Blanket Purchase Agreements

En GSA Schedule BPA er en aftale, som en offentlig køber indgår med en Schedule-leverandør for at opfylde gentagne behov for leverancer eller tjenester (FAR 8.405-3). BPA’er gør det lettere for kontrahenten og køberen at opfylde tilbagevendende behov med kundens specifikke krav i tankerne, samtidig med at køberens fulde købekraft udnyttes ved at udnytte mængderabatter, spare administrativ tid og reducere papirarbejdet. BPA’er er fordelagtige for:

Schedule BPA’er: Til din tjeneste

Skema BPA’er for hele staten

Hvordan er skema BPA’er anderledes?

Etablering af skema BPA’er

BPA Set Asides

Open Market Items

Skema BPA’er for hele staten

GSA forvalter flere BPA’er, der er tilgængelige for alle forbundsmyndigheder. Disse BPA’er blev oprettet for at konsolidere et specifikt behov, der er identificeret på tværs af regeringsorganer.

• Federal Strategic Sourcing Initiative BPAs
  • Wireless FSSI
  • Janitorial and Sanitation Supplies
  • Maintenance, Repair, og drift
• IT og tjenester
  • Identitetsbeskyttelsestjenester
  • Salesforce
  • Software-købsaftaler (tidligere SmartBUY)
    • Softwareaftaler
    • Aftaler om software til forvaltning af databaser
    • Aftaler om software til virksomhedsstyring (EMS)
    • Aftaler om software til informationssikring
• Rejser, Transport og logistik
  • Nødlogi

Back to Top

Hvordan er Schedule BPA’er anderledes?

Forskellen mellem “traditionelle” Blanket Purchase Agreements (BPA’er) og BPA’er, der er oprettet under GSA Schedules-programmet, er, at “traditionelle” BPA’er er underlagt kravene i FAR Part 13. FAR Part 13 gælder ikke for GSA Schedules BPA’er, bortset fra FAR 13.303-2(c), hvori det hedder, at “BPA’er kan etableres med GSA Federal Supply Schedule-kontrahenter…” FAR 8.405-3 siger, at bestillingsaktiviteter kan etablere BPA’er under enhver Schedule-kontrakt for at opfylde tilbagevendende behov.

Overvej fordelene ved at bruge GSA Schedules: besparelser på omkostninger, tid og administrativt arbejde samt fleksibilitet, gennemsigtighed og kontrol over indkøbet.

Med udgangspunkt i disse fordele skal du overveje, om der skal oprettes BPA’er – og hvor mange BPA’er der skal oprettes – og vurdere forskellige faktorer, der er specifikke for agenturet, men som bl.a. omfatter:

• Kravets/kravenes omfang og kompleksitet;
• Frekvensen/det samlede antal forventede krav, der skal placeres under BPA’erne – herunder alle påtænkte brugere/bestillingsaktiviteter;
• Fordelene ved løbende konkurrence og behovet for regelmæssigt at sammenligne flere tekniske tilgange eller priser;
• De administrative omkostninger ved BPA’er vs. muligheden for at etablere og anvende bestillingsprocedurer, der er endnu hurtigere og yderligere forenklede i forhold til nye Schedule-bestillingsprocedurer, og
• de tekniske kvalifikationer hos de(n) tilgængelige Schedule-leverandør(er).

Best Procurement Approach Determination and Schedule BPAs

FAR 17.5, Interagency Acquisition, kræver, at agenturer skal udarbejde en Determination of Best Procurement Approach, når de anvender en anden agenturs kontrakt. Dette krav gælder for Schedule-ordrer, der overstiger 550.000 dollars i værdi, og omfatter ordrer mod Schedule BPA’er.

Back to Top

Etablering af Schedule BPA’er

Ved etablering af Schedule BPA’er med én eller flere tildelinger skal en indkøber følge de procedurer, der er beskrevet i FAR 8.405-3. Resultatet er, at køberen normalt indhenter mindst og modtager tilbud fra tre kilder og søger prisnedsættelser, før der etableres en GSA Schedule BPA.

Hvis køberen kun indhenter en enkelt kilde (dvs. en “eneste kilde”), skal den bestillende aktivitet begrunde sin handling i henhold til FAR 8.405-6, Limited Sources Justification and Approval (begrundelse og godkendelse af begrænsede kilder). Ved at oprette en BPA med “eneste kilde” har køberen begrænset overvejelserne om antallet af kontrahenter, der kan modtage både BPA’en og de deraf følgende ordrer. Derfor skal køberen overholde kravene om begrænsede kilder og godkendelse i FAR 8.405-6 på tidspunktet for tildelingen af BPA’en.

Terms and Conditions

Når der oprettes en Schedule BPA, overføres alle vilkår og betingelser i Schedule-kontrakten til BPA’en. Køberne kan ikke ændre eller skræddersy vilkårene og betingelserne i Schedule-kontrakten, men kan tilføje vilkår på agenturniveau og lokale vilkår og betingelser, som ikke er i strid med vilkårene og betingelserne i Schedule-kontrakten.

Bestemmelser og klausuler, der almindeligvis tilføjes, omhandler emner som organisatoriske interessekonflikter og godkendelse af underleverandører eller nøglepersonale. Andre overvejelser på ordreniveau kan omfatte hurtigere leveringstider og prisrabatter.

Når der er spørgsmål om, hvorvidt yderligere GSA Schedule BPA-vilkår er i konflikt med GSA Schedule-kontrakten, bør køberen kontakte GSA’s kontraktansvarlige.

Godkendelse af enkeltstående BPA-godkendelse

Ingen enkeltstående BPA-godkendelse med en anslået værdi på over 112 millioner dollars, herunder eventuelle optioner, må tildeles, medmindre agenturets leder skriftligt fastslår, at:

• De ordrer, der forventes i henhold til BPA’en, er så integreret relaterede, at kun en enkelt kilde med rimelighed kan udføre arbejdet;
• BPA’en giver kun mulighed for ordrer til fast pris, som omfatter:
  • Produkter eller tjenesteydelser (specifikke opgaver, der skal udføres) med priser, der er fastsat i BPA; og
  • Kun én kilde er kvalificeret og i stand til at udføre arbejdet til en rimelig pris for regeringen, eller det er nødvendigt i offentlighedens interesse at tildele BPA’en til en enkelt kilde på grund af ekstraordinære omstændigheder.

Tidsbegrænsninger

BPA’er med flere tildelinger bør ikke overstige en varighed på fem år, men kan gøre det for at opfylde programkrav (FAR 8.405-3(d)(1)).

En BPA med en enkelt tildeling må ikke overstige et års varighed, men kan have op til fire etårige optioner.

En Schedule-leverandør kan få tildelt en BPA, der strækker sig ud over den nuværende løbetid for dens Schedule-kontrakt (eller en BPA, der indeholder optioner, der strækker sig ud over den nuværende Schedule-kontrakts løbetid), hvis der er optionsperioder tilbage på Schedule-kontrakten, der, hvis de udnyttes, dækker BPA’ens udførelsesperiode, herunder eventuelle optioner.

En ordre, der udstedes (herunder dens ordreoptioner) mod en eksisterende BPA, inden BPA’en udløber, vil have sin egen udførelsesperiode (herunder ordreoptioner). Den skal færdiggøres (herunder eventuelle ordreoptioner) i henhold til Schedule Contract FAR-klausul 52.216-22(d) i FAR-kontrakten, hvori det hedder,

“Enhver ordre, der udstedes i denne kontrakts gyldighedsperiode og ikke færdiggøres inden for denne periode, skal færdiggøres af kontrahenten inden for den tid, der er angivet i ordren. Kontrakten regulerer entreprenørens og regeringens rettigheder og forpligtelser med hensyn til denne ordre i samme omfang, som hvis ordren var blevet afsluttet i kontraktens gyldighedsperiode, forudsat at entreprenøren ikke er forpligtet til at foretage leverancer i henhold til denne kontrakt efter afslutningen af kundeordren, herunder optioner, 60 måneder efter udløbet af den grundlæggende kontrakts bestillingsperiode.”

Bestillingsplacering

Når en køber opretter en BPA mod en GSA Schedule-kontrakt, opfylder ordrer afgivet under BPA’en kravene i Competition in Contracting Act of 1984 (CICA) til fuld og åben konkurrence, når GSA Schedule BPA-bestillingsprocedurerne følges i henhold til 8.405-3(c).

Årlig gennemgang

Køberen skal foretage en årlig gennemgang af GSA Schedule BPA’en for at afgøre, om:

• Den underliggende Schedule-kontrakt stadig er gældende
• BPA’en stadig repræsenterer den bedste værdi
• De anslåede mængder/mængder er blevet overskredet, og der kan opnås yderligere prisnedsættelser.

Køberen skal dokumentere resultaterne af sin gennemgang.

Back to Top

BPA Set Asides

Efter købers skøn kan BPA’er afsættes til følgende typer af små virksomheder:

• Små virksomheder
• 8(a)-virksomheder (agenturer skal samarbejde med SBA for at gennemføre tilbuds- og acceptprocessen)
• HUBZone små virksomheder
• Service-disabled veteran-ejede små virksomheder
• Economically disadvantaged women-owned small businesses
• Women-owned small businesses eligible under Women-Owned Small Business Program

Procedurerne i 8.405-3 skal følges for BPA set asides. Markedsundersøgelser skal give oplysninger om, hvorvidt tre eller flere Schedule-indehavere inden for en af de anførte kategorier af små virksomheder kan levere de krævede produkter og/eller tjenesteydelser.

Alternativt kan bestillingsaktiviteterne tage hensyn til socioøkonomisk status, når de identificerer kontrahenter til overvejelse eller konkurrence om tildeling af en ordre eller BPA. Bestillingsaktiviteterne bør som minimum overveje, om der er mindst én lille virksomhed, en lille virksomhed ejet af veteraner, en lille virksomhed ejet af veteraner med handicap, en lille virksomhed ejet af veteraner med handicap, en lille virksomhed fra HUBZone-området, en lille virksomhed ejet af kvinder eller en lille virksomhed med ugunstige vilkår (FAR 8.405-5).

Hvis en BPA er afsat til andre typer små virksomheder, skal dokumentationen i sagsakterne omfatte markedsundersøgelser, der er gennemført sammen med de skemaer, der overvejes til tildeling.

Order Set-Asides Under Non Set-Aside BPA

Hvis der oprettes BPA’er med flere tildelinger uden brug af set-asides, kan ordrer under disse BPA’er være set-aside, så længe der på tidspunktet for tildelingen af BPA’erne blev givet behørig meddelelse om, at den bestillende aktivitet efter eget skøn kan foretage set-asides. Når ordregivende aktiviteter placerer set-aside-ordrer mod BPA’er, bør de følge følgende vejledning:

Ved placering af -aside-ordrer mod BPA’er har vi følgende vejledning:

• Eksisterende BPA’er med flere tildelinger eller BPA’er, der blev etableret uden forudgående meddelelse til potentielle BPA-indehavere om, at der kan foretages set-aside-ordrer under BPA’erne, bør ikke have set-aside-ordrer. Procedurer for placering af ordrer i forbindelse med BPA’er stammer fra FAR 8.405-3(c) og kræver, at den bestillende aktivitet giver “fair mulighed” for alle BPA-indehavere.
• Nyetablerede BPA’er med flere tildelinger kan anvende ordre-set-asides, når:
  1. Den RFQ for BPA’en angiver klart, at køberen/ køberne kan beslutte at placere opgave- eller leveringsordrer som beskrevet i de bestillingsprocedurer, der er indeholdt i BPA’ens Request for Quotations og i henhold til FAR 8.405-3(c), og at de kan anvende ordre-set-asides.405-3(c)(2); og
  2. Der er tilstrækkelig konkurrence blandt BPA-indehaverne til, at de resulterende opgave- eller leveringsordrer fuldt ud opfylder de ovennævnte lovmæssige krav. Den nemmeste måde at opfylde disse krav på er at etablere et mere end tilstrækkeligt antal BPA’er til at dække bredden og dybden af de forventede leveringsordrer til opgave- eller leveringsordrer, og mindst tre kilder vil være levedygtige konkurrenter til hver opgave- eller leveringsordre; eller
  3. Køberen har behørigt dokumenteret begrænsende hensyn i overensstemmelse med kravene i FAR 8.405-6 og har genereret en begrundelse for begrænsede kilder.

Tilbage til toppen

Open Market Items

I henhold til vilkårene i GSA Schedule-kontrakter har kontrahenterne mulighed for at indsende anmodninger om at tilføje leverancer eller tjenester, der ligger inden for omfanget af deres eksisterende kontrakter. Købere kan således kontakte Schedule-leverandører for at anmode om, at varer på det åbne marked, der ligger inden for anvendelsesområdet, tilføjes til deres GSA Schedule-kontrakter.

Varer på det åbne marked er også kendt som accessoriske varer, ikke-kontraktlige varer, ikke-Schedule-varer og varer, der ikke ligger inden for anvendelsesområdet for leverandørens Schedule, og som ikke kan tilføjes til kontrakten. I overensstemmelse med FAR 8.402(f) kan en indkøbende kontraktansvarlig af administrative årsager kun tilføje varer, der ikke er omfattet af GSA Schedule-kontrakten – dvs. varer på det åbne marked – til en GSA Schedule BPA eller en individuel opgave- eller leveringsordre, hvis:

• Alle gældende indkøbsregler vedrørende køb af varer, der ikke er omfattet af GSA Schedule-kontrakten, er blevet fulgt (f.eks, offentliggørelse (FAR del 5), konkurrencekrav (FAR del 6), anskaffelse af kommercielle varer (FAR del 12), kontraktmetoder (FAR del 13, 14 og 15) og programmer for små virksomheder (FAR del 19)));
• Den indkøbende kontraktansvarlige har fastslået, at priserne for de varer, der ikke er omfattet af GSA Schedule-kontrakten, er rimelige og rimelige;
• Varerne er tydeligt mærket på ordren som varer, der ikke er omfattet af GSA Schedule-kontrakten; og
• Alle klausuler, der gælder for varer, der ikke er omfattet af GSA Schedule-kontrakten, er medtaget i ordren.

Back to Top