Catering Fakturaen er et dokument, der hjælper både cateringfirmaet og kunden med at oprette, fakturere (cateringfirmaet) og betale (kunden) i forbindelse med en særlig begivenhed. Catereren (catererne) vil gennemgå arrangementet, og hvilken slags arrangement kunden ønsker at skabe. Catereren opkræver derefter et (normalt ikke-refunderbart) depositum for at sikre alle aspekter af cateringarrangementet og oplyser kunden om den dato, hvor resten skal betales fuldt ud (normalt lige inden arrangementet finder sted). Fakturaen vil indeholde alle de nødvendige pris- og serviceoplysninger samt et vedhæftet dokument, der samler alle kundens foretrukne betalingsoplysninger.
- Forserger kunderne med en specificeret liste over tjenester og omkostninger og angiver betalingsbetingelser.
- Der fungerer både som et resumé af arbejdet og en formel skriftlig anmodning om betaling, og bør betragtes som et vigtigt dokument i enhver cateringopgave.
Step by Step: Sådan laver du catering til et arrangement
Kunderne handler ofte hos flere cateringfirmaer, før de vælger, hvem de vil hyre. Når en caterer modtager en forespørgsel, bør han/hun tage det som en mulighed for at bevise sine evner ved at stille de rigtige spørgsmål og vise, at han/hun behersker faget.
Der er brug for nogle grundlæggende oplysninger for at formulere et overslag: Er der et generelt prisinterval, som kunden har i tankerne? Vil der blive serveret alkohol? Er der behov for andre supplerende ydelser? Afhængigt af omstændighederne kan madtilberedningen foregå enten på stedet eller eksternt; service på stedet er normalt at foretrække, men det kan koste mere.
Tag hovedtallet og giv et tilbud
Med et forventet hovedtallet og nogle kritiske begivenhedsspecifikationer bør cateringfirmaet give et skriftligt tilbud. Husk, at der kan være mulighed for forhandling, så et tilbud om ydelser bør ikke leveres i endelige vendinger. Hvis en kunde er utilfreds med de foreslåede parametre, kan tilbuddet ændres ved at ændre menuen eller serviceplanen.
Også betalingsbetingelserne bør angives i tilbuddet. Skal der betales et depositum på forhånd? Hvornår skal den endelige betaling ske? Hvad med justeringer af det oprindelige tilbud som følge af prisændringer eller andre variabler?
Forbered personale og mad
At gøre sig klar til et arrangement betyder mere end blot at samle ingredienser eller klargøre retter. En vellykket catering afhænger af omhyggelig forberedelse af personalet. Teamets medlemmer bør være klar over deres ansvarsområder, når de går ind. Nogle cateringvirksomheder bruger endda softwareprogrammer som CaterPro, Event Master eller andre til at lave diagrammer over planløsninger, kortlægge arbejdsgange og generelt forberede hele holdet på arrangementet.
Levere service på en professionel måde
God mad kan ikke opveje en dårlig service. Udførelsen skal være omhyggelig, uanset hvor “kræsne” kunden måtte være.
Udfyld og aflevere cateringfaktura med de sidste justeringer
Når du er klar til at anmode om betaling, skal du aflevere fakturaen til kunden. Det kan være nødvendigt med nogle ændringer i sidste øjeblik, hvis f.eks. priserne på kritiske ingredienser er blevet ændret, eller hvis antallet af personer er blevet opjusteret.