Jos haluat oppia luomaan uuden kansion SharePointissa, noudata kuvattuja vaiheita ja voit mukauttaa ja hallita kansioita verkkosivustollasi. SharePoint-kansiot tarjoavat vaihtoehtoja siihen, miten ryhmitellä ja hallita sivuston sisältöä, joka sisältyy luetteloon tai kirjastoon. SharePoint-sivustoilla, joilla on paljon sisältöä, kannattaa käyttää kansioita, jotta sisällön luokat voidaan ryhmitellä ja luokitella helposti tunnistamisen helpottamiseksi ja sekaannusten välttämiseksi.
Uuden kansion luominen SharePointissa
Esimerkkisen kansion luominen SharePoint-sivustoosi on hyvin helppoa. Oletusarvoisesti SharePoint on räätälöity näyttämään uusi kansio -valikko sivustokirjastossa, mutta se ei näy luetteloissa, ellei ylläpitäjä ota luetteloita käyttöön. Jos haluat lisätä uuden kansion valikon luetteloon, sinun on muutettava sivustosi luetteloiden lisäasetuksia.
- Tehdäksesi tämän, napsauta listan nimeä, joka sijaitsee pika-asetuksissa
- Uusi-valikossa napsauta Uusi-kansio
- Luo kansio ja nimeä se sopivalla nimellä, joka kattaa sen kategorian
Kohteiden järjestäminen alikansioihin ja kansioihin helpompaa saatavuutta varten
Jos listalla tai kirjastossa on paljon kohteita, jotka ovat samankaltaisia tai hämmentäviä tietyllä tavalla, käytä kansioita järjestämään sisältöä luettelon tai kirjaston sisällä. Hyviä esimerkkejä ryhmäkansioista ovat; osastot, luokat, projektit, ikäryhmät, aakkoselliset alaryhmät ja aakkoselliset luettelot. Kansiot auttavat SharePoint-sivuston käyttäjiä hallitsemaan tiedostoja helposti ja ammattimaisesti.
Oletusarvoisesti SharePoint-luettelot ja -kirjastot mahdollistavat kansioiden näkymän kaikille luetteloille tai kirjastoille ilman suodatinta. Tämä vaihtoehto auttaa sinua valitsemaan sopivan tiedostokansio ja lisäämään uusia kohteita. Kun sivustossasi on useita kansioita, voit lisätä kohteita ja sisältöä oikein sivustosi sisältä tai sen ulkopuolelta. Vaikka voit helposti järjestää kohteita uudelleen eri kirjastojen kansioihin vakio-ikkunoiden selaimella, uusilla käyttäjillä ei ole automaattista tapaa siirtää kohteita luettelon kansioiden välillä.
Vaikka luettelot tai kirjastot eivät näy pikakäynnistyksen dokumenttiosiossa, verkkosivuston omistajat, joilla on oikeudet muokata tai suunnitella sivustoa, voivat ottaa käyttöön Puu-näkymän, joka näyttää verkkosivuston sisältöosion pikakäynnistyksessä. Sivuston ulkoasun suunnittelusta riippuen voit harkita kansioiden käyttämistä näkymien lisäksi, koska niiden avulla sisältöä voidaan suodattaa, lajitella usealla eri tavalla ja ryhmitellä eri tavoin.
Kansion lisääminen luetteloon
Jos opettelet, miten luodaan uusi kansio SharePointissa, sinua saattaa kiinnostaa myös se, miten kansio voidaan lisätä luetteloon. Oletusarvoisesti new-folder-komento ei ole käytettävissä luetteloissa. Käyttäjä, jolla on SharePoint-luetteloiden suunnitteluoikeudet, voi lisätä uusia kansioita luetteloon muuttamalla joitakin luettelon lisäasetuksia.
- Jos sinulla on tarvittavat oikeudet, siirry sivustolle, joka sisältää luettelot, joihin haluat lisätä uusia kansioita.
- Klikkaa pikakuvassa sijaitsevan tietyn luettelon nimeä. Jos tämä ei onnistu, napsauta site-asetukset >> site-sisällöt ja etsi luettelon nimi.
- Napsauta nauhoissa kohteet-välilehteä ja sitten uusi-ryhmä. napsauta uusi kansio.
- Kirjoita uuden kansion valintaikkunassa nimi-kenttään kansion nimi ja napsauta OK.
Luettelon tai kirjaston sisältämän kansion poistaminen
Luetteloissa olevien kansioiden poistaminen poistaa kaikki sen sisältämät tiedostot, alikansiot ja asiakirjat. Sinun on aina oltava varovainen tätä vaihtoehtoa suorittaessasi, jotta et poista SharePoint-sivuston tärkeitä ja kriittisiä kansioita. Harkitse kansioiden kopioimista työpöydällä olevaan määränpäähän siltä varalta, että saatat tarvita niitä tulevaisuudessa.
Jos sinulla on oikeudet muokata ja luoda uusia kansioita tietyssä sivustossa, voit tehdä seuraavat toimet kansioiden poistamiseksi pysyvästi. Sivuston sever, joka kantaa muutamia kansioita reagoi nopeammin kuin palvelin, joka isännöi tuhansia kansioita. On erittäin tärkeää varmistaa, että SharePoint-verkkopalvelimesi sisältää vain hyödyllisiä kansioita. Jos palvelimellasi on joitakin merkityksettömiä luettelokansioita, harkitse niiden poistamista.
- Navigoi verkkosivustollesi, jossa on luettelo tai kirjasto, joka sisältää kansion, jonka haluat poistaa.
- Klikkaa kansion nimeä pikakäynnistysvaihtoehdoissa.
- Vahvista poistettava kansio klikkaamalla sen riviä.
- Napsauta hallinta-ryhmän kohteet-välilehdellä poista kohde tai poista asiakirja.
- Kansiosi poistetaan pysyvästi.
Uuden kansion luominen kirjastoon
Uuden kansion luominen kirjastoon näkyy oletusarvoisesti kyseisen kirjaston komennossa. Jos sinulla on sivustosi suunnitteluoikeudet, voit muuttaa lisäasetuksia ja luoda kansioita muulla haluamallasi sivistyneellä tavalla.
- Luoaksesi uuden kansion navigoi sivustolle, jossa on kirjasto, johon haluat lisätä uuden kansion.
- Pikakäynnistysvaihtoehdossa napsauta kirjaston nimeä.
- Napsauta nauhoissa kohteet-välilehteä ja sen jälkeen uusi-ryhmä. napsauta uusi-kansio.
- Kirjoita uuden kansion valintaikkunassa nimi-kenttään kansion nimi ja napsauta OK-painiketta.
Miten siirrät asiakirjan kirjastoon tai luetteloon luotuihin uusiin kansioihin
Muuten aiemmista SharePoint-versioista poiketen SharePoint 2013:ssa on uusia ominaisuuksia, joiden avulla voit helposti raahata ja pudottaa kansioita tiedostojen sisään kansioihin. SharePointin 2010- ja 2007-versioissa tiedostoja ei voi vetää ja pudottaa kansioihin, joten ne on kopioitava ja liitettävä suoraan manuaalisesti. Useiden tiedostojen tai asiakirjojen siirtäminen uuteen kansioon on ollut suuri haaste SharePointin vanhoja versioita käyttäville käyttäjille. SharePoint 2013:ssa on uusi drag-drop-toiminto, joka mahdollistaa SharePoint-sivuston sisältämien kansioiden, tiedostojen ja asiakirjojen helpon kopioinnin. Vedä-pudota-toiminnon avulla voit kopioida useita asiakirjoja luettelosta toiseen.
1. Voit vetää-pudottaa tiedostoja ja asiakirjoja avaamalla kansiot ja kaikki paikat, joihin haluat kopioida kohteita.
2. Avaa kansiot ja kaikki paikat, joihin haluat kopioida kohteet. Muokkaa kansioiden ikkunoiden kokoa pieniksi ikkunoiksi ja järjestä ne näytölläsi siten, että yksikään ikkuna ei ole toistensa päällä.
3. Vedä-pudota asiakirjat ja tiedostot kansiokohteisiin, joihin haluat ne.
Kansiot ovat erittäin tärkeitä, koska ne auttavat luokittelemaan asiakirjoja ja tiedostoja helpommin saataville. Käytä yllä olevaa ohjetta kansioiden luomiseen ja poistamiseen sivustossasi. Kun suoritat edellä mainitut toimenpiteet, SharePoint-sivuston kansioiden ylläpito on helppoa ja opit myös luomaan uuden kansion SharePointissa.
