Som fundraiser lærer du, hvordan du afvikler en vellykket stille auktion. Lige når du tror, du har styr på det, ændrer tendenser sig, nye hotte genstande dukker op, donorer søger noget andet, teknologien udvikler sig og meget mere. Så du tilpasser dig.
Stille auktioner er en af de mest populære måder, hvorpå almennyttige organisationer engagerer gæster og indsamler penge ved fundraisingarrangementer. Der er mange forskellige måder at afvikle en stille auktion på, men hvis du husker nedenstående nøglepunkter, er du sikker på at få succes.
1. Rekruttering og uddannelse af frivillige til din stille auktion
Vær opmærksom på, hvem du rekrutterer til at afvikle din stille auktion. Vil de frivillige, der skal skaffe auktionsgenstande, levere varen? Har de de forbindelser, du har brug for til at sikre de uundværlige genstande eller oplevelser, som dine donorer ønsker?
Dernæst skal du tænke på selve dagen for din stille auktion. Vil de frivillige, der har sagt, at de vil hjælpe med kassen, være der eller være på dansegulvet? Er disse frivillige udadvendte, og vil de opfordre gæsterne til at byde på auktionen?
2. Hvordan du uddanner frivillige til den stille auktion
Det er ikke kun vigtigt, at dine frivillige til den stille auktion dukker op for at hjælpe med at maksimere den stille auktion, men også at de ved, hvad de skal gøre. Uddannelse af dine frivillige er en vigtig komponent forud for ethvert arrangement, især hvis du bruger software til stille auktion.
GiveSmart’s online træningsakademi er tilgængeligt for alle vores non-profit partnere, uanset serviceniveau. Vores team for stille auktioner med fuld service ankommer før dit arrangement for at hjælpe med at opsætte check-in-området, uddanne gæsterne i softwaren, stille udstyr til rådighed og sikre konsistens mellem dit websted for stille auktioner og de auktionsgenstande, der er tilgængelige under arrangementet.
Træning lærer også frivillige og personale at bruge GiveSmart-platformen, så de kan byde og donere på vegne af gæster, der måske har brug for hjælp.
3. Sådan indhenter du donationer til din stille auktion
Ud over de frivillige til eventaftenen vil du sandsynligvis være afhængig af nogle frivillige til at skaffe donationer til din stille auktion. Når du begynder at planlægge din stille auktion, er det vigtigt at beslutte, hvem der skal hverve en bestemt værdi af auktionsgenstande.
Disse mål bør være klart defineret, så frivillige og personale holdes ansvarlige for at opfylde et auktionskatalog, der vil hjælpe dig med at nå dine fundraisingmål.
Det er også værd at diskutere, hvilke genstande eller oplevelser dine donorer ønsker og er interesserede i, da dette vil vejlede donationshververe og i sidste ende føre til mere budaktivitet. Meget eftertragtede genstande vil øge de beløb, som donorerne er villige til at byde, sammenlignet med genstande (som f.eks. gavekort), der har en fastsat værdi.
Din stille auktion bør om muligt udelukkende bestå af donationer. Nogle gange vil organisationer benytte sig af konsignationsfirmaer, når de ikke kan få fat i genstande, der er sværere at få fat i (f.eks. Hamilton-billetter eller eksklusive feriepakker).
Vi anbefaler, at man anlægger en strategisk tilgang, når man inddrager konsignationsgenstande. Det er vigtigt at forstå konsignationsfirmaets prisstruktur og det omfang, som deres genstande er ønsket af donorer. I nogle tilfælde kan de auktionsgenstande, som du tilbyder, tiltrække et nyt publikum til arrangementet.
Det er vigtigt at forstå, hvad donorerne ønsker, når du skal sammensætte en vellykket stille auktion.
Når du henvender dig til dit lokalsamfund for at få donationer til din stille auktion, kan du også aktivere formularen til donation af genstande på dit GiveSmart-websted. Denne formular fremskynder indsamlingen af oplysninger fra donorer og tilføjer automatisk genstande til køen, så administratorer kan uploade dem til auktionskataloget. Ved at bruge teknologien på denne måde kan du nemt indsende genstande til auktionen og uploade billeder på mobilen, mens du importerer genstande.
4. Sådan promoverer du din stille auktion
Promovering af din stille auktion før dit arrangement er en fantastisk måde at gøre gæsterne begejstrede for genstande og selve arrangementet. Hvis det er første gang, du bruger en software til mobil budgivning, er det vigtigt at fortælle gæsterne, at de vil byde på deres telefoner, så de husker at tage dem med til arrangementet.
GiveSmart’s platform for stille auktioner giver dig mulighed for at kommunikere med gæsterne via e-mail eller sms, så du kan bruge denne funktion til at promovere din stille auktion før dit arrangement. Du kan også åbne auktionen, før arrangementet begynder, for at engagere donorer til at byde på forhånd.
Bidgivning forud for arrangementet er fordelagtigt, fordi det vænner gæsterne til den mobile platform, det gør dem begejstrede for arrangementet, og det engagerer budgivningen, så du kan starte aftenen med penge, der allerede er indsamlet!
5. Hosting af din stille auktion online
Hosting af din auktion online med mobile bud giver donorer mulighed for at deltage fra hvor som helst, så det er en god idé at promovere dine auktionsgenstande og din donationsside på tværs af sociale medier. Din organisation, dit personale og dine frivillige bør alle dele auktionen på Facebook, Twitter, Instagram og andre platforme, som de er aktive på.
Dette vil tilskynde folk ud over din typiske donorpulje til at donere, da auktionen vil nå ud til nye målgrupper på tværs af sociale netværk. Måske vil dine venner i hele landet gerne støtte en organisation, som du er involveret i, eller de kender netop den person, der vil give sig i kast med den signerede trøje til et godt formål.
6. Sådan opretter du en stille auktion
Det er en fordel at have en hjemmeside for din stille auktion, som gæsterne kan komme til for at få oplysninger om begivenhedens rejseplan, billetter, kontaktoplysninger, auktionsdetaljer og meget mere. En landingsside for dit arrangement sætter dig i stand til at få succes, når gæster, donorer og frivillige søger flere oplysninger.
GiveSmart giver organisationer et knudepunkt til at sælge billetter, sponsorater, lave donationer, byde på varer, købe merchandise, behandle betalinger og køre rapporter. Til behandling af betalinger og rapportering er det godt at have en billetløsning, der integrerer med din auktion, så gæsterne kun behøver at logge ind og betale én gang.
Den fysiske opsætning af auktionen på eventdagen er lige så vigtig som den digitale at overveje. Hvordan du udstiller dine auktionsgenstande vil have en direkte indflydelse på, hvor godt de klarer sig. Her er nogle ting at overveje:
- Hold placering og plads i tankerne, når du tænker på, hvor gæsterne vil mingle.
- Placér auktionen inden for synsvidde.
- Sørg for, at der er plads til at gennemse auktionsgenstandene.
- Dryk udstillingsark i en letlæselig skrifttype.
- For oplevelser eller certifikater kan du udskrive et tilpasseligt visningsark direkte fra dit GiveSmart-websted i stedet for at omskrive alle de oplysninger, der allerede findes i dit auktionskatalog.
7. Afvikling af dit stille auktionsevent
På eventdagen skal auktionsområdet være et højdepunkt, og det er her, at det stille auktionspersonale eller de frivillige kommer ind i billedet. Det er vigtigt, at de opfordrer gæsterne til at gå rundt i auktionsområdet og kigge på genstandene, når de ankommer og går til baren.
Hvis gæsterne ønsker at byde, kan du henvise dem til den velkomstbesked, de modtog, da de ankom, tilbyde at afgive et bud på deres vegne eller give yderligere instruktioner om budgivning, hvis det er nødvendigt.
Når arrangementet fortsætter, skal du bruge Message Center til at kommunikere med gæsterne i løbet af aftenen. Lad dem vide, hvornår det er tid til at sætte sig til bords. Mind dem om, at der måske ikke er bud på nogle ting endnu. Spørg, om de har tjekket den fantastiske feriepakke. Fortæl dem, hvornår programmet er ved at begynde, eller giv dem en advarsel, når auktionen nærmer sig sin afslutning.
Frivillige og medarbejdere, der fungerer som budassistenter, bør fortsat støtte gæsterne under hele arrangementet, også efter cocktailtimen, ved at tjekke, om de har brug for hjælp til at byde eller donere.
8. Virkningen af et visuelt billede af budgivning
Som arrangementet er i gang, kan du projicere et visuelt billede af budgivning på en væg eller en projektionsskærm, der opdateres i realtid, efterhånden som buddene kommer ind. Dette skaber konkurrence i lokalet og opdaterer gæsterne om, hvor buddene befinder sig, mens auktionsuret fortsætter med at gå ned i tid. Et lignende billede af en donation eller et termometer kan vises under et digitalt løfte eller en tekst-til-donation, så alle kan se, hvordan donationerne strømmer ind. Det er en fantastisk måde at skabe spænding i lokalet og tilskynde til donationer af alle størrelser.
9. Sådan afslutter du din stille auktion
Det er en god idé at fastsætte et sluttidspunkt for din auktion, da det skaber en følelse af hastværk og er spændende for gæsterne, hvis de stadig er til stede ved arrangementet, når de finder ud af, at de er vindere. Når auktionen slutter, skal du sende en sms til vinderne via Message Center.
Filtrering og dirigering af vinderne til kasseområdet fremskynder kasseprocessen og eliminerer trængsel i slutningen af aftenen. Gæsterne vil vide, om de har vundet, og behøver ikke at bombardere kasseområdet med spørgsmål om auktionsvinderne.
10. Opfølgning med gæsterne efter en stille auktion
Det er vigtigt at sende takkekort og skattekvitteringer efter et arrangement. Donorer i alle aldre siger imidlertid, at det er den vigtigste opfølgningsbesked for dem at modtage en effektrapport, ifølge Community Brands’ Donor Experience Study. Donorer ønsker at vide, hvordan deres bidrag har haft direkte indflydelse på den mission, som din organisation tjener – de ønsker at se, at de har været med til at gøre en forskel.
11. Udstedelse af kvitteringer
For finansielle og skattemæssige formål er kvitteringer et must. GiveSmart’s platform sender automatisk kvitteringer til donorer og billetkøbere, efter at en betaling er blevet behandlet på et eventwebsted. Alene denne funktion sparer udviklingsteams for timevis af arbejde og besværet med manuelt at kompilere og sende kvitteringer.
12. Sådan evaluerer du succesen af din stille auktion
Når arrangementet er overstået, er det vigtigt at se tilbage og se, hvor godt auktionsartiklerne klarede sig. Her er et par ting, du bør overveje:
- Hvor mange af dine gæster deltog i auktionen?
- Hvem var de mest aktive budgivere
- Hvad var din ROI?
13. Rapportering efter begivenheden og planlægning for næste år
Rapportering efter begivenheden er vigtig, når du planlægger for næste år. GiveSmart’s Event Dashboard giver indsigt i realtid i auktioner, brugere og økonomi.
Rapporteringshubben er der, hvor organisationsadministratorer kan downloade en række rapporter i Excel-, CSV- og PDF-formater.
Disse rapporter omfatter:
- Ubetalte saldi
- Stille auktionsbud
- Donationer
- Billetordrer
- Ticketordrer
- Tilstedeværende
- Raffler
- Instantartikler og meget mere.
Konklusion
Stille auktioner er en fantastisk måde at engagere donorer på, give unikke oplevelser, indsamle penge og skabe begejstring for din organisations mission. Hvis du er behørigt opmærksom på hver fase af processen, sikrer du maksimal succes og minimal stress, når du bruger en auktion i din indsamling.
Vi inviterer dig til at udforske vores produkter, planlægge en gratis demo, eller kontakt os med nysgerrighed, spørgsmål, eller hvis du gerne vil tale med en fra vores team i dit område!
- Author
- Recent Posts
- Champion fundraisers…and where to find them. – 24. marts 2021
- 7 tips til, hvordan man opbygger en effektiv opsøgende strategi – 10. marts 2021
- Guide til fundraiser af golfturneringer – 16. februar 2021