem.

Hvis du begynder med at putte sand i krukken, har du ikke plads til sten eller småsten.

Det gælder også for de ting, du lukker ind i dit liv.

Prøv at tage dig af stenene først, de virkelig vigtige ting. Sæt dine prioriteter, for alt andet er bare vand.

Du kan ikke gøre store ting, hvis du bliver distraheret af små ting.

3. Det store billede Blind puslespilsløsning

Puzzlespil er en fantastisk teambuilding-øvelse. Brugt korrekt er de også en af de bedste tidsstyringsøvelser også.

I denne øvelse skal du sætte dig sammen med et hold af personer og bede nogen om at vælge fra en kasse med puslespil.

Kig ikke på billedet på forsiden. Smid i stedet alle brikkerne ind i det område, hvor I arbejder, og gå i gang.

Du kan gøre nogle fremskridt, efter at du er begyndt. Men der er stor sandsynlighed for, at du kommer til at kæmpe en hel del, mens du forsøger at lægge puslespillet sammen.

Tag et øjeblik til eftertanke og spørg:

“Hvad mangler der her?”

Når du har tvunget dig selv til at kæmpe, skal du finde toppen af puslespilsæsken. Så snart alle kan se, hvordan puslespillet skal se ud, bliver det meget nemmere at samle det.

Den vigtigste læring fra dette spil? Ting er meget sværere at gøre uden anvisninger eller et større billede.

Det samme sker, når du sætter dig ned for at arbejde uden et mål for dagen eller uden en liste over prioriteter. Du arbejder i blinde, hvilket er ineffektivt og gør det besværligt at få resten af dine opgaver udført.

Du skal i stedet tage dig den nødvendige tid til at udarbejde en liste over opgaver, før du går i gang.

Her er et simpelt system. Stil dig selv følgende spørgsmål:

• “Hvilke opgaver skal du udføre?”
• “Hvor lang tid vil det tage dig at udføre opgaverne?”
• “Hvordan kan du blive mere effektiv i opgaverne?”

Så vil du kunne lære bedre ledelse og øge din produktivitet.

4. Minutudfordringen

Du skal bruge et hold af personer til denne tidsstyringsøvelse. Denne her vil lære dig en hel del om, hvordan du opfatter tid, og hvordan det påvirker din arbejdsdag.

Saml dig med en gruppe, og få alle i gruppen til at lukke øjnene, undtagen én person. Denne person står ved siden af og holder øje med tiden.

Sæt en timer, og få hver enkelt til at lukke øjnene og sætte sig ned, når de mener, at der er gået et minut.

Som du måske allerede har gættet, vil ikke alle sætte sig ned på samme tid. I stedet kan alle deltagerne sætte sig ned på forskellige tidspunkter.

Det, som dette lærer os, er, at vores opfattelse af tid kan være meget forskellig fra den faktiske tidsforløb. Visse opgaver kan tage os meget længere tid, end vi tror, hvilket kan afspore hele vores tidsplan.

Dette udfordrer alle til at tænke over, hvordan de bruger deres tid. Og måske vil de opdage, at de ikke bruger den så effektivt, som de tror.

5. Øde ø

På et tidspunkt i dit liv er du måske blevet stillet spørgsmålet:

“Hvis du var strandet på en øde ø, og du kun kunne tage tre ting med dig, hvad ville du så tage med?”

Dette spil giver dette spørgsmål en mindre drejning.

Saml dig med en gruppe mennesker, og lad dem alle forestille sig, at de er blevet fanget på en øde ø.

Nu:

Sæt en tidsbegrænsning. Giv alle to minutter til at skrive de ting ned, som de ville have brug for at tage med sig til øen. Forklar, at de vil få point for vigtige genstande og ingen point for ikke-væsentlige genstande.

For mange kan denne type spil være et chok. Hvorfor?

Jamen, hvis du ikke er vant til at styre din tid, kan det være en udfordring at finde ud af dine prioriteter, og hvordan de kan fungere til din fordel på en begrænset tid.

Dette spil tvinger alle spillere til ikke kun at tænke over, hvad de ville have brug for, men også hvordan de kan få flere point inden for den krævede tidsramme.

Dette svarer meget til dit arbejdsliv.

Hvis du kun har ni timer til at tage dig af dine opgaver, og du skal sikre dig, at du får mest mulig værdi ud af de opgaver, du vælger at udføre, vil du være langt mere omhyggelig med, hvordan du bruger dine timeblokke og vælger dine opgaver.

Det vil også hjælpe dig med at identificere distraktioner – som f.eks. sociale medier – der måske holder dig tilbage fra at få den største værdi.

Efter alt at dømme er det ikke alt arbejde, der tilfører værdi til dit liv.

6. At finde sparens es

For dette tidsstyringsspil har du kun brug for to personer og en leder for at spille det.

Her er reglerne:

• Lad lederen give hver spiller to sæt kortspil.
• Derpå skal du instruere alle spillerne om at vende bunkerne om og slå esset, når de har fundet det.
• Målet er at finde alle esserne hurtigere end den anden spiller.

Men her er, hvad spillerne ikke vil vide:

Det ene spil er blevet blandet, så det at finde esset er blevet fuldstændig tilfældigt. Men det andet kortspil er blevet organiseret, så alle esserne er øverst i bunken.

Når spillerne begynder spillet, vil det være klart, at spilleren med det organiserede kortspil har en uretfærdig fordel i forhold til spilleren med det blandede kortspil.

Sørg for, at denne opfattelse bliver udfordret, da dette er afgørende for at sikre, at formålet med dette spil bliver erkendt.

Fortæl spillerne, at de skal forestille sig, at disse kortspil var skemalagt.

• En spiller har et skema, der er fuldstændig tilfældigt. Og det betyder, at de er nødt til at gå hele bunken igennem for at nå deres mål
• Men den anden spiller har på den anden side et skema, der er blevet ordentligt organiseret. Og det betyder, at de når de vigtigste mål først

Tidsstyringsaktiviteter handler ikke om at vinde og tabe. Men der er fordele ved at sørge for, at du har en korrekt organiseret tidsplan for dine daglige opgaver.

Og nu kan dine teammedlemmer anvende denne lektion i deres arbejdsliv og forbedre den måde, de bruger deres tid på.

7. Den blinde polygon

Vi har ofte en rimelig mængde tid til at forberede os på visse opgaver. Men nogle gange bliver vi kastet uforberedt ud i individuelle projekter eller gruppeprojekter.

Denne tidsstyringsaktivitet er et fremragende undervisningsværktøj til disse situationer.

I dette spil skal du have en leder og mange spillere sætte sig sammen i en lille gruppe.

Hver spiller har bind for øjnene og har en længde reb. De skal organisere dette reb i en bestemt form, som lederen har angivet.

Lederen skal også sætte en timer for gruppen.

Her er reglerne:

• Ingen må tage deres bind for øjnene af
• Alle skal røre ved rebet hele tiden

Lad gruppen gå i gang og danne deres form. Der er stor sandsynlighed for, at alle spillere bliver forvirrede og har svært ved at danne formen.

Men efter at have afsluttet det første spil, skal du spille det et par gange mere. Det vil give dem mulighed for at finde ud af, hvordan de bedre kan løse opgaven.

Dette spil tvinger spillerne til at analysere, hvor godt de klarer opgaverne inden for en given tidsgrænse.

I det første spil går de i panik og klarer sig dårligt som følge heraf. Men når de først har brug for organisatoriske og analytiske færdigheder for at præstere bedre, vil de finde ud af nye og bedre måder at få arbejdet gjort.

Søger du at udfordre dig selv og andre?

Dette er et fremragende spil til at undervise i tidsstyring, teambuilding, analytiske færdigheder, ledelsesfærdigheder, problemløsningsfærdigheder og produktivitet.

Tidsstyringsaktiviteter: Her er de vigtigste erfaringer fra ovenstående tidsstyringsaktiviteter

Her er de vigtigste erfaringer fra tidsstyringsaktiviteterne:

1. Tiden er begrænset. Du har kun så meget tid på en dag. Vær opmærksom på, hvor meget tid du har, og brug den tid til at nå dine mål.
2. Organisation er nøglen til succes. En hurtig præstation er ikke altid en fremragende præstation. Hvis du ønsker at få mest muligt ud af din tid, skal du lære at organisere og prioritere dine opgaver. Ellers risikerer du at spilde din tid og få meget lidt gjort.
3. Du bør altid søge efter bedre måder at udføre dine opgaver på. Der er altid måder at være mere effektiv på. Spørg dig selv: “Er der en mere effektiv måde, jeg kan gøre dette på?” Denne færdighed vil hjælpe dig med at håndtere større arbejdsbyrder og forbedre din præstation.

Brug disse tidsstyringsaktiviteter til at forbedre din egen og dit teams præstation.

Søger du at forbedre dine tidsstyringsevner yderligere? Lær mere med mine tidsstyringsteknikker og tidsstyringsstrategier.