Når dine cykliske tællinger og fysiske tællinger af lagerbeholdninger ikke er nøjagtige, er det et problem. For meget lagerbeholdning binder overskydende kapital, som kunne bruges til at finansiere andre områder af virksomheden eller til at betale gæld ned. For lidt lagerbeholdning kan betyde flere udsolgte lagre og skade salget.
En nøjagtig lagerbeholdning er nøglen til prognoser, lagerstyring, logistik og returstyring. Det påvirker næsten alle aspekter af din virksomhed, lige fra lagerdrift og omkostninger til din evne til at opfylde ordrer korrekt og til tiden. Fejl kan have en krusningseffekt, der kan vare i årevis.
Hvad er en cyklisk optælling af lagerbeholdningen og en fysisk optælling af lagerbeholdningen?
Afhængigt af dine procedurer for optælling af lagerbeholdningen kan du foretage fysiske optællinger af lagerbeholdningen, periodiske cykliske optællinger eller begge dele.
Cykliske optællinger
Cyklisk optælling er en af de mest populære procedurer for optælling af lagerbeholdningen. I stedet for at tælle hele lagerbeholdningen på én gang, tæller virksomhederne et antal varer på lageret. Cykeltælling er en statistisk stikprøvetagningsteknik. Optællingen af visse varer bruges som reference for resten af lageret.
Det svarer til den måde, som meningsmålingsselskaber arbejder på. De tager en repræsentativ stikprøve af folks holdninger til emner som en måde at måle holdninger i en bredere sammenhæng. Cykeltællinger tager et øjebliksbillede af bestemte steder. Ved hjælp af disse oplysninger kan virksomhederne afgøre, om opgørelsen er korrekt på de undersøgte steder, og bruge det som en rettesnor for andre områder.
Hvis din opgørelse er forkert i cykeltællingerne, vil du sandsynligvis finde de samme unøjagtigheder i andre områder. På samme måde, hvis cykeltællingerne viser, at din beholdning er nøjagtig, er der større sandsynlighed for, at du har nøjagtige tællinger i hele lageret.
Cykeltællinger kan udføres som en del af den daglige arbejdsgang uden at lukke hele lageret ned. Over tid kan du cykle gennem hvert lagerområde. For at maksimere værdien af revisionen og minimere smerten ved den fysiske optælling anbefaler vi, at du udfører mindst fire fulde cykeltællinger om året.
Fysiske lageroptællinger
Fysiske lageroptællinger udføres ved at tælle hver enkelt vare i hele lagerbeholdningen. Denne optælling bruges til at matche med inventarregistreringer for at fjerne eventuelle unøjagtigheder. Det er en tidskrævende og arbejdskrævende proces.
Det kan også være vanskeligt at foretage en fysisk optælling af lagerbeholdningen nøjagtigt uden at lukke hele virksomheden ned. Efterhånden som optællinger udføres, kan der ankomme ny inventar, eller noget af det nuværende lager kan blive sendt ud.
Hvorfor er optællinger af inventar vigtige?
Inventaroptællingsprocedurer skal tage højde for afvigelser mellem de mængder, du burde have, og de mængder, der fysisk er til stede på dit lager. Dette er især vigtigt for e-handelssælgere.
Hvis lageroptællingerne ikke stemmer overens med dine tilgængelige produkter på online markedspladser, kan du være ude af stand til at opfylde ordrer. For sælgere, der sælger på flere kanaler uden et integreret lagerstyringssystem, kan det være meget nemt at komme ud af sporet med lageroptællinger, når du sælger på flere platforme, som har individuelle rapporteringssystemer.
De fleste virksomheder har problemer med lageroptælling
Den gennemsnitlige detailvirksomhed i USA har en nøjagtig lageroptælling på kun 63 % af sit lager, ifølge GS1 US Apparel and General Merchandise Initiative, et konsortium af detailhandlere, distributører og leverandører. Det er et stort potentielt tab af indtægter eller fejlplacerede lagre.
Upræcis opgørelse fører til mersalg og udsolgte lagre. Mere end 30 % af virksomhederne har oplevet situationer, hvor de har solgt varer, som de viste som værende på lager, men som ikke kunne findes i lagerbeholdningen. Disse situationer kan forårsage logistiske mareridt for sælgere og efterlade kunderne frustrerede.
En nøjagtig lagerbeholdning forbedrer margenerne
Den nøjagtige forvaltning af din lagerbeholdning vil forbedre din rentabilitet. Ved at reducere antallet af udsolgte og overskydende lagre kan du sænke de samlede lageromkostninger med 10 %.
Hvordan man foretager lageroptællinger
De fleste detailvirksomheder er forpligtet af enten deres regnskabsregler eller skatteregler til at foretage lageroptællinger. Dette kan betyde at tage en fysisk optælling af inventar for at give nøjagtige optegnelser til skattemyndighederne eller for at sikre, at regnskabsmæssige forretningsbøger afspejler den aktuelle inventarværdi.
Hvad enten du foretager cykeltællinger, fysiske lageroptællinger eller en kombination heraf, anbefaler Association for Supply Chain Management, at du implementerer et feedback loop til tælling:
Tællingsfeedbackloop
- Vurder den aktuelle tilstand af lagerintegritet og fastlæg målnøjagtighedsniveauer
- Udfør din tælling
- Spørg efter afvigelser og undersøg de grundlæggende årsager
- Implementer tiltag til forbedring af nøjagtighedsniveauet
- Sammenlign de nuværende tal og mål for nøjagtighedsniveauerne
Det kaldes et tællefeedbackloop, fordi når du har afsluttet trin 5, er det tid til at vende tilbage til trin 1.
Her er nogle af de bedste fremgangsmåder for procedurer for optælling af lagerbeholdning til gennemførelse af fysiske lageroptællinger og lagercyklistællinger.
Best Practices for Inventory Cycle Counting
* For at implementere disse bedste fremgangsmåder med succes skal du bruge SkuVaults kundesuccessteam som din ressource.
Følgning af disse bedste praksisser for cyklistælling af lagerbeholdning kan gøre processen mere effektiv:
- Din facilitet bør planlægge cyklistælling som en del af facilitetens normale drift.
- Planlæg cyklistælling ofte. Jo hyppigere cyklisttælling, jo mere nøjagtig vil lagerbeholdningen være, og jo lavere vil afskrivningerne på lagerbeholdningen være. Mange lageroperationer foretager cykeltællinger dagligt ved at tælle i forskellige områder af lageret hver dag.
- I stedet for at foretage tilfældige tællinger er den mest effektive måde at foretage cykeltællinger på at klassificere varer i A-, B- og C-grupper. Det giver mening at bruge mest tid på at lave cykeltællinger med det inventar, der repræsenterer den højeste værdi.
- Gruppe A kompromitterer inventar, der udgør 70-80% af din samlede inventarværdi
- Gruppe B står for de næste 10-15% af inventarværdien
- Gruppe C repræsenterer de nederste 10-5% af inventarværdien
- Hvis du skal foretage hurtige justeringer af din inventarnøjagtighed, skal du fokusere din opmærksomhed på A’erne. Typisk vil A’erne tegne sig for ca. 20-25 % af dine samlede SKU’er, men giver det højeste afkast. Hvis du kan identificere mangler i disse grupper, er det også sandsynligt, at du kan identificere den grundlæggende årsag til afvigelser, som kan anvendes på alle grupper.
- Tildelingen af dedikerede cykeltællingshold gør det muligt for virksomheden at uddanne flere personer til at udføre disse opgaver. Størrelsen af holdet vil afhænge af størrelsen og kompleksiteten af en virksomheds lagerbeholdning. En stor organisation kan have et cykeltællingsteam bestående af flere fuldtidsansatte medarbejdere. En mindre organisation kunne imidlertid have så få som to medarbejdere, der udfører cykeltællinger i en lille del af deres arbejdsdag.
- Cykeltællinger bør bevæge sig metodisk gennem lageret, så alle produkter bliver talt mindst én gang hvert kvartal.
- To separate personer bør tælle produkterne, når det er muligt. Der bør foretages en blind sammenligning af deres optællinger, før der registreres justeringer. Eventuelle uoverensstemmelser bør gennemgås.
- Hvor cyklisttælling udføres, bør alle åbne transaktioner, såsom modtagelse, forsendelse, WIP, være lukket for de varer, der er udvalgt til cyklisttælling.
- Du kan forebygge fejl ved at undersøge fejlkilderne. Det er afgørende at identificere og løse eventuelle processer eller uddannelsesproblemer, der forårsager opgørelsesfejl.
- Du bør spore opgørelsespræcisionsmetrikker over tid. Du kan også fastsætte mål for opgørelsesnøjagtighed. Ved at kende dine tal og følge forbedringer (eller fald) kan du identificere, hvor systemerne fungerer (eller fejler).
- Cykeltælling bør udføres i starten af dagen, før driften af anlægget er begyndt i fuld gang, eller i slutningen af dagen, efter at driften er lukket ned.
- Cykeltællingsprocessen bør være veldefineret og dokumenteret.
- Separer processen med cykeltælling og lagerregistrering for at sikre nøjagtighed.
Best Practices for Physical Inventory Counting
* For at implementere disse best practices med succes skal du bruge SkuVaults kundesuccessteam som din ressource.
Bedste praksis inden for fysisk optælling eller fysisk opgørelse kan forbedre effektiviteten af den fysiske optælling:
- Du bør udføre en simuleret optælling i planlægningsfasen af den fysiske optælling for præcist at vurdere den tid og de ressourcer, der kræves.
- Informér leverandører, kunder og produktionen bør om tidsplanen for den fysiske optælling, så eventuelle justeringer af forsyningen kan foretages på forhånd.
- Gør fysisk optælling af langsomt omsættelige SKU’er et par dage før den faktiske optælling for at minimere den tid, som anlægget skal være lukket ned for den fysiske opgørelse.
- Forinden du foretager den fysiske optælling, skal du bortskaffe alle defekte og forældede lagre, så den tid, der bruges på denne proces, reduceres.
- Vis ikke de økonomiske værdier af SKU-mængder under optællingen. Da du tæller al lagerbeholdning, er det irrelevant for den fysiske optælling.
- Designerede optællingsområder er grundlaget for tildeling af optællingshold og for overvågning af lagerbeholdningens forløb.
- Sørg for, at du har det rette udstyr samt eventuelle specialiserede enheder til rådighed for dine optællingshold.
- Sørg for at uddanne dit personale i fysiske optællingsaktiviteter for at sikre, at optællingen forløber gnidningsløst.
- Det er vigtigt, at driften helt ophører i forbindelse med optællingen. I det mindste bør flytningen af materialerne minimeres og dokumenteres godt for at sikre, at varerne ikke tælles dobbelt eller omvendt helt udelades.
- Hvis du ikke er i stand til at standse driften for en fysisk optælling, skal du sikre dig, at du har et veldefineret system for, hvordan du vil håndtere ændringer i lagerbeholdningen, efter at den fysiske optælling er foretaget.
- Systempersonalet bør være til rådighed for support, hvis der opstår systemproblemer under de fysiske optællingsaktiviteter.
- Separer processen med fysisk optælling af lagerbeholdning og registrering af lagerbeholdning for at sikre nøjagtighed.
Eksempler fra den virkelige verden på vigtigheden af lageroptælling
Der er et rekordstort antal dele og produkter, der ligger på lageret lige nu. Federal Reserve Bank holder øje med private lagre og anslår, at der er mere end 674 mia. dollars i sæsonkorrigerede varer, der ligger på lagre og i butikker. Når lagerbeholdninger ikke bliver solgt, kan det føre til ophobning af lagerbeholdninger og binde kapital, der kunne bruges til andre ting.
Når lageroptællingerne ikke er nøjagtige, kan alle mulige ting gå galt. Walmart erkender, at det mistede 3 milliarder dollars i salg i et år. Samtidig voksede dets lagerbeholdning hurtigere end salget. Dårlig sporing førte til over- og underskudslagre.
Nike mistede mere næsten 100 millioner dollars på grund af dårlig forvaltning af lagerbeholdningen. Best Buy var ikke i stand til at levere ordrer fra november og december før jul et år, da deres lagerbeholdning ikke længere stemte overens med tællingerne på deres online markedsplads. Ralph Lauren så sit overskud falde med 50 % og aktiernes værdi falde med 16 mia. dollars på grund af fejl i lagerstyringen.
Upræcise lagerbeholdninger er mere end blot frustrerende. Det er dyrt.
Fælles spørgsmål om lageroptællinger
Her er nogle af de mest almindelige spørgsmål, som organisationer har om lageroptællinger:
Hvor ofte skal du tælle dit lager?
Det korte svar er så ofte som muligt. Der bør foretages en fuld cyklisk optælling af hele dit lager mindst en gang i kvartalet, selv om mange lageroperationer foretager daglige cykliske optællinger for strategiske sektioner for at undgå at skulle tælle store mængder ved udgangen af kvartalet. Fysiske tællinger bør foretages mindst én gang om året.
Hvornår skal jeg tælle min beholdning?
Idealt bør dine lageroptællinger finde sted, når aktiviteterne ophører ved dagens afslutning eller før de starter. Hvis du skal foretage din opgørelse, mens driften fortsætter, skal du have et system til at tage højde for nyankomne varer eller varer, der er plukket til forsendelse.
Kan jeg bruge nogen til at tælle lageret?
Det kan du godt, men det anbefales ikke. De fleste lageroperationer har tællehold eller enkeltpersoner, der er blevet uddannet i procedurer og overvåges for at sikre nøjagtighed. Du bør have en sporingsmekanisme på plads for at sikre, at dine hold tæller nøjagtigt.
Har jeg brug for et lagerstyringssystem / lagerstyringssystem?
Du kan gøre det hele i hånden og spore det i Excel, men risikoen for fejl er betydelig. Et lagerstyringssystem (WMS) og et lagerstyringssystem (IMS) vil forbedre din nøjagtighed dramatisk og give dig mulighed for at lave robust rapportering efter behov. Et IMS vil også synkronisere med online markedspladser og integrere med dine bestillings-, salgs- og forsendelsesplatforme for at sikre en problemfri oplevelse.
Hvordan SkuVault hjælper med cyklisttælling
SkuVaults revisionsfunktion giver dig mulighed for at tilføje eller fjerne produkter fra en lokation, samt at bulkflytte produkter fra en lokation til en anden, udskrive alle produkter på en lokation og udføre en komplet omtælling af alle produkter på en lokation, hvor du blot scanner over de eksisterende varer og erstatter dem med de nye SKU’er.
Efter en genoptælling genererer SkuVault en revisionsrapport, som viser afvigelserne mellem det, du burde have på lager, og det, du faktisk har på lager. Og sammen med vores transaktionsrapporter og brugersporing er det nemt at se, hvad der gik galt, og hvem der er ansvarlig.
Cykeltællingsrapportering
SkuVaults cykeltællingsrapportering giver dig mulighed for at markere steder som “optalt”. Dette gør det muligt for dig at køre rapporten for at søge efter steder, der ikke tidligere er blevet talt, og giver dig mulighed for at være mere effektiv ved ikke at tælle steder flere gange igen.
Stigning i antallet af cykliske tællinger betyder færre fysiske tællinger, hvilket betyder færre mandetimer og mere salg. Desuden er en rodet lagerbeholdning en upræcis lagerbeholdning, og en upræcis lagerbeholdning fører til:
- Oversalg
- Udsalg
- Lager, der ligger rundt omkring på lageret og ikke er opført på dine onlinekanaler
- Dødlager
Et veludført cyklisk og fysisk optællingsprogram kan føre til betydelige reduktioner i drifts- og lageromkostninger. Øget nøjagtighed i lagerbeholdningen kan reducere sikkerhedslagrene. Som følge heraf reduceres lagerføringsomkostningerne.
Slutning
Følgelse af bedste praksis for lageroptællingsprocedurer kan forbedre din nøjagtighed. Cykeltællinger og fysiske lageroptællinger kan hjælpe med at holde din lagerbeholdning på hånden i synkronisering med det, der er i din butik, uanset om det er online på dit websted, online på flere markedspladser eller i din fysiske butik.