I det moderne forretningsmarked er man vant til at se fremad. Det er vi alle sammen. Og det er en ting, der kan gøre det vanskeligere at navigere med succes i Affordable Care Act (ACA), for det er ikke bare nok at se fremad, når det gælder din ACA-overholdelse.
For at overholde loven skal du i mange tilfælde også se tilbage i tiden for at bestemme dine medarbejderes ACA-berettigelse.
En nøjagtig måling af berettigelse er blevet stadig vigtigere, da IRS-bødevurderinger fra IRS kan beløbe sig til millioner af dollars. Og som vi lærte i vores tidligere blog, akkumuleres bøderne månedligt og kan hurtigt akkumuleres for hvert år, du ikke overholder reglerne.
Når måling er nødvendig
I henhold til Employer Shared Responsibility-bestemmelserne i ACA skal store arbejdsgivere tilbyde sundhedsdækning, der opfylder Minimum Essential Coverage (MEC) krav til 95% af deres fuldtidsansatte eller blive udsat for mulige bøder. Det lyder nemt nok, men når det drejer sig om, hvad der udgør en fuldtidsansat, kan svaret virke ret kompliceret.
I henhold til loven er en fuldtidsansat en person, der i gennemsnit arbejder 30 eller flere timer om ugen eller 130 timer om måneden. Dette kan være en nem beregning for medarbejdere, der har et fast skema. Men for medarbejdere med varierende timetal er det ikke altid ligetil at måle berettigelsen.
Som arbejdsgiver kan din virksomhed bestemme dine medarbejderes fuldtidsstatus ved at tælle hver enkelt medarbejders tjenestetimer ved hjælp af en af to “ækvivalens”-målingsmetoder: månedlig og tilbageblik. I dag vil vi fokusere på look-back-målemetoden.
Hvad er look-back-metoden?
Når man bruger look-back-metoden, “ser en arbejdsgiver tilbage” på tidligere tjenestetimer for at bestemme fuldtidsstatus for en fremtidig periode. Sagt på en anden måde er look-back-metoden en metode til at bestemme fuldtidsstatus ved at følge medarbejderens timer over en bestemt periode og derefter beregne det gennemsnitlige antal arbejdstimer i denne periode for at bestemme fuldtidsstatus.
Der er tre afgørende dele ved look-back-målinger:
1. Måleperiode
Måleperioden er den periode, for hvilken arbejdsgiveren “ser tilbage” på historiske arbejdstimer. Look-back-måleperioden kan være mellem 3 og 12 måneder lang. Arbejdsgiverne har lov til at vælge længden af den tilbagevendende måleperiode, så længe den er i overensstemmelse med minimums- og maksimumsmålingsstandarderne.
Der findes to typer måleperioder: Initial måling for nye medarbejdere og standardmåling for igangværende medarbejdere.
Initial måleperiode: Nye medarbejdere
For at måle berettigelsen for nyansatte skal du overveje, om medarbejderen med rimelighed kan forventes at arbejde mere end 30 timer om ugen. Hvis ja, skal medarbejderen og dennes pårørende tilbydes dækning inden for 90 dage efter ansættelsen.
Hvis det ikke med rimelighed kan fastslås, at den nye medarbejder vil arbejde over 30 timer om ugen, kan medarbejderen klassificeres som en variabel timelønnet medarbejder. I dette tilfælde skal du begynde at registrere timerne på et fremadrettet grundlag. For nye medarbejdere med variable timer og sæsonansatte kan du bruge en tilbagebliksperiode på mellem 3 og 12 måneder, der begynder på en hvilken som helst dato mellem den første lønperiode, hvor medarbejderens timer registreres, og den første dag i den første måned efter startdatoen. Hvis medarbejderens timer opfylder eller overstiger et fuldtidsgennemsnit på 130 timer pr. måned i den første måleperiode, vil medarbejderen blive anset for at være “fuldtidsansat” og derfor berettiget til dækning i hele den efterfølgende stabilitetsperiode – også selv om hans timer reduceres i løbet af stabilitetsperioden.
Standard måleperiode: Løbende medarbejdere
Standardmåleperioder anvendes for løbende medarbejdere, hvilket betyder en medarbejder, der har arbejdet en hel standardmåleperiode. I dette tilfælde skal arbejdsgiverne bogstaveligt talt se tilbage for at beregne et gennemsnit af arbejdstimerne i hele måleperioden. Hvis medarbejderen i gennemsnit har 130 timer eller mere om måneden, betragtes medarbejderen som fuldtidsansat og berettiget til ydelser i henhold til ACA.
Selv om en arbejdsgiver kan have forskellige standardmåleperioder for forskellige kategorier af medarbejdere (forskellige kategorier er begrænset til dem, der er beskrevet i 54.4980H-3(d)(1)(v)), skal måleperioder og bestemmelse af berettigelse foretages på et ensartet og konsekvent grundlag for alle medarbejdere i samme kategori.
Se et eksempel.
Eksempel: Lad os sige, at en arbejdsgiver bruger en 12-måneders standardmåleperiode, der begynder den 1. november 2018. Som sådan måles løbende ansatte fra 1. november 2018 til 31. oktober 2019 det følgende år for at bestemme berettigelsen til starten af planåret 1. januar 2020.
For at beregne timer for løbende ansatte skal du beregne et gennemsnit af arbejdstimerne på tværs af den tilbagebliksperiode. I dette eksempel arbejdede vores medarbejder i alt 1.596 timer, hvilket resulterer i et gennemsnit på 133 timer pr. måned.
Da arbejdstimerne er større end de krævede 130 timer, bestemmes det, at medarbejderen er fuldtidsansat og berettiget.
2. Venteperiode
Den anden del af look-back-målingen omfatter en administrativ venteperiode, før sundhedsydelserne implementeres. Denne periode kan højst være på 90 dage og er valgfri for arbejdsgiverne.
Eksempel: Efter at medarbejderne er blevet målt fra 1. november til 31. oktober, anvender virksomheden en venteperiode på 61 dage (1. november – 31. december). I denne periode udvider arbejdsgiveren tilbuddene om dækning til personer, der er identificeret som fuldtidsansatte, og giver medarbejderen tid til at foretage valg af ydelser og tilmelde sig til dækning, der træder i kraft den 1. januar.
3. Stabilitetsperiode
Den tredje komponent er en stabilitetsperiode, “lock-in”-dækningsperioden for medarbejdere, der bestemmes at være fuldtidsansatte i løbet af enten en indledende eller en standardmålingsperiode. Stabilitetsperioden kan ikke være kortere end måleperioden og skal være mellem 6 og 12 måneder lang. Ofte er den af samme længde som måleperioden.
Det er vigtigt at bemærke, at hvis medarbejderens timer opfylder eller overstiger fuldtidsgennemsnittet (130 timer pr. måned) i løbet af måleperioden, vil de blive betragtet som en ACA-ansat på “fuld tid” og derfor være berettiget til dækning i hele den efterfølgende stabilitetsperiode – også selv om deres timer reduceres i løbet af stabilitetsperioden.
Eksempel: Fordi vores eksempel medarbejder arbejdede et gennemsnitligt antal timer, der var større end 130, skal hun tilbydes ydelser i stabilitetsperioden fra 1. januar 2020 til 31. december 2020.
Sluttelige overvejelser
Hvor vi slutter, er her et par afsluttende overvejelser vedrørende look-back målemetoderne.
Indstitutet for skattevæsenet har erklæret, at look-back målemetoden ikke må anvendes til beregning af antallet af fuldtidsansatte med henblik på at bestemme status som en Applicable Large Employer. Disse beregningsmetoder kan findes på IRS’ websted. I stedet kan den kun anvendes til at bestemme:
- Hvortil arbejdsgiveren skal tilbyde minimum essentiel dækning for at undgå en arbejdsgiver delt ansvar betaling; og
- Størrelsen af et eventuelt ansvar for en arbejdsgiver delt ansvar betaling.
Hvordan Health e(fx) kan hjælpe
Hvorvidt alt dette kan lyde kompliceret, kan Health e(fx) hjælpe dig med at forenkle processen med din look-back-målemetode gennem vores Health e(fx) Employer Solutions.
Health e(fx) Enterprise™ sporer alle udførte servicetimer for alle medarbejdere i din organisation og automatiserer look-back-målingerne for dine medarbejderpopulationer for dig – både for løbende og nye medarbejdere. Vi giver dig en rapport med oplysninger om det gennemsnitlige antal arbejdstimer i løbet af en standardmåleperiode og den deraf følgende berettigelsesstatus for hver enkelt medarbejder i din organisation. Resultatet er en løsning, der giver dig en præcis forståelse af din virksomheds look-back-overvejelser, når du har brug for det. Så du kan fortsætte med at se fremad for din virksomhed.