Seattle Paid Sick and Safe Time Ordinance øger behovet for sporing af medarbejdere

Baggrund for love om sygeorlov i hele Washington

Seattle var flere år foran Washington State med at vedtage en lov om betalt sygeorlov (Paid Sick and Safe Time Law (PSST)). Som den første stat i til at vedtage en lov om sygeorlov satte Seattle trenden for syge- og sikkerhedstid i hele staten. Loven trådte i kraft den 1. september 2012. I 2016 skete der imidlertid betydelige ændringer for betalt sygeorlov i lokale kommuner i Washington, og i november foretog vælgerne flere ændringer.

Washington betalt sygefravær og sikker tid

I 2016 vedtog vælgerne i staten Washington et initiativ om betalt sygefravær. Den nye lov træder i kraft den 1. januar 2018. Derudover har flere byer, herunder Tacoma, SeaTac og Spokane, allerede vedtaget love om sygeorlov i deres byer. Hver bys love varierer, men denne artikel vil omhandle Seattle Sick Leave-forordningerne og de vigtigste forskelle mellem Seattle og nabolandsbyernes sygedagpengeforordninger. Formålet er at hjælpe arbejdsgivere med bedre overholdelse af arbejdsmarkedslovgivningen og hjælpe dem med at undgå dyre bøder og sanktioner.

Seattle Paid Sick and Time Ordinance (PSST) Overview

I henhold til Seattles PSST-lovgivning er antallet af sygedage og sikker tid forskelligt, baseret på arbejdsgivernes størrelse. Arbejdsgiverne klassificeres som arbejdsgivere på niveau 1, 2 og 3 på grundlag af antallet af fuldtidsansatte.

Tier 1-ansatte har mellem 5 og 49 fuldtidsansatte og skal tildele de ansatte 1 time for hver 40 arbejdstimer op til et minimum på 40 timer om året.

Tier Two-arbejdsgivere har mellem 50 og 249 fuldtidsansatte og skal tildele de ansatte en time for hver 40 arbejdstimer, men skal give et minimumsloft på 56 timer om året. Dette skyldes antagelsen om, at større arbejdsgivere er mindre påvirket af medarbejdernes fritid end mindre arbejdsgivere.

Tier 3-arbejdsgivere har 250 eller flere fuldtidsansatte og er forpligtet til at give 1 times sygeorlov for hver 30 arbejdstimer. Mindsteloftet for niveau tre-arbejdsgivere er 72 timer om året. Hver arbejdsgivers niveau skal give medarbejderen mulighed for at rulle op til optjeningsgrænsen over til det følgende år. Arbejdsgivere på niveau 1 skal tillade, at de ansatte kan overføre op til 40 timer om året, mens de på niveau 2 skal tillade 56 timer, og på niveau 3 skal tillade op til 72 timer om året.

	Arbejdsgiverniveau: # Antal ansatte	Sygeorlovsopsparing og -anvendelse
Niveau 1: 5-49 ansatte	1 time for hver 40 arbejdstimer op til 40 timer om året
Niveau 2: 50-249 ansatte	1 time for hver 40 arbejdstimer, op til 56 timer om året
Niveau 3: 250+ ansatte	1 time for hver 30 arbejdstimer, op til 72 timer om året.

Det er vigtigt at bemærke, at der ikke er noget loft over optjeningssatserne hvert år, kun over forbrugssatsen. En tier 1-ansat kan være begrænset til at bruge 40 timers sygeorlov på et år, men kan faktisk optjene 50 timer. Det betyder, at den pågældende kan overføre de ekstra 10 timer til det følgende år. Den samme medarbejder kan stadig være begrænset til at bruge i alt 40 timer det følgende år, men kan stadig optjene yderligere timer ud over loftet og overføre disse timer til det følgende år.

Hvem er omfattet af syge- og sikkerhedstidsforordningen

Alle medarbejdere, der er ansat eller arbejder inden for Seattle Citys grænser, og som arbejder mindst 240 timer om året, er omfattet af loven om sygeorlov. Det omfatter fuldtidsansatte, deltidsansatte og ansatte på lejlighedsvis basis. Ansatte, der telearbejder i Seattle, og som gør ophold i Seattle som led i deres arbejde, er også omfattet.

Udtagelser fra Seattle-forordningen

Sygefraværs- og sikkerhedstidslovene gælder for alle ansatte, lovlige arbejdstagere, ulovlige arbejdstagere, arbejdstagere, der er udstationeret uden for Seattle, men som stadig arbejder lejlighedsvis i Seattle, midlertidige og andre ansatte. Der er nogle få undtagelser fra loven, herunder ansatte i forbunds-, stats- og amtsmyndigheder. Ansatte, der arbejder eller telearbejder uden for Seattle, er også undtaget fra loven, og det samme gælder ansatte, der rejser gennem Seattle. Studerende, der er indskrevet i et work-study-program, er ikke omfattet af loven. Endelig er ansatte, der arbejder i Seattle i mindre end 240 timer om året, ikke omfattet af loven. Frivillige er heller ikke omfattet af loven. 240 timer svarer til lidt over 6 fuldtidsuger.

Fagforeningsansatte kan give afkald på deres ret til syge- og sikkerhedstid i henhold til en kollektiv overenskomst. Det må enkeltpersoner dog ikke.

Godkendt anvendelse i henhold til PSST

Lønnet syge- og sikkerhedstid kan bruges af tre hovedårsager. For det første kan medarbejderne bruge tiden til at hjælpe sig selv eller et familiemedlem med at pleje en sygdom eller til forebyggende pleje. For det andet kan den bruges til at overlevende af vold i hjemmet, seksuelle overgreb eller stalking kan søge hjælp, For det tredje kan den bruges, når en arbejdsplads eller et barns skole er lukket af en offentlig embedsmand for at begrænse eksponering for smittefarlige agenser, biologiske toksiner eller farligt materiale.

• Mental eller fysisk sygdom, skade eller helbredstilstand: til at diagnosticere, pleje eller få behandling. Dette omfatter forebyggende behandling.
• Hvis den ansattes forretningssted er blevet lukket, eller hvis et barns skole eller pasningssted er blevet lukket af en offentlig embedsmand for at begrænse eksponering for smitsomme agenser, biologiske toksiner eller farligt materiale.
• Af årsager i forbindelse med vold i hjemmet, seksuelle overgreb eller stalking, der berører medarbejderen eller et familiemedlem
• Alle disse årsager gælder for medarbejderens behov eller for at medarbejderen kan hjælpe et familiemedlem med disse behov.

Accepterede familiemedlemmer til syge- og sikkerhedstid

Seattle anvender de samme accepterede familieforhold, som er defineret af staten Washington. Washington definerer de tilladte familiemedlemmerelationer både i et dokument fra 2003 og i den nye lov om sygeorlov i staten Washington. Der er to væsentlige forskelle. I henhold til den nye lov om sygeorlov anerkender staten alle biologiske, adopterede, plejebørn, stedbørn, juridiske værger, in loco parentis og de facto-forældre. Dette gælder uanset barnets alder. Disse forhold gælder både for forældre og børn. Dette adskiller sig fra visse lokale forordninger, som kun tillader børneforhold, hvis barnet er under 18 år gammelt. De relationer, der er omfattet af loven, omfatter barn, forælder, ægtefælle, registreret partner, bedsteforældre, børnebørn og søskende. Nogle af de lokale bekendtgørelser, herunder Tacoma, har bredere definitioner af relationer under definitionerne af husstandsrelationer.

• Barn
• Forældre
• Grandforældre
• Børnebørn
• Søskende
• Egtefælle
• Registreret ægtefælle
• Registered Domestic Partner

Dertil kommer, at Seattle også tillader husstandsmedlemmer for brug af sygeorlov. Tacoma lånte den samme definition fra Seattle, da deres love om sygeorlov blev vedtaget.

Husstandsmedlemsdefinition

Husstandsmedlemmer omfatter, ud over ægtefæller og husstandspartnere, også tidligere ægtefæller og tidligere husstandspartnere. Personer med et fælles barn, selv om de ikke bor sammen, er også omfattet. Loven anerkender også voksne, der er beslægtede ved blod eller ægteskab, voksne, der bor sammen, eller som tidligere har boet sammen. Desuden er 16-årige personer, der har haft eller har et kæresteforhold, og som bor eller tidligere har boet sammen, omfattet, ligesom stedforældre, stedbørn og bedsteforældre samt børnebørn.

• Forhenværende ægtefæller og tidligere samlevere
• Personer med et fælles barn
• Voksne personer, der er beslægtede ved blod eller ægteskab
• Voksne, der bor eller tidligere har boet sammen
• Fællesboer, der er 16 år eller ældre (Ikke specifikt defineret i Tacoma Ordinance)

Sporing af medarbejdernes timer er vigtig

Virksomheder er forpligtet til at spore medarbejdernes timer. Dette gælder for medarbejdere, der betragtes som “lejlighedsvis ansatte”, som primært arbejder uden for Seattle, men hvis arbejde bringer dem ind i og gennem Seattle bygrænser. Det er vigtigt at følge medarbejdernes timer, fordi arbejdsgiverne er forpligtet til at underrette en lejlighedsvis ansat, når vedkommende har arbejdet 240 timer i Seattle i løbet af det pågældende kalenderår, om, at vedkommende nu er berettiget til at begynde at optjene betalt sygeorlov. Opdateringerne af loven i 2016 kræver nu, at når en ansat på lejlighedsvis basis når grænsen på 240 timer, tæller deres 240 timer mod berettigelse nu med i optjeningen af syge- og sikkerhedstid. En anden ændring af loven fra 2016 fastslår, at når en ansat på lejlighedsvis brug kvalificerer sig til syge- og sikkerhedstid, forbliver vedkommende berettiget til betalt sygeorlov i hele den periode, hvor han/hun er ansat. Dette er en ændring i forhold til den tidligere regel, som kun gav ret til optjening i det følgende år. Endelig blev kalenderåret ændret til at afspejle enhver 12-måneders periode for optjening af ret til optjening. Arbejdsgiverne har lov til at uddelegere registreringen af arbejdstimer i Seattle til den ansatte. Der skal være et system, hvor medarbejderen rapporterer disse timer tilbage til arbejdsgiveren.

Dertil kommer, at ansatte skal opbevare alle optegnelser og indberetninger om deres ansatte, arbejdstid og betalt ferie i tre år i stedet for de tidligere to år. In-house løn- og ydelsessporing er vanskelig uden et godt lønsystem. Dette er især vigtigt, da kravene til timesedler og medarbejderregnskab er specifikke og varierer alt efter medarbejdertype og arbejdsgiverniveau.

Medarbejdere kan være forpligtet til at bruge syge- og sikkerhedstid i 1-timers intervaller.

	Lille arbejdsgiver Tier One	Mellemstor arbejdsgiver Tier Two	Stor arbejdsgiver Tier Three
	Fuldtidsækvivalent (FTE)	5-49 FTE	50-249 FTE	250+ FTE
Accumulation af betalt syge- og sikkerhedstid	1 time pr. 40 timer	1 time pr. 40 timer	1 time pr. 40 timer	1 time pr. 30 timer
Uudnyttede timer, der kan overføres (pr. år)	40 timer	56 timer	72 timer. 108 Timer for arbejdsgivere med PTO.
Udtagelser fra Seattle-forordningen	Føderale og statslige ansatte, ulønnede praktikanter, work-study, frivillige og uafhængige entreprenører	Føderale og statslige ansatte, ulønnede praktikanter, work-study, frivillige og uafhængige entreprenører	Føderale og statslige ansatte, ulønnede praktikanter, work-study, frivillige og uafhængige entreprenører	Føderale og statslige ansatte, ulønnede praktikanter, work-study, frivillige, og uafhængige kontrahenter
Begravelse	Ikke inkluderet	Ikke inkluderet	Ikke inkluderet	Ikke inkluderet
Uvejr	Ikke medregnet	Ikke medregnet	Ikke medregnet
Definition af et år	Bidragsår, Enhver 12 måneders ydelse gives	Benyttelsesår, Enhver 12 måneders ydelse gives	Benyttelsesår, Enhver 12 måneders ydelse gives
Occasional Work Employee	Alle ansatte, der arbejder i Seattle 240 timer eller mere i et optjeningsår.	Alle medarbejdere, der arbejder i Seattle 240 timer eller mere i et optjeningsår.	Alle ansatte, der arbejder i Seattle 240 timer eller mere i et optjeningsår.

Beregning af fuldtidsækvivalenter

Arbejdsgiverne skal bruge alle medarbejdernes timer til at beregne fuldtidsækvivalenter. Dette omfatter fuldtids- og deltidsansatte, midlertidigt ansatte og ansatte, der arbejder uden for Seattle. Arbejdsgiveren skal lægge alle de timer, som de ansatte har arbejdet i løbet af året, sammen og dividere dette tal med 40. Derefter skal arbejdsgiveren tage dette tal og dividere det med 52 (årets uger). Det giver arbejdsgiveren det gennemsnitlige antal fuldtidsækvivalenter for samtlige ansatte og fortæller ham, hvilket niveau han er kvalificeret til. Arbejdsgiverne skal tælle alle deres ansatte med, også ansatte, der arbejder uden for staten.

Prøvetid, overarbejde og fritagne medarbejdere

Medarbejdere begynder at optjene sygedagpenge og på deres første ansættelsesdato. Arbejdsgiverne kan dog begrænse brugen af syge- og sikkerhedstid i de første 180 dage af ansættelsen. Der er en begrænsning i bekendtgørelsen for Tier 1- og Tier 2-arbejdsgivere, som giver arbejdsgiverne mulighed for at begrænse brugen af betalt sygeorlov i de første to år af ansættelsen. Det betyder, at nye medarbejdere kan begrænses i brugen eller optjeningen af syge- og sikkerhedstid i de første to år af deres ansættelse.

Medarbejdere, der arbejder overtid, fortsætter med at optjene syge- og sikkerhedstid for deres overarbejdstimer. Dette gælder dog ikke for fritagne medarbejdere. Frie medarbejdere antages at arbejde på grundlag af en 40 timers uge og optjener ikke yderligere sygeorlov over 40 timer om ugen.

Sygefraværsbank

Medarbejdere, der forlader deres stilling og vender tilbage til den samme arbejdsgiver, beholder deres sygefravær i syv måneder. Hvis de genansættes af deres arbejdsgiver inden for en periode på syv måneder, skal al deres tidligere optjente og berettigede syge- og sikkerhedstid genindsættes til dem. Endvidere tæller deres tidligere ansættelsesperiode med i deres ret til at bruge syge- og sikkerhedstid. Hvis medarbejderen har opfyldt sin 180-dages ansættelsesperiode eller 2-årige karensperiode eller en del af karensperioden, tæller al den tidligere arbejdstid med i den samlede arbejdstid.

Koordinering med andre politikker for betalt orlov

Firksomheder, der giver andre typer betalt orlov, herunder betalt afspadsering, personlig orlov eller andre typer orlov, behøver ikke at give ekstra orlov for at opfylde Seattle Sick and Safe Time Ordinance, forudsat at orloven er lige så generøs eller mere generøs end den krævede orlov. Betalt fritid skal kunne bruges af de grunde, der er fastsat i loven, og skal gives med en optjeningssats, der er lig med eller bedre end den krævede optjeningssats, baseret på virksomhedens størrelse.

Front Loading

Sygdoms- og sikkerhedstid skal opgøres, og medarbejderne skal have besked om deres optjenings- og forbrugssatser hver lønperiode. Hvis arbejdsgiveren imidlertid vælger at forhåndsdistribuere minimumsmængden af syge- og sikkerhedstid til medarbejderne i begyndelsen af året, behøver de ikke at underrette medarbejderne om deres optjeningssats i hver lønperiode. Faktisk behøver de ikke at registrere optjeningsgraden. Desuden behøver arbejdsgivere, der forudberegner syge- og sikkerhedstid, ikke at overføre ubrugte, optjente timer til det følgende år.

Svarsel på forhånd

Medarbejdere kan forpligtes til at give et varsel om forudsigelig brug af sygeorlov med mindst 10 dages varsel, medmindre arbejdsgiveren har en politik, der kræver kortere tid. Hvis arbejdsgiveren har en politik, der kræver forudgående varsel, og medarbejderen glemmer at underrette arbejdsgiveren, kan arbejdsgiveren nægte brug af sygeorlov, så længe der ikke er andre formildende omstændigheder. Når orloven er uforudsigelig, skal medarbejderen underrette arbejdsgiveren, så snart det er rimeligt.

Dokumentation

Medarbejdere, der tager 3 eller flere på hinanden følgende dage med sygeorlov, kan af arbejdsgiveren blive bedt om at fremlægge dokumentation for, at sygeorloven blev brugt af en acceptabel grund. Dette kan være en lukkemeddelelse i forbindelse med offentlig lukning af en skole eller et plejehjem. Det kan også være en lægeerklæring, en politirapport, beviser fra retten, dokumentation fra en advokat, en advokat, et medlem af præsteskabet eller en skriftlig erklæring fra medarbejderen. Det er vigtigt, at arbejdsgiverne stadig opretholder retten til privatlivets fred og fortrolighed. Hvis arbejdsgiveren ikke yder sygesikring til den ansatte, skal arbejdsgiveren afholde 50 % af udgifterne til den ønskede dokumentation.

Arbejdsgivere må ikke kræve dokumentation for orlov på under 3 dage, medmindre der er et klart og dokumenteret mønster af misbrug.

Meddelelse fra arbejdsgiveren og repressalier

Arbejdsgiverne skal give de ansatte meddelelse om deres rettigheder i henhold til forordningen. Dette kan omfatte ophængning af en plakat på arbejdspladsen, meddelelse til nye medarbejdere eller optagelse af oplysningerne i en medarbejderhåndbog. Desuden skal arbejdsgiverne underrette medarbejderne i hver lønseddel.

Flere medarbejdere er beskyttet mod repressalier for at bruge eller forsøge at bruge deres rettigheder i henhold til loven. Dette forhindrer ikke arbejdsgivere i at disciplinere ansatte, der bruger eller misbruger sygeorlov. Det beskytter dog ansatte, der legitimt bruger syge- og sikkerhedstid. Seattle’s Office of Civil Rights (SOCR) fører tilsyn med overholdelse og håndhævelse af loven.

Skadeerstatning for manglende overholdelse af de nye beskæftigelseslove

Sanktioner og erstatning kan være strenge. Arbejdsgivere, der overtræder de nye love, kan blive pålagt sanktioner, bøder og tilbagebetaling af sygeorlov. Retsmidler kan omfatte op til to års efterbetaling af løn, værdien af mistede ydelser, advokatsalærer og en bøde for følelsesmæssig skade på op til 10.000 dollars. Derudover kan arbejdsgiveren blive udsat for en privat retssag.

Redskabsopbevaring

Ud over at spore medarbejdernes tid skal arbejdsgiverne opbevare en optegnelse i tre år med henblik på overholdelse af reglerne for syge- og sikkerhedstid. Dette er en udvidet periode i forhold til den tidligere krævede opbevaringsperiode på to år. Dette omfatter sporing af medarbejdernes optjente og anvendte syge- og sikkerhedstid samt deres arbejdstimer. Et automatiseret tidsregistreringssystem kan være en vigtig komponent i forbindelse med opbevaringen af optegnelser. Derudover kan GPS-tidsklokker automatisk registrere, hvornår lejlighedsvis ansatte arbejder i Seattle.

National Sick Leave Policy

Nationalt set er der ingen love om sygeorlov, der kræver sygeorlov. Sygetidsbekendtgørelsen i Seattle omfatter ikke fritid til at knytte bånd efter en fødsel, kun til medicinske konsekvenser. FMLA, (Family and Medical Leave Act) kræver dog ulønnet sygeorlov med jobbeskyttelse for Seattle-ansatte, der opfylder visse krav. Medarbejderne skal have været ansat hos deres arbejdsgiver i mindst 12 måneder tidligere. Arbejdsgivere i Seattle, der har 50 ansatte eller flere inden for en radius på 75 miles, er forpligtet til at honorere FMLA. Mindre arbejdsgivere er ikke forpligtet til at give FMLA-orlov.

Opfyldelse af Seattle City og National Time and Attendance Laws

Det er vigtigere end nogensinde før for både store og små arbejdsgivere at have de værktøjer på plads, der hjælper dem med at spore medarbejdernes timer og være i stand til at give rapportering med hensyn til medarbejdernes timer tidskort. Lønningsfirmaer er nødt til at levere softwareværktøjer, der kan fungere for både deres større og mindre virksomheder i Seattle. Ud over Seattles betalte sygedagpenge- og tidsforordninger er der mange andre statsspecifikke love på plads vedrørende medarbejdertidskort og fordele. Disse love har massive bøder og straffe anvendt på dem for virksomheder, der overtræder reglerne.

Payroll virksomheder kan beskytte deres kunder ved at tilbyde en præcis tid og tilstedeværelse software, der giver de rigtige rapporter og opretholder tilbageholdelse. Dette vil sikre, at deres kunder ikke skal betale de bøder og sanktioner, som andre virksomheder sandsynligvis skal betale. SwipeClock leverer både værktøjer til tidsregistrering og software til styring af arbejdsstyrken, så arbejdsgiverne kan spore og levere de rapporter, der beviser, at de overholder de statslige love. SwipeClock samarbejder med lønfirmaer og regnskabsfirmaer for at levere løsninger til tidsregistrering og forvaltning af arbejdsstyrken, der hjælper virksomheder med at overholde både føderale og statslige bestemmelser. Et af de vigtigste aspekter af overholdelse er evnen til at levere den krævede rapportering af medarbejdere, ydelser og arbejdstimer ud fra et revisionssynspunkt. Lønudbydere har brug for en forenklet tilgang af én software, der kan tjene både deres små og større virksomheder. SwipeClock kan levere én løsning til revisorer, der sporer og skaber den rapportering, der er nødvendig for deres kunder.

Lad SwipeClock hjælpe

Virksomheder, der har ansatte i Seattle, Tacoma, SeaTac eller andre dele af Washington, kan være nødt til at overholde flere modstridende byforordninger, der definerer lovgivningen om optjening og brug af sygeorlov. Derudover skal disse virksomheder også overholde de føderale overtidslove, Family Leave Medical Act og andre nationale eller lokale love, der vedtages. SwipeClock tilbyder et omfattende udvalg af værktøjer til styring af arbejdsstyrken og tidsregistrering, som kan hjælpe virksomheder med lettere at overholde lokale og nationale love. Optegnelser opbevares ubesværet i årevis, og periodisering spores automatisk og rapporteres til medarbejderne i henhold til stats- og bylove. Derudover kan virksomheder med GEO-tidsregistreringsklokker uden besvær spore den tid, der er arbejdet i bestemte byer, for at sikre overholdelse af reglerne.

Til yderligere ressourcer:

By Seattle Paid Sick Time Off og Safe Time Ordinance. 2016. Hentet fra ://www.seattle.gov/Documents/Departments/CivilRights/psst-faq.pdf

Orr, Dylan. Bekendtgørelse om betalt sygedagpenge og safe TIme Ordinance. Office of Labor Standards. 2016. http://www.seattle.gov/laborstandards/ordinances/paid-sick-and-safe-time

SeaTac Paid Sick Leave Laws for Hospitality and Transportation Workers

Spokane Earned Sick and Safe Time Ordinance

Tacoma Paid Leave Ordinance

Washington State Sick Leave Law

Washington’s Sick Leave Laws Comparison Chart

Washington’s Sick Leave Laws Comparison Chart

Skrevet af Annemaria Duran. Sidst opdateret den 7. februar, 2017