Blanket Purchase Agreements

GSA Schedule BPA on sopimus, jonka julkinen ostaja tekee Schedule-toimittajan kanssa toistuvien tarvike- tai palvelutarpeiden täyttämiseksi (FAR 8.405-3). BPA-sopimusten avulla toimeksisaajan ja ostajan on helpompi täyttää toistuvat tarpeet asiakkaan erityisvaatimukset huomioon ottaen ja käyttää samalla ostajan täyttä ostovoimaa hyödyntämällä määräalennuksia, säästämällä hallinnollista aikaa ja vähentämällä paperityötä. BPA-sopimuksista on hyötyä:

>aikataululliset tarjouspyyntöjen tekemiset: Palveluksessanne

Governmentwide Schedule BPA:t

Miten Schedule BPA:t eroavat toisistaan?

Suunnitelman mukaisten BPA:iden perustaminen

BPA Set Asides

Open Market Items

Governmentwide Schedule BPA:t

GSA:n hallinnoimat useat luettelon mukaiset BPA:t ovat kaikkien liittovaltion virastojen käytettävissä. Nämä BPA:t on perustettu valtion virastoissa havaittujen erityistarpeiden yhdistämiseksi.

• Federal Strategic Sourcing Initiative BPAs
  • Wireless FSSI
  • Janitorial and Sanitation Supplies
  • Maintenance, Repair, and Operations
• IT and Services
  • Identiteettisuojapalvelut
  • Salesforce
  • Ohjelmistojen ostosopimukset (entinen SmartBUY)
    • Ohjelmistosopimukset
    • Software agreements
    • Tietokannanhallintaohjelmistosopimukset
    • Yrityksenhallintaohjelmistosopimukset (EMS-sopimukset)
    • Tiedonvarmistusohjelmistosopimukset
• Matkailu, Kuljetus ja logistiikka
  • Hätämajoitus

Takaisin alkuun

Miten aikataulun mukaiset BPA-sopimukset eroavat?

Ero ”perinteisten” kokonaishankintasopimusten (Blanket Purchase Agreements, BPA) ja GSA Schedules -ohjelman puitteissa tehtyjen BPA-sopimusten välillä on se, että ”perinteisiin” BPA-sopimuksiin sovelletaan FAR:n osan 13 vaatimuksia. FAR:n 13 osaa ei sovelleta GSA Schedule BPA-sopimuksiin lukuun ottamatta FAR 13.303-2(c) kohtaa, jossa todetaan, että ”BPA-sopimuksia voidaan tehdä GSA:n Federal Supply Schedule -sopimuskumppaneiden kanssa…” FAR 8.405-3:ssa todetaan, että tilaajat voivat tehdä BPA-sopimuksia minkä tahansa Schedule-sopimuksen puitteissa täyttääkseen toistuvia tarpeita.

Harkitse GSA Schedules -sopimuksen käyttämisen hyötyjä: säästöt kustannuksissa, ajassa ja hallinnollisessa työpanoksessa sekä joustavuus ja läpinäkyvyys ja hankinnan valvonta.

Harkitse näiden etujen pohjalta, pitäisikö hankintasopimuksia tehdä – ja kuinka monta hankintasopimusta tehdä – ja arvioi erilaisia virastokohtaisia tekijöitä, joihin kuuluvat mm:

• Tarpeen (vaatimusten) laajuus ja monimutkaisuus;
• Tiheys/kokonaismäärä odotettavissa olevia vaatimuksia, jotka on tarkoitus asettaa tarjouspyyntömenettelyn (tarjouspyyntömenettelyjen) alaisuuteen – mukaan lukien kaikki aiotut käyttäjät/tilaustoiminnot;
• jatkuvan kilpailun hyödyt ja tarve vertailla määräajoin useampia teknisiä toimintatapoja tai hintoja;
• Hallinnollisten hankintasopimusten hallinnointikustannukset vs. tarjouspyyntömenettelyjen hallintokustannukset. mahdollisuus luoda ja käyttää tilausmenettelyjä, jotka ovat vielä nopeampia ja yksinkertaisempia kuin uudet aikataulun mukaiset tilausmenettelyt; ja
• käytettävissä olevien aikataulun mukaisten toimeksisaajien tekninen pätevyys.

Best Procurement Approach Determination and Schedule BPAs

FAR 17.5, Interagency Acquisition, edellyttää virastojen valmistelevan parhaan hankintamenetelmän määrityksen, kun ne hyödyntävät toisen viraston sopimusta. Tämä vaatimus koskee Schedule-tilauksia, joiden arvo on yli 550 000 dollaria, ja siihen sisältyvät myös Schedule BPA-sopimuksia vastaan tehdyt tilaukset.

Takaisin alkuun

Suunnitelma BPA-sopimusten tekeminen

Kerta- tai moninkertaisten Schedule BPA-sopimusten tekemisessä ostajan on noudatettava FAR 8.405-3:ssa esitettyjä menettelyjä. Tuloksena on, että ostaja yleensä pyytää ja saa tarjouksia vähintään kolmelta toimittajalta ja hakee hinnanalennuksia ennen GSA Schedule BPA:n perustamista.

Jos ostaja pyytää tarjouksia vain yhdeltä toimittajalta (”ainoa lähde”), tilaajan on perusteltava toimintansa FAR 8.405-6:n (Limited Sources Justification and Approval, Limited Sources Justification and Approval) mukaisesti. Laatiessaan ”ainoan lähteen” hankintasopimusta ostaja on rajoittanut niiden urakoitsijoiden lukumäärää, jotka voisivat saada sekä hankintasopimuksen että siitä johtuvat tilaukset. Sen vuoksi ostajan on noudatettava FAR 8.405-6:n rajoitettuja lähteitä ja hyväksyntää koskevia vaatimuksia BPA-sopimusta tehtäessä.

Ehdot ja edellytykset

Seuranta-aikatauluun perustuvaa BPA-sopimusta tehtäessä kaikki aikatauluun perustuvan sopimuksen ehdot siirtyvät BPA-sopimukseen. Ostajat eivät voi muuttaa tai räätälöidä Schedule-sopimusehtoja, mutta voivat lisätä virastotason ja paikallisia ehtoja, jotka eivät ole ristiriidassa Schedule-sopimusehtojen kanssa.

Yleisesti lisätyt määräykset ja lausekkeet käsittelevät esimerkiksi organisaation eturistiriitoja ja alihankkijoiden tai avainhenkilöiden hyväksymistä. Muita tilaustason näkökohtia voivat olla esimerkiksi nopeammat toimitusajat ja hinta-alennukset.

Jos on kysyttävää siitä, ovatko GSA Schedule BPA:n lisäehdot ristiriidassa GSA Schedule -sopimuksen kanssa, ostajan on otettava yhteyttä GSA:n sopimusvirkailijaan.

Single-Award BPA Approval

Yksittäistä BPA-sopimusta, jonka arvioitu arvo on yli 112 miljoonaa dollaria, mukaan lukien mahdolliset optiot, ei saa tehdä, ellei viraston päällikkö totea kirjallisesti, että:

• BPA:n perusteella odotettavissa olevat tilaukset liittyvät niin kiinteästi toisiinsa, että vain yksi ainoa lähde voi kohtuullisesti suorittaa työn;
• BPA:ssa määrätään vain kiinteän hinnan tilauksista, joihin sisältyy:
  • Tuotteet tai palvelut (erityiset suoritettavat tehtävät), joiden hinnat on vahvistettu hankintasopimuksessa; ja
  • Vain yksi lähde on pätevä ja kykenevä suorittamaan työn hallitukselle kohtuullisella hinnalla, tai on yleisen edun kannalta välttämätöntä myöntää hankintasopimus yhdelle ainoalle lähteelle poikkeuksellisissa olosuhteissa.

Aikarajoitukset

Multiple-AwardBPA:t eivät saisi olla pidempiä kuin viisi vuotta, mutta ne voivat olla pitempiä, jos ne täyttävät ohjelman vaatimukset (FAR 8.405-3(d)(1)).

Yksittäisen BPA:n kesto ei saa olla yli vuoden, mutta siihen voi sisältyä enintään neljä yhden vuoden optiota.

Tilausaikatauluun kuuluvalle toimeksisaajalle voidaan myöntää tarjouspyyntö, joka ulottuu sen nykyisen tarjouspyyntösopimuksen voimassaoloaikaa pidemmälle (tai tarjouspyyntö, joka sisältää optioita, jotka ulottuvat nykyisen tarjouspyyntösopimuksen voimassaoloaikaa pidemmälle), jos tarjouspyyntösopimuksessa on jäljellä optiokausia, jotka toteutuessaan kattavat tarjouspyyntöasiakirjan suoritusajan, mukaan lukien mahdolliset optiot.

Kaikilla olemassa olevan tarjouspyyntösopimuksen vastaisilla tilauksillakin, jotka annetaan (mukaan lukien optiot) olemassa olevaan tarjouspyyntösopimukseen nähden ennen tarjouspyyntösopimukseen voimassaoloajan umpeutumistaan, tulee olla oma suoritusaikajaksonsa (mukaan lukien optio-optiot tilauksista). Se on saatettava loppuun (mukaan lukien mahdolliset tilausoptiot) aikataulusopimuksen FAR-lausekkeen 52.216-22(d) mukaisesti, jossa todetaan,

”Toimeksisaajan on saatettava loppuun kaikki tämän sopimuksen voimassaoloaikana annetut tilaukset, joita ei ole saatettu loppuun tämän sopimuksen voimassaoloaikana, toimeksisaajan on saatettava ne loppuun tilauksessa määritellyssä ajassa. Sopimus sääntelee toimeksisaajan ja hallituksen oikeuksia ja velvollisuuksia kyseisen tilauksen osalta samassa laajuudessa kuin jos tilaus olisi saatettu loppuun sopimuksen voimassaoloaikana, edellyttäen, että toimeksisaaja ei ole velvollinen suorittamaan tämän sopimuksen mukaisia toimituksia sen jälkeen, kun asiakastilaus, optiot mukaan lukien, on saatettu loppuun 60 kuukautta perussopimuksen tilauskauden päättymisen jälkeen.”

Tilausten tekeminen

Kun ostaja tekee BPA:n GSA Schedule -sopimusta vastaan, BPA:n nojalla tehdyt tilaukset täyttävät vuoden 1984 Competition in Contracting Act of 1984 (CICA) -lain (kilpailulain) vaatimukset täydellisestä ja avoimesta kilpailusta, kun GSA Schedule BPA:n BPA:n tilausmenettelyjä noudatetaan kohdassa 8.405-3(c).

Vuosittainen uudelleentarkastelu

Ostajan on suoritettava GSA Schedule BPA:n vuosittainen uudelleentarkastelu sen määrittämiseksi, onko:

• Sopimuksen perustana oleva Schedule-sopimus edelleen voimassa
• BPA edustaa edelleen parasta vastinetta
• Arvioidut määrät/määrät on ylitetty, ja lisähinnanalennuksia on mahdollista saada.

Ostajan on dokumentoitava uudelleentarkastelunsa tulokset.

Takaisin alkuun

BPA Set Asides

Ostajan harkinnan mukaan BPA:t voidaan varata seuraavanlaisille pienyrityksille:

• Pienyritykset
• 8(a)-yritykset (virastojen on tehtävä yhteistyötä SBA:n kanssa tarjous- ja hyväksymisprosessin läpiviemiseksi)
• HUBZone-pienyritykset
• Palveluvammaiset veteraanit…owned small businesses
• Economically disadvantaged women-owned small businesses
• Women-owned small businesses eligible under the Women-Owned Small Business Program

The procedures in 8.405-3 mukaisia menettelyjä on noudatettava BPA:n poikkeusjärjestelyissä. Markkinatutkimus antaa tietoa siitä, voivatko kolme tai useampi johonkin mainittuun pienyritysryhmään kuuluva aikataulun haltija tarjota vaaditut tuotteet ja/tai palvelut.

Vaihtoehtoisesti tilaajat voivat ottaa huomioon sosioekonomisen aseman yksilöidessään urakoitsijoita harkittaviksi tai kilpailutettaviksi tilauksen tai BPA:n myöntämistä varten. Tilaajien olisi otettava huomioon vähintään yksi pienyritys, veteraanien omistama pienyritys, palveluvammaisten veteraanien omistama pienyritys, HUBZone-pienyritys, naisten omistama pienyritys tai epäedullisessa asemassa oleva pienyritys (FAR 8.405-5).

Jos hankintasopimus on varattu muunlaisille pienyrityksille, asiakirja-aineiston on sisällettävä asiakirjat, joihin on sisällytettävä markkinatutkimus, joka on suoritettu yhdessä hankintasopimuksen tekemistä varten harkittujen luetteloiden kanssa.

Order Set-Asides Under Non Set-Aside BPA

Jos moninkertaisia sopimuksia koskevat BPA:t perustetaan ilman kesannointia, näiden BPA:iden mukaiset tilaukset voivat olla kesannoituja, kunhan BPA:n myöntämisajankohtana ilmoitettiin asianmukaisesti, että tilaaja voi harkintansa mukaan tehdä kesannointia. Kun tilaajat tekevät kesannointitilauksia hankintasopimuksia varten, heidän on noudatettava seuraavia ohjeita:

Koska he tekevät kesannointitilauksia hankintasopimuksia varten, meillä on seuraavat ohjeet:

• Olemassa olevilla moninkertaisilla sopimuksilla tehdyillä hankintasopimuksilla tai hankintasopimuksilla, jotka on tehty ilman, että mahdollisille hankintasopimuksen haltijoille on ilmoitettu etukäteen siitä, että tilaukset voidaan tehdä kesannointitarkoituksessa hankintasopimusten puitteissa, ei pitäisi tehdä kesannointitilauksia. Menettelyt tilausten asettamiseksi hankintasopimuksiin perustuvat FAR 8.405-3(c) kohtaan, ja niissä edellytetään, että tilaaja antaa ”oikeudenmukaisen mahdollisuuden” kaikille hankintasopimuksen haltijoille.
• Uudet perustetut moninkertaiset hankintasopimukset voivat käyttää kesannoituja tilauksia silloin, kun:
  1. Hankintasopimusta koskevassa tarjouspyynnössä ilmoitetaan selvästi, että ostaja(t) voi(vat) päättää(vat) kesannoida tehtävä- tai toimitustilauksia hankintasopimuksen tarjouspyyntöön sisältyvissä tarjouspyyntöön sisältyvissä tilaamiskäytänteissä kuvatulla tavalla FAR 8.405-3(c):n mukaisesti.405-3(c)(2); ja
  2. Tarjouskilpailusopimuksen haltijoiden välillä on riittävästi kilpailua, jotta tuloksena olevat tehtävä- tai toimitustilaukset ovat täysin edellä mainittujen sääntelyvaatimusten mukaisia. Helpoin tapa täyttää nämä vaatimukset on perustaa enemmän kuin riittävä määrä hankintasopimuksia kattamaan odotettavissa olevien tehtävä- ja toimitustilausten laajuus ja syvyys, ja vähintään kolme lähdettä on toteuttamiskelpoisia kilpailijoita kustakin tehtävä- tai toimitustilauksesta; tai
  3. Omistaja on asianmukaisesti dokumentoinut rajoittavan harkinnan FAR 8.405.405.405.405.405.405.405.405.405.405.405.405.405.405.405.405.405.405.405.405-6, ja laatinut Limited Sources Justification.

Takaisin alkuun

Open Market Items

GSA Schedule -sopimusten ehtojen mukaan toimeksisaajilla on mahdollisuus esittää hakemuksia sellaisten tarvikkeiden tai palvelujen lisäämiseksi, jotka kuuluvat voimassa olevien sopimusten soveltamisalaan. Näin ollen ostajat voivat ottaa yhteyttä Schedule-sopimustoimittajiin pyytääkseen, että heidän GSA Schedule -sopimuksiinsa lisättäisiin soveltamisalaan kuuluvia avoimien markkinoiden tuotteita.

Open-market-eriä kutsutaan myös satunnaisiksi hyödykkeiksi, sopimuksen ulkopuolisiksi hyödykkeiksi, Schedule-sopimukseen kuulumattomiksi hyödykkeiksi ja hyödykkeiksi, jotka eivät kuulu toimeksisaajan Schedule-sopimukseen ja joita ei voida lisätä sopimukseen. FAR 8.402(f):n mukaisesti ostava sopimusvirkailija voi hallinnollisista syistä lisätä GSA Schedule -sopimukseen kuulumattomia nimikkeitä – toisin sanoen avoimen markkinan nimikkeitä – GSA Schedule BPA -sopimukseen tai yksittäiseen tehtävä- tai toimitustilaukseen vain, jos:

• Kaikkea sovellettavia hankintasäännöksiä, jotka koskevat sellaisten nimikkeiden hankintaa, jotka eivät kuulu GSA Schedule -sopimukseen, on noudatettu (esim, julkistaminen (FAR:n osa 5), kilpailuvaatimukset (FAR:n osa 6), kaupallisten hyödykkeiden hankinta (FAR:n osa 12), sopimuksentekomenetelmät (FAR:n osat 13, 14 ja 15) ja pienyritysten ohjelmat (FAR:n osa 19));
• Ostava hankintaviranomainen on todennut, että GSA Schedule -sopimukseen kuulumattomien tuotteiden hinnat ovat oikeudenmukaisia ja kohtuullisia;
• Tuotteet on merkitty tilaukseen selvästi GSA Schedule -sopimukseen kuulumattomiksi tuotteiksi; ja
• Kaikki GSA Schedule -sopimukseen kuulumattomiin tuotteisiin sovellettavat lausekkeet on sisällytetty tilaukseen.

Takaisin alkuun