Kuvittele, että olet rakentamassa taloa. Sinun on pystytettävä seinät ennen kuin voit maalata ne. Seinien maalaaminen on riippuvainen siitä, että seinät on rakennettu.
Projektit, aivan kuten tosielämäkin, eivät tapahdu tyhjiössä ja niillä on omat riippuvuussarjansa ja rajoitteensa toimialasta riippumatta. Erillisen projektitoiminnon tai -tehtävän löytäminen on lähes mahdotonta, koska projektit ovat luonnostaan sidoksissa toisiinsa.
Monet johtajat pitävät riippuvuuksien tunnistamista ja käsittelyä projektinhallinnassa yhtenä tärkeimmistä ja seurauksellisimmista tehtävistä.
Mitä ovat projektin riippuvuudet?
Riippuvuudet projektinhallinnassa käsittelevät projektitehtävien hallintaa ja aikataulutusta pitäen samalla mielessä niiden keskinäiset peräkkäisyyksien määräytymisjärjestykset ja vaatimukset. Jos tehtävä B edellyttää tehtävän A suorittamista, sanotaan, että tehtävä B on riippuvainen tehtävästä A. Tämä saattaa kuulostaa nyt yksinkertaiselta, mutta monimutkaisissa projekteissa, joissa on useita toisistaan riippuvaisia tehtäviä, asiat voivat mennä sekaisin.
Seuraavassa on joitakin tärkeitä riippuvuuksiin liittyviä termejä projektinhallinnassa.
Rajoitukset
Projektinhallinnassa riippuvuudet ja rajoitukset kulkevat käsi kädessä. Projektin rajoitteet ovat rajoituksia tai rajoja, joiden sisällä johtajan on pysyttävä projektia toteuttaessaan. Minkä tahansa projektin kolme tärkeintä rajoitusta ovat
- kustannukset
- aika
- projektin laajuus.
Joskus riippuvuudet projekteissa johtuvat tietyistä projektin rajoitteista. Jos tiimilläsi on esimerkiksi varaa vain yhteen ohjelmistokehittäjään, tehtävät, joissa kehittäjää tarvitaan, ovat riippuvaisia toisistaan.
Johto ja viive
Johto on ainutlaatuinen käsite, joka soveltuu vain ”viimeistelystä alkuun” -suhteisiin, siitä lisää myöhemmin. Sillä tarkoitetaan aikaa, jolla seuraavat tehtävät nopeutuvat suhteessa edeltäviin tehtäviin. Vaikka FtS-suhde edellyttää, että seuraavat tehtävät eivät voi alkaa ennen edeltävien tehtävien päättymistä, projektipäälliköt soveltavat etumatkaa lyhentääkseen projektin kokonaisaikaa.
Lag ei rajoitu suhteen tyypin mukaan. Sillä tarkoitetaan tehtävien välistä viiveaikaa, kun resursseja ei ole käytössä. Vaikka viiveaika on epätoivottavaa, se on joskus välttämätöntä projektin loppuunsaattamisen varmistamiseksi. Kun maalaat huoneen, ylimääräinen aika, joka tarvitaan siihen, että huoneen annetaan kuivua ennen kuin aloitat kuvien ripustamisen, on viiveaikaa.
Kriittinen polku
Projektin kriittinen polku on jatkuvien toimintojen ketju, joka johtaa projektin valmistumiseen. Jos jokin kriittisen polun tehtävä viivästyy, koko projekti viivästyy samalla ajalla, ellei toista kriittistä tehtävää saada valmiiksi etuajassa sen korvaamiseksi.
Hallitse riippuvuuksia paremmin Kissflow Projectin avulla
Riippuvuuksien tyypit projektinhallinnassa
Riippuvuuksia voi olla erityyppisiä, sillä sisäiset ja ulkoiset tekijät voivat vaikuttaa niihin. Seuraavassa on lueteltu joitakin projektiriippuvuuksien pääluokkia.
1. Loogiset riippuvuudet
Kutsutaan myös kausaalisiksi riippuvuuksiksi. Nämä riippuvuudet ovat luontainen osa projektia, eikä niitä voida välttää. Loogisiksi riippuvuuksiksi luonnehditut tehtävät käyttävät yleensä edeltävien tehtävien tulosta syötteenä, joten niitä ei voi suorittaa rinnakkain.
Harkitse projektina kakun leipomista. Et voi aloittaa prosessia, ellei sinulla ole kaikkia tarvitsemiasi aineksia.
2. Resurssiriippuvuudet
Tämä riippuvuus juontaa juurensa projektin rajoitteesta, sillä se koskee jaettujen resurssien saatavuutta. Jos kaksi tehtävää vaatii samaa resurssia suorittaakseen, ne ovat riippuvaisia toisen tehtävän suorittamisesta.
3. Ensisijaiset riippuvuudet
Nämä riippuvuudet riippuvat yleensä tiimin jäsenistä, muista sidosryhmistä ja teollisuuden käytännöistä. Etuoikeutettuja riippuvuuksia syntyy, kun tehtävät ajoitetaan noudattamaan kehitettyjä vakiokäytäntöjä.
Useimmissa tapauksissa projekti voi pärjätä, vaikka et huomioisi etuoikeutettuja riippuvuuksia tehtävissäsi, mutta laatuongelmia syntyy jonkin verran.
4. Ulkoiset riippuvuudet
Vaikka suunnittelisit miten paljon tahansa, on väistämättä asioita, jotka eivät ole hallinnassasi. Jotkin tehtävät ovat riippuvaisia ulkopuolisista tekijöistä, eikä projektipäällikkö voi tehdä mitään vaikuttaakseen niiden etenemiseen. Näiden riippuvuuksien käsittelemiseksi on suositeltavaa laatia varasuunnitelma.
Toimittajilta voi tulla viivästyksiä tai muita odottamattomia olosuhteita, jotka voivat vaikuttaa etenemiseen. Hyvä projektipäällikkö tekee aina joitakin varasuunnitelmia, jotta kaikki pysyy sujuvana myös vastoinkäymisissä.
5. Tiimien väliset riippuvuudet
Tämä on yleistä suurissa organisaatioissa. Joskus useat tiimit työskentelevät yhden monimutkaisen projektin parissa, ja ne luottavat toisiinsa saadakseen projektin valmiiksi ajallaan.
Opi, miten projektin ajanhallinta voidaan tehdä tehokkaasti.
Tehtäväriippuvuuksien ymmärtäminen projektissa
Tehtäväriippuvuuksien välisen suhteen ymmärtäminen ja tunnistaminen tehtävienhallinnassa on tärkeä osa projektipäällikön työnkuvaa. Seuraavassa esitellään neljänlaisten tehtäväriippuvuuksien suhteet projektinhallinnassa.
- Finish to start (FtS): Tehtävä B ei voi alkaa, ennen kuin tehtävä B on valmis. Sinun on esimerkiksi koottava pizza ennen kuin liu’utat sen uuniin.
- Finish to finish (FtF): Tehtävä A voi päättyä vasta, kun tehtävä B päättyy. Ohjelmistokehityksessä QA-tiimi löytää ja raportoi virheet (tehtävä A) ja insinööritiimi korjaa ne (tehtävä B). Tällöin testaus on valmis vasta, kun virheiden korjaukset on saatu valmiiksi.
- Start to start (StS): Tehtävä B ei voi alkaa ennen kuin tehtävä A alkaa. Kun tielle kaadetaan asfalttia, se on tasoitettava välittömästi, koska se kuivuu nopeasti. Tehtävät Asfaltin valaminen ja tien tasoittaminen on siis aloitettava yhdessä.
- Alusta loppuun (StF): Tehtävä B on aloitettava, jotta tehtävä A saadaan valmiiksi. Tarkastellaan vartijan tehtävää. Yövartija vapautetaan tehtävistään vasta, kun aamuvartija ottaa vastuun.
Miten hallita riippuvuuksia projektinhallinnassa
Samoin kuin moniin muihinkin projektinhallinnan haasteisiin, myös riippuvuuksien käsittelyyn ei ole olemassa oppikirjaa. Se, miten niitä käsitellään, riippuu kulloisenkin projektin vaatimuksista ja olosuhteista.
On kuitenkin olemassa joitakin yhteisiä asioita, joita kaikki projektipäälliköt tekevät, jotta he voivat menestyksekkäästi käsitellä riippuvuuksia projekteissaan.
Tunnista ja visualisoi
On tärkeää, että kaikki riippuvuudet tunnistetaan ja kirjataan ylös projektisuunnittelun aikana. Muuten on vaarana, että asiat mutkistuvat, sillä ilman asianmukaista tehtävien hallintaa projektin onnistumismahdollisuudet pienenevät.
Tietojen visualisointi voi auttaa riippuvuuksien tunnistamisessa. Tässä työvälineet, kuten Gantt-kaaviot, ovat käteviä. Kanban-taulut toimivat myös loistavasti, mutta niihin on määriteltävä tarrat.
Kytkeydy sidosryhmiin
Johtajien on otettava projektin sidosryhmät mukaan, jotta kaikki osapuolet pysyvät samalla sivulla. On varmistettava, että sidosryhmät ymmärtävät tärkeimmät riippuvuudet ja sen, miten kukin niistä vaikuttaa projektiin.
Tehdä riskipäiväkirja
Projektin riippuvuuksien ymmärtäminen on hyvä keino riskien vähentämiseksi. Kun olet tunnistanut kaikki riippuvuudet, sinun on aika tietää, miten ne vaikuttavat projektiin, jos jokin menee pieleen. Useimmat projektit ovat yleensä alttiita ulkoisille riippuvuuksille, joihin sinulla ei ole mitään vaikutusvaltaa.
Moniin rajoitteisiin liittyy myös tiettyjä riskejä, joten myös niihin on varauduttava. Kun olet tunnistanut ja listannut kaikki luettelot, on aika vähentää niiden vaikutusta projektiisi.
Tehdä varasuunnitelmia
Riippuvuuksien ja riskien tunteminen ei riitä. Sinun on varmistettava, että vaikka jokin menisi pieleen, projekti pysyy aikataulussa ja valmistuu onnistuneesti. Asianmukaisen projektiriskien hallinnan avulla voit säästää arvokasta aikaa ja siirtyä ”vahingonhallintatilaan” heti, kun asiat alkavat mennä pieleen.
Puskureiden luominen riippuvuuksien vaikutuksen minimoimiseksi on myös loistava lieventämisstrategia, jonka avulla voit varmistaa projektin onnistuneen valmistumisen aikataulussa.
Pysy tilanteen yläpuolella Kissflow-projektin avulla
Oletpa koulutettu projektinhallintahenkilöstö tai oletko saanut projektinhallintatehtävän päällesi sysätyksi, sinun täytyy tukeutua tekniikkaan, jotta voit suorittaa työsi. Kissflow Project tekee projektinhallinnasta yksinkertaista ja intuitiivista kaikille. Pilvipohjaisessa projektinhallintaohjelmistossa on integroituja ominaisuuksia, kuten tehtävien hallinta ja reaaliaikainen seuranta, jotka auttavat sinua selviytymään kaikista haasteista, joita projektipäällikkö voi kohdata.
Ei ole väliä, oletko työmaalla vai työskenteletkö kotoa käsin eristyksissä, Kissflow Projectin suorakäyttöisyyden ja alustarajat ylittävän käytettävyyden ansiosta olet aina tilanteen tasalla. Rekisteröidy Kissflow Projectiin ja aloita sen käyttö ilmaiseksi.
