 U.S. Department of Transportation Federal Highway Administration |
MEMORANDUM |
| Subject: | Equipment Rental Rates | Date: | 7. november 1988 | |
| Fra: | Direktør, afdelingen for anlæg og vedligeholdelse Office of Highway Operations |
Henvendt til: | HHO-32 | |
| Til: | Regional Federal Highway Administrators Direct Federal Program Administrator |
|||
Førrige memoranda har behandlet FHWA’s politik vedrørende acceptabilitet og brug af vejledninger om leje af udstyrsrater for entreprenør-ejet udstyr. Det drejer sig bl.a. om Gendells memoranda af 22. august 1986, 30. oktober 1986 og 23. december 1986 samt Wesemans memorandum af 27. januar 1988 (kopier vedlagt som bilag). Princippet i retningslinjerne for udstyrslejesatser for entreprenør-ejet udstyr er, at de skal give et retvisende billede af entreprenørens faktiske omkostninger ved at eje og drive udstyret.
Der er blevet rejst flere spørgsmål, som ikke er blevet dækket i tidligere vejledningsmemoranda. Disse omfatter brugen af standby udstyrslejesatser, brugen af udstyr, som entreprenøren får gennem en tredjepartslejeaftale, og støtteberettigelse af mobiliseringsomkostninger i forbindelse med brugen af misforståelse om, hvordan Blue Book er udviklet. Specifikt hvorfor den månedlige sats skal divideres med 176 for at opnå timetaksten, og hvordan reducerede byggesæsoner behandles.
Satser for standby-udstyr
Entreprenøren pådrager sig fortsat visse ejeromkostninger, når udstyr skal være standby. For at muliggøre en rimelig kompensation kan der godkendes standby-satser, som giver entreprenøren en rimelig godtgørelse for de udgifter, der er forbundet med ejerskabet af udstyret, med henblik på deltagelse i Federal Aid. Anvendelsen af en standby-sats er hensigtsmæssig, når udstyr er blevet bestilt til at være til rådighed for force account-arbejde, men er ubenyttet af årsager, som ikke skyldes entreprenøren. Standby-satsen kan være baseret på entreprenørens faktiske omkostninger eller på data fra en godkendt satsguide. I begge tilfælde bør der ikke være nogen driftsomkostninger inkluderet i den anvendte sats.
Generelt er retningslinjer for leje af udstyr baseret på forbrug og tid. Da der ikke er nogen slitage på udstyret, når det er ubenyttet, skal de fleste takstvejledninger normalt ændres for at fjerne alle omkostninger i forbindelse med brug. Omkostninger, der er relateret til tid, omfatter “cost of facilities capital (CFC)”, overheadomkostninger til udstyr og muligvis en vis afskrivning.
CFC beregnes ved at multiplicere udstyrets gennemsnitlige værdi med omkostningerne til mange satser, der er fastsat af finansministeren i henhold til Public Law 92-41 (85 Stat. 97), og fordele dette beløb over de årlige brugstimer.
Overheadomkostninger til udstyr omfatter normalt årligt tilbagevendende omkostninger såsom skatter, forsikring og licensafgifter. Udstyrsoverheadomkostninger bør ikke medtages i en standby-sats, hvis de dækkes af andre omkostningsmetoder, f.eks. projektoverheadomkostninger.
Afskrivning er faldet i udstyrets værdi som følge af alder og brug. Det beregnes normalt ved hjælp af den lineære metode baseret på den samlede økonomiske levetid, som igen er baseret på forventet brug (slid) pr. år. Da der ikke er nogen slitage på udstyret i standby-tiden, bør der foretages en passende justering af den afskrivningssats, der er angivet i de fleste vejledninger om lejepriser.
Selv om der i øjeblikket ikke findes en branchestandard for standbypriser, har det været domstolenes normale praksis at nedsætte de offentliggjorte priser i vejledninger om ejerlejemål med 50 % for brug af standbypriser. FHWA vil derfor acceptere, at 50 % af ejerlejersatserne i en godkendt vejledning anvendes som standby-sats i stedet for entreprenørens faktiske standby-omkostninger. Standby-tiden bør ikke overstige 8 timer pr. dag, 40 timer pr. uge eller de årlige brugstimer som fastsat i takstvejledningen.
Aftalere lejer udstyr
Når en entreprenør får udstyr gennem en tredjepartslejeaftale til brug i en force account-situation, vil hans/hendes omkostninger normalt være faktureringsomkostningerne. Faktureringsomkostningerne skal være sammenlignelige med andre lejepriser i området. Associated Equipment Distributors (AED) Rental Rate and Specifications book kan anvendes til at vurdere entreprenørens foreslåede omkostninger til leje af sådant udstyr.
Da lejeaftalerne varierer, kan det være nødvendigt at fastlægge de specifikke driftsomkostninger, der er inkluderet i lejeaftalen. Der kan være yderligere støtteberettigede driftsomkostninger, der ikke er omfattet af aftalen, som entreprenøren har afholdt og bør refunderes for, f.eks. brændstof, smøring, reparationer i marken osv.
Mobilisering
De omkostninger, der er nødvendige for at mobilisere og/eller demobilisere udstyr, der ikke er tilgængeligt på projektet, er støtteberettigede for refusion. Standby-satser skal anvendes for udstyr, mens det transporteres til projektet. Dette vil være i tillæg til de gældende satser for transportudstyret. Alle omkostninger i forbindelse med montering og demontering af udstyret til transporten skal også medregnes i mobiliseringsomkostningerne.
Udvikling af Blue Book udstyrslejesatser
Udvikleren af Blue Book akkumulerer alle entreprenørens omkostninger til at eje et stykke udstyr i et helt år. Disse omkostninger fordeles derefter på de måneder, hvor udstyret normalt forventes at arbejde. Resultatet giver en entreprenørs omkostninger ved at eje udstyret i en måned (fastsat i Blue Book som 176 timer). Udstyret forventes ikke at arbejde konstant i 12 måneder. Udvikleren af den blå bog har f.eks. fastslået, at en brolægger har den korteste arbejdssæson (6 måneder). Arbejdssæsoner for andre typer udstyr er:
| Tandemvalse | 8,0 måneder | |
| Hydraulisk gravemaskine | 9 måneder | 9 måneder.5 måneder |
| Rulleskovl | 9,5 måneder | |
| Hjullæsser | 9.5 måneder | |
| Motor Grader | 8,5 måneder | |
| On-Highway Rear Dump | 10,5 måneder |
Kortet i begyndelsen af hvert Blue Book udstyrsafsnit angiver justeringsfaktorer for forskelle i klima og regionale omkostninger. Satsjusteringstabellerne tager højde for forskellen mellem de aktuelle priser på nyt udstyr og prisen for udstyr i det år, hvor det oprindeligt blev købt.
Der står i Blue Book, at “Ugentlige, daglige og timemæssige satser er … afledt af den månedlige sats. Satser for kortere perioder forhøjes for at tage højde for tabt tilgængelighed og produktivitet i kortere brugsperioder.” I den faktiske praksis vil ethvert tab af produktivitet resultere i ekstra tid, der er nødvendig for at udføre arbejdet. Da dette betalingsgrundlag, når der anvendes lejesatser under force account, er de faktisk udførte arbejdstimer, får entreprenøren således fuld godtgørelse for ethvert tab af produktivitet. Tabt tilgængelighed af udstyr anses ikke for at være en relevant faktor, da en entreprenør ved at afgive tilbud på et projekt accepterer at stille alt det udstyr til rådighed, der er nødvendigt for at gennemføre projektet. Endvidere har en entreprenør mulighed for at leje det nødvendige udstyr fra en tredjepart; sådanne lejeomkostninger kan som tidligere nævnt godtgøres.
Baseret på ovenstående begrundelse har FHWA fastslået, at når Blue Book anvendes til at beregne udgifter til leje af udstyr for perioder på mindre end en måned, er den mest retfærdige fremgangsmåde at anvende en timesats udviklet ved at dividere Blue Books månedlige lejepris for udstyr med 176.
/s/ original underskrevet af
William A. Weseman
4 Bilag