Athens, Ga. – University of Georgia Office of the Registrar lancerede for nylig et nyt elektronisk anmodnings- og sporingssystem, som giver bedre service og øget effektivitet for studerende og alumner, der har brug for deres UGA-udskrifter.
Det nye e-udskriftsprogram, som er drevet af Avow Systems Inc., giver enhver studerende eller tidligere studerende med et 810-identifikationsnummer mulighed for at anmode om en certificeret PDF-fil af deres udskrifter, der enten sendes til dem selv eller til en tredjepart – enten til en fremtidig arbejdsgiver eller en anden skole eller et andet college. Studerende og alumner, der har fået tildelt et 810-nummer, kan logge ind på det nye system.
“Før vi lancerede e-udskriftstjenesten, skulle vores studerende og alumner sende os et brev på papir med anmodning om at få tilsendt deres udskrifter, hvorefter vi behandlede deres anmodning på vores kontor og sendte en udskrift på papir til modtageren”, siger Jan Hathcote, registrator for UGA. “Hele processen tog ca. to uger, nogle gange længere, afhængigt af, hvor lang tid det tog at få anmodningen med posten og at få returposten frem til sin destination.”
Sidste efterår, efter Hathcotes nye udnævnelse som registrator i sommeren 2011, kunne hendes kontor indarbejde det første trin i e-transcript-processen, hvor brugerne kunne sende en anmodning via en online-formular, og en papirudskrift blev genereret af registratorens kontor og sendt via førsteklasses amerikansk post til modtageren.
“Dette fremskyndede processen med flere dage i den første ende, men processen var stadig ikke så effektiv, som vi havde forestillet os,” sagde Hathcote. “Vi ønskede at levere en bedre service, der var meget mere effektiv, samtidig med at sikkerheden og pålideligheden blev opretholdt.”
Den 1. maj kunne Hathcote og hendes personale tage det næste skridt i retning af at levere en fuldt integreret elektronisk proces. I samarbejde med Avow Systems Inc. et firma, der leverer autentiske dokumenter, giver det nye e-transskriptionssystem rekvirenten mulighed for at bestille en udskrift online og modtage en certificeret PDF-fil i løbet af få minutter, hvilket reducerer ekspeditionstiden med flere dage. Den certificerede PDF-fil giver kun autentificerede brugere – de brugere, der er udpeget af den person, der anmoder om udskrift – mulighed for at logge ind og få adgang til studenterudskriften.
“Vi havde en studerende, der kom ind på vores kontor, og som skulle bruge sin udskrift til en jobsamtale to dage senere. Vi kunne give ham hans udskrift elektronisk inden for et par minutter,” siger Hathcote, “og han kunne samtidig sende sin udskrift i et sikkert, certificeret PDF-format til den person, der også skulle til samtale med ham.”
En yderligere tjeneste, som Avow omfatter, giver mulighed for sporing, så brugeren kender den nøjagtige placering af udskriftet. Dette mindsker bekymringen for at vide, om optegnelserne er blevet sendt og modtaget korrekt. Det giver også de studerende mulighed for at vedhæfte supplerende dokumenter, f.eks. cv’er, referencebreve og ansøgninger sammen med deres udskrifter.
For yderligere oplysninger og for at bestille e-udskrifter, se http://www.reg.uga.edu/transcripts.