Viestittelet päivittäin englanninkielisellä sähköpostilla työtovereidesi, potentiaalisten asiakkaidesi, pomosi ja kaikkien muidenkin kanssa.
Vaikka he eivät ole koskaan tavanneet sinua henkilökohtaisesti, he tekevät sinusta arvioita sähköpostiviestien perusteella. Tekeekö se sinut hermostuneeksi?
Oletko aina huolissasi siitä, että teet sähköpostissasi virheen?
Vai siitä, ettet käytä oikeita sanoja?
Tänään näytän sinulle 4 asiaa, jotka teet väärin, ja miten voit korjata virheesi.
Virhe #1) Tervehdyksesi on sopimaton
Tervehdyksesi tulisi vastata suhdettasi henkilöön.
Kirjoitatko liikekumppanille?
Ystävälle?
Mentorille?
Varmista, että avaat sähköpostin oikeaan sävyyn.
Työkaverille, potentiaaliselle asiakkaalle tai esimiehelle:
Hei (nimi),
(nimi),
Rakas (nimi),
Ystävälle voit olla rennompi:
Hei (nimi),
Hi (nimi),
Virhe #2) Menet liian nopeasti asiaan
Amerikkalaisessa kulttuurissa on parempi olla hyppäämättä heti viestiin, ellet ole keskellä sarjaa edestakaisia sähköposteja.
Aloitan aina ”kiitoksella”. Sanon ”kiitos sähköpostista”, jos vastaan jonkun toisen sähköpostiin. Sanon ”kiitos ajastasi (tänään/viime viikolla/maanantaina)”, jos olen viettänyt aikaa henkilön kanssa ennen sähköpostin kirjoittamista.
Seuraavasti on usein parempi olla menemättä suoraan tiettyyn aiheeseen.
Tee sen sijaan kommentti, kuten: ” Toivottavasti päiväsi sujuu hyvin.” ”Toivottavasti sinulla oli mukava viikonloppu.” ”Toivottavasti sinulla on mahtava viikko.”
tai
Voit kysyä heiltä nopeasti jotain heidän elämässään tai työssään tapahtuvaa, kuten ”Miten uusi projektisi edistyy?”
Kahden rivin ”small talkin” jälkeen voit siirtyä sähköpostisi pääasiaan, mutta vasta sitten.
Virhe nro 3) Et järjestele sähköpostiviestejäsi tai ajatuksiasi
Yhdysvalloissa pidetään epäkohteliasta tuhlata jonkun aikaa.
Sähköpostiviestit ovat kaikkein suurinta ajanhukkaa.
Jos sanot enemmän kuin on pakko tai jos et tee tekstistäsi lyhyttä ja ytimekästä, ihmiset suuttuvat sinulle.
Käytä bullet pointteja, käytä numeroita, käytä välilyöntejä.
Älä käytä pitkää tai kukkamaista kieltä.
Mene suoraan asiaan.
Käytä aktiiviääntä passiivin sijaan.
Virhe #4) Et kerro ihmisille, mitä heidän pitäisi tehdä
Yhdysvaltalaisessa liike-elämässä ja yksityiselämässä on tärkeää olla selkeä ja suora sähköpostin loppupuolella.
Mitä tarkalleen ottaen haluat henkilön tekevän sen jälkeen, kun hän on lukenut sähköpostisi?
Mihin mennessä hänen pitäisi tehdä se?
Jos lisäät toimintakutsun, et ehkä muotoile sitä oikein. Tässä on muutamia hyviä tapoja kertoa henkilölle, mitä haluat hänen tekevän: