Hojas de cálculo de Google –

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Introducción

Hojas de cálculo de Google permite analizar y trabajar con una cantidad importante de datos. A medida que añades más contenido a tu hoja de cálculo, organizar la información en ella se vuelve importante. Google Sheets te permite reorganizar tus datos ordenándolos y aplicándoles filtros. Puedes ordenar los datos por orden alfabético o numérico, o puedes aplicar un filtro para reducir los datos y ocultar algunos de ellos de la vista.

En esta lección, aprenderás a ordenar los datos para ver y organizar mejor el contenido de tu hoja de cálculo. También aprenderá a filtrar los datos para mostrar sólo la información que necesita.

Tipos de ordenación

Al ordenar los datos, es importante decidir primero si quiere que la ordenación se aplique a toda la hoja o a una selección de celdas.

• Ordenar la hoja organiza todos los datos de la hoja de cálculo por una columna. La información relacionada en cada fila se mantiene junta cuando se aplica la ordenación. En la imagen siguiente, la columna Nombre se ha ordenado para mostrar los nombres de los clientes en orden alfabético. La información de la dirección de cada cliente se ha mantenido con cada nombre correspondiente.
  
• Ordenar rango ordena los datos en un rango de celdas, lo que puede ser útil cuando se trabaja con una hoja que contiene varias tablas. Ordenar un rango no afectará a otros contenidos de la hoja de trabajo.
  

Para ordenar una hoja:

En nuestro ejemplo, ordenaremos una lista de clientes alfabéticamente por su apellido. Para que la ordenación funcione correctamente, la hoja de trabajo debe incluir una fila de encabezado, que se utiliza para identificar el nombre de cada columna. Congelaremos la fila de cabecera para que las etiquetas de cabecera no se incluyan en la ordenación.

1. Haga clic en Ver y pase el ratón por encima de Congelar. Seleccione 1 fila del menú que aparece.
2. La fila de cabecera se congela. Decida qué columna se ordenará y, a continuación, haga clic en una celda de la columna.
   
3. Haga clic en Datos y seleccione Ordenar hoja por columna, A-Z (ascendente) u Ordenar hoja por columna, Z-A (descendente). En nuestro ejemplo, seleccionaremos Ordenar hoja por columna, A-Z.
   
4. La hoja se ordenará según su selección.
   

Para ordenar un rango:

En nuestro ejemplo, seleccionaremos una tabla secundaria en un formulario de pedido de camisetas para ordenar el número de camisetas que fueron ordenadas por clase.

1. Seleccione el rango de celdas que desea ordenar. En nuestro ejemplo, seleccionaremos el rango de celdas G3:H6.
   
2. Haga clic en Datos y seleccione Rango de ordenación en el menú desplegable.
   
3. Aparece el cuadro de diálogo de ordenación. Seleccione la columna deseada por la que desea ordenar.
   
4. Seleccione ascendente o descendente. En nuestro ejemplo, seleccionaremos descendente (Z-A). A continuación, haga clic en Ordenar.
   
5. El rango se ordenará según sus selecciones (en nuestro ejemplo, los datos se han ordenado de forma descendente según la columna Pedidos).
   

Para crear un filtro:

En nuestro ejemplo, aplicaremos un filtro a una hoja de trabajo de registro de equipos para mostrar sólo los ordenadores portátiles y los proyectores que están disponibles para el pago. Para que la clasificación funcione correctamente, la hoja de trabajo debe incluir una fila de encabezado, que se utiliza para identificar el nombre de cada columna. Congelaremos la fila de cabecera para que las etiquetas de cabecera no se incluyan en el filtro.

1. Haga clic en Ver y pase el ratón por encima de Congelar. Seleccione 1 fila en el menú que aparece.
   
2. Haga clic en cualquier celda que contenga datos.
   
3. Haga clic en el botón Filtro.
   
4. Aparece una flecha desplegable en cada cabecera de columna.
   
5. Haga clic en la flecha desplegable de la columna que desee filtrar. En nuestro ejemplo, filtraremos la columna B para ver sólo ciertos tipos de equipos.
   
6. Haga clic en Borrar para eliminar todas las comprobaciones.
   
7. Seleccione los datos que desea filtrar y haga clic en Aceptar. En este ejemplo, marcaremos Laptop y Proyector para ver sólo estos tipos de equipos.
   
8. Los datos se filtrarán, ocultando temporalmente cualquier contenido que no coincida con los criterios. En nuestro ejemplo, sólo son visibles los ordenadores portátiles y los proyectores.
   

Aplicar varios filtros

Los filtros son acumulativos, lo que significa que puede aplicar varios filtros para ayudar a reducir los resultados. En este ejemplo, ya hemos filtrado nuestra hoja de trabajo para que muestre los portátiles y los proyectores, y nos gustaría reducirla aún más para que sólo muestre los portátiles y los proyectores que se retiraron en agosto.

1. Haga clic en la flecha desplegable de la columna que desea filtrar. En este ejemplo, añadiremos un filtro a la columna D para ver la información por fecha.
   
2. Marque o desmarque las casillas en función de los datos que desee filtrar y haga clic en Aceptar. En nuestro ejemplo, desmarcaremos todo excepto agosto.
   
3. Se aplicará el nuevo filtro. En nuestro ejemplo, la hoja de trabajo está ahora filtrada para mostrar sólo los ordenadores portátiles y los proyectores que se sacaron en agosto.
   

Si está colaborando con otros en una hoja, puede crear una vista de filtro. La creación de una vista de filtro le permite filtrar los datos sin afectar a la vista de los datos de otras personas; sólo afecta a su propia vista. También le permite nombrar las vistas y guardar varias vistas. Puede crear una vista de filtro haciendo clic en la flecha desplegable junto al botón Filtro.

¡Desafío!

1. Abra nuestro archivo de ejemplo. Asegúrate de que has iniciado sesión en Google y, a continuación, haz clic en Archivo > Hacer una copia.
2. Seleccione la pestaña Registro de equipos si no está ya abierta.
3. Congele la fila 1.
4. Ordene la hoja de cálculo por la fecha de Checked Out de la más reciente a la más antigua.
   Sugerencia: Ordene por la columna D de la Z a la A.
5. Ordenar el rango A2:F9 por la columna B desde la A hasta la Z.
   Sugerencia: Asegúrese de que la casilla junto a los datos tiene fila de cabecera se deja sin marcar.
6. Filtrar la hoja de cálculo para que sólo muestre los equipos que nunca han sido registrados.
   Pista: Filtra la columna E para que muestre las celdas que están vacías.
7. Cuando hayas terminado, tu hoja de cálculo debería tener este aspecto:
   

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