Suosittelukirjeen kirjoittamisen ei tarvitse olla vaikea prosessi. Ihannetapauksessa kirjoitat suosituskirjeen henkilölle, joka mielestäsi ansaitsee kiitosta, joten sinun tarvitsee vain saada positiivinen palautteesi ehdokkaasta kirjattua ylös.
Se ei kuitenkaan ole aina niin helppoa kuin miltä se kuulostaa. Loistavan suosituskirjeen kirjoittaminen voi olla haastavaa. Lisäksi on olemassa vakioasioita, jotka haluat varmistaa, että mainitset ehdokkaan suosittelussa. Mallia noudattamalla voit varmistaa, että otat kirjeessäsi huomioon kaikki tärkeät kohdat, jotta siitä tulee mahdollisimman tehokas ja informatiivinen.
Mitä suosituskirjeeseen tulee kirjoittaa
Valmistellessasi suosituskirjeen kirjoittamista varmista, että sinulla on riittävästi tietoa, jonka pohjalta voit työskennellä.
Helpottaaksesi työtäsi pyydä avustettavaa toimittamaan sinulle ansioluettelonsa, luettelo vapaaehtoistehtävistä tai koulun ulkopuolisista aktiviteeteista, joissa hakija on ollut johtavassa asemassa, sekä kopio kaikista työpaikkailmoituksista, joihin hän hakee.
Pyydä häntä myös ilmoittamaan sinulle, kun hän on käyttänyt suosituskirjettäsi, jotta voit valmistautua puhumaan hänen puolestaan, jos työnantaja soittaa ja pyytää lisätietoja. Kirjeesi tulisi noudattaa tiettyä muotoa, joka opastaa lukijaa suhteessasi suosittelemaasi henkilöön.
Otsikko ja tervehdys
Ootsikon ja tervehdyksen tulisi sisältää tietosi ja tervehdys tai esittely.
Otsikko
Yhteystietosi
Nimesi
Nimikkeesi
Tittelisi
Yrityksen tai koulun nimi
Asoite
Asuinpaikkakunta, osavaltio Postinumero
Päiväys
Tervehdys
Jos kirjoitat henkilökohtaisen suosittelukirjeen, liitä mukaan tervehdys (esim. Dear Mr. Johnson, Dear Dr. Jameson, jne.).
Jos kirjoitat yleisen kirjeen, käytä sanaa ”To Whom It May Concern” tai älä sisällytä tervehdystä. Jos et sisällytä tervehdystä, aloita kirjeesi ensimmäisellä kappaleella.
Kirjeen runko
Kirjeen rungossa selität, miksi olet hyvä referenssi, miksi hän on pätevä ja miksi hänellä on mielestäsi merkityksellisiä taitoja.
Ensimmäinen kappale
Suosittelukirjeen ensimmäisessä kappaleessa selität yhteytesi suosittelemaasi henkilöön, muun muassa sen, mistä tunnet hänet, ja miksi olet pätevä suosittelemaan häntä työhön tai kouluun.
Työskentelin Susanin kanssa, kun hän oli fuksi WVU:n taloustieteen johdantokurssillani. Koko opiskelunsa ajan laitoksellani minulla oli tilaisuus työskennellä hänen kanssaan useissa tutkimushankkeissa, joissa hän toimi assistenttinani.
Laajenna
Toinen kappale
Suosittelukirjeen toinen kappale sisältää tietoja henkilöstä, josta kirjoitat, muun muassa sen, miksi hän on pätevä johonkin tehtävään, mitä hyötyä hänestä voi olla ja miksi suosittelet häntä. Käytä tarvittaessa useampaa kuin yhtä kappaletta kertoaksesi yksityiskohdista.
Bill valmistui filosofian kandidaatiksi kiitettävästi ja keskittyi aina siihen, miten hänen tulevaisuutensa etenisi. Hän tiesi jo varhain haluavansa väitöskirjan, ja hän on työskennellyt itsenäisesti, ryhmissä ja tutkimusavustajana. Uskon, että Bill olisi hyödyksi osastollenne, sillä hän tuo valtavasti energiaa ja innostusta opintoihinsa. Hän on erittäin älykäs ja pätevä yksilö, jonka kanssa on ilo työskennellä.”
Laajenna
Kolmas kappale
Kirjoittaessasi suosituskirjettä, jossa suositellaan hakijaa tiettyyn avoinna olevaan työpaikkaan, suosittelukirjeessä tulisi antaa tietoa siitä, miten henkilön taidot sopivat tehtävään, jota hän hakee. Pyydä kopio työpaikkailmoituksesta ja kopio henkilön ansioluettelosta, jotta voit kohdentaa kirjeesi sen mukaisesti.
Olen sitä mieltä, että Christine olisi erinomainen lisä kansainväliseen myyntitiimiinne. Kun työskentelin hänen kanssaan XYZ:ssä, olin vaikuttunut hänen kyvystään viestiä tuotteidemme tehokkuudesta asiakkaillemme ja saada myynti päätökseen. Kahden vuoden aikana, jolloin työskentelin hänen kanssaan, hän oli henkilökohtaisesti vastuussa useiden uusien asiakkaiden lisäämisestä Aasiassa ja Afrikassa.
Laajenna
Yhteenveto, johtopäätökset ja lopetus
Tässä kohdassa viimeistelet suosituksesi erityisellä sanamuodolla, jonka tulisi korostaa innostustasi henkilöä kohtaan.
Yhteenveto
Suosittelukirjeen tämä osa sisältää lyhyen yhteenvedon siitä, miksi suosittelet henkilöä. Käytä lauseita kuten ”suosittelen lämpimästi”, ”suosittelen varauksetta” tai ”ehdokkaalla on korkein suositukseni” vahvistaaksesi kannatustasi.
Tutustuessani Joanneen hän on ollut tehokas, ammattitaitoinen, järjestelmällinen ja loistava tiiminjohtaja. Hänellä on korkein suositukseni DEF Inc:n toimistopäällikön tehtävään.
Laajenna
Johtopäätökset
Suosittelukirjeesi loppukappale sisältää tarjouksen lisätietojen antamisesta. Sisällytä kappaleeseen puhelinnumero ja ilmoita puhelinnumero uudelleen sekä sähköpostiosoitteesi kirjeesi palautusosoitekohdassa tai allekirjoituksesi alla.
Ota rohkeasti yhteyttä minuun numerossa 123-456-7890 tai osoitteessa [email protected], jos tarvitset lisätietoja tai selvennyksiä.
Laajenna
Loppu
Hyvin terveisin,
Suosittelijan nimi
Titteli
Sähköpostiosoite
Puhelinnumero
Suosittelukirjeen malli
Lataa suosittelukirje-esimerkki (yhteensopiva Googlen Docs- tai Word-ohjelmiston kanssa) tai lue alla oleva esimerkki. Tämä kirjemalli näyttää tyypillisen suosittelukirjeen muodon työ- tai koulutustarkoituksiin. Muoto soveltuu työhön liittyvään suosituskirjeeseen sekä korkeakoulu- tai jatko-opintoihin liittyvään suosituskirjeeseen (tutustu myös useampiin näytteisiin).
Suosittelukirje-esimerkki (tekstiversio)
Elaine Chang
Toimistopäällikkö
CBI Industries
123 Business Street
Anytown, CA 12345
555-555-5555
[email protected]
Marraskuu 2, 2020
Jessica Smith
Toimistopäällikkö
Acme Corp
680 Main Boulevard, Ste. 300
Ocean City, CA 93650
Lähettiläs neiti Smith,
Kirjoitan suositellakseni Mary Thompsonia hallintoassistentin tehtävään Acme Corp. Minulla on ollut tilaisuus työskennellä Maryn kanssa viime vuosina CBI Industriesissa, ja olen ollut jatkuvasti vaikuttunut hänen ahkeruudestaan, tehokkuudestaan ja kyvystään saada asiat tehtyä.
Viime aikoina Mary on työskennellyt suoraan minulle vastaanottovirkailijana päätoimistossamme. Tässä tehtävässä hän hoiti monia hallinnollisia tehtäviä asiakkaiden ja muiden vierailijoiden tervehtimisen ja tiimitapahtumien järjestämisen lisäksi. Tällä hetkellä hän esimerkiksi hallinnoi johtoryhmämme aikatauluja ja järjestää heidän tapaamisiaan sekä koordinoi matkoja ja kuluraportointia.
Uskon, että Mary olisi erinomainen lisä hallinnolliseen henkilökuntaanne. Olen ollut jatkuvasti vaikuttunut hänen organisointikyvyistään ja tyylikkyydestään paineen alla. Kuten tiedätte, alallamme jokainen tehtävä on asiakaspalvelutehtävä. Mary pyrkii jatkuvasti oppimaan lisää tuotteistamme ja ohjelmistamme, jotta hän voi auttaa palvelemaan asiakkaitamme ja lieventämään esiin tulevia ongelmia. Hän on myös nopea oppija, joka omaksuu uutta teknologiaa erittäin nopeasti.
Suosittelen Marya vahvasti hallinnollisen avustajan tehtävään yrityksessänne. Hän on järjestelmällinen, yksityiskohtiin keskittyvä, tehokas ja sitoutunut saamaan työnsä tehtyä. Hän olisi erinomainen lisä tiimiinne.
Olettakaa rohkeasti yhteydessä minuun numerossa 555-555-5555, jos teillä on kysyttävää.
Hyvin terveisin,
Allekirjoitus (paperikirje)
Elaine Chang
Laajenna