Nykyaikaisilla yritysmarkkinoilla sinut on ehdollistettu katsomaan tulevaisuuteen. Me kaikki olemme. Ja se on yksi asia, joka voi vaikeuttaa menestyksekästä selviytymistä Affordable Care Act (ACA) -lainsäädännön noudattamisessa, sillä ACA:n noudattamisessa ei riitä, että katsot vain tulevaisuuteen.
Lain noudattamiseksi sinun on monissa tapauksissa katsottava myös menneisyyteen määrittääksesi työntekijöidesi ACA:n mukaiset kelpoisuusehdot.
Tarkasta kelpoisuusehtojen mittaamisesta on tullut yhä tärkeämpää, sillä IRS:n rangaistusarvioinnit voivat olla miljoonien dollareiden arvoisia. Ja kuten edellisessä blogissamme opimme, rangaistukset kertyvät kuukausittain, ja ne voivat nopeasti kasautua jokaiselta vuodelta, jona et ole noudattanut sääntöjä.
Kun mittausta tarvitaan
ACA:n työnantajan jaettua vastuuta koskevien säännösten mukaan suurten työnantajien on tarjottava terveydenhuoltopalveluja, jotka täyttävät vähimmäistason vaatimukset 95 prosentille kokoaikaisista työntekijöistään, tai ne voivat joutua kärsimään mahdollisista rangaistuksista. Se kuulostaa helpolta, mutta kun on kyse siitä, mikä on kokoaikainen työntekijä, vastaus voi tuntua varsin monimutkaiselta.
Lain mukaan kokoaikainen työntekijä on työntekijä, joka työskentelee keskimäärin vähintään 30 tuntia viikossa tai 130 tuntia kuukaudessa. Tämä voi olla helppo laskelma työntekijöille, joilla on vakituinen aikataulu. Vaihtelevalla tuntimäärällä työskentelevien työntekijöiden osalta kelpoisuuden mittaaminen ei kuitenkaan ole aina yhtä suoraviivaista.
Työnantajana yrityksesi voi määrittää työntekijöidensä kokoaikaisuuden laskemalla kunkin työntekijän työtunnit käyttäen yhtä kahdesta ”vastaavuuden” mittausmenetelmästä: kuukausittaista ja takautuvaa. Tänään keskitymme look-back-mittausmenetelmään.
Mikä on look-back-menetelmä?
Käyttäessään look-back-menetelmää työnantaja ”katsoo taaksepäin” aiempiin palvelustunteihin määrittääkseen kokoaikaisuusaseman tulevan ajanjakson osalta. Toisella tavalla sanottuna look-back-menetelmä on lähestymistapa kokoaikaisuusaseman määrittämiseksi seuraamalla työntekijän työtunteja tietyn ajanjakson aikana ja laskemalla sitten kyseisen ajanjakson aikana tehtyjen työtuntien keskiarvo kokoaikaisuusaseman määrittämiseksi.
The look-back-mittauksissa on kolme keskeistä osaa:
1. Mittausjakso
Mittausjakso on ajanjakso, jolta työnantaja ”katsoo taaksepäin” historiallisiin työtunteihin. Takautuva mittausjakso voi olla 3-12 kuukautta pitkä. Työnantajat voivat valita takautuvan mittausjakson pituuden, kunhan se on vähimmäis- ja enimmäismittausvaatimusten mukainen.
Mittausjaksoja on kahdenlaisia: Alkuvaiheen mittaus uusille työntekijöille ja vakiomittaus jatkuville työntekijöille.
Alkuvaiheen mittausjakso: Uudet työntekijät
Mitoittaaksesi uusien työntekijöiden kelpoisuutta sinun on otettava huomioon, onko työntekijän kohtuullisesti odotettavissa työskentelevän yli 30 tuntia viikossa. Jos kyllä, työntekijälle ja hänen huollettavilleen on tarjottava vakuutusturvaa 90 päivän kuluessa palkkaamisesta.
Jos ei voida kohtuudella määrittää, että uusi työntekijä työskentelee yli 30 tuntia viikossa, työntekijä voidaan luokitella vaihtelevan tuntimäärän työntekijäksi. Tässä tapauksessa aloittaisit tuntien seurannan eteenpäin. Uusille vaihtelevan tuntimäärän työntekijöille ja kausityöntekijöille voit käyttää 3-12 kuukauden pituista takautumisaikaa, joka alkaa mistä tahansa päivästä työntekijän ensimmäisestä palkkajaksosta, jonka tunnit on kirjattu, ja aloittamispäivää seuraavan ensimmäisen kuukauden ensimmäisestä päivästä. Jos työntekijän työtunnit täyttävät tai ylittävät kokoaikaisen 130 tunnin keskiarvon kuukaudessa ensimmäisen mittausjakson aikana, hänet määritetään ”kokoaikaiseksi” ja näin ollen hän on oikeutettu vakuutusturvaan koko seuraavan vakausjakson ajan – vaikka hänen työtuntejaan vähennettäisiin vakausjakson aikana.
Vakiomittausjakso: Vakiomittausjaksoja käytetään jatkuviin työntekijöihin eli työntekijöihin, jotka ovat työskennelleet yhden täyden vakiomittausjakson. Tällöin työnantajien on kirjaimellisesti katsottava taaksepäin keskimääräisten työtuntien laskemiseksi koko mittausjakson ajalta. Jos työntekijä tekee keskimäärin 130 tuntia tai enemmän kuukaudessa, työntekijä katsotaan kokoaikaiseksi ja oikeutetuksi ACA:n mukaisiin etuuksiin.
Työnantaja voi käyttää erilaisia vakiomittausjaksoja eri työntekijäryhmille (eri ryhmät rajoittuvat 54.4980H-3(d)(1)(v):ssä kuvattuihin työntekijäryhmiin), mutta mittausjaksojen ja kelpoisuuden määrittelyn on tapahduttava yhdenmukaisella ja johdonmukaisella tavalla kaikille samaan ryhmään kuuluville työntekijöille.
Katsokaa erästä esimerkkiä.
Esimerkki: Oletetaan, että työnantaja käyttää 12 kuukauden vakiomittausjaksoa, joka alkaa 1. marraskuuta 2018. Näin ollen jatkuvat työntekijät mitataan 1.11.2018-31.10.2019 seuraavana vuonna, jotta voidaan määrittää kelpoisuus 1.1.2020 alkavan järjestelyvuoden alkaessa.
Jatkuvien työntekijöiden työtuntien laskemiseksi lasketaan työtuntien keskiarvo takautumisjakson aikana. Tässä esimerkissä työntekijämme työskenteli yhteensä 1596 tuntia, mikä tarkoittaa keskimäärin 133 tuntia kuukaudessa.
Koska työtunnit ovat suuremmat kuin vaaditut 130 tuntia, työntekijä määritetään kokoaikaiseksi ja kelpoisuusehdot täyttäväksi.
2. Odotusaika
Takautumismittauksen toiseen osaan sisältyy hallinnollinen odotusjakso, ennen kuin sairaanhoitoetuudet otetaan käyttöön. Tämä ajanjakso voi olla enintään 90 päivää, ja se on työnantajille vapaaehtoinen.
Esimerkki: Kun työntekijät on mitattu 1.11.-31.10. välisenä aikana, yritys käyttää 61 päivän odotusjaksoa (1.11.-31.12.). Tänä aikana työnantaja laajentaa vakuutustarjouksia henkilöille, jotka on määritelty kokoaikaisiksi, ja antaa työntekijälle aikaa tehdä etuusvalinnat ja ilmoittautua vakuutusturvan piiriin 1. tammikuuta voimaan tulevaan vakuutusturvaan.
3. Vakausjakso
Kolmas osatekijä on vakausjakso, ”lock-in” -vakuutusjakso, joka koskee työntekijöitä, jotka on määritelty kokoaikaisiksi joko alkuperäisen tai tavanomaisen mittausjakson aikana. Vakausjakso ei voi olla lyhyempi kuin mittausjakso, ja sen on oltava 6-12 kuukautta pitkä. Usein se on samanpituinen kuin mittausjakso.
On tärkeää huomata, että jos työntekijän työtunnit täyttävät tai ylittävät kokoaikaisen keskiarvon (130 tuntia kuukaudessa) mittausjakson aikana, häntä pidetään ACA:n mukaisena kokoaikaisena työntekijänä ja hänellä on siten oikeus vakuutusturvaan koko seuraavalla vakausjaksolla – vaikka hänen työtuntejaan vähennettäisiin vakausjakson aikana.
Esimerkki: Koska esimerkkityöntekijämme työskenteli keskimäärin yli 130 tuntia, hänelle on tarjottava etuuksia vakausjaksolla 1.1.2020-31.12.2020.
Loppupäätelmät
Ennen kuin lopetamme, tässä on pari viimeistä näkökohtaa, jotka liittyvät takautuvaan mittausmenetelmään.
Verohallintovirasto (IRS) on todennut, että takautuvaa mittausmenetelmää ei saa käyttää laskettaessa kokoaikaisia työntekijöitä määritettäessä, onko työntekijä sovellettavan suurtyönantajan asema. Nämä laskentamenetelmät löytyvät IRS:n verkkosivuilta. Sen sijaan sitä voidaan käyttää vain määritettäessä:
- kenelle työnantajan on tarjottava välttämätön vähimmäisturva välttääkseen työnantajan jaetun vastuun maksun; ja
- mahdollisten työnantajan jaetun vastuun maksuvelvoitteiden määrää.
Miten Health e(fx) voi auttaa
Kaikki tämä saattaa kuulostaa monimutkaiselta, mutta Health e(fx) voi auttaa sinua yksinkertaistamaan look-back-mittausmenetelmäprosessia Health e(fx) Employer Solutions -ratkaisujemme avulla.
Health e(fx) Enterprise™ -ohjelmalla seurataan kaikkien organisaatiossasi työskentelevien työntekijöiden kaikkia työtunteja, ja se automatisoi työntekijäpopulaatioidesi look-back-mittauksen puolestasi – sekä jatkuvien että uusien työntekijöiden osalta. Toimitamme sinulle raportin, jossa on yksityiskohtaiset tiedot vakiomittausjakson aikana tehtyjen työtuntien keskimääräisestä määrästä ja siitä johtuvasta kelpoisuustilanteesta kunkin organisaatiosi työntekijän osalta. Tuloksena on ratkaisu, joka antaa sinulle tarkan käsityksen yrityksesi look back -näkökohdista aina, kun tarvitset sitä. Näin voit jatkaa yrityksesi tulevaisuuteen katsomista.