Afhængigheder i projektledelse – En komplet guide

Forestil dig, at du bygger et hus. Du er nødt til at sætte væggene op, før du kan male dem. At male væggene er afhængig af, at væggene bliver bygget.

Projekter, ligesom i det virkelige liv, foregår ikke i et vakuum og har deres egne sæt af afhængigheder og begrænsninger uanset branche. Det er næsten umuligt at finde en isoleret projektaktivitet eller opgave, da projekter i sagens natur er indbyrdes forbundne.

Mange ledere betragter identifikation og håndtering af afhængigheder i projektledelse som en af de vigtigste og mest betydningsfulde opgaver.

Hvad er projektafhængigheder?

Afhængigheder i projektledelse omhandler styring og planlægning af projektopgaver, mens man har deres sekvenser og krav i tankerne. Hvis opgave B kræver færdiggørelse af opgave A, siger vi, at opgave B er afhængig af opgave A. Det lyder måske simpelt lige nu, men i komplekse projekter med flere indbyrdes afhængige opgaver kan tingene blive rodet.

Det følgende er nogle af de vigtige termer, der er relateret til afhængigheder i projektledelse.

Begrænsninger

I projektledelse går afhængigheder og begrænsninger hånd i hånd. Projektbegrænsninger er de begrænsninger eller grænser, som lederen skal holde sig inden for, mens han/hun gennemfører projektet. De tre vigtigste begrænsninger i ethvert projekt er

• omkostning
• tid
• projektets omfang.

I nogle tilfælde opstår afhængigheder i projekter på grund af visse begrænsninger i projektet. Hvis dit team f.eks. kun har råd til en enkelt softwareudvikler, vil de opgaver, hvor du har brug for en udvikler, være afhængige af hinanden.

Ledning og forsinkelse

Ledning er et unikt begreb, som kun gælder for “færdig til start”-relationer, mere om det senere. Det henviser til den tid, hvormed de efterfølgende opgaver bliver fremskyndet i forhold til de forudgående opgaver. Mens FtS-relationen kræver, at de efterfølgende opgaver ikke kan starte før afslutningen af de foregående opgaver, anvender projektledere lead times for at reducere projektets samlede tid.

Lag er ikke begrænset af typen af relation. Det henviser til den tidsmæssige forsinkelse mellem opgaverne, når der ikke er ressourcer i brug. Selv om forsinkelsestiden er uønsket, er den undertiden nødvendig for at sikre projektets afslutning. Når du maler et rum, er den ekstra tid, der er nødvendig for at lade det tørre, før du begynder at hænge dine billeder op, forsinkelsestiden.

Kritisk vej

Den kæde af kontinuerlige aktiviteter, der fører til afslutningen af et projekt, er projektets kritiske vej. Hvis nogle opgaver i den kritiske vej bliver forsinket, vil hele projektet blive forsinket med samme tid, medmindre en anden kritisk opgave afsluttes før tid for at kompensere for det.

Typer af afhængigheder i projektledelse

Afhængigheder kan være af forskellige typer, da interne og eksterne faktorer kan påvirke dem. Følgende er nogle af de vigtigste kategorier af projektafhængigheder.

1. Logiske afhængigheder

Også kendt som kausale afhængigheder. Disse afhængigheder er en iboende del af projektet og kan ikke undgås. Opgaver, der er karakteriseret som logiske afhængigheder, bruger normalt output fra de foregående opgaver som input, så du kan ikke køre dem parallelt.

Tænk på at bage en kage som dit projekt. Du kan ikke starte processen, medmindre du har alle de ingredienser, du har brug for.

2. Ressourceafhængigheder

Denne afhængighed stammer fra en projektbegrænsning, da den handler om tilgængeligheden af fælles ressourcer. Hvis to opgaver kræver den samme ressource for at blive udført, vil de være afhængige af, at den anden opgave bliver udført.

3. Præferentielle afhængigheder

Disse afhængigheder afhænger generelt af teammedlemmerne, andre interessenter og industriel praksis. Præferentielle afhængigheder opstår, når opgaverne er planlagt til at følge udviklet standardpraksis.

I de fleste tilfælde kan projektet konkurrere, selv om du ignorerer de præferentielle afhængigheder i dine opgaver, men der vil være nogle kvalitetsproblemer.

4. Eksterne afhængigheder

Hvor meget du end planlægger, er der ting, som du ikke har kontrol over. Nogle opgaver er afhængige af eksterne faktorer, og projektledere kan ikke gøre noget for at påvirke deres fremskridt. For at håndtere disse afhængigheder anbefales det at have en backup-plan.

Der kan forekomme forsinkelser fra leverandørerne eller andre uforudsete omstændigheder, som kan påvirke dine fremskridt. En god projektleder laver altid nogle nødplaner, så alting fortsætter med at køre gnidningsløst, selv i modgang.

5. Afhængigheder på tværs af teamet

Dette er en almindelig foreteelse i store organisationer. Nogle gange arbejder flere teams på et enkelt, komplekst projekt, og de er afhængige af hinanden for at afslutte projektet til tiden.

Forståelse af opgaveafhængigheder i et projekt

Forståelse og identifikation af forholdet mellem afhængigheder i opgavestyring er en vigtig del af en projektleders arbejdsbeskrivelse. I det følgende beskrives forholdet mellem fire typer af opgaveafhængigheder i projektledelse.

• Finish to start (FtS): Opgave B kan ikke starte, før opgave B er afsluttet. Du skal f.eks. samle din pizza, før du skubber den ind i ovnen.

• Finish to finish (FtF): Opgave A kan først afsluttes, når opgave B er afsluttet. I softwareudvikling finder og rapporterer QA-teamet fejl (opgave A), og ingeniørteamet retter dem (opgave B). I dette tilfælde er testningen først afsluttet, når fejlrettelserne er afsluttet.
• Start til start (StS): Opgave B kan ikke starte, før opgave A starter. Når asfalt hældes på vejen, skal den straks udjævnes, da den tørrer hurtigt op. Så opgaverne med at hælde asfalt og udjævning af vejen skal starte sammen.

• Start til slut (StF): Opgave B skal starte, for at opgave A kan blive afsluttet. Overvej stillingen som sikkerhedsvagt. En nattevagt vil ikke blive afløst, før morgenvagten tager over.

Hvordan håndterer man afhængigheder i projektledelse

Som mange andre udfordringer i projektledelse er der ikke nogen lærebog om håndtering af afhængigheder. Hvordan du håndterer dem, afhænger af kravene og forholdene i det pågældende projekt.

Der er dog nogle fælles ting, som alle ledere gør for at håndtere afhængigheder i deres projekter med succes.

Identificer og visualiser

Det er vigtigt at identificere og registrere alle afhængigheder under projektplanen. Ellers risikerer du at gøre tingene komplicerede, for uden en ordentlig opgavestyring bliver chancerne for, at dit projekt lykkes, små.

Visualisering af data kan hjælpe dig med at genkende afhængigheder. Det er her, at værktøjer som Gantt-diagrammer er praktiske. Kanban-tavler fungerer også godt, men du skal konfigurere dem med etiketter.

Indgå med interessenter

Ledere er nødt til at tage projektets interessenter med om bord, så alle involverede er på samme side. Du skal sikre, at interessenterne forstår de vigtigste afhængigheder, og hvordan hver enkelt af dem vil påvirke projektet.

Lægge en risikolog

Forståelse af projektafhængigheder er fantastisk til risikoreduktion. Når du har identificeret alle afhængigheder, er det på tide, at du ved, hvordan de vil påvirke dit projekt, hvis noget går galt. De fleste projekter er normalt sårbare på grund af eksterne afhængigheder, som du ikke har nogen kontrol over.

Mange begrænsninger har også visse risici forbundet med dem, så du skal også være forberedt på dem. Når du har identificeret og noteret alle listerne, er det tid til at reducere deres indvirkning på dit projekt.

Lægge nødplaner

Det er ikke nok at kende afhængighederne og risiciene. Du er nødt til at sikre, at selv hvis noget går galt, forbliver projektet på rette spor og afsluttes med succes. Korrekt projektrisikostyring giver dig mulighed for at spare værdifuld tid og gå i “skadeskontrol”-tilstand, så snart tingene begynder at gå galt.

Skabelse af buffere for at minimere effekten af afhængigheder er også en fantastisk afbødningsstrategi for at sikre, at dit projekt gennemføres til tiden.

Hold styr på tingene med Kissflow Project

Hvad enten du er uddannet projektleder eller har fået pålagt projektledelse, er du nødt til at stole på teknologi for at fuldføre arbejdet. Kissflow Project gør projektstyring enkel og intuitiv for alle. Den cloud-baserede projektstyringssoftware leveres med integrerede funktioner som opgavestyring og realtidssporing, der hjælper dig med at håndtere alle de udfordringer, som en projektleder kan stå over for.

Det er ligegyldigt, om du er på stedet eller arbejder isoleret hjemmefra, du vil altid være på toppen af tingene med Kissflow Project liveadgang og tilgængelighed på tværs af platforme. Tilmeld dig Kissflow Project, og begynd at bruge det gratis.