Miten järjestät menestyksekkään hiljaisen huutokaupan

Varainhankkijana opit järjestämään menestyksekkään hiljaisen huutokaupan. Juuri kun luulet osaavasi sen, trendit muuttuvat, uusia kuumia kohteita ilmestyy, lahjoittajat etsivät jotain erilaista, teknologia kehittyy ja niin edelleen. Joten sinun on sopeuduttava.

Hiljainen huutokauppa on yksi suosituimmista tavoista, joilla voittoa tavoittelemattomat järjestöt sitouttavat vieraita ja keräävät rahaa varainkeruutapahtumissa. Hiljaisen huutokaupan järjestämiseen on monenlaisia tapoja, mutta jos muistat alla olevat avainkohdat, onnistut varmasti.

1. Vapaaehtoisten rekrytointi ja kouluttaminen hiljaista huutokauppaa varten

Ole tarkkana, keitä rekrytoit juontamaan hiljaista huutokauppaa. Toimittavatko vapaaehtoiset, jotka hankkivat huutokauppatuotteita? Onko heillä yhteyksiä, joita tarvitset varmistaaksesi lahjoittajiesi haluamat välttämättömät esineet tai kokemukset?

Sitten sinun on mietittävä varsinaista hiljaisen huutokauppasi päivää. Ovatko vapaaehtoiset, jotka sanoivat auttavansa kassalla, paikalla vai tanssilattialla? Ovatko nämä vapaaehtoiset ulospäinsuuntautuneita ja rohkaisevatko he tapahtuman vieraita tekemään huutokaupassa tarjouksia?

2. Miten koulutat hiljaisen huutokaupan vapaaehtoisia

Ei ole vain keskeistä, että hiljaisen huutokaupan vapaaehtoiset tulevat paikalle auttamaan hiljaisen huutokaupan maksimoimisessa, vaan myös se, että he tietävät, mitä tehdä. Vapaaehtoisten kouluttaminen on tärkeä osa ennen mitä tahansa tapahtumaa, varsinkin jos käytät hiljaisen huutokaupan ohjelmistoa.

GiveSmartin verkkokoulutusakatemia on kaikkien voittoa tavoittelemattomien yhteistyökumppaneidemme käytettävissä kaikilla palvelutasoilla. Täyden palvelun hiljaisen huutokaupan tiimimme saapuu paikalle ennen tapahtumaasi auttamaan sisäänkirjautumisalueen pystyttämisessä, kouluttamaan vieraita ohjelmistoon, toimittamaan laitteita ja varmistamaan, että hiljaisen huutokaupan verkkosivustosi ja tapahtumassa saatavilla olevien huutokauppakohteiden välillä on yhdenmukaisuus.

Koulutuksessa opetetaan myös vapaaehtoisia ja henkilökuntaa käyttämään GiveSmart-alustaa, jotta he voivat tehdä tarjouksia ja lahjoituksia niiden vieraiden puolesta, jotka saattavat tarvita apua.

3. Miten hankit lahjoituksia hiljaiseen huutokauppaan

Tapahtumaillan vapaaehtoisten lisäksi luotat todennäköisesti joihinkin vapaaehtoisiin hankkiessasi lahjoituksia hiljaista huutokauppaa varten. Kun alat suunnitella hiljaista huutokauppaa, on tärkeää päättää, kuka hankkii tietyn arvoisia huutokauppatavaroita.

Tämä tavoite on määriteltävä selkeästi, jotta vapaaehtoiset ja henkilökunta ovat vastuussa huutokauppaluettelon täyttämisestä, joka auttaa sinua saavuttamaan varainhankintatavoitteesi.

On myös syytä keskustella siitä, mitä tavaroita tai elämyksiä lahjoittajasi haluavat ja mistä he ovat kiinnostuneita, sillä tämä ohjaa lahjoitusten kerääjiä ja johtaa viime kädessä suurempaan tarjousaktiivisuuteen. Erittäin halutut kohteet lisäävät summia, joita lahjoittajat ovat valmiita tarjoamaan, verrattuna kohteisiin (kuten lahjakortteihin), joilla on tietty arvo.

Hiljaisen huutokauppasi tulisi mahdollisuuksien mukaan koostua kokonaan lahjoituksista. Joskus organisaatiot hyödyntävät lähetysyhtiöitä, kun ne eivät saa käsiinsä kohteita, joita on vaikeampi saada (esimerkiksi Hamiltonin lippuja tai eksklusiivisia lomapaketteja).

Suosittelemme strategista lähestymistapaa, kun otat mukaan lähetyskohteita. On tärkeää ymmärtää consignment-yrityksen hinnoittelurakenne ja se, missä määrin lahjoittajat haluavat niiden esineitä. Joissakin tapauksissa tarjoamasi consignment-huutokauppakohteet voivat houkutella tapahtumaan uutta yleisöä.

Lahjoittajien toiveiden ymmärtäminen on avainasemassa onnistuneen hiljaisen huutokaupan kuratoinnissa.

Kun tavoitat yhteisöäsi saadaksesi lahjoituksia äänettömään huutokauppaan, voit myös ottaa käyttöön kohteiden lahjoituslomakkeen GiveSmart-sivustollasi. Tämä lomake nopeuttaa tietojen keräämistä lahjoittajilta ja lisää kohteet automaattisesti jonoon, josta ylläpitäjät voivat ladata ne huutokauppaluetteloon. Teknologian hyödyntäminen tällä tavoin mahdollistaa kohteiden helpon lähettämisen huutokauppaan ja mobiilikuvien lataamisen matkalla kohteita tuodessasi.

4. Miten mainostaa hiljaista huutokauppaa

Hiljaisen huutokauppasi mainostaminen ennen tapahtumaa on loistava tapa saada vieraat innostumaan kohteista ja itse tapahtumasta. Jos käytät ensimmäistä kertaa mobiilihuutokauppaohjelmistoa, on tärkeää kertoa vieraille, että he tekevät tarjouksia puhelimillaan, jotta he muistavat ottaa ne mukaan tapahtumaan.

GiveSmartin hiljaisen huutokaupan alustan avulla voit viestiä vieraille sähköpostitse tai tekstiviestillä, joten voit hyödyntää tätä ominaisuutta mainostaaksesi hiljaista huutokauppaasi ennen tapahtumaa. Voit myös avata huutokaupan ennen tapahtuman alkua ja sitouttaa lahjoittajat ennakkotarjouksiin.

Tarjousten tekeminen ennen tapahtumaa on hyödyllistä, koska se totuttaa vieraat mobiilialustaan, saa heidät innostumaan tapahtumasta ja sitouttaa tarjousten tekemiseen, jolloin voit aloittaa tapahtumaillan jo kerätyillä rahoilla!

5. Hiljaisen huutokaupan isännöinti verkossa

Huutokaupan isännöinti verkossa mobiilihuutokaupalla antaa lahjoittajille mahdollisuuden osallistua mistä tahansa, joten on hyvä idea mainostaa huutokauppakohteita ja lahjoitussivua sosiaalisessa mediassa. Organisaatiosi, henkilökuntasi ja vapaaehtoisten tulisi jakaa huutokauppa Facebookissa, Twitterissä, Instagramissa ja muilla alustoilla, joilla he ovat aktiivisia.

Tämä rohkaisee tyypillisten lahjoittajien lisäksi muitakin ihmisiä lahjoittamaan, sillä huutokauppa tavoittaa uusia yleisöjä sosiaalisten verkostojen kautta. Ehkä ystäväsi eri puolilla maata haluavat tukea järjestöä, jossa olet mukana, tai he tuntevat juuri sen henkilön, joka tuhlaa rahaa siihen allekirjoitettuun pelipaitaan hyvän asian puolesta.

6. Miten perustaa hiljainen huutokauppatapahtuma

Hiljaisen huutokauppatapahtuman kotisivusta on hyötyä, sillä sieltä vieraat löytävät tapahtuman kulkureitin, liput, yhteystiedot, huutokaupan yksityiskohdat ja paljon muuta. Tapahtumasi aloitussivu luo edellytykset menestykselle, kun vieraat, lahjoittajat ja vapaaehtoiset etsivät lisätietoja.

GiveSmart tarjoaa organisaatioille keskuksen, jonka kautta voi myydä lippuja, sponsorointimahdollisuuksia, tehdä lahjoituksia, tehdä huutokauppahuutokauppoja, ostaa kauppatavaraa, käsitellä maksuja ja tehdä raportteja. Maksujen käsittelyä ja raportointia varten on hyvä olla lipunmyyntiratkaisu, joka integroituu huutokauppaan, jotta vieraiden tarvitsee kirjautua sisään ja maksaa vain kerran.

Huutokaupan fyysinen järjestäminen tapahtumapäivänä on yhtä tärkeää ottaa huomioon kuin digitaalinen. Se, miten asetat huutokauppakohteesi esille, vaikuttaa suoraan siihen, miten hyvin ne menestyvät. Seuraavassa on muutamia huomioitavia asioita:

• Pitäkää sijainti ja tila mielessä, kun mietitte, missä vieraat sekoittuvat.
• Sijoittakaa huutokauppa näkyville.
• Varmistakaa, että huutokauppatavaraa on tilaa tutkia.
• Tulostakaa esittelylehdet luettavalla fontilla.
  • Kokemuksia tai todistuksia varten voit tulostaa muokattavan näyttöarkin suoraan GiveSmart-sivustoltasi sen sijaan, että kirjoittaisit uudelleen kaikki tiedot, jotka ovat jo olemassa huutokauppaluettelossasi.

7. Äänettömän huutokauppatapahtuman johtaminen

Tapahtumapäivänä huutokauppa-alueen tulisi olla kohokohta, ja tässä kohtaa äänettömän huutokaupan henkilökunta tai vapaaehtoiset astuvat kuvaan mukaan. Heidän on tärkeää rohkaista vieraita kiertelemään huutokauppa-alueella ja selailemaan kohteita, kun he saapuvat paikalle ja suuntaavat baariin.

Jos vieraat haluavat tehdä tarjouksen, voit ohjata heidät tervetuliaistekstiviestiin, jonka he saivat saapuessaan, tarjoutua tekemään tarjouksen heidän puolestaan tai antaa tarvittaessa lisäohjeita tarjousten tekemisestä.

Tapahtuman edetessä voit hyödyntää viestikeskusta viestimiseen vieraiden kanssa koko illan ajan. Ilmoita heille, kun on aika istuutua illalliselle. Muistuta heitä siitä, että joihinkin kohteisiin ei ehkä ole vielä tehty tarjouksia. Kysy, ovatko he tutustuneet mahtavaan lomapakettiin. Kerro heille, milloin ohjelma on alkamassa, tai varoita heitä ajoissa huutokaupan lähestyessä loppuaan.

Huutokauppa-avustajina toimivien vapaaehtoisten ja henkilökunnan on jatkettava vieraiden tukemista koko tapahtuman ajan cocktail-tunnin jälkeen ja tarkistettava, tarvitsevatko he apua tarjousten tekemisessä tai lahjoittamisessa.

8. Huutokauppavisuaalin vaikutus

Tapahtuman ollessa käynnissä voit heijastaa seinälle tai valkokankaalle huutokauppavisuaalin, joka päivittyy reaaliajassa sitä mukaa, kun tarjouksia tulee. Tämä herättää kilpailua tilassa ja päivittää vieraille, missä vaiheessa tarjoukset ovat, kun huutokauppakello jatkaa hupenemistaan. Samanlainen lahjoitus- tai lämpömittarikuva voidaan näyttää digitaalisen lupauksen tai tekstiviestilahjoituksen aikana, jotta kaikki voivat seurata lahjoitusten tuloa. Se on loistava tapa luoda jännitystä huoneeseen ja kannustaa kaiken kokoisia lahjoituksia tekemään.

9. Miten hiljainen huutokauppa lopetetaan

Huutokaupallesi kannattaa asettaa lopetusajankohta, sillä se luo kiireen tunnetta ja jännittää vieraita olemaan vielä tapahtumassa, kun he saavat tietää olevansa voittajia. Kun huutokauppa päättyy, lähetä tekstiviesti voittajille viestikeskuksen kautta.

Voittajien suodattaminen ja ohjaaminen kassalle nopeuttaa kassaprosessia ja poistaa ruuhkia illan lopussa. Vieraat tietävät, ovatko he voittaneet, eikä heidän tarvitse pommittaa kassa-aluetta tiedustelemalla huutokaupan voittajia.

10. Seuranta vieraiden kanssa hiljaisen huutokaupan jälkeen

Kiitokset ja verokuitit on tärkeää lähettää tapahtuman jälkeen. Community Brandsin Donor Experience Study -tutkimuksen mukaan kaikenikäiset lahjoittajat sanovat kuitenkin, että vaikuttavuusraportin saaminen on heille tärkein jatkoviesti. Lahjoittajat haluavat tietää, miten heidän lahjoituksensa vaikutti suoraan organisaatiosi tehtävään – he haluavat nähdä, että he ovat auttaneet vaikuttamaan asioihin.

11. Kuittien tarjoaminen

Talous- ja verotussyistä kuitit ovat välttämättömiä. GiveSmartin alusta lähettää automaattisesti kuitit lahjoittajille ja lipunostajille sen jälkeen, kun maksu on käsitelty tapahtumasivustolla. Pelkästään tämä ominaisuus säästää kehitystiimiltä tuntikausia työtä ja vaivaa kuittien manuaalisesta laatimisesta ja lähettämisestä.

12. Miten arvioida hiljaisen huutokaupan onnistumista

Kun tapahtuma on ohi, on tärkeää katsoa taaksepäin ja nähdä, miten hyvin huutokauppakohteet menestyivät. Tässä on muutamia asioita, joita kannattaa ottaa huomioon:

1. Miten moni vieraistasi osallistui huutokauppaan?
2. Keitä olivat aktiivisimmat huutajat
3. Millainen oli ROI:

13. Tapahtuman jälkeinen raportointi ja ensi vuoden suunnittelu

Tapahtuman jälkeinen raportointi on tärkeää ensi vuoden suunnittelussa. GiveSmartin Event Dashboard tarjoaa reaaliaikaista tietoa huutokaupoista, käyttäjistä ja taloustiedoista.

Raportit-keskuksesta organisaation ylläpitäjät voivat ladata erilaisia raportteja Excel-, CSV- ja PDF-muodossa.

Näihin raportteihin kuuluvat:

• Maksamattomat saldot
• Hiljaiset huutokauppatarjoukset
• Lahjoitukset
• Lipputilaukset
• Osallistujat
• Lahjoitukset
• Keräykset
• Esineitä, ja paljon muuta.

Loppupäätelmä

Hiljaiset huutokaupat ovat loistava tapa sitouttaa lahjoittajia, tarjota ainutlaatuisia elämyksiä, kerätä rahaa ja luoda innostusta organisaatiosi tehtävään. Kiinnittämällä asianmukaista huomiota prosessin jokaiseen vaiheeseen varmistetaan maksimaalinen menestys ja minimaalinen stressi, kun hyödynnät huutokauppaa varainkeruussa.

Kutsumme sinut tutustumaan tuotteisiimme, varaamaan ilmaisen esittelyn tai ottamaan yhteyttä, jos olet utelias, sinulla on kysyttävää tai haluat puhua jollekin tiimimme jäsenelle omalla alueellasi! Hänen sormensa on päivittäin varainhankinnan, yhteisön rakentamisen, lahjoittajasuhteiden ja tapahtumatrendien innovaatioiden pulssilla. Kelsey asuu New Yorkissa.

Lewatest posts by Kelsey Woodworth (see all)

• Champion fundraisers…and where to find them. – 24. maaliskuuta 2021
• 7 vinkkiä tehokkaan ulkoilustrategian rakentamiseen – 10. maaliskuuta 2021
• Golf-turnauksen varainkeruuopas – 16. helmikuuta 2021