Athens, Ga. – University of Georgia Office of the Registrar lanseerasi hiljattain uuden sähköisen pyytämis- ja seurantajärjestelmän, joka tarjoaa entistä parempaa palvelua ja tehokkuutta UGA:n opintosuoritusotteensa tarvitseville opiskelijoille ja entisille opiskelijoille ja entisille opiskelijoille.
Uusi sähköinen opintosuoritusotteen lähetyspalveluohjelma (e-transcript program), jonka taustalla on Avow Systems Inc, mahdollistaa sen, että kuka tahansa opiskelija tai alumni, jolla on 810-tunnistenumero, voi pyytää oikeaksi todistettua PDF-tiedostoa opintosuoritusotteestaan joko itselleen tai kolmannelle osapuolelle – joko tulevalle työnantajalle tai toiselle koululle tai korkeakoululle. Opiskelijat ja alumnit, joille on myönnetty 810-tunnus, voivat kirjautua uuteen järjestelmään.
”Ennen sähköisen opintosuoritusote-palvelun käyttöönottoa vaadimme opiskelijoitamme ja alumnejamme lähettämään meille paperisen kirjeen, jossa he pyysivät opintosuoritusotteensa lähettämistä, minkä jälkeen käsittelimme heidän pyyntönsä toimistossamme ja postitimme paperisen paperisen opintosuoritusotteen vastaanottajalle”, UGA:n kansliapäällikkö Jan Hathcote sanoi. ”Koko prosessi kesti noin kaksi viikkoa, joskus pidempäänkin, riippuen siitä, kuinka paljon aikaa kului pyynnön saapumiseen postissa ja paluupostin saapumiseen määränpäähänsä.”
Viime syksynä, sen jälkeen kun Hathcote nimitettiin uudeksi rekisterinpitäjäksi kesällä 2011, hänen toimistonsa pystyi sisällyttämään sähköisen opintosuoritusotteen prosessin ensimmäiseen vaiheeseen sen, että käyttäjät lähettivät pyynnön verkkolomakkeen kautta, ja rekisterinpitäjä tuotti paperisen opintosuoritusotteen ja lähetti sen vastaanottajalle ensimmäisen luokan Yhdysvaltain postin välityksellä.
”Tämä nopeutti prosessia useilla vuorokausilla etupäässä, mutta prosessi ei ollut vieläkään aivan niin tehokas kuin kuvitelmissamme olimme ajatelleet.”, sanoi Hathcote. ”Halusimme tarjota parempaa palvelua, joka oli paljon tehokkaampaa ja samalla säilytti turvallisuuden ja luotettavuuden.”
Toukokuun 1. päivänä Hathcote ja hänen henkilökuntansa pystyivät ottamaan seuraavan askeleen täysin integroidun sähköisen prosessin tarjoamisessa. Yhteistyössä Avow Systems Inc:n kanssa, joka on aito asiakirjojen toimituspalveluyritys, uusi sähköinen transkriptijärjestelmä antaa pyynnön esittäjälle mahdollisuuden tilata transkripti verkossa ja saada sertifioidun PDF-tiedoston muutamassa minuutissa, mikä lyhentää läpimenoaikaa useilla päivillä. Sertifioidun PDF-tiedoston avulla vain todennetut käyttäjät – todistuksen pyytäjän nimeämät käyttäjät – voivat kirjautua sisään ja saada opiskelijan todistuksen käyttöönsä.
”Toimistossamme kävi eräs opiskelija, joka tarvitsi todistuksensa työhaastattelua varten kaksi päivää myöhemmin. Pystyimme toimittamaan hänelle opintosuoritusotteen sähköisesti parissa minuutissa”, Hathcote sanoi, ”ja hän pystyi lähettämään sen samanaikaisesti suojatussa, varmennetussa PDF-muodossa myös henkilölle, joka oli haastattelemassa häntä.”
Avow’n sisältämä lisäpalvelu tarjoaa seurantaominaisuuksia, joiden avulla käyttäjä tietää opintosuoritusotteen tarkan sijainnin. Tämä lievittää huolta siitä, onko tallenteet lähetetty ja vastaanotettu asianmukaisesti. Sen avulla opiskelijat voivat myös liittää täydentäviä asiakirjoja, kuten ansioluettelon, suosituskirjeitä ja hakemuksia, opintosuoritusotteensa yhteyteen.
Lisätietoa ja sähköisen opintosuoritusotteen tilaukset löytyvät osoitteesta http://www.reg.uga.edu/transcripts.
.