Ajanhallinta on taito. Ja kuten mitä tahansa muutakin taitoa, voit parantaa sitä. Ja juuri silloin ajanhallintatoimet ovat käteviä.
Ne auttavat sinua terävöittämään ajanhallintataitojasi. Ja niin sinusta tulee tuottavampi ajallasi ja vahva työ- ja yksityiselämän tasapaino.
Ollaanpa rehellisiä:
Monet meistä toivovat, että voisimme merkitä kelloon muutaman lisätunnin.
Totuus on kuitenkin se, että meillä on vain 24 tuntia vuorokaudessa, jotta voimme saavuttaa henkilökohtaiset ja ammatilliset tavoitteemme.
Ja käytämme vain pienen osan tuosta ajasta omistautuneesti työpäiväämme. Sinun on oltava tuottava ja saatava asiat tehtyä tuon lyhyen ajanjakson aikana.
Ja siksi valitamme, ettei meillä ole tarpeeksi aikaa:
- ”En saa koskaan tehtyä päivän tekemättömiä asioita” (tässä on suosittelemani to-do-listan muoto)
- ”Työtoverini keskeyttävät minut aina”
- ”Työtoverini keskeyttävät minut aina”
- ”En tuhlaa paljon aikaa turhiin kokouksiin”
- ”Vietän päivittäin paljon aikaa sähköpostin käsittelyyn”
- ”Vietän päivittäin paljon aikaa sähköpostin käsittelyyn”
- ”Vaikka teen paljon asioita, en koskaan tunne edistyväni” (Tuottavuus = Mielekäs työ + edistyminen)
Kuulostaa tutulta?
Ei ihme, että ajanhallinta on tärkein taito oppia ja hallita.
Miten siis kehität hyviä ajanhallintataitoja?
Yksi hyvä tapa oppia olemaan tehokkaampi työssä on käyttää ajanhallintatoimia.
Sisällysluettelo
7 tehokkainta ajanhallintaharrastusta, joita voit harjoitella yksin ja kollegoiden kanssa
Uudet taidot opitaan pelaamalla, mikä voi olla paljon tehokkaampaa. Ja se on hauskempaa kuin etsiä koulutusresursseja, jotka auttavat sinua hallitsemaan uuden tehtävän.
Haluatko tulla tuottavammaksi ja hallita aikaasi paremmin?
Tässä ovat 7 parasta ajanhallintaharrastusta, joiden avulla voit parantaa ajanhallintataitojasi.
1. $86 400
Kutsumme tätä ensimmäistä ajanhallintaharrastusta $86 400:ksi.
Se on erinomainen harjoitus, jonka avulla voi ymmärtää, miten tärkeää on käyttää aikaa viisaasti.
Voit pelata yksin tai ryhmässä kollegoiden kanssa.
Säännöt ovat seuraavat:
- Jokaisella on käytettävissään 86 400 dollaria
- Voitte tehdä näillä rahoilla mitä tahansa, paitsi moninkertaistaa senhetkisen summansa
- Se on käytettävä vuorokauden kuluessa. Muuten menetät sen
- Eikä rahaa voi säästää enempää päivässä
Nyt:
Käskekää ryhmänne kirjoittaa ylös, miten he käyttäisivät 86 400 dollaria.
Kun kaikki ovat saaneet listansa valmiiksi, kutsukaa ryhmänne koolle ja keskustelkaa siitä, miksi ja miten he käyttivät rahansa.
Kuten olette jo arvanneetkin, tässä ajanhallintatehtävässä ei ole kyse rahasta.
Jokaiseen päivään mahtuu 86 400 sekuntia, ja sillä, miten päätät käyttää ne, on suuri merkitys.
Mitä tapahtuu, kun lähestyt aikaasi tämänkaltaisella ajattelutavalla?
Voit hallita päivittäisiä toimintojasi paremmin ja saada parhaan mahdollisen hyödyn irti niistä asioista, joita päätät harrastaa.
Kirjoita tämä muistutus muistiin ja säilytä sitä työtilasi läheisyydessä, niin että muistat sen päivittäin.
2. Muista, miten käytät aikaa. Purkin täyttäminen ”Mayo Jar” (aka The Jar of Life)
Tässä pelissä keskitytään enemmän ajan käyttöön kuin vain ajan arvoon.
Tarvitset:
- suuren purkin jokaiselle osallistujalle
- Materiaaleja, kuten isoja kiviä, soraa ja vettä
Jatkossa:
Pyydä joukkuettasi täyttämään purkki kaikilla materiaaleilla.
Tavoite? Yrittää saada kaikki asiat purkkiin.
Kuka tahansa peliä pelaava laittaa tiettyjä asioita purkkiinsa impulsiivisesti.
He saattavat täyttää purkin ensin vedellä ja soralla, jättäen vain vähän tai ei ollenkaan tilaa isoille kiville.
Ainut tapa täyttää majoneesipurkki kaikilla materiaaleilla? Laittamalla kivet ensin, sora toiseksi ja vesi viimeiseksi.
Tässä on opetus:
Ajattele purkkia ikään kuin se olisi päiväsi ja materiaaleja ikään kuin ne olisivat tehtäviänne.
Päivittäinen tavoitteesi on keksiä, miten sijoitat jokaisen esineen parhaalla mahdollisella tavalla ahtaaseen tilaan. Ja haluat saada kaiken toimimaan yhtenäisesti.
Kivet edustavat tärkeimpiä tehtäviä. Sinun elinikäiset tavoitteesi. Sinun sammakoitasi. Mitä sinun on saatava tehtyä työsi ja urasi parantamiseksi. Ilman kiviä ja hiekkaa purkki olisi silti täynnä ja työlläsi olisi silti merkitystä.
Kivet ovat muita asioita työssäsi. Ne ovat pienempiä tehtäviä tai projekteja, mutta tuovat silti lisäarvoa työhösi.
Viimeiseksi vesi on ei-tärkeää tavaraa. Niillä ei ole suurta merkitystä elämääsi kokonaisuutena. Vietä vähän aikaa niiden tekemiseen.
Jos aloitat laittamalla hiekkaa purkkiin, sinulla ei ole tilaa kiville tai pikkukiville.
Tämä pätee myös asioihin, jotka päästät elämääsi.
Huolehdi ensin kivistä, todella tärkeistä asioista. Aseta prioriteettisi, sillä kaikki muu on pelkkää vettä.
Et voi tehdä suuria asioita, jos pienet asiat häiritsevät sinua.
3. Kokonaiskuva Sokea palapelinratkaisu
Palapelit ovat loistava tiiminrakentamisharjoitus. Oikein käytettynä ne ovat myös yksi parhaista ajanhallintaharjoitteista.
Tätä harjoitusta varten hae ryhmä ihmisiä ja anna jonkun valita laatikosta palapelejä.
Älä katso etupuolella olevaa kuvaa. Sen sijaan heittäkää kaikki palat alueelle, jossa työskentelette, ja aloittakaa.
Voi olla, että edistytte jonkin verran aloituksen jälkeen. Mutta on todennäköistä, että joudut kamppailemaan melkoisesti yrittäessäsi koota palapeliä.
Varaa hetki aikaa miettiä ja kysyä:
”Mitä täältä puuttuu?”
Kun olet pakottanut itsesi ponnistelemaan, etsi palapelilaatikon yläosa. Heti kun kaikki näkevät, miltä palapelin pitäisi näyttää, sen kokoaminen on paljon helpompaa.
Tärkein ote tästä pelistä? Asioita on paljon vaikeampi tehdä ilman ohjeita tai kokonaiskuvaa.
Samoin käy, kun istut alas tekemään töitä ilman päivän tavoitetta tai prioriteettilistaa. Työskentelet sokeasti, mikä on tehotonta ja tekee muiden tehtävien hoitamisesta hankalaa.
Käytä sen sijaan aikaa tehtävien laatimiseen ennen töihin ryhtymistä.
Tässä on yksinkertainen järjestelmä. Kysy itseltäsi seuraavat kysymykset:
- ”Mitä tehtäviä sinun täytyy tehdä?”
- ”Kuinka kauan sinulta menee aikaa tehtävien tekemiseen?”
- ”Miten voit olla tehokkaampi tehtävissäsi?”
Ja opit hallitsemaan tehtäviä paremmin ja lisäät tuottavuuttasi.
4. Tee työsi. Minuuttihaaste
Tätä ajanhallintaharjoitusta varten tarvitset ryhmän. Tämä opettaa sinulle aika paljon siitä, miten hahmotat aikaa ja miten se vaikuttaa työpäivääsi.
Kootkaa ryhmä ja pyytäkää koko ryhmää sulkemaan silmänsä yhtä henkilöä lukuun ottamatta. Tämä henkilö seisoo sivussa ja seuraa aikaa.
Aseta ajastin ja pyydä jokaista henkilöä sulkemaan silmänsä ja istumaan alas, kun hänen mielestään minuutti on kulunut.
Kuten olet ehkä jo arvannutkin, kaikki eivät istu alas samaan aikaan. Sen sijaan kaikki osallistujat saattavat istua alas eri aikaan.
Tämä opettaa meille, että käsityksemme ajasta voi olla hyvin erilainen kuin todellinen ajan kuluminen. Tietyt tehtävät voivat viedä meiltä paljon kauemmin kuin luulemme, mikä voi suistaa koko aikataulumme raiteiltaan.
Tämä haastaa kaikki miettimään, miten he käyttävät aikaansa. Ja ehkä he huomaavat, etteivät käytä sitä niin tehokkaasti kuin uskovat.
5. Autiosaari
Jossain vaiheessa elämääsi sinulta on ehkä kysytty kysymys:
”Jos joutuisit autiosaarelle ja saisit ottaa mukaasi vain kolme asiaa, mitä ottaisit mukaan?”.”
Tämä peli antaa pienen käänteen tälle kysymykselle.
Kootkaa ryhmä ihmisiä yhteen ja antakaa heidän kaikkien kuvitella, että he ovat jääneet loukkuun autiolle saarelle.
Nyt:
Asettakaa aikaraja. Anna jokaiselle kaksi minuuttia aikaa kirjoittaa ylös esineitä, jotka he tarvitsisivat mukaansa saarelle. Selitä, että he saavat pisteitä välttämättömistä esineistä ja eivät saa pisteitä epäolennaisista esineistä.
Monille tämäntyyppinen peli voi olla järkytys. Miksi?
No, jos et ole tottunut hallitsemaan aikaasi, prioriteettiesi selvittäminen ja se, miten ne voivat toimia eduksesi rajallisessa ajassa, voi olla haastavaa.
Tämä peli pakottaa kaikki pelaajat miettimään paitsi sitä, mitä he tarvitsisivat, myös sitä, miten he voivat saada enemmän pisteitä vaaditussa ajassa.
Tämä on hyvin samankaltaista kuin työelämässä.
Jos sinulla on vain yhdeksän tuntia aikaa huolehtia tehtävistäsi ja sinun on varmistettava, että saat parhaan mahdollisen lisäarvon valitsemistasi tehtävistä, olet paljon huolellisempi sen suhteen, miten käytät tuntilohkosi ja valitset tehtävät.
Tämä auttaa sinua myös tunnistamaan häiriötekijät – kuten sosiaalinen media – jotka saattavat estää sinua saamasta suurinta mahdollista lisäarvoa.
Loppujen lopuksi kaikki työ ei tuo lisäarvoa elämääsi.
6. Pata-ässän löytäminen
Tämän ajanhallintapelin pelaamiseen tarvitaan vain kaksi henkilöä ja yksi johtaja.
Tässä ovat säännöt:
- Johtaja antaa jokaiselle pelaajalle kaksi korttipakkaa.
- Käskekää sitten kaikkia pelaajia kääntämään korttipakat ja lyömään ässää, kun he ovat löytäneet sen.
- Tavoitteena on löytää kaikki ässät nopeammin kuin toinen pelaaja.
Mutta tässä on jotain, mitä pelaajat eivät tiedä:
Yksi pakka on sekoitettu niin, että ässän löytäminen on täysin satunnaistettu. Mutta toinen pakka on järjestetty niin, että kaikki ässät ovat pakan yläosassa.
Pelaajien aloittaessa pelin on selvää, että pelaajalla, jolla on järjestetty pakka, on epäoikeudenmukainen etu sekoitetun pakan pelaajaan nähden.
Varmista, että tämä käsitys kyseenalaistetaan, sillä tämä on elintärkeää, jotta pelin tarkoitus tunnistetaan.
Kerro pelaajille, että he voivat kuvitella, että nämä korttipakat ovat aikataulutettuja.
- Yllä pelaajalla on aikataulu, joka on täysin satunnaistettu. Ja se tarkoittaa, että hänen on käytävä läpi koko pakka saavuttaakseen tavoitteensa
- Mutta toisella pelaajalla on toisaalta aikataulu, joka on järjestetty kunnolla. Ja se tarkoittaa, että he pääsevät tärkeimpiin tavoitteisiin ensin
Ajanhallintatoimissa ei ole kyse voittamisesta ja häviämisestä. Mutta siitä on etua, jos huolehdit siitä, että sinulla on asianmukaisesti järjestetty aikataulu päivittäisistä tehtävistäsi.
Ja nyt tiimisi jäsenet voivat soveltaa tätä oppia työelämäänsä ja parantaa ajankäyttöään.
7. Sokea monikulmio
Meillä on usein kohtuullisen paljon aikaa valmistautua tiettyihin tehtäviin. Joskus meidät kuitenkin heitetään valmistautumattomina yksilö- tai ryhmäprojekteihin.
Tämä ajanhallintatehtävä on erinomainen opetusväline tällaisiin tilanteisiin.
Tässä leikissä on yksi vetäjä ja monta pelaajaa muodostetaan pienryhmiin.
Kullakin pelaajalla on silmät sidottuna ja hänellä on käytössään pitkä köysi. Heidän on järjestettävä tämä köysi tiettyyn, johtajan määräämään muotoon.
Johtajan tulisi myös asettaa ryhmälle ajastin.
Tässä ovat säännöt:
- Kukaan ei voi ottaa silmiensä sidontaa pois
- Kaiken yksilön on kosketettava köyttä koko ajan
Jättäkää ryhmä muodostamaan muotoaan. Todennäköisesti kaikki pelaajat ovat hämmentyneitä ja heillä on vaikeuksia muodon muodostamisessa.
Mutta kun ensimmäinen peli on pelattu loppuun, pelatkaa se vielä pari kertaa uudestaan. Näin he voivat keksiä, miten he voivat ratkaista tehtävän paremmin.
Tämä peli pakottaa pelaajat analysoimaan, miten hyvin he selviytyvät tehtävistä annetussa aikarajassa.
Ensimmäisen pelin aikana he joutuvat paniikkiin ja suoriutuvat sen seurauksena huonosti. Mutta kun he tarvitsevat organisointi- ja analyysitaitoja suoriutuakseen paremmin, he keksivät uusia ja parempia tapoja saada työ tehtyä.
Haluatko haastaa itsesi ja muut?
Tämä peli sopii erinomaisesti opettamaan ajanhallintaa, tiimityöskentelyä, analyysitaitoja, johtamistaitoja, ongelmanratkaisutaitoja ja tuottavuutta.
Ajanhallintatehtäviä: Kenttämuistiinpanoja ja oppitunteja
Tässä ovat edellä esitettyjen ajanhallintaaktiviteettien keskeiset otteet:
- Aika on rajallista. Sinulla on vain niin paljon aikaa päivässä. Kiinnitä huomiota siihen, kuinka paljon aikaa sinulla on, ja käytä se aika tavoitteidesi saavuttamiseen.
- Organisointi on avain menestykseen. Nopea suoritus ei aina ole erinomainen suoritus. Jos haluat saada kaiken irti ajastasi, sinun on opittava organisoimaan ja asettamaan tehtävät tärkeysjärjestykseen. Muuten vaarana on, että tuhlaat aikaa ja saat vain vähän aikaan.
- Sinun pitäisi aina etsiä parempia tapoja saavuttaa tehtävät. On aina olemassa keinoja olla tehokkaampi. Kysy itseltäsi: ”Onko olemassa tehokkaampaa tapaa, jolla voisin tehdä tämän?”. Tämä taito auttaa sinua selviytymään suuremmista työmääristä ja parantamaan suorituskykyäsi.
Käytä näitä ajanhallintatoimia parantaaksesi omaa ja tiimisi suorituskykyä.
Etsitkö mahdollisuutta parantaa edelleen ajanhallintataitojasi? Opi lisää ajanhallintatekniikoistani ja ajanhallintastrategioistani.