Opdateret kl. 9.00 d. 24. december: Dette indlæg er blevet opdateret for at præcisere, hvem der er udelukket fra loven.
Med vedtagelsen af Senate Bill 454 og guvernørens underskrift blev Oregon i år den fjerde stat, der kræver, at arbejdsgivere skal give betalt sygeorlov.
Med virkning fra 1. januar 2016 kræver loven, at arbejdsgivere med 10 eller flere ansatte skal give dem mindst 40 timers betalt sygeorlov – i alt fem dage om året. Arbejdsgivere med ni eller færre ansatte skal give 40 timers ubetalt sygeorlov.
I Portland er tærsklen lavere. Arbejdsgivere med seks eller flere ansatte skal give betalt orlov, mens arbejdsgivere med fem eller færre ansatte skal tilbyde ubetalt sygeorlov. Lovgiverne har lavet en undtagelse for Portland, som vedtog sin egen sygeorlovsforordning to år tidligere, og har effektivt annulleret loven i Eugene, som skulle være trådt i kraft den 1. juli og ville have været gældende for alle arbejdsgivere uanset størrelse.
Den nye lov gælder både for arbejdsgivere i den private og offentlige sektor, men udelukker den føderale regering. Langt størstedelen af Oregons arbejdsstyrke er omfattet af loven, hvilket betyder, at fuldtidsansatte, deltidsansatte, midlertidige og sæsonarbejdere vil optjene sygedage.
Selv om erhvervsgrupper generelt var imod det nye mandat, sagde fortalerne, at det især ville hjælpe lavtlønnede arbejdstagere, idet de henviste til en undersøgelse, der viste, at næsten halvdelen af de ansatte i den private sektor i Oregon ikke optjener sygedage.
Statutten indeholder begrænsede undtagelser for uafhængige entreprenører, visse deltagere i arbejdstræningsprogrammer og work-study-programmer og personer, der er ansat af deres forælder, ægtefælle eller barn.
Da Oregon slutter sig til Californien, Connecticut og Massachusetts, henvendte The Oregonian/OregonLive sig til to lokale advokater med kendskab til arbejdsret for at få flere detaljer.
Det følgende er en redigeret samtale med Shenoa Payne, en Portland-advokat, der repræsenterer arbejdstagere, og Jillian Pollock, en advokat fra Lake Oswego, der repræsenterer arbejdsgivere.
Q. Hvor stor en betydning har den nye lov?
Payne: Det er noget af en udvidelse, fordi den gælder for alle arbejdsgivere i hele staten, ikke kun i Portland.
Pollock: Jeg tror, at det flytter meget på nålen. Selv de arbejdsgivere, der allerede har indført orlovspolitikker, er nødt til at revidere dem for at sikre, at de overholder de nye love.
Med hensyn til bogføring tror jeg ikke, at det er en stor byrde. Det er at holde styr på, hvor mange sygetimer medarbejderen har optjent, og at holde styr på, hvor mange sygetimer medarbejderen har brugt.
Jillian Pollock (til venstre) og Shenoa Payne.
Q. Hvem er berettiget til at modtage betalt sygetid?
Payne: Enhver medarbejder, der har arbejdet for en kvalificerende arbejdsgiver i mindst 91 kalenderdage, kan bruge sygetid, der er optjent. Hvis du er en eksisterende medarbejder den 1. januar, kan du begynde at bruge din sygeorlov, så snart den er optjent. Den optjenes med en time for hver 30 timer, du arbejder, eller 1,3 time for hver 40 timer, du arbejder. Arbejdsgiveren kan beslutte, hvad der gælder.
Sygetid kan tages i timeskridt, medmindre det vil påføre arbejdsgiveren en urimelig byrde, i hvilket tilfælde arbejdsgiveren har bevisbyrden for det.
Pollock: Dette er blot et gulv. En mindre arbejdsgiver kan altid tilbyde betalt sygedagpenge og ønsker måske at gøre det for at tiltrække og fastholde medarbejdere.
Q. Hvad kan betalt sygetid bruges til?
Payne: Betalt sygetid eller ubetalt sygetid kan bruges til fysisk eller psykisk sygdom, skader eller lægeaftaler med henblik på behandling eller forebyggende pleje.
Det kan bruges til din egen helbredstilstand eller pleje af et familiemedlem med en af disse tilstande.
Pollock: Det kan også bruges i visse situationer, der involverer vold i hjemmet – stalking og seksuelle overgreb. Hvis du har en situation, hvor en medarbejder er offer for vold i hjemmet og har brug for at mødes med de retshåndhævende myndigheder eller gå til et retsmøde eller søge rådgivning for offeret, kan den pågældende medarbejder bruge sin sygetid. Medarbejdere kan også bruge den, hvis de har et barn, der er sygt derhjemme, og barnet ikke kan efterlades alene.
Seminarer om sygetid for arbejdsgivere
Bureau of Labor and Industries vil afholde en række landsdækkende seminarer i begyndelsen af 2016 for arbejdsgivere, der ønsker at lære om Oregons nye lov om sygetid.
Seminarerne fra januar til marts vil forklare detaljerne i de udvidede beskyttelsesforanstaltninger, der blev vedtaget af den lovgivende forsamling i 2015. Der er planlagt i alt 26 to timers sessioner i 19 byer fra den 6. januar til den 16. marts.
Registrering koster 25 dollars pr. person. Arbejdsgivere kan reservere en plads ved at sende en e-mail til agenturet på
Og selv om mødestederne stadig er ved at blive sikret, er detaljer om dage, tidspunkter og byer tilgængelige på agenturets
. Yderligere oplysninger: (971) 673-0824.
Q. Hvad definerer et familiemedlem?
Payne: “Familiemedlem” i henhold til den nye lov er defineret på samme måde som i Oregon Family Medical Leave Act – det omfatter ægtefæller, forældre og børn (biologiske, adoptiv- eller plejebørn), bedsteforældre og børnebørn, svigerforældre og alle, som medarbejderen har et juridisk forældreansvar for.
Q. Hvornår kræves der lægelig bekræftelse for at kunne tage betalt sygedagpenge?
Pollock: Det er aldrig påkrævet. Men en arbejdsgiver kan bede om lægelig bekræftelse, hvis en medarbejder har brugt sygetid i fire eller flere planlagte arbejdsdage.
Payne: Arbejdsgiveren kan bede om lægelig bekræftelse, men arbejdsgiveren skal betale for eventuelle omkostninger i forbindelse med den lægelige bekræftelse. Arbejdsgiveren kan også kræve det, hvis en medarbejder misbruger sygefraværet – f.eks. hvis der er et mønster af fravær eller misbrug.
En arbejdsgiver kan også kræve medicinsk verifikation, hvis en medarbejder undlader at give besked. Hvis sygetiden er forudsigelig, som f.eks. ved en lægeaftale, skal du give et rimeligt varsel. Hvis du vågner op syg, skal du give besked så hurtigt som muligt.
Q. Hvad er din fornemmelse af, hvor godt begge parter – arbejdsgivere og arbejdstagere – er forberedt på den nye lov?
Payne: Jeg har slet ikke nogen fornemmelse af det. Jeg håber, at arbejdsgiverne bliver oplyst om deres ansvar, for hvis de ikke gør det, kan en ansat anlægge sag ved Bureau of Labor and Industries for manglende tildeling af sygetid, eller hvis en arbejdsgiver udøver repressalier mod en ansat for at anmode om sygetid. Arbejdsgiverne har virkelig brug for at forstå deres forpligtelser, og medarbejderne har brug for at forstå deres rettigheder.
Pollock: I min praksis har vi set en varieret reaktion. En lille procentdel, måske 20 procent, var klar over, at den lovgivende forsamling overvejede at vedtage en lov om betalt eller ubetalt sygeorlov, så de blev ikke overrasket, da loven blev vedtaget. Nogle, igen ca. 20 %, blev fuldstændig overraskede, da de først fik kendskab til den i den sidste måned eller to. Flertallet befandt sig i midten – de vidste, at der var noget på vej, men vidste ikke, om det ville påvirke deres virksomhed.
Jeg var ude på en klients arbejdsplads i denne uge, og jeg tror, at alle de ansatte vidste, at der var en ny lov til deres fordel, men de vidste virkelig ikke, hvor vidtrækkende den var. Jeg begyndte at gennemgå en liste over tilladte grunde til at bruge betalt sygefravær, og de var overraskede over, hvor omfattende den er.
Q. Hvad er arbejdsgiverne bekymrede over?
Pollock: Der har været tre hovedområder, der har givet anledning til bekymring:
Oplysning. Hvordan vil det påvirke bundlinjen. For de arbejdsgivere, der allerede tilbyder en eller anden form for betalt sygeorlov, er det et mindre problem. For mindre eller mellemstore arbejdsgivere, især dem uden en stor fortjenstmargen, er de meget bekymrede over omkostningerne.
Administration. Hvordan skal jeg holde styr på dette? Hvilken slags system skal jeg have på plads? Har jeg brug for ekstra hjælp til at gøre dette, eller er der allerede nogen blandt de ansatte, der kan klare det?
Medarbejdermisbrug. At medarbejdere, der ikke er syge, vil tage betalt sygetid som ferie eller hvad ved jeg.
Q. Hvad kan en arbejdsgiver gøre, hvis en medarbejder har “mandag morgen-tømmermænd” – f.eks. efter at have fejret Super Bowl?
Pollock: Arbejdsgiverne skal oplyse deres medarbejdere om den tilladte brug af sygefravær. Arbejdsgiverne skal have en skriftlig politik mod misbrug af sygetid. Og hvis arbejdsgiveren har mistanke om, at en medarbejder har misbrugt sin sygetid, er det meget nyttigt at have dokumentation, der viser, at medarbejderen har forladt arbejdet tidligt hver fredag de sidste fem gange eller de sidste to måneder – eller har en tendens til at være syg på dage, hvor University of Oregon spiller en fodboldkamp.
Arbejdsgiveren skal sætte sig ned med medarbejderen og rådgive vedkommende, afhængigt af situationen.
Q. Er der nogen områder, hvor der er forvirring, som du hører om? Nogle myter eller misforståelser?
Payne: Jeg tror, der er forvirring om, hvad der sker med de tidligere love i Portland og Eugene. Folk har vænnet sig til at have disse lokale love, og nu vil statsloven gå forud for dem, når den træder i kraft.
Pollock: Jeg får mange spørgsmål om, hvordan sygetid kan beregnes. I henhold til loven er der to optjeningsmetoder til at optjene sygetid efterhånden på grundlag af antallet af arbejdstimer. Eller der er front-loading, hvor arbejdsgiveren tildeler et bestemt antal timer i starten af året, måske 40. Jeg får mange spørgsmål om disse to muligheder. Hvilken af dem der er bedst, afhænger af virksomheden.
Q. Hvad hører du fra kunderne? Og hvad fortæller du dem?
Payne: Jeg hører ikke noget særligt. Jeg kan sige, at der i lang tid har været behov for en lov af denne art, især for familier med enlige forsørgere. De har simpelthen ikke råd til at tage fri for at tage sig af deres børn. Denne lov vil gøre en kæmpe forskel for dem.
Pollock: De fleste arbejdsgivere har accepteret den nye lov og er blot ved at se på de bedste måder at få den til at fungere for deres virksomhed. Jeg har haft en mindre gruppe af arbejdsgivere, som er mere opfarende over for dette. De føler, at det er en unødvendig lov, hvis de allerede gav deres ansatte sygedage, og de føler, at dette blot er endnu et niveau af regler og bureaukrati.
Jeg har gennemgået en hel del ansættelsespolitikker og måtte foretage revisioner af næsten alle for at sikre, at de er i overensstemmelse med den nye lov.
Flere politikker tillod medarbejderen at bruge orlov til ferie eller egen sygdom, men ikke nødvendigvis til familiemedlemmer. Andre politikker gav medarbejderen mulighed for at optjene sygetid, men ikke for at overføre ubrugt sygetid.
Generelt skal en arbejdsgiver nu lade en medarbejder overføre optjent, ubrugt sygetid fra et år til det næste. Arbejdsgiveren kan fastsætte nogle begrænsninger – et maksimalt loft på 80 timer – og kan også begrænse medarbejderen til kun at bruge 40 timer om året.
Q. Hvad sker der, hvis en arbejdsgiver ikke overholder reglerne? Hvilken klageadgang har en medarbejder?
Pollock: En medarbejder kan klage til en arbejdsgiver internt gennem personaleafdelingen eller kan indgive en klage til Bureau of Labor and Industries, som har beføjelser til at undersøge og pålægge en civilretlig sanktion for manglende overholdelse. I visse situationer kan en medarbejder, hvis han mener, at han er blevet diskrimineret eller udsat for repressalier for at bruge eller spørge om sygetid, anlægge et civilt søgsmål.
Payne: Generelt set er en person, der anlægger sag ved BOLI, ikke repræsenteret af en advokat. BOLI har myndighed til at træffe flere foranstaltninger, herunder at vurdere en civil bøde, som kan overstige 1.000 dollars, hvis overtrædelsen er forsætlig.
Et civilt søgsmål kan også være en effektiv måde at håndhæve loven på. Nogle gange medfører det yderligere trussel om håndhævelse. Hvis en medarbejder har mistet løn eller er blevet udsat for repressalier, kan et civilt søgsmål være en bedre måde at håndhæve loven på. Det afhænger af, om personen er blevet nægtet sygeorlov eller har været udsat for en mere ekstrem form for repressalier – tab af et job eller en jobmulighed eller undertiden chikane for at bede om rettigheder i henhold til loven.
Q. Sidste tanker?
Payne:
Føderale ansatte er udelukket i henhold til loven. Loven gælder muligvis heller ikke for fagforeningsansatte under begrænsede omstændigheder.
Pollock: Denne lov forsvinder ikke. Arbejdsgiverne skal tage fat på ændringer i deres politikker eller vedtage nye politikker nu, og medarbejderne skal lære, hvad deres nye rettigheder er.
— George Rede
[email protected]
503-294-4004
@georgerrede