9 tilintarkastajan viestintää, jotka sinun tulisi tuntea
Heti alkuun yksi tärkeimmistä asioista, jotka tilintarkastajan on hallittava, on viestintä.
Tilintarkastus edellyttää laajaa viestintää tilintarkastusryhmässä, mutta tilintarkastusyhteisön on myös käytävä keskusteluja asiakkaan, potentiaalisten asiakkaiden ja mahdollisesti aiempien tilintarkastajien kanssa.
Käyttäkää alla olevia vinkkejä, jotka auttavat teitä ymmärtämään yhdeksän tärkeää viestintää tilintarkastajien ja muiden osapuolten välillä.
Ennen toimeksiannon vastaanottamista
Tilintarkastajan on keskusteltava jokaisen potentiaalisen asiakkaan kanssa ennen kuin hän suostuu suorittamaan tilinpäätöstarkastuksen.
Sen lisäksi on useita kysymyksiä, joihin on vastattava ennen kuin tilintarkastustyö voidaan aloittaa:
#1- Olosuhteet riittävää tilintarkastusta varten
Olosuhteiden on oltava sellaiset, että tilintarkastaja voi suorittaa tarvittavan tilintarkastustyön. Erityisesti tilintarkastajan on päästävä tutustumaan kaikkiin lähdeasiakirjoihin (kuitit, laskut jne.), pääkirjanpitoon ja tilikaudelta laadittuihin tilinpäätöksiin.
Tilintarkastajan on myös päästävä tutustumaan asiakkaan henkilöstöön, jotta hän voi esittää kysymyksiä liiketapahtumista, yrityksen toimintaperiaatteista ja muista asioista. Jos tilintarkastaja ei esimerkiksi pääse käsiksi lähetysasiakirjoihin, jotka todistavat, milloin tavarat on lähetetty asiakkaille, tilintarkastajalla ei välttämättä ole riittävästi tilintarkastusevidenssiä vahvistamaan myynnin ja myyntisaamisten saldoja vuoden lopussa.
#2- Puutteettoman lausunnon selittäminen
Tilintarkastajan on lisäksi keskusteltava asiakkaan kanssa tilintarkastuslausuntojen tyypistä ja mahdollisista vaikutuksista yrityksen sidosryhmiin.
Tilintarkastuksen paras lopputulos on se, että tilintarkastaja antaa varauksettoman lausunnon, jonka mukaan tilinpäätöksessä ei ole olennaisia virheellisyyksiä. Olennainen tarkoittaa tässä tapauksessa sitä, että tilintarkastaja ei ole havainnut sellaisia virheitä, jotka olisivat niin suuria, että ne muuttaisivat tilinpäätöksen lukijan mielipidettä.
Välttämättä olennaisuus on tilintarkastajan tekemä harkinta. Esimerkiksi 50 dollarin virhe 3 miljoonan dollarin myyntisaamisissa ei välttämättä ole olennainen, mutta 10 000 dollarin virhe saattaa olla.
Tilintarkastajan on siis päästäkseen antamaan huomautuksia sisältämättömän lausunnon saatava tutustua kaikkiin kirjanpitoaineistoihin ja yrityksen johtoon. Lisäksi tilintarkastusevidenssin on tuettava varauksettoman lausunnon antamista, ja nämä seikat on selitettävä asiakkaalle.
#3- Puutteellisesta lausunnosta keskusteleminen
Vaikka ehkä vielä tärkeämpää on, että tilintarkastajan on selitettävä, että tilintarkastusevidenssi saattaa vaatia varauksellisen lausunnon antamista. Tähän viitataan yleisesti myös nimellä ”lukuun ottamatta” lausunto.
Asettele esimerkiksi, että tilintarkastaja ei ole pystynyt suorittamaan varastojen fyysistä laskentaa lähellä tilinpäätöspäivää: päivämäärää, jota käytetään tarkastettavana olevassa taseessa. Vaihto-omaisuuden laskentaa pidetään parhaana todistusaineistona vaihto-omaisuuden taseen tueksi. Näin ollen tilintarkastaja voi päätellä, että muut menettelyt eivät riitä tukemaan varastosaldoa.
Tässä tapauksessa tilintarkastaja voi antaa lausunnon, jossa todetaan, että tilinpäätöksessä ei ole olennaisia virheellisyyksiä varastosaldoa lukuun ottamatta. Valitettavasti rajoitettu lausunto voi vaikuttaa kielteisesti sidosryhmiin, kuten sijoittajiin ja velkojiin. Tämä johtuu siitä, että se herättää huolta tilinpäätöksen paikkansapitävyydestä.
On olemassa useita muita lausuntotyyppejä, joita tilintarkastaja voi antaa tilinpäätöksestä. Näin ollen asiakkaan on ymmärrettävä selkeästi jokainen tilintarkastuslausuntotyyppi.
#4- Asiakkaan vastuut
#5- Ulkopuolisten asiantuntijoiden palkkaaminen
Tilintarkastajat voivat vaatia ulkopuolisia asiantuntijoita suorittamaan tiettyjä tilintarkastustoimenpiteitä. Näin ollen työskentely näiden asiantuntijoiden kanssa edellyttää hyvää viestintää. Viestintä on tärkeää, jotta ulkopuolinen asiantuntija ymmärtää tarkalleen, mitä häntä pyydetään tekemään. Tässä on yleinen esimerkki:
Jos yritys tarjoaa työntekijöilleen eläkejärjestelyä, tilintarkastusyhteisö palkkaa yleensä vakuutusmatemaatikon arvioimaan eläkemaksujen tulevaa vastuuta. Lisäksi tilintarkastusyhteisön palkkaama vakuutusmatemaatikko analysoi asiakkaan oletuksia tulevien eläkemaksujen vastuusta käyttäen kehittyneitä matemaattisia käsitteitä.
Kun tilintarkastaja on löytänyt pätevän vakuutusmatemaatikon, hänen on selvitettävä, voiko asiantuntija toimia tehokkaasti tilintarkastusryhmän jäsenenä. Tilintarkastajat käyttävät tilintarkastusohjelmia, joissa luetellaan tilintarkastusevidenssin keräämiseen tarvittavat erityistehtävät. Asiantuntijan on siis oltava halukas käyttämään tarkastusohjelmaa. Tämä aihe edellyttää laajaa keskustelua ja asianmukaista tilintarkastajan viestintää.
Tarkastusryhmän johtajan on lisäksi valvottava ulkopuolisen asiantuntijan työtä ja varmistettava, että tarkastusohjelmaa noudatetaan. Tilintarkastusjohtajan on esimerkiksi selitettävä, miten asiantuntijan työ dokumentoidaan tilintarkastuksen työpapereihin, ja annettava jonkin verran koulutusta tästä prosessista.
Valmistuneen ja seuraavan tilintarkastajan välinen viestintä
Yritykset vaihtavat toisinaan tilintarkastusyhteisöä. Näin ollen viestintä edeltävän ja seuraavan tilintarkastajan välillä on tärkeää. Näin ollen sinun on AUD-kokeeseen valmistautuaksesi ymmärrettävä kunkin tilintarkastajan rooli ja kummankin osapuolen edellyttämä viestintä.
#6- Roolien ymmärtäminen
Edeltäjätilintarkastaja on tilintarkastusyhteisö, joka on tarkastanut asiakkaan viimeisimmän tilinpäätöksen, tai yritys, joka oli palkattu suorittamaan kuluvan vuoden tilintarkastus ja joka ei suorittanut työtä loppuun. Edeltävä tilintarkastaja on saattanut erota tilintarkastuksen aikana tai mahdollisesti irtisanoutua.
Jatkotilintarkastaja taas on yritys, joka harkitsee toimeksiannon vastaanottamista. Sana ”harkitsee” on tärkeä, koska keskustelut edeltävän tilintarkastajan kanssa on käytävä ennen kuin uusi tilintarkastaja ottaa toimeksiannon vastaan.
Jatkotilintarkastajan olisi itse asiassa kerrottava mahdolliselle asiakkaalle, että yritys ei voi ottaa tilintarkastustoimeksiantoa vastaan ennen kuin se on keskustellut tilintarkastuskysymyksistä edeltävän tilintarkastajan kanssa.
Tässä skenaariossa on joitakin vaadittavia tiedonantoja:
#7- Tilintarkastajan ja asiakkaan väliset erimielisyydet
Valmistunut tilintarkastaja ja asiakas ovat saattaneet olla erimielisiä kirjanpitokysymyksistä. Näin ollen seuraaja-tilintarkastajan on otettava nämä erimielisyydet huomioon.
Erimielisyydet voivat liittyä kirjanpitoperiaatteisiin, vaadittuihin tilintarkastusmenettelyihin tai riittävän sisäisen valvonnan puutteeseen. Oletetaan esimerkiksi, että asiakkaalla on käytäntö, jonka mukaan liikevaihto kirjataan, kun tavarat toimitetaan asiakkaille. Näin ollen asiakas päättää muuttaa käytäntöä ja kirjata liikevaihdon silloin, kun asiakkaita laskutetaan.
Jos edeltävä tilintarkastaja kuitenkin katsoo, että uusi liikevaihdon kirjaamiskäytäntö on harhaanjohtava tilinpäätöksen lukijoille tai että sitä ei voida perustella, uusi käytäntö voi johtaa varaukselliseen tilintarkastajanlausuntoon.
Periaatteessa seuraaja-tilintarkastajien on itse päätettävä, onko asiakas halukas noudattamaan riittävästi tilinpäätösstandardeja. Jos näin ei ole, seuraaja ei saa ottaa toimeksiantoa vastaan.
#8- Edeltävän tilintarkastajan tiedonsaanti
Asiakkaan on suostuttava siihen, että edeltävä tilintarkastaja saa vastata jokaiseen seuraaja-tilintarkastajan kyselyyn. Jos asiakas yrittää rajoittaa vastausten antamista, seuraaja voi pitää tätä toimintaa punaisena lippuna, joka estää tilintarkastusyhteisöä hyväksymästä toimeksiantoa.
#9- Työpaperien tarkastaminen
Asiakkaan on valtuutettava edeltävä tilintarkastusyhteisö toimittamaan tilintarkastuksen työpaperit tilintarkastusyhteisön seuraajalle. Lisäksi seuraaja-tilintarkastajan tulisi tarkastaa tilintarkastuksen suunnittelua, sisäisen valvonnan arviointia, kerättyä tilintarkastusevidenssiä ja edeltävän tilintarkastajan tekemiä johtopäätöksiä koskeva dokumentaatio.
Miksi viestintä on niin tärkeää
Edellä selostettu viestintä auttaa tilintarkastajaa selventämään sekä asiakkaan että tilintarkastusyhteisön vastuita. Kuten huomaat, edeltävän tilintarkastajan kanssa käydyt keskustelut antavat tilintarkastusyhteisön seuraajalle mahdollisuuden päättää, pitäisikö uuden tilintarkastusyhteisön hyväksyä tilintarkastustoimeksianto.
Käytä näitä vinkkejä opiskellessasi AUD-koetta varten, ja lisäät huomattavasti mahdollisuuksiasi saada korkeat CPA-tutkinnon pisteet!