Catering Invoice on asiakirja, joka auttaa sekä pitopalvelun tarjoajaa että asiakasta erikoistapahtuman luomisessa, laskutuksessa (pitopalvelu) ja maksamisessa (asiakas). Pitopalvelu(t) käy läpi tapahtuman ja sen, millaisen tapahtuman asiakas haluaa luoda. Tämän jälkeen pitopalveluyritys kerää (yleensä ei-palautettavan) talletuksen, jolla varmistetaan pitopalvelutapahtuman kaikki näkökohdat, ja ilmoittaa asiakkaalle päivämäärän, jolloin loppuosa on maksettava kokonaisuudessaan (yleensä juuri ennen tapahtuman järjestämistä). Laskussa annetaan kaikki tarvittavat hinnoittelu- ja palvelutiedot sekä liitteenä oleva asiakirja, johon kerätään kaikki asiakkaan haluamat maksutiedot.
- Tarjoaa asiakkaalle eritellyn luettelon palveluista ja kustannuksista sekä määrittelee maksuehdot.
- Toimii sekä yhteenvetona työstä että virallisena kirjallisena maksupyyntönä, ja sitä tulisi pitää olennaisena asiakirjana kaikissa pitopalveluhankinnoissa.
Step by Step: How to Catering an Event
Asiakkaat ostavat usein useampia pitopalveluja ennen kuin valitsevat, kenet palkata. Kun pitopalvelun tarjoaja saa tiedustelun, hänen tulisi ottaa se tilaisuutena todistaa kykynsä kysymällä oikeita kysymyksiä ja osoittamalla ammattitaitonsa.
Kustannusarvion laatimiseen tarvitaan joitakin perustietoja: Onko asiakkaalla jokin yleinen hintaluokka mielessä? Tarjotaanko alkoholia? Tarvitaanko muita oheispalveluja? Olosuhteista riippuen ruoanvalmistus voidaan tehdä joko paikan päällä tai etänä; paikan päällä tapahtuva palvelu on yleensä suositeltavampaa, mutta se voi maksaa enemmän.
Laskekaa henkilömäärä ja antakaa tarjous
Palveluntarjoajan tulisi antaa kirjallinen tarjous, kun hänellä on tiedossaan odotettu henkilömäärä ja joitakin kriittisiä tapahtuman yksityiskohtia. Muista, että neuvottelupotentiaalia voi olla, joten tarjousta palveluista ei tulisi toimittaa lopullisena. Jos asiakas on tyytymätön ehdotettuihin parametreihin, tarjousta voidaan muuttaa muuttamalla ruokalistaa tai palvelusuunnitelmaa.
Tarjouksessa tulisi määritellä myös maksuehdot. Vaaditaanko ennakkomaksu? Milloin lopullinen maksu erääntyy? Entä alkuperäisen tarjouksen mukauttaminen hinnanmuutosten tai muiden muuttujien vuoksi?
Henkilökunnan ja ruoan valmistelu
Tilaisuuteen valmistautuminen tarkoittaa muutakin kuin ainesten keräämistä tai ruokien valmistelua. Onnistunut ateriapalvelu edellyttää henkilökunnan huolellista valmistelua. Tiimin jäsenten tulisi olla selvillä vastuualueistaan. Jotkut pitopalvelun tarjoilijat käyttävät jopa ohjelmistoja, kuten CaterPro-, Event Master- tai muita ohjelmia, joiden avulla he voivat kaavioida pohjapiirustuksia, kartoittaa työnkulkuja ja ylipäätään valmistella koko tiimiä tapahtumaan.
Tarjoa palvelu ammattimaisesti
Hyvä ruoka ei voi kompensoida mitään huonoa palvelua. Toteutuksen on oltava huolellista riippumatta siitä, kuinka ”vaativa” asiakas on.
Täytä ja toimita Catering-lasku viimeisine korjauksineen
Kun olet valmis pyytämään maksua, toimita lasku asiakkaalle. Joitakin myöhäisiä muutoksia voi olla tarpeen tehdä, jos esimerkiksi kriittisten ainesosien hinnat ovat muuttuneet tai henkilömäärää on tarkistettu ylöspäin.
Lasku voi olla tarpeen.