Refund Demand Letter on muodollinen kirjallinen pyyntö palauttaa maksu tavarasta tai palvelusta. Se osoitetaan kauppiaalle, ja sen tulisi sisältää perustiedot tapahtumasta, syy, miksi palautusta pyydetään, ja odotukset takaisinmaksusta.
- Mitä pitää sisällyttää? Siitä tulisi käydä ilmi:
- Mitä ostettiin, milloin ja kuinka paljon?
- Miksi palautusta pyydetään
- Palautuksen antamisen määräaika
- Miten palautus tulisi antaa
Mikäli palautus olisi annettava
Mikäli aiempia pyyntöjä on jo tehty, tässä kirjeessä voidaan myös hahmotella tulevia askeleita, joita ryhdytään toteuttamaan, jos palautusta ei anneta.
Kuinka vaatia hyvitystä
Alhaalla on viisi (5) vaihetta saadaksesi hyvitystä maksamastasi palvelusta tai tavarasta.
Vaihe 1 – Tutustu hyvityskäytäntöön
”Pienellä painettuun tekstiin” on merkitystä. Tutustu kauppiaan julkaisemiin palautuskäytäntöihin saadaksesi käsityksen maisemasta.
Ei kaikilla kauppiailla ole palautuskäytäntöjä. Myyjä ei voi vain jälkikäteen väittää, että sellainen on olemassa; vaikka sellainen olisikin, sillä ei ole merkitystä, jos ehtoja ei ole selkeästi ilmoitettu kaupantekohetkellä.
Jos kauppiaalla ei ole virallista palautuskäytäntöä, kuluttajan oikeudet määräytyvät todennäköisesti osavaltion lain mukaan. Muista kuitenkin, että tiukatkaan palautuskieltokäytännöt eivät välttämättä ole täytäntöönpanokelpoisia, jos toimitetut tavarat tai palvelut olivat viallisia, vaarallisia tai eivät muuten vastanneet mainontaa.
Vaihe 2 – etsi kuitti
Dokumentointi on tärkeää. Älä kuitenkaan joudu epätoivoon, jos alkuperäinen kuitti on kadonnut – jos ostos on tehty luotto- tai pankkikortilla, varmuuskopioidun tallenteen pitäisi löytyä pankkisi verkkotilin yhteenvetosivulta.
Vaihe 3 – Yksityiskohtaiset syyt hyvitykseen
Erittele, miksi haet hyvitystä, mutta varmista, että syysi kuuluu hyvityskäytännön piiriin. Eikö tuote tai palvelu vastannut kuvausta? Oliko tuotteessa vika? Mitä objektiivisempi ja todennettavampi asia on, sitä parempi.
Vaihe 4 – Pyydä maksua/hyvitystä
Ole tarkka vaatimuskirjeessä. Ilmoita vaadittu kokonaissumma, määräaika tämän hyvityksen antamiselle ja se, miten hyvitys olisi annettava. Varmista, että kauppias saa kirjeen, ja tee tarvittaessa jatkotoimia.
Palautuspyynnöissä ajoitus on kaikki kaikessa – mitä pikemmin alkuperäisen maksutapahtuman jälkeen palautuspyyntö tehdään, sitä parempi.
Vaihe 5 – Jatkotoimenpiteet
Muutama kauppias ei valitettavasti vieläkään suostu myöntymään. Jos hyvitystä ei ole annettu ilmoitettuun määräaikaan mennessä, voi olla aika viedä asiat seuraavalle tasolle.
Palautuksen hakemista voi eskaloida useilla eri tavoilla:
- Tehdä kuluttajavalitus osavaltion yleisen syyttäjänvirastoon
- Ota yhteyttä Better Business Bureau (BBB) -järjestöön tai paikalliseen kauppakamariin
- Jättää negatiivinen arvostelu kauppiasta verkossa
- Haetaan vahingonkorvausta vähäisiä vaatimuksia käsittelevässä tuomioistuimessa
Esimerkki – Palautusvaatimuskirje
Maaliskuuta 21, 2017
Lähettiläs Mark Hoffer,
Tämä kirje toimii virallisena vaatimuksena 99 dollarin palautuksesta.99 – summa, joka maksettiin yrityksellenne, Squeaky Cleanersille, kotisiivouksesta 3. maaliskuuta 2017.
Yrityksenne mainostaa ”100 % tyytyväisyystakuuta” asiakkaille, joka on painettu kotiini lähetettyyn mainospostikorttiin. Valitettavasti olin tyytymätön palvelun laatuun. Henkilökuntanne ei siivonnut ensimmäisen kerroksen kylpyhuonettani perusteellisesti, ja löysin kengänjälkiä keittiön ja ruokasalin lattioista sen jälkeen, kun tiiminne oli lähtenyt.
Palauttakaa tämä saldo sille luottokortille, jota käytettiin alkuperäisen maksun suorittamiseen 1. huhtikuuta 2017 mennessä.
Jos en saa täyttä hyvitystä tähän päivämäärään mennessä, minulla ei ole muuta vaihtoehtoa kuin tehdä kuluttajavalitus osavaltion yleisen syyttäjänvirastolle.
Hyvin terveisin,
John Delacruz
Aiheeseen liittyvät lomakkeet
Henkilökohtaista omaisuutta koskeva vaatimuskirje – Henkilökohtaisen omaisuuden palauttamispyyntöön.