Kun inventaarion syklilaskennat ja inventaarion fyysiset laskennat eivät ole tarkkoja, se on ongelma. Liian suuri varasto sitoo ylimääräistä pääomaa, jota voitaisiin käyttää liiketoiminnan muiden osa-alueiden rahoittamiseen tai velkojen lyhentämiseen. Liian vähäinen varasto voi merkitä enemmän varastojen loppumista ja haitata myyntiä.
Tarkka varasto on avainasemassa ennustamisessa, varastonhallinnassa, logistiikassa ja palautusten hallinnassa. Se vaikuttaa lähes kaikkiin toimintasi osa-alueisiin varastotoiminnoista ja kustannuksista siihen, että pystyt täyttämään tilaukset oikein ja ajallaan. Virheillä voi olla aaltoileva vaikutus, joka voi kestää vuosia.
Mitä on inventaarion syklilaskenta ja fyysinen inventaarion laskenta?
Varastonlaskentamenetelmistäsi riippuen voit suorittaa fyysisen inventaarion laskentoja, jaksoittaisia syklilaskentoja tai molempia.
Syklilaskennat
Syklilaskennat ovat yksi suosituimmista inventaarionlaskentamenettelyistä. Sen sijaan, että yritykset laskisivat koko varaston kerralla, ne laskevat useita varastossa olevia nimikkeitä. Kiertolaskenta on tilastollinen otantamenetelmä. Tiettyjen nimikkeiden laskentaa käytetään vertailukohtana muulle varastolle.
Se muistuttaa mielipidetutkimusyritysten toimintatapaa. Ne ottavat edustavan otoksen ihmisten mielipiteistä aiheista keinona mitata asenteita laajemmassa kontekstissa. Pyöräilylaskennat ottavat tilannekuvan tietyistä paikoista. Näiden tietojen avulla yritykset voivat määrittää, onko inventaario tarkkana tutkituissa paikoissa, ja käyttää sitä ohjeena muilla alueilla.
Jos inventaariosi on väärässä pyöräilylaskennoissa, huomaat todennäköisesti samat epätarkkuudet myös muilla alueilla. Vastaavasti, jos syklilaskennat osoittavat, että inventaariosi on tarkka, on todennäköisempää, että laskennat ovat tarkkoja koko varastossa.
Syklilaskennat voidaan tehdä osana päivittäistä työnkulkua sulkematta koko varastoa. Ajan mittaan voit kiertää jokaisen varastoalueen läpi. Tarkastuksen arvon maksimoimiseksi ja fyysisen laskennan aiheuttaman tuskan minimoimiseksi suosittelemme vähintään neljän täyden syklilaskennan suorittamista vuodessa.
Fyysisen inventaarion laskennat
Fyysisen inventaarion laskennat tehdään laskemalla koko varaston jokainen tuote. Tätä laskentaa käytetään varastokirjanpidon kanssa mahdollisten epätarkkuuksien poistamiseksi. Se on aikaa vievä ja työvoimavaltainen prosessi.
Varaston fyysisen laskennan tekeminen voi myös olla vaikeaa tehdä tarkasti ilman, että koko toiminta keskeytetään. Kun laskentoja suoritetaan, uutta inventaariota voi saapua tai osa nykyisestä varastosta voi olla toimitettu pois.
Miksi inventaariolaskennat ovat tärkeitä?
Inventaariolaskentamenetelmien tarkoituksena on ottaa huomioon poikkeamat niiden määrien välillä, joita sinulla pitäisi olla, ja niiden määrien välillä, jotka ovat fyysisesti varastossasi. Tämä on erityisen tärkeää verkkokaupan myyjille.
Jos varastolaskennat eivät täsmää verkkomarkkinapaikoilla saatavilla olevien tuotteiden kanssa, et ehkä pysty täyttämään tilauksia. Monikanavaisilla myyjillä, joilla ei ole integroitua varastonhallintajärjestelmää, voi olla hyvin helppoa eksyä varastolaskennan suhteen, kun myyt useilla alustoilla, joilla on omat raportointijärjestelmänsä.
Monilla yrityksillä on varastolaskentaongelmia
Keskimääräinen vähittäiskauppa Yhdysvalloissa laskee tarkan varastolaskennan vain 63 prosentissa varastostaan, kertoo vähittäiskauppiaiden, jakelijoiden ja tavarantoimittajien yhteenliittymä GS1 US Apparel and General Merchandise Initiative. Se on paljon mahdollisesti menetettyjä tuloja tai väärin sijoitettua varastoa.
Tarkka inventaario johtaa ylimyyntiin ja varastojen loppumiseen. Yli 30 prosenttia yrityksistä on kokenut tilanteita, joissa ne ovat myyneet varastossa oleviksi ilmoitettuja tuotteita, joita ei kuitenkaan ole pystytty löytämään varastosta. Nämä voivat aiheuttaa logistisia painajaisia myyjille ja jättää asiakkaat turhautuneiksi.
Tarkka inventaario parantaa katteita
Jo pelkkä varaston tarkka hallinta parantaa kannattavuuttasi. Varastohävikkien ja ylivarastojen vähentäminen voi alentaa varaston kokonaiskustannuksia 10 %.
How to Do Inventory Counts
Varastolaskennan tekeminen
Vähäisimmiltä vähittäiskaupoilta edellytetään varastolaskentojen tekemistä joko kirjanpito- tai verosäännöissä. Tämä voi tarkoittaa varastojen fyysistä laskentaa, jotta veroviranomaisille voidaan toimittaa tarkat tiedot tai jotta voidaan varmistaa, että kirjanpidon liikekirjanpito vastaa varastojen nykyistä arvoa.
Suoritatpa sitten syklilaskentaa, fyysistä inventaariolaskentaa tai niiden yhdistelmää, Association for Supply Chain Management suosittelee, että otat käyttöön laskennan palautesilmukan:
Laskennan palautesilmukka
- Arvioi varaston eheyden nykytila ja aseta tavoiteltu tarkkuustaso
- suorita laskenta
- seuraa poikkeamia ja tutki perimmäiset syyt
- Toteuta toimet tarkkuuden tason parantamiseksi
- Vertaile nykyisiä lukuja ja aseta tarkkuuden tavoitetasot
.
Sitä kutsutaan laskennan palautesilmukaksi, koska kun vaihe 5 on suoritettu, on aika palata vaiheeseen 1.
Tässä on joitakin parhaita käytäntöjä inventaarion laskentamenetelmiin fyysisen inventaarion laskennan ja inventaarion syklilaskennan suorittamiseksi.
Parhaat käytännöt inventaarion syklilaskennassa
* Näiden parhaiden käytäntöjen menestyksekkääseen käyttöönottoon voit hyödyntää SkuVaultin asiakassuoritustiimiä resurssina.
Seuraamalla näitä varastosyklin laskennan parhaita käytäntöjä voit tehostaa prosessia:
- Laitoksesi tulisi ajoittaa syklinlaskenta osaksi laitoksen normaaleja toimintoja.
- Suunnittele syklinlaskenta usein. Mitä useammin syklilaskentaa tehdään, sitä korkeampi on inventaarion tarkkuus ja sitä pienemmät ovat inventaarion poistot. Monet varastotoiminnot tekevät syklilaskennat päivittäin laskien varaston eri alueilla joka päivä.
- Sattumanvaraisen laskennan sijasta tehokkain tapa tehdä syklilaskentaa on luokitella nimikkeet A-, B- ja C-ryhmiin. On järkevää käyttää eniten aikaa syklilaskentojen tekemiseen varaston kanssa, joka edustaa suurinta arvoa.
- Ryhmä A vaarantaa varaston, joka muodostaa 70-80 % varaston kokonaisarvosta
- Ryhmä B edustaa seuraavaa 10-15 % varaston arvosta
- Ryhmä C edustaa alimman 10-5 % varaston arvosta
- Jos joudut tekemään nopeita oikaisutoimituksia varaston tarkkuuden parantamiseksi, keskitä huomiosi A:han. Tyypillisesti A:n osuus on noin 20-25 % kaikista SKU-yksiköistäsi, mutta se tarjoaa suurimman tuoton. Lisäksi, jos pystyt tunnistamaan puutteet näissä ryhmissä, voit todennäköisesti tunnistaa poikkeamien perimmäisen syyn, jota voidaan soveltaa kaikkiin ryhmiin.
- Erityisten kiertolaskentaryhmien nimeäminen antaa yritykselle mahdollisuuden kouluttaa useita henkilöitä suorittamaan näitä tehtäviä. Ryhmän koko riippuu yrityksen varaston koosta ja monimutkaisuudesta. Suurella organisaatiolla voi olla usean kokoaikaisen työntekijän syklinlaskentatiimi. Pienemmällä organisaatiolla voi kuitenkin olla vain kaksi työntekijää, jotka suorittavat syklilaskentaa pienen osan työpäivästään.
- Syklilaskennan tulisi edetä suunnitelmallisesti koko varastossa siten, että kaikki tuotteet lasketaan vähintään kerran vuosineljänneksessä.
- Tuotteiden laskennan tulisi mahdollisuuksien mukaan tapahtua kahdella eri henkilöllä. Heidän laskelmiaan olisi verrattava sokkona ennen oikaisujen kirjaamista. Kaikki eroavaisuudet olisi tarkistettava.
- Ennen syklilaskentaa kaikki avoimet tapahtumat, kuten vastaanotto, lähetys, WIP, olisi suljettava niiden tuotteiden osalta, jotka on valittu syklilaskentaa varten.
- Virheitä voidaan ehkäistä tutkimalla virhelähteitä. On ratkaisevan tärkeää tunnistaa ja korjata kaikki prosessit tai koulutusongelmat, jotka aiheuttavat inventaariovirheitä.
- Sinun tulisi seurata inventaariotarkkuuden mittareita ajan mittaan. Voit myös asettaa inventaariotarkkuudelle tavoitteita. Lukujen tunteminen ja parannusten (tai laskujen) seuraaminen voi auttaa tunnistamaan, missä järjestelmät toimivat (tai eivät toimi).
- Kierroslaskenta olisi tehtävä päivän alussa ennen kuin laitoksen toiminta on alkanut täydessä vauhdissa tai päivän lopussa, kun toiminta on päättynyt.
- Kierroslaskentaprosessin tulisi olla hyvin määritelty ja dokumentoitu.
- Erottele kierroslaskentaprosessi ja inventaarion kirjaaminen toisistaan tarkkuuden varmistamiseksi.
Parhaat käytännöt fyysisen inventaarion laskentaan
* Jotta voit toteuttaa nämä parhaat käytännöt menestyksekkäästi, käytä SkuVaultin asiakastuesta vastaavaa asiakastukiryhmää resurssinasi.
Fyysisen laskennan tai fyysisen inventoinnin parhaat käytännöt voivat parantaa fyysisen laskennan tehokkuutta:
- Sinun tulisi suorittaa koelaskenta fyysisen laskennan suunnitteluvaiheessa, jotta voit arvioida tarkasti vaadittavan ajan ja resurssit.
- Tiedota tavarantoimittajille, asiakkaille ja tuotannolle fyysisen laskennan aikataulusta, jotta mahdolliset toimitusten mukautukset voidaan tehdä etukäteen.
- Toteuta hitaasti liikkuvien SKU:iden fyysinen laskenta muutamaa päivää ennen varsinaista laskentaa, jotta minimoitaisiin aika, jonka laitos joudutaan sulkemaan fyysisen inventoinnin ajaksi.
- Ennen fyysisen laskennan suorittamista hävitä kaikki vialliset ja vanhentuneet varastot, jotta tähän prosessiin kuluva aika vähenee.
- Älä näytä SKU:iden määrien taloudellisia arvoja laskennan aikana. Koska lasket kaiken varaston, sillä ei ole merkitystä fyysisen laskennan kannalta.
- Kohdistetut laskenta-alueet ovat perusta laskentaryhmien nimeämiselle ja varaston etenemisen seuraamiselle.
- Varmista, että sinulla on asianmukaiset välineet sekä mahdolliset erikoislaitteet laskentaryhmiäsi varten.
- Varmista, että koulutat henkilökuntasi fyysiseen laskentaan liittyvissä toiminnoissa, jotta varmistat laskennan kitkattoman etenemisen.”
- Toiminnot olisi lopetettava kokonaan laskentaa varten. Ainakin materiaalien liikkuminen olisi minimoitava ja dokumentoitava hyvin, jotta voidaan varmistaa, ettei tavaroita lasketa kahteen kertaan tai päinvastoin jätetä kokonaan laskematta.
- Jos et voi pysäyttää toimintoja fyysisen laskennan ajaksi, varmista, että sinulla on hyvin määritelty järjestelmä sille, miten käsittelet varastomuutoksia fyysisen laskennan jälkeen.
- Järjestelmähenkilöstön tulisi olla käytettävissä, jos fyysisen laskennan aikana ilmenee järjestelmäongelmia.
- Erottele fyysisen inventaarion laskentaprosessi ja inventaarion kirjaaminen toisistaan tarkkuuden varmistamiseksi.
Reaalimaailman esimerkkejä inventaarion laskentojen merkityksestä
Varastoissa on juuri nyt ennätysmäärä osia ja tuotteita. Federal Reserve Bank seuraa yksityisiä varastoja ja arvioi, että varastoissa ja myymälöissä on yli 674 miljardin dollarin edestä kausitasoitettuja tavaroita. Kun varastoa ei myydä, se voi johtaa varastojen kasaantumiseen ja sitoo pääomaa, jota voitaisiin käyttää muihin asioihin.
Kun varastojen laskenta ei ole tarkkaa, kaikenlaista voi mennä pieleen. Walmart myöntää menettäneensä 3 miljardia dollaria myyntiä yhden vuoden aikana. Samaan aikaan sen varastot kasvoivat nopeammin kuin myynti. Huono seuranta johti ylivarastoihin ja varastojen loppumiseen.
Nike menetti lähes 100 miljoonaa dollaria varastojen huonon hallinnan vuoksi. Best Buy ei pystynyt toimittamaan marras- ja joulukuun tilauksia ennen joulua eräänä vuonna, kun sen varastossa oleva varasto meni sekaisin sen online-markkinapaikan laskelmien kanssa. Ralph Laurenin voitot putosivat 50 prosenttia ja osakkeiden arvo laski 16 miljardia dollaria varastonhallintavirheiden vuoksi.
Tarkka varasto on muutakin kuin turhauttavaa. Se on kallista.
Yleisiä kysymyksiä inventaarion laskennasta
Tässä on joitakin yleisimpiä kysymyksiä, joita organisaatioilla on inventaarion laskentaan liittyen:
Miten usein inventaario pitäisi laskea?
Lyhyesti sanottuna vastaus on: niin usein kuin mahdollista. Koko varaston täydellinen kiertolaskenta tulisi tehdä vähintään kerran neljännesvuodessa, vaikka monet varastotoiminnot tekevät päivittäisiä kiertolaskentoja strategisille osille, jotta vältytään suurten määrien laskemiselta neljänneksen lopussa. Fyysiset laskennat olisi tehtävä vähintään kerran vuodessa.
Milloin minun pitäisi laskea varastoni?
Itse asiassa varastonlaskennan pitäisi tapahtua silloin, kun toiminta loppuu päivän päätteeksi tai ennen kuin se alkaa. Jos sinun on tehtävä inventaario toiminnan jatkuessa, sinulla on oltava käytössä järjestelmä, jonka avulla voit ottaa huomioon juuri saapuneen kauppatavaran tai lähetystä varten poimitut tuotteet.
Voinko käyttää ketä tahansa inventaarion laskemiseen?
Voit, mutta sitä ei suositella. Useimmissa varastotoiminnoissa on laskentaryhmiä tai henkilöitä, jotka on koulutettu menettelytapoihin ja joiden tarkkuutta valvotaan. Sinulla tulisi olla käytössäsi seurantamekanismi, jolla varmistat, että tiimisi laskevat tarkasti.
Tarvitsenko varastonhallintajärjestelmää / varastonhallintajärjestelmää?
Voit tehdä kaiken käsin ja seurata sitä Excelissä, mutta virheiden riski on huomattava. Varastonhallintajärjestelmä (Warehouse Management System, WMS) ja varastonhallintajärjestelmä (Inventory Management System, IMS) parantavat huomattavasti tarkkuuttasi ja mahdollistavat vankan raportoinnin tarpeen mukaan. IMS myös synkronoi verkkomarkkinapaikkojen kanssa ja integroituu tilaus-, myynti- ja toimitusalustoihin saumattoman kokemuksen takaamiseksi.
Miten SkuVault auttaa kiertolaskennassa
SkuVaultin auditointiominaisuuden avulla voit lisätä tai poistaa tuotteita toimipisteestä sekä siirtää tuotteita irtotavarana toimipisteestä toiseen, tulostaa kaikki toimipisteen tuotteet ja suorittaa kaikkien toimipisteen tuotteiden täydellisen uusintalaskennan, jossa yksinkertaisesti skannaat olemassa olevat nimikkeet ja korvaat ne uusilla SKU-tunnuksilla.
Uudelleenlaskennan jälkeen SkuVault luo auditointiraportin, josta käy ilmi eroavaisuudet sen välillä, mitä varastossa pitäisi olla, ja sen välillä, mitä varastossa todella on. Yhdistettynä tapahtumaraportteihimme ja käyttäjäseurantaan on helppo nähdä, mikä meni pieleen ja kuka on vastuussa.
Cycle Count -raportointi
SkuVaultin Cycle Count -raportoinnin avulla voit merkitä sijainnit ”lasketuiksi”. Näin voit suorittaa raportin etsiessäsi sijainteja, joita ei ole aiemmin laskettu, ja voit olla tehokkaampi, kun sijainteja ei tarvitse laskea uudelleen useita kertoja.
Lisääntyneet syklilaskennat tarkoittavat vähemmän fyysisiä laskentoja, mikä tarkoittaa vähemmän työtunteja ja enemmän myyntiä. Lisäksi sotkuinen varasto on epätarkka varasto, ja epätarkka varasto johtaa:
- Ylimyynnit
- Ylimyynnit
- Varastossa lojuu varastoa, jota ei ole lueteltu verkkokanavissasi
- Tappiollinen varasto
Hyvin toteutetulla sykli- ja fyysisen laskennan ohjelmalla voidaan alentaa toiminta- ja varastonhallintakustannuksia ja varastointikustannusten alenemista huomattavasti. Varaston tarkkuuden lisääminen voi vähentää varmuusvarastoja. Tämän seurauksena varastokirjanpitokustannukset pienenevät.
Johtopäätös
Varastonlaskentamenetelmien parhaiden käytäntöjen noudattaminen voi parantaa tarkkuutta. Syklilaskennat ja fyysiset inventaariolaskennat voivat auttaa pitämään käsillä olevan varaston synkronoituna sen kanssa, mitä myymälässäsi on, olipa se verkossa verkkosivustollasi, verkossa useilla markkinapaikoilla tai fyysisessä myymälässäsi.